高校學(xué)生信息傳達(dá)工作管理機(jī)制探究

一、引言

21世紀(jì)是“信息時(shí)代”，信息是最豐富的資源，是巨大的財(cái)富。但是身為時(shí)代先鋒的大學(xué)生卻在大學(xué)生活中得不到充分、清晰、準(zhǔn)確的信息，而錯(cuò)失機(jī)會(huì)，沒有更好地發(fā)揮自己的能力，也沒能為集體爭(zhēng)取更多的榮譽(yù)，甚至影響了自己的發(fā)展，同時(shí)，學(xué)生工作也因?yàn)樾畔⒌膫鬟_(dá)不完善而受到影響。

以M大學(xué)某學(xué)院為例，隨著時(shí)代發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于該院中了，盡管該院在學(xué)生信息傳達(dá)工作中應(yīng)用了一些現(xiàn)代信息傳播技術(shù)，但是信息技術(shù)的應(yīng)用并沒有很好地解決信息流通不暢的問題，反而因?yàn)闆]有一切從實(shí)際出發(fā)而過度地信任網(wǎng)絡(luò)或是其他現(xiàn)代通訊工具，不重視傳達(dá)者在中間發(fā)揮的重要作用，使得信息在一種不完善的傳達(dá)機(jī)制和管理制度下流失得更加嚴(yán)重。

該院的機(jī)構(gòu)組織龐大，管理鏈錯(cuò)綜復(fù)雜，學(xué)生處于管理鏈的最底層，因此，學(xué)生能否得到更充分的信息與學(xué)院的信息管理及傳達(dá)機(jī)制息息相關(guān)。針對(duì)該院信息傳達(dá)的現(xiàn)狀及不足，為了保障廣大學(xué)生及時(shí)獲得有效信息的權(quán)利，該院急需完善現(xiàn)有的信息傳達(dá)管理機(jī)制。

二、該院學(xué)生信息傳達(dá)工作面臨的問題

1.信息下傳不及時(shí)。學(xué)校發(fā)布的一些重要通知沒有適當(dāng)?shù)靥崆案嬷獙W(xué)生，卻在時(shí)間很緊迫時(shí)才匆匆下傳，致使學(xué)生無(wú)法做好充分的心理準(zhǔn)備和合理的時(shí)間安排，導(dǎo)致活動(dòng)參與度不高、效果不好、學(xué)生錯(cuò)失重要機(jī)會(huì)等嚴(yán)重后果。

2.信息傳達(dá)不準(zhǔn)確。由于信息源不夠具體清晰、信息不易把握，以及傳達(dá)過程中環(huán)節(jié)過多等原因，使得一些信息在不同程度上有失準(zhǔn)確，不利于學(xué)生對(duì)信息的正確理解和執(zhí)行。

3.信息下傳方式不合理。該院學(xué)生信息下傳有時(shí)采用開會(huì)形式，在不能保證全勤的情況下，一些真正需要信息的學(xué)生沒有獲得信息，而一些不需要會(huì)議信息的學(xué)生卻需要浪費(fèi)寶貴時(shí)間來(lái)聽取無(wú)用信息，嚴(yán)重影響了信息傳達(dá)的效果。

4.通知包含的信息量不夠。下達(dá)信息的上層管理者有時(shí)沒有從學(xué)生的角度出發(fā)，沒有設(shè)身處地地為學(xué)生考慮，下達(dá)的通知過于籠統(tǒng)，使學(xué)生難于理解通知的具體含義和影響，從而無(wú)法真正重視起來(lái)。此外，缺乏對(duì)學(xué)年常規(guī)活動(dòng)的宣傳和預(yù)告，使本應(yīng)有充分的準(zhǔn)備時(shí)間的活動(dòng)因?yàn)閷W(xué)生沒有提前知道而未能做好準(zhǔn)備，錯(cuò)失機(jī)會(huì)。

