民營企業(yè)物資采購風險及其內控制度建設

[摘 要] 民營企業(yè)采購風險具有客觀性和多樣性，加強對風險的控制意義重大。本文分析了民營企業(yè)所面臨的各種的物資采購風險，并提出了民營企業(yè)應該如何加強內部控制建設防范采購風險。

[關鍵詞] 采購 風險 民營企業(yè)

一、前言

改革開放20多年以來，民營企業(yè)已逐漸發(fā)展成為我國國民經濟和對外經濟的重要組成部分。尤其是在加入WTO以后，隨著全球產業(yè)結構的調整，生產的全球化與分工已經使中國許多民營企業(yè)可以通過相互分工與協作制造出過去只有大企業(yè)才有能力制造的產品，越來越多的中國民營企業(yè)正在成為跨國公司必不可少的戰(zhàn)略伙伴?？梢哉f，民營企業(yè)的健康穩(wěn)定地發(fā)展對于提升中國綜合競爭力具有非常重要的戰(zhàn)略意義。

2004年以來，各種原材料原油、基本金屬、貴金屬等市場價格出現了大幅上漲，已使民營企業(yè)受到致命沖擊，企業(yè)面臨著巨大的發(fā)展壓力。筆者曾于2008年初調查了一家粵東的生產手表表帶的廠家，該廠主要的加工原材料為從鋼廠進貨的模具鋼，2006年價格為18000元每噸時，該廠還有較大的盈利，可當價格逐漸攀升到26000元每噸后，該廠已開始面臨著較大生存發(fā)展危機。事實上，這家民營小廠所面臨的情況其實也正是中國千萬家民營企業(yè)在近年來原材料價格大漲下所遭遇的尷尬的一個縮影。由于無法把握的原材料價格因素總是起伏不定，企業(yè)的采購、生產、銷售、資金周轉已經受到了嚴重的影響，甚至無法正常運作，使得很多企業(yè)經營者痛苦不已，卻又無可奈何。

輪番上漲一路走高的原材料價格，雖然有的企業(yè)的銷量在增加，但企業(yè)的整體利潤在降低，甚至造成有的企業(yè)根本無法收回成本。而此時一夜之間損失幾十萬、上百萬那是常有的事。而在全球企業(yè)的產品成本構成中，采購的原材料及零部件成本占企業(yè)總成本的比重隨行業(yè)的不同而不同，大約在30%～90%之間，平均水平在60%以上。采購成本是民營企業(yè)成本控制中的主體和核心部分，采購成本控制是民營企業(yè)(尤其是制造型企業(yè))成本控制中最有價值的部分，因此，在這種原材料價格大幅上漲的背景下，民營企業(yè)不應被動的接受原材料采購價格上漲的風險，而是要從采購源頭開始識別采購成本帶來的風險，并采取有效措施控制這些采購風險。

二、民營企業(yè)采購面臨的風險

1.民營企業(yè)物資采購外因型風險

(1)采購合同欺詐風險

合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風險主要包括：以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保。接受合同當事人給付的貨款、預付款，擔保財產后逃之夭夭。簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證。供應商設置的合同陷阱，如供應商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。

(2)采購價格風險

由于供應商操縱投標環(huán)境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失的價格風險。當企業(yè)認為價格合理的情況下進行批量采購，但不久，該種物資可能出現跌價而引起采購風險。

(3)采購質量風險

一方面由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致加工產品未達到質量標準，或給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面的損害。另一方面因采購的原材料的質量有問題，直接影響到企業(yè)產品的整體質量、制造加工與交貨期，降低企業(yè)信譽和產品競爭力。

(4)技術進步風險

民營企業(yè)所生產的產品由于技術進步引起貶值，無形損耗甚至被淘汰，造成原有的已采購原材料的積壓損失，或者由于某種原材料因技術進步而發(fā)生變化，導致原有原材料因質量不符合要求不得不棄之。采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機新型機不斷出現，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術發(fā)展，所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下，造成因技術進步而招致的風險損失。

2.民營企業(yè)物資采購內因型風險

(1)合同風險

一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協議，君子協定；鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當手段，如對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標底；給予虛假優(yōu)惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，不能嚴格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

(2)采購驗收風險

由于人為因素造成民營企業(yè)所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求，對采購物資數量、品種、規(guī)格、質量、價格、單據等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風險。如在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。

(3)采購存量風險

采購量不能及時供應生產之需要，發(fā)生生產中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風險。物資采購過多，造成積壓，其中多數因技術進步而導致的無形損耗，使民營企業(yè)大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險。物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，結果很快價格下跌，引起價格風險。企業(yè)“零庫存”策略，可能因供應商出現干擾因素，使民營企業(yè)因無貨發(fā)生生產中斷而陷入困境，或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。

(4)采購責任風險

由于民營企業(yè)經辦部門或個人責任心不強或管理水平不高，造成采購物資不符合生產發(fā)展要求而形成的損失，也確有不少風險是由于采購人員假公濟私、牟取私利而引起的。

(5)預付款風險

有時民營企業(yè)為了得到急需的物資，會采取預先支付貨款的方式購進物資。然而，一旦質量有問題，就會相互扯皮，影響企業(yè)信譽，且款項又被供方控制，處于被動局面。

