如何應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)中的錯(cuò)誤操作

[摘 要] 會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)過程中，由于各種原因，不可避免會(huì)在操作過程中產(chǎn)生一些差錯(cuò)，本文分析了差錯(cuò)產(chǎn)生的原因和差錯(cuò)的類型，并針對(duì)每種差錯(cuò)提出了相應(yīng)的差錯(cuò)更改方法，以及差錯(cuò)更改的原則。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)電算化 差錯(cuò) 更改

一、引言

為了進(jìn)一步加強(qiáng)與提高會(huì)計(jì)電算化教學(xué)的綜合操作水平，我們實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化專項(xiàng)實(shí)訓(xùn)。學(xué)生在具備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化知識(shí)的前提下，能夠完成相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，但在實(shí)訓(xùn)過程中遇到的錯(cuò)誤操作如何進(jìn)行排解，還不是很明確。本文就以用友U851財(cái)務(wù)管理部分為例，分析如何應(yīng)對(duì)各種錯(cuò)誤操作。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下差錯(cuò)的類型

在實(shí)訓(xùn)過程中，由于主觀或客觀的原因，難免會(huì)在操作過程中產(chǎn)生一些差錯(cuò)。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，當(dāng)設(shè)置了正確的參數(shù)，憑證處理完畢后，財(cái)務(wù)軟件能夠自動(dòng)地進(jìn)行記賬、結(jié)賬，所以賬證、賬賬之間的錯(cuò)誤不會(huì)產(chǎn)生。而報(bào)表也是從會(huì)計(jì)科目中取數(shù)，依據(jù)報(bào)表中內(nèi)設(shè)的函數(shù)生成。所以，差錯(cuò)主要存在手工輸入階段，差錯(cuò)的類型主要有:(1)建賬時(shí)賬套參數(shù)設(shè)置錯(cuò)誤;(2)會(huì)計(jì)科目設(shè)置錯(cuò)誤;(3)憑證填制錯(cuò)誤。憑證出現(xiàn)的問題最多，處理的方法也因不同的環(huán)境而有所差異。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下差錯(cuò)的更改方法

1.更正賬套參數(shù)錯(cuò)誤

當(dāng)系統(tǒng)管理員建立賬套并設(shè)置了賬套主管后，發(fā)現(xiàn)建立賬套的信息有所遺漏或錯(cuò)誤，在未使用相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，需要對(duì)某些信息進(jìn)行調(diào)整，以便使信息更真實(shí)準(zhǔn)確地反映企業(yè)的相關(guān)內(nèi)容，這時(shí)只有賬套主管擁有修改本賬套的權(quán)限。通過系統(tǒng)管理窗口的“系統(tǒng)”進(jìn)行注銷系統(tǒng)管理員，并以賬套主管的身份進(jìn)行注冊(cè)，選擇本賬套進(jìn)行修改?？梢噪S時(shí)修改的建賬信息包括賬套信息中的賬套名稱、所有的單位信息。賬套啟用后，核算信息和基礎(chǔ)設(shè)置信息不允許修改。對(duì)于分類設(shè)置信息和數(shù)據(jù)精度信息，在未使用的前提下可以修改全部內(nèi)容。但需注意，在用友U851軟件中，賬套號(hào)、賬套路徑、啟用會(huì)計(jì)期、行業(yè)性質(zhì)都不能修改，若其中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，只能由系統(tǒng)管理員刪除本賬套后，重新建賬套。

2.更正會(huì)計(jì)科目設(shè)置錯(cuò)誤

(1)會(huì)計(jì)科目是進(jìn)行初始化設(shè)置的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于后期的操作如憑證的填制等都有一定的影響。會(huì)計(jì)科目設(shè)置錯(cuò)誤主要有:

①?zèng)]有設(shè)置下級(jí)科目;

②沒有設(shè)置輔助科目;

③沒有指定會(huì)計(jì)科目。

針對(duì)這些錯(cuò)誤，可以由賬套主管進(jìn)行修改。可以在企業(yè)門戶的“基礎(chǔ)信息”中選擇“基礎(chǔ)檔案”/“會(huì)計(jì)科目”中修改，也可以直接在總賬的“會(huì)計(jì)科目”中進(jìn)行修改。對(duì)于第一種情況，單擊工具欄上的“增加”命令按鈕進(jìn)行該科目下級(jí)科目的設(shè)置，其設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)科目的編碼規(guī)則;對(duì)于第二種情況，選中要修改的科目，單擊工具欄的“修改”命令進(jìn)行相應(yīng)的修改;對(duì)于第三種情況，在會(huì)計(jì)科目窗口，選擇“編輯”菜單/“會(huì)計(jì)科目”，在彈出的“指定科目”窗口選擇現(xiàn)金總賬科目為“庫存現(xiàn)金”，銀行總賬科目為“銀行存款”。

(2)在會(huì)計(jì)科目修改時(shí)要遵循以下原則:

①非未級(jí)科目不能再修改科目編碼;

②已經(jīng)使用的未級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再進(jìn)行修改會(huì)計(jì)科目編碼;

③對(duì)于已使用的會(huì)計(jì)科目不能進(jìn)行修改，若要修改，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目數(shù)據(jù)刪除后再進(jìn)行相應(yīng)的修改。