5.缺乏對(duì)信息員的管理和監(jiān)督。學(xué)校管理者通常只告知信息員傳達(dá)信息，而并不對(duì)信息傳達(dá)過程進(jìn)行管理和監(jiān)督，雖然完成了信息的傳達(dá)過程，但無(wú)法保證信息傳達(dá)的效率和效果。

6.缺乏對(duì)信息來(lái)源的管理。一些信息由多種途徑下傳到院系等組織機(jī)構(gòu)，但管理者缺乏對(duì)信息來(lái)源的整理分類，致使信息重復(fù)傳達(dá)，降低效率。同時(shí)，信息的雜亂也不利于學(xué)生對(duì)信息的獲取和吸收。

7.單純通知，缺乏反饋?，F(xiàn)有的該院信息傳達(dá)機(jī)制多是單向傳遞模式，即從上而下，層層傳達(dá)。在傳達(dá)過程中只是單純地通知或要求，而忽略了下層的反饋，導(dǎo)致上下級(jí)溝通不暢，缺乏民主。

8.信息傳達(dá)責(zé)任追究制度不完善。錯(cuò)誤傳達(dá)信息的責(zé)任不能追究到人，致使信息員缺乏責(zé)任感，錯(cuò)誤傳達(dá)信息的機(jī)率增大。同時(shí)，在信息錯(cuò)誤傳達(dá)中受到損失的學(xué)生無(wú)法得到補(bǔ)償，權(quán)益無(wú)法得到有效的維護(hù)。

三、該院現(xiàn)有的信息傳達(dá)機(jī)制及其特點(diǎn)

1.該院現(xiàn)有的信息傳達(dá)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括該院主頁(yè)、學(xué)生網(wǎng)站及學(xué)生會(huì)、團(tuán)委各學(xué)生工作組織部門的公郵。第一，該院主頁(yè)屬于官方網(wǎng)站，登陸較方便，訪問量也較大，但是關(guān)于本科生的內(nèi)容較匱乏，更新速度也較慢，學(xué)生不能及時(shí)得到所需信息。第二，該院已建立了自己的網(wǎng)站，可以由學(xué)生自己設(shè)計(jì)頁(yè)面和版塊，是屬于學(xué)生自己的網(wǎng)絡(luò)空間，但是由于宣傳等原因，此網(wǎng)站還沒有完全被學(xué)生所重視和接受，學(xué)生上線次數(shù)不足，加之版塊設(shè)計(jì)與信息更新的問題，不能為學(xué)生提供全面準(zhǔn)確的信息。第三，為了方便學(xué)生工作而申請(qǐng)的公共郵箱，在很大程度上有助于資料的下發(fā)和上傳，方便了信息的流通，但是由于郵箱系統(tǒng)自身設(shè)計(jì)的缺陷，導(dǎo)致登陸困難和信息丟失，這些都會(huì)影響學(xué)生的信息獲取。

2.該院現(xiàn)有的信息傳達(dá)制度主要是靠會(huì)議的方式、通知或文件的形式、不夠明確的機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍來(lái)完成上傳下達(dá)工作，方式具體分為報(bào)紙、學(xué)工通訊、網(wǎng)站、短信和電話通知及班長(zhǎng)口頭通知等，信息發(fā)布渠道分散，學(xué)生不明確獲取需要信息的準(zhǔn)確渠道。該院學(xué)生工作現(xiàn)在主要通過每周的例會(huì)，由學(xué)生會(huì)和團(tuán)委的學(xué)生干部將信息傳達(dá)給各班班長(zhǎng)和團(tuán)支書，再由他們傳達(dá)給同學(xué)，這樣的多層傳達(dá)機(jī)制使信息的完整度和準(zhǔn)確度受到了影響，而如果班長(zhǎng)和團(tuán)支書缺席例會(huì)，則信息完全得不到傳達(dá)。另外，該院學(xué)生數(shù)量大，行政班級(jí)多，宿舍數(shù)量也多，使班長(zhǎng)和團(tuán)支書的信息傳達(dá)工作量增大，通知不當(dāng)還很容易造成信息僅以班級(jí)為單位或?qū)嬍倚畔艛嗟默F(xiàn)象，這樣信息傳達(dá)的失誤就會(huì)影響到學(xué)生的切身利益。