三、民營企業(yè)采購風險內部控制措施

針對上述采購中存在的內因型風險，民營企業(yè)物資采購部門在認識上應該明確追求采購價格最低化、為企業(yè)節(jié)約資金并非是采購惟一和首要的目標。首先應該考慮采購的物資必須是企業(yè)所需要的，因此應該對所要采購物資的質量和效用進行通盤考慮，在為企業(yè)節(jié)約采購資金的同時，保證采購質量。應該從以下幾個方面對采購中存在的風險進行防范:

1.建立有效組織管理機構

為使采購活動正常有序運作，必須設立相應的組織管理機構做保障。從管理角度來考慮，在縱向方面：由企業(yè)經營者直接擔任或管理層授權高層管理人員擔任采購活動的主管，由采購、生產、技術、質量和財務等專業(yè)人員組成公司采購小組在采購主管領導下，作為企業(yè)采購活動最高機構，開展日常采購活動管理工作；在橫向方面：設立采購部門，接受生產、技術、質量、財務等橫向聯系部門的監(jiān)督管理，并授權這些機構對采購業(yè)務有關計劃、技術、質量、結算等問題進行質疑、調查和監(jiān)控。

2.建立有效的采購程序控制制度

建立和實施制度化的采購管理程序，這是采購管理工作有效進行的根本保證。建立對重大物資采購業(yè)務定期開展審計制度，通過審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質檢驗收、貨款支付等重點環(huán)節(jié)執(zhí)行各項規(guī)章制度情況，預防腐敗問題的發(fā)生。既要注重考核采購員的專業(yè)能力考核，一個合格的采購員既應熟悉公司的生產運作和物料存儲，還應了解物料的屬性及其市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司蒙受不必要的損失，還應注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。

3.實行采購活動程序化管理

采購環(huán)節(jié)是聯系民營企業(yè)外部供應商、材料市場和企業(yè)內部生產技術倉庫部門的一個重要環(huán)節(jié)，為便于采購活動的管理和控制，應將有關業(yè)務實行程序化管理，建立相關操作程序。如建立材料采購申請、計劃編制、比價比質、計劃批準、采購招標、供應商確認、支付貨款、材料驗收入庫等工作程序。通過程序化管理使企業(yè)采購活動有條不紊，使業(yè)務流程透明度更高，便于監(jiān)管，以減少人為欺詐風險，提高采購效率，控制采購成本。同時為了加強采購活動的程序化進程，要進一步建立和完善信息化管理。

4.對采購活動全過程監(jiān)督

全過程是指對計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督，重點是對計劃制定、簽訂合同、質量驗收和結賬付款四個關鍵點的控制，以防止舞弊行為。全方位是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下，把監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質量風險的第二道防線?？茖W規(guī)范的采購機制，不僅可以降低企業(yè)物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

5.對物資采購合同執(zhí)行中的監(jiān)督管理

一是審查合同的內容和交貨期執(zhí)行情況，做好物資到貨驗收工作和原始記錄，嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，要及時與供方協商處理，對不符合合同部分的貨款拒付。對有關合同執(zhí)行中的來往函電、文件都要妥善保存，以備查詢。二是審查物資驗收工作執(zhí)行情況，對物資進貨、入庫、發(fā)放過程進行驗收控制。三是對不合格品控制執(zhí)行情況進行管理，審查物資管理部門是否及時記錄發(fā)現的不合格品。四是重視對合同違約糾紛處理的管理。五是采取“零庫存”策略，并保持一定的產成品存貨以規(guī)避缺貨損失、滿足需求增長引起的生產需要；建立牢固的外部契約關系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風險，規(guī)避成本。

6.健全內部審計制度

內部審計機構作為企業(yè)內部一個獨立的監(jiān)管部門，以客觀公正的方法評價企業(yè)采購、生產、經營、財務等各個方面活動風險，同時促使企業(yè)建立完善的采購活動內部控制制度，對于防止、及時發(fā)現和糾正采購過程中的各種錯誤現象及不法行為能夠起到極其重要的防范作用。因此，健全內部審計制度有助于民營企業(yè)依法依章管理采購活動，滿足監(jiān)管要求，控制風險，提高管理水平，降低各項采購成本，使企業(yè)采購活動進一步按規(guī)范化、有序化運行，保證采購目標的實現，提高企業(yè)經濟效益。

四、結語

民營企業(yè)物資采購風險的防范是一項系統性、復雜性的工作，也是企業(yè)管理中需要常抓不懈的工作，必須引起民營企業(yè)從高管層到一般采購管理人員的高度重視。內部控制制度貫穿于企業(yè)經營活動的各個方面，企業(yè)應在采購業(yè)務中實施內部會計控制，對請購、審批、簽約、采購、驗收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標準化的業(yè)務處理程序；健全以采購申請、經濟合同、結算憑證、驗收入庫單據為載體的控制系統；加強對請購、采購、驗收、付款關鍵點的控制，實施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機制。只有這樣，才能有效的堵塞采購業(yè)務過程中的漏洞、消除隱患、保護企業(yè)財產安全、防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對這項工作重視程度的加深，民營企業(yè)一定會沿著各項制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]王槐林:采購管理與庫存控制[M].北京:中國物資出版社，2006

[2]田培源:加強企業(yè)內部會計控制的對策[J].審計研究，2003，5