如何有效實(shí)施組織內(nèi)部溝通

摘要：本文主要介紹了組織內(nèi)部溝通以及內(nèi)部溝通的障礙，并從領(lǐng)導(dǎo)者、信息技術(shù)、企業(yè)文化、非正式溝通四個(gè)方面提出了有效實(shí)施組織內(nèi)部溝通的方法。

關(guān)鍵詞：組織；內(nèi)部溝通；有效性

一、溝通的相關(guān)概念

溝通是指意義的傳遞和理解。它是一種通過傳遞觀點(diǎn)、事實(shí)、思想、感受和價(jià)值觀而與他人相接觸的途徑。其目標(biāo)是使接受者理解信息的含義。組織不可能沒有溝通而存在。如果沒有溝通，員工就無法了解同事的工作進(jìn)度，管理者就無法作出正確的決策，主管和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者們就無法發(fā)出指令。沒有溝通，人們就無法溝通自己的需要和對(duì)他人的感受，協(xié)作就不可能產(chǎn)生，組織也會(huì)因此而解體。所以溝通可以說是組織管理的基礎(chǔ)，任何組織的任何工作都離不開溝通。有效溝通具有三個(gè)特點(diǎn)：(1)開放、深入且平等。(2)完善的溝通制度和系統(tǒng)。(3)全方位的信息共享。有效的內(nèi)部溝通可以促成更好的組織績效和更高的員工滿意度。

二、組織內(nèi)部溝通的障礙

溝通障礙是指溝通無法進(jìn)行或不能產(chǎn)生預(yù)期效果的現(xiàn)象。分三種類型：

1 人為障礙，指由于個(gè)人的感情、價(jià)值觀或者不好的傾聽習(xí)慣而產(chǎn)生的溝通障礙，另外還包括人們在受教育程度、種族、性別、社會(huì)經(jīng)濟(jì)地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。例如溝通帶有明顯的個(gè)人色彩，甚至用個(gè)人感情影響溝通，嚴(yán)重時(shí)到了希望他方犯錯(cuò)誤的地步；信息過濾，管理者難以獲得全面準(zhǔn)確信息；信息扭曲，管理者無法準(zhǔn)確了解情況，不能做出明智的決策。特別是感情，實(shí)際上在溝通過程中，我們看到和聽到的都是我們感情上愿意接受的東西。

2 物理障礙，指在人們溝通的環(huán)境中存在的障礙。例如噪音。此外還有因企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不合理而造成的溝通障礙，例如企業(yè)缺乏戰(zhàn)略管理，員工對(duì)企業(yè)沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)；信息溝通反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的溝通發(fā)起者根本無從了解信息的傳遞進(jìn)程和決策的執(zhí)行程度；內(nèi)部溝通渠道單一或不完善，缺乏靈活性，進(jìn)而影響企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞進(jìn)程，影響企業(yè)的運(yùn)作進(jìn)程和決策效率等等。不過物理障礙通常都是可以控制的，當(dāng)物理干擾出現(xiàn)時(shí)，人們通常都會(huì)意識(shí)到，并采取措施予以補(bǔ)償。

3 語義障礙，是由我們溝通所使用的符號(hào)自身的局限性而產(chǎn)生的。符號(hào)通常都有多種含義，我們在溝通時(shí)需要從中選擇一種含義。有時(shí)我們會(huì)選擇了錯(cuò)誤的含義而導(dǎo)致誤解。例如行話是一組人員內(nèi)部溝通中所使用的專業(yè)術(shù)語或技術(shù)語言，如果在部門外部使用行話，往往會(huì)導(dǎo)致很多人不理解。

三、改善組織內(nèi)部溝通的方法

1 利用信息技術(shù)，打造高效的溝通平臺(tái)

當(dāng)今的管理溝通已與以往大不相同。管理者既要使組織穩(wěn)定地運(yùn)行，又要保證組織在不斷變化的環(huán)境中保持應(yīng)有的競爭力，這無疑是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。雖然技術(shù)變化是造成環(huán)境不確定性的一大原因，但是技術(shù)進(jìn)步也對(duì)管理者協(xié)調(diào)員工的工作活動(dòng)有重要促進(jìn)作用，并由此帶來工作效率和效果的提高。

對(duì)當(dāng)前的管理溝通有著最重要影響的信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和無線通信技術(shù)。它們極大地提高了管理者控制員工和團(tuán)隊(duì)績效的能力，而且使員工可獲得作出快速?zèng)Q策所需要的更完整的信息，并為員工提供了更多的加強(qiáng)合作和共享信息的機(jī)會(huì)。此外，信息技術(shù)還使組織內(nèi)的人們能夠方便地隨時(shí)隨地進(jìn)行聯(lián)系，使得組織成員間的溝通和消息交換不再受制于時(shí)間和空間，使得整個(gè)組織范圍的信息共享和工作及決策的整合獲得明顯改進(jìn)，由此提高組織的效率和效果。