3.在該院信息的傳達(dá)過程中，更多的是以事為中心，而不是以人為中心。這樣的機(jī)制沒有注重人的主觀能動(dòng)性的激發(fā)，不利于上下級(jí)間就信息進(jìn)行必要的溝通交流，也就無(wú)法調(diào)動(dòng)各方對(duì)所傳達(dá)信息的積極性，不利于信息傳達(dá)的效率、效果的保證。同時(shí)，該院日常的通知主要采用電話的方式，而這種方式往往會(huì)造成時(shí)間上的浪費(fèi)和信息傳達(dá)的不到位，效率不高，沒有及時(shí)接到電話的學(xué)生就不能及時(shí)收到通知，做出行動(dòng)。

4.該院缺乏一套較完善的信息監(jiān)督和反饋機(jī)制，沒有對(duì)信息員進(jìn)行有效的激勵(lì)和監(jiān)督。規(guī)定評(píng)委每學(xué)期對(duì)各班班長(zhǎng)和團(tuán)支書的上傳下達(dá)工作做電話調(diào)查，以對(duì)信息傳達(dá)的效果作考評(píng)，這在一定程度上有利于考察學(xué)生干部的工作質(zhì)量。但是這個(gè)制度還不夠完善，一定程度上不能公平地作出評(píng)價(jià)?，F(xiàn)狀是該院沒有一個(gè)較完善的針對(duì)傳達(dá)效果的評(píng)價(jià)和反饋機(jī)制，一方面學(xué)生干部的信息傳達(dá)工作是否到位不能得到較好的監(jiān)督和考評(píng)，信息的傳達(dá)失誤不能得到追究，另一方面學(xué)生對(duì)所接受信息的反饋意見和建議不能及時(shí)反映到上級(jí)，學(xué)院也就無(wú)法了解學(xué)生的心理、學(xué)習(xí)和生活上的需要，造成學(xué)院和學(xué)生脫節(jié)的現(xiàn)象。

四、該院信息傳達(dá)工作的改進(jìn)建議

1.信息員激勵(lì)

信息員是信息傳達(dá)過程中的執(zhí)行者，信息員在信息傳達(dá)過程中扮演著十分重要的作用。對(duì)于信息員可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行激勵(lì)和監(jiān)督。

第一，在該院的班級(jí)評(píng)優(yōu)工作中，可以增加對(duì)班級(jí)信息傳達(dá)工作的考評(píng)，使得信息傳達(dá)工作完成較好的班級(jí)有機(jī)會(huì)獲取更高的分?jǐn)?shù)，贏得班級(jí)榮譽(yù)，以便激勵(lì)班委重視并認(rèn)真執(zhí)行信息傳達(dá)工作。

第二，在該院對(duì)學(xué)生干部進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)的考核時(shí)，可以把其在信息傳達(dá)工作中的表現(xiàn)作為重要的考核指標(biāo)。這樣在信息傳達(dá)工作中，就使學(xué)生干部的利益和廣大學(xué)生的切身利益連在了一起，有利于增加學(xué)生干部對(duì)信息的重視度。對(duì)于表現(xiàn)突出的學(xué)生干部，可以在評(píng)分時(shí)給予適當(dāng)加分，這樣能夠較有效地激勵(lì)學(xué)生干部認(rèn)真執(zhí)行信息傳達(dá)工作。

