“辦會”

摘要：“辦文”“辦事”“辦會”這“三辦”是秘書必備的能力。“三辦”中?！稗k會”包含了“辦文”和“辦事”，屬于綜合性最強的工作。在文秘專業(yè)加強“辦會”教學具有十分重要的意義。然而，在高職文秘教學實踐中，“辦會”教學是“短板”。主要表現在專業(yè)課程設置與市場需求不適應，“辦會”內容的教學實踐性不足等方面。解決的對策在于提高市場意識，動態(tài)調整課程設置；創(chuàng)造條件，加強“辦會”教學實踐性；創(chuàng)新方法，提高教學的有效性。改變課堂管理方法，積極發(fā)揮學生自我管理作用。

關鍵詞：文秘教學；短板；辦會；應對策略

會議是社會組織對內管理、對外交流的主要方式之一，任何組織的運作離不開會議，調研征詢、發(fā)布信息、交流往來、布置工作、檢查督導等工作往往都以會議的形式進行，一些大型會議活動還是組織展示自身形象的窗口?？梢院敛豢鋸埖卣f，如果沒有會議，任何單位都無法有效運作。

當今，世界一體化格局已經初步形成。在這個大背景下，國際、國內各類社會組織間的政治、經濟活動非常活躍。作為人類特有的集中協商議事的活動形式——會議，舉辦的數量、頻率持續(xù)地增長。據媒體預測，中國將成為世界最大的會務市場?，F實中，各地人才市場對掌握會務工作技能的文秘專業(yè)的畢業(yè)生十分歡迎，用人單位也都希望文秘專業(yè)加強會議服務技能教學。

一、高等文秘專業(yè)“辦會”教學的現狀

目前，高等職業(yè)學校文秘專業(yè)教學，對學生“辦會”能力的培養(yǎng)不夠重視，專業(yè)教學上存在“短板”現象，主要表現為：

第一，課程設置與市場需求不適應。大多數學校文秘課程基本沿襲傳統(tǒng)的內容，對“辦會”內容，只在《秘書基礎》或《秘書實務》課程中用一個章節(jié)介紹，很少專門開設會務類課程。

第二，雖然有“辦會”內容的教學，但實踐性不足，只講理論，學生難以有切身體會。即使搞一兩個模擬會議，也往往任由學生發(fā)揮，表面轟轟烈烈，實際上學生收獲有限。

產生上述現象的原因有兩個，一是對“辦會”教學內容的重要性認識不足。多數學校文秘專業(yè)學生技能培養(yǎng)的重點放在文書寫作、計算機操作、辦公設備使用等方面，還沒有認識到用人單位對“辦會”技能的迫切需求，沒有認識到加強“辦會”教學的緊迫性，也沒有認識到“辦會”教學能夠整合文秘教學各個學科的知識和技能，及其對文秘教學的促進作用；二是施教者主觀上畏難，認為“辦會”是比較枯燥和難操作的教學內容，講講理論和案例還行，要真正開展實踐教學，準備起來難度大，組織教學過程長，也很繁瑣，教學期間的學生管理也不容易，再加上“辦會”教學綜合性強，對知識、技能要求都很高，一些教師因自身實踐機會少，操作技能也不夠支持“辦會”教學。

“辦會”是高職文秘教學這個“木桶”的“短板”，在“三辦”教學中地位最弱，其結果必然影響文秘專業(yè)教學的整體水平，需要引起足夠重視。

二、提高認識，動態(tài)調整課程設置

學校制定教學計劃部門與專業(yè)教師要經常深入企事業(yè)單位，充分了解秘書行業(yè)崗位設置和工作內容，認清“辦會”能力在實際工作中的重要性，重新審視文秘專業(yè)人才培養(yǎng)方案，動態(tài)調整課程設置，將“會議工作”內容從《秘書基礎》和《秘書實務》中提取并加以整合，單獨增設《會議服務》課程，加強“辦會”教學。我校自2007年以來在高職文秘專業(yè)開設了《會議服務》課程，每周2課時，由筆者主講。筆者授課重視理論與實踐相結合，取得了良好的效果。因為學校在“辦會”方面有較多的實踐，我校文秘專業(yè)畢業(yè)生經常參與會議服務工作，具備了一定的操作技能和經驗，所以大都受到用人單位好評，在就業(yè)方面競爭力較強。