2 建立一套以溝通為特色的組織文化

組織文化是關(guān)于組織目標(biāo)和行為的一系列重要假設(shè)，由組織的全體成員共同分享，直接影響著員工的行為特征、溝通方式、溝通風(fēng)格。例如，在權(quán)力導(dǎo)向的組織文化下，組織成員通過命令鏈進(jìn)行正式的溝通；而以人為本的文化，其溝通和傳播信息的方式關(guān)注每個(gè)組織成員，直接的交流方式更加受到重視。

組織文化和溝通之間的作用是相互的。有效的交流溝通是形成濃厚組織文化氛圍的必要條件。依靠良好的溝通和學(xué)習(xí)交流，可以使個(gè)體與整體的價(jià)值觀逐漸磨合，形成相互了解、信任的工作環(huán)境，增加個(gè)體的工作熱情和參與管理的積極性。組織應(yīng)該要有意識(shí)地培育一套以良好溝通為特色的價(jià)值觀、理念，這種價(jià)值觀可以帶來企業(yè)利益與員工個(gè)人行為的一致，組織目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)的結(jié)合。以溝通為特色的這種企業(yè)文化會(huì)產(chǎn)生一種尊重人、關(guān)心人、培養(yǎng)人的良好氛圍，產(chǎn)生一種精神振奮、朝氣蓬勃、開拓進(jìn)取的良好風(fēng)氣，從而將被動(dòng)行為轉(zhuǎn)化為自覺行為，化外部命令為內(nèi)部動(dòng)力。

3 增強(qiáng)管理者與基層員工之間的溝通

管理者與員工之間的溝通是否有效，是決定員工工作滿意度的重要因素。研究表明，管理者與員工之間的溝通越開放，員工的工作滿意度越高，組織的績效也越好。

管理人員可以通過實(shí)行走動(dòng)式管理來加強(qiáng)與基層員工之間的溝通。走動(dòng)式管理提倡管理者跨出辦公室，在周圍走動(dòng)，親自和員工交流信息，進(jìn)行坦誠、開放、面對(duì)面地溝通，真正思考和反饋雇員的建議，將由員工的建議和工作所產(chǎn)生的新觀念，新措施進(jìn)行匯集、整理、發(fā)布，真正使員工覺得管理者理解和關(guān)心自己。

管理者與基層員工之間的溝通還可以通過建立雙向溝通反饋機(jī)制來實(shí)現(xiàn)。下級(jí)經(jīng)常給上級(jí)提供信息，同時(shí)接受上級(jí)的查詢；上級(jí)也要經(jīng)常向下級(jí)提供信息，同時(shí)對(duì)下級(jí)提供的信息進(jìn)行反饋，從而形成一種信息環(huán)流。管理者與基層員工之間良好的溝通有利于管理者了解員工的真實(shí)想法，使員工能夠站在管理者的角度思考問題，最終促進(jìn)了企業(yè)上下同心，共同解決問題，既滿足了員工的需要，又達(dá)到組織的目標(biāo)。

4 充分利用非正式溝通

非正式溝通是指不由組織的層級(jí)限定的溝通。它有兩個(gè)方面的作用：一是促進(jìn)員工滿足社會(huì)交往的需要；二是提供一種更快速有效的溝通渠道。非正式溝通的方式很多，例如許多組織采用的郊游、聯(lián)誼會(huì)、聚會(huì)等形式就是非正式溝通的常用方式。這些活動(dòng)既能充分發(fā)揮非正式溝通的優(yōu)點(diǎn)，又因它們都屬于一種有計(jì)劃、有組織的活動(dòng)而易于被組織領(lǐng)導(dǎo)者控制，從而大大減少了信息失真和扭曲的可能性。

非正式溝通中要特別注意小道消息的存在。小道消息一方面幫助人們對(duì)組織的信息有一個(gè)更加透徹的了解；另一方面，毫無干系的流言、謊謬的謠言也能給組織帶來損害。小道消息的存在是必然的，因此組織必須適應(yīng)現(xiàn)實(shí)。管理者要積極傾聽并研究小道消息，了解誰是小道消息的領(lǐng)導(dǎo)者，它是如何起作用的，傳播的信息是什么。了解小道消息，有利于減少負(fù)面影響，增加積極影響。

此外，有效實(shí)施組織內(nèi)部溝通還可以通過加強(qiáng)管理人員的溝通技巧；建立合理、暢通的溝通渠道；建立考核機(jī)制、薪酬激勵(lì)機(jī)制；在公司內(nèi)部進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，力求使員工都理解、認(rèn)可公司的戰(zhàn)略目標(biāo)等方式來實(shí)現(xiàn)。