以上兩點(diǎn)是在信息員激勵(lì)中建立和完善的正強(qiáng)化方法，考慮到信息員的任務(wù)繁重和他們工作積極性的保證，應(yīng)在激勵(lì)中以正強(qiáng)化的激勵(lì)方法為主。同時(shí)，可以在該院的學(xué)生工作制度中加入信息員責(zé)任追究制，即因信息傳達(dá)工作出現(xiàn)失誤而造成的一些學(xué)生利益上的損失，及時(shí)調(diào)查問題原因，追究相關(guān)人責(zé)任，對(duì)利益受損學(xué)生給予補(bǔ)償或表示歉意。

2.信息傳達(dá)通道

主要分為四種：直接傳達(dá)、書面材料傳達(dá)、網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)和例會(huì)制度。

信息的直接下達(dá)是信息傳達(dá)的傳統(tǒng)手段，也是信息傳達(dá)中使用率最高的方式。該院的信息直接下達(dá)主要有三種方式，即電話傳達(dá)、網(wǎng)絡(luò)短信平臺(tái)和口頭通知。直接下達(dá)主要是指上層信息員與最終的信息接收者間的傳達(dá)，這里主要說明的是一些口頭傳達(dá)的方式。電話傳達(dá)適合比較重要的信息，需要及時(shí)反饋溝通的，信息接收者較少且比較明確。比如在通知部分應(yīng)急信息時(shí)即可采取這種信息傳達(dá)方式。網(wǎng)絡(luò)短信平臺(tái)適合比較重要的信息，信息量較少且通過文字傳達(dá)能夠比較清晰的傳達(dá)的，傳達(dá)功能較為重要，而對(duì)于反饋的要求較少。信息接受者明確，信息的面向?qū)ο筝^為明確?？陬^通知適合比較重要，信息量較大，需要及時(shí)反饋的信息的傳達(dá)。直接下達(dá)是較好的信息傳達(dá)方式，雖然在一定程度上增加了傳達(dá)成本，但是能夠保證信息傳達(dá)的快速、準(zhǔn)確，應(yīng)該在一定程度上加大采用力度。

與口頭傳達(dá)相比，通過書面材料傳達(dá)信息的方式，則具有客觀、易保存、避免遺忘等優(yōu)勢(shì)。為了揚(yáng)長(zhǎng)避短，彌補(bǔ)口頭傳達(dá)方式的種種不足，我們要堅(jiān)持將口頭傳達(dá)與書面材料相結(jié)合的做法。在班長(zhǎng)口頭通知事情的同時(shí)，為每個(gè)寢室下發(fā)一份書面通知材料，便于學(xué)生對(duì)下達(dá)信息的再確認(rèn)。

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)在我們的工作和學(xué)習(xí)中都發(fā)揮了不可替代的作用，該院的學(xué)生工作也不例外。不僅要充分利用院系現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，而且要開發(fā)適合學(xué)院實(shí)際情況的、方便學(xué)生使用的信息傳達(dá)和溝通方式，使網(wǎng)絡(luò)成為學(xué)生工作信息傳達(dá)的重要途徑。要注意加強(qiáng)學(xué)生網(wǎng)站校級(jí)、院級(jí)常規(guī)活動(dòng)信息的發(fā)布；開辟團(tuán)委和學(xué)生會(huì)工作匯總平臺(tái)，做好信息分類，保證信息更新，實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)；開辟虛擬社區(qū)互動(dòng)平臺(tái)，保證信息的反饋。同時(shí)，應(yīng)注意在學(xué)生工作中規(guī)范使用郵箱。

班級(jí)信息傳達(dá)方式則可以多樣化發(fā)展，各班可以通過建立QQ群、建立班級(jí)博客、公共郵箱等方式傳達(dá)信息，充分發(fā)揮各班學(xué)生的主觀能動(dòng)性，構(gòu)建高效、多元化的信息傳達(dá)模式。同時(shí)，各班也可以進(jìn)行班級(jí)信息傳達(dá)績(jī)效評(píng)估，通過各班的信息傳達(dá)工作績(jī)效自評(píng)，促進(jìn)本班信息傳達(dá)工作的發(fā)展。

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