三、創(chuàng)造條件，加強“辦會”教學實踐性

針對“辦會”教學實踐性不足的問題，學校要在加強理論學習、提高對“辦會”教學重要性認識的基礎上，進一步為教師實踐創(chuàng)造條件，以提升教師的教學能力?？梢酝ㄟ^提供培訓機會，提高專業(yè)教師“辦會”的理論水平和綜合技能，以適應專業(yè)知識技能整合性很強的“辦會”課程教學的需要；可以通過提供實踐平臺，讓專業(yè)教師有機會參與到本單位或實習基地的各類“辦會”過程中，在實踐中獲得“辦會”教學所需的專業(yè)技能和經驗。同時，要重視為學生提供實踐機會，加強校內校外實訓基地建設：校內要投入一定經費、場所和設備，建設好模擬會議室等實訓基地，努力開設多種會型的“辦會”課程模擬實訓；校外要延伸課堂教學，教師要利用見習、實習中“辦會”機會，在崗位實踐中加強對學生的教學指導，幫助學生獲得“辦會”工作經驗和專業(yè)技能。師生的“辦會”實踐性教學加強了，“辦會”能力就可以提高，短板”就會變長。

四、創(chuàng)新方法，提高教學的有效性

如何提高教學的有效性是長期困擾教育工作者的問題。課堂教學改革強調發(fā)揮學生主體意識，改變傳統(tǒng)教學以講授為主的教學模式，這要求我們不斷更新理念創(chuàng)新方法。在高職文秘專業(yè)“辦會”教學實踐中，方法創(chuàng)新包含教法的創(chuàng)新、訓練模式的創(chuàng)新、評價方式和課堂管理的創(chuàng)新。

(一)適當運用新型教學方法

案例教學、情景教學、項目教學等新型教學方法注重培養(yǎng)學生主體意識和實際能力，體現了現代職業(yè)教育教學改革的方向，已逐漸成為課堂教學教法改革的主流。

適當運用新型教學方法是指對新教法運用要恰當，不為追求形式，重在實效。在會議技能訓練中，需要注意教學內容與教學方法是否相匹配，比如在“撰寫會議文件”單項訓練時，宜采用案例法，借鑒實際工作中的文件樣式，幫助學生很快掌握文書內容和格式要求；在“布置會場”單項訓練時，宜采用情景教學方法，設置情景并在模擬會議室現場講解和訓練；在做會務綜合訓練時，宜采用項目教學法，讓學生把單項、專項訓練中學到的技能綜合運用到辦會項目訓練中。

筆者在教學中，曾經安排學生做一個簽字儀式和新聞發(fā)布會的綜合項目，學生在此前的單項訓練和專項訓練中，對簽字儀式和新聞發(fā)布會的知識技能已有一定掌握，在綜合訓練中，學生依據筆者提供的資料，充分發(fā)揮了積極性和創(chuàng)造性，分小組策劃實施，模擬了“校企結合協議簽字和新聞發(fā)布活動”、“歌星代言企業(yè)產品協議簽字和發(fā)布活動”、“企業(yè)贊助貧困地區(qū)希望小學協議簽字儀式和新聞發(fā)布活動”、“學生自己創(chuàng)業(yè)所辦公司的產品發(fā)布”等，訓練過程中學生始終情緒高昂，“辦會”能力得到很大鍛煉，教學效果十分顯著。在創(chuàng)新教法過程中可多關注學生的興趣愛好，把學生關注的熱門話題、個人才藝等引入“辦會”教學，不斷保持會議素材的新鮮，這樣可以激發(fā)出學生參與“辦會”實踐的積極性。

(二)采用單項、專項和綜合訓練相結合的模式

為了使每一個學生真正得到鍛煉，避免小組合作中訓練機會不均等的問題，可以把會務工作中帶普遍性、規(guī)律性的內容(包括會議籌備、會中服務和會后工作三塊)作為“辦會”技能訓練的基本項目，采用單項、專項和綜合訓練相結合的方式，循序漸進地開展“辦會”訓練。

會議籌備工作包括制定會議方案、準備設備用品、布置會場、準備文件資料、預算經費等；會中服務包括接待與會者、安排食宿交通、組織會間活動、主持小型會議，操作會議設備、傳遞會場內外信息、記錄會議內容、撰寫會議決議等；會后工作包括清理會場、會議工作總結、寫會議紀要，安排與會人員返程，建立會議檔案資料、督促會議精神落實等內容。這些基本技能可以設置為會務單項技能訓練項目逐個開展第一輪訓練。接著分析不同會型特點，針對各類會議需要的特殊技能，如代表會的選舉工作、會見會談的禮儀、簽字儀式的程序、慶典活動的剪彩揭幕、新聞發(fā)布會的應對記者等，安排開展第二輪專項技能訓練。最后，在單項和專項訓練的基礎上，再進行第三輪綜合會務技能項目教學，以小組合作模擬會議的方式進行技能綜合訓練。單項、專項訓練能夠保證每個學生都得到訓練機會，綜合技能項目教學則發(fā)揮整合專業(yè)知識技能作用，培養(yǎng)學生團結協作精神。通過三輪循序漸進的訓練，學生能夠得到實實在在的鍛煉，教學效果提高十分明顯。

(三)建立科學評價標準和多種評價方式

“辦會”教學應該建立科學標準，并圍繞標準進行評估。建立標準可以參照秘書國家職業(yè)標準中“會議管理”相關內容，同時需要結合學生實際和學校的實訓條件。具體列出會務訓練內容的相關知識、能力、態(tài)度目標和操作程序、方法等，盡可能細化、量化，為規(guī)范操作和科學評價奠定基礎。

在評價方式上改變教師一人說了算的做法，采用多方參與形式，將學生自評、互評、教師評、行業(yè)專家評等多種方法結合，并用填寫評價手冊、活頁等形式顯現結果。

(四)改變課堂管理方法，積極發(fā)揮學生自我管理作用

傳統(tǒng)的課堂集中于教室，是老師講，學生聽，記筆記，做練習，管理學生通過點名、課堂提問等方式進行，控制比較容易。而“辦會”教學實踐性強，必須突破傳統(tǒng)的課堂教學模式，授課地點要涉及教室、計算機房、會議室、文印室、檔案室、禮堂、賓館、餐廳、旅行社、用人單位會議場所等，教學中的學生管理工作難度大，不容易掌控。在“辦會”教學實踐中，筆者采用了教師抓學生骨干，學生骨干抓普通同學的分級管理模式，由教師先對骨干學生進行課前單獨培訓，告知每課時教學目標、訓練內容、技能要求、評價標準和方法，在授課時再以點帶面，通過骨干學生帶動普通同學分組開展技能訓練和小組評價。這樣的訓練發(fā)揮了學生自我管理的作用，提高了課堂效率，受到學生的歡迎。

需要注意的是，教師對課堂訓練任務的分配必須合理，每個人的任務應飽滿，各個單項、專項訓練任務的分配要規(guī)定好完成時間和具體要求，教師要在訓練場所加強巡視督導，及時處理課堂問題，適時調整好課堂進度，保證課堂教學質量。

綜上所述，針對高職文秘專業(yè)教學存在的“辦會”短板，我們要加強市場意識，了解強化“辦會”教學的意義，采取切實有效的對策從提高認識、提供條件、創(chuàng)新方法、創(chuàng)新課堂管理等方面改變“辦會”教學現狀。