3.更正憑證填制錯(cuò)誤

在手工方式下，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定記賬憑證的更正方法，可總結(jié)為三種類型:

(1)已經(jīng)登記入賬的記賬憑證， 在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)， 可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證， 在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣， 同時(shí)， 再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證， 注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。

(2)已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)， 如果會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤， 只是金額錯(cuò)誤， 也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額， 另編一張調(diào)整的記賬憑證， 調(diào)增金額用藍(lán)字， 調(diào)減金額用紅字。

(3)發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的手段，但錯(cuò)誤操作還是在所難免，為了更正錯(cuò)誤，保證數(shù)據(jù)的正確性與完整性，可以通過系統(tǒng)提供的功能進(jìn)行修改。由于用友財(cái)務(wù)軟件設(shè)置了“反復(fù)核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，其操作與手工狀態(tài)下有所區(qū)別。對(duì)于錯(cuò)誤憑證的修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種情況。

①“無痕跡”修改。所謂“無痕跡”修改是指不留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡。

a.對(duì)于已經(jīng)輸入保存但未審核的憑證可以直接由制單人員利用“填制憑證”或“查詢憑證”功能找到相應(yīng)憑證后直接進(jìn)行修改，保存修改內(nèi)容即可。但應(yīng)注意憑證類別及編號(hào)是不能修改的。

b.已審核還未記賬的憑證，先由審核人員取消審核后再由制單人員進(jìn)行修改。

c.已經(jīng)記賬的憑證發(fā)生錯(cuò)誤，可以由賬套主管取消記賬、取消審核再由制單人員進(jìn)行修改。在總賬系統(tǒng)中，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，在“期末”/“對(duì)賬”窗口，按Ctrl+H，可將本月已記賬憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，再取消審核，進(jìn)行修改。

d.結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，可使用“反結(jié)賬”功能。在“期末”/“結(jié)賬”窗口，選中反結(jié)賬的月份，按Ctrl+Shft+F6，輸入相應(yīng)口令后，取消結(jié)賬，再依次取消記賬，取消審核后進(jìn)行無痕跡修改。建議在現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境下，不采用此種方法。

②“有痕跡”修改?！坝泻圹E”修改是指留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡。通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下線索。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，是通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。按《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條規(guī)定:“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正;記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘一’號(hào)或者其他標(biāo)記表示?！笔聦?shí)上，無論是手工會(huì)計(jì)還是電算化會(huì)計(jì)，對(duì)于出錯(cuò)的修改均要求保留痕跡。所以從原則上來講，除了第一種情況可以直接修改外，其他三種情況只能用紅字沖銷法或補(bǔ)充更正法來修改。其操作原則與手工會(huì)計(jì)相同。如果憑證已記賬，可利用“制單”/“沖銷憑證”功能，沖銷錯(cuò)誤憑證，再填一張正確的藍(lán)字憑證。在其他環(huán)境下也可以使用“制單”/“增加憑證”功能，填寫紅字或藍(lán)字憑證修改。

在電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)產(chǎn)生總賬、日記賬、明細(xì)賬，即只要憑證正確，就不存在賬簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。在手工狀態(tài)下的錯(cuò)賬更正方法有:劃線更正法、紅字沖銷法、補(bǔ)充更正法。其劃線更正法不適合電算化環(huán)境。如果賬簿有問題，即是憑證錯(cuò)誤，按上述方法進(jìn)行修改即可。

四、會(huì)計(jì)電算化下更改原則

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)過程中，我們利用軟件本身具有的回退功能進(jìn)行修改，可以保證憑證和賬簿的整潔和美觀，但是我們也會(huì)看到，軟件的回退功能一方面違背了會(huì)計(jì)的嚴(yán)肅性和有關(guān)的會(huì)計(jì)法規(guī);另一方面也為做假賬提供相應(yīng)的環(huán)境;再者如果軟件功能使用不當(dāng)，還可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。所以我們?cè)趯?shí)訓(xùn)或者是工作過程中，盡量地遵循會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，對(duì)出錯(cuò)的更改留有痕跡，保留審計(jì)線索，加強(qiáng)內(nèi)部控制，堵塞漏洞，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

五、結(jié)語

在會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)過程中，我們不單純地進(jìn)行練習(xí)，還要從差錯(cuò)修改中進(jìn)一步提升對(duì)知識(shí)的理解與掌握，從而加強(qiáng)實(shí)踐能力的培養(yǎng)。針對(duì)不同的操作錯(cuò)誤，使用形式多樣的方法和手段，應(yīng)用于建賬、初始化到憑證等一系列過程。注意盡可能地符合會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，留有痕跡地進(jìn)行修改。當(dāng)然，本文指出在會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)中的錯(cuò)誤操作與及對(duì)錯(cuò)誤操作的更改方法，目的更是希望日后在會(huì)計(jì)電算化工作中盡量避免錯(cuò)誤操作。

參考文獻(xiàn):

[1]張秀蘭:淺析會(huì)計(jì)電算化錯(cuò)賬更正方法[J].科技與經(jīng)濟(jì)，2006(19):84～85

[2]孫海勤:淺談會(huì)計(jì)電算化下錯(cuò)賬更正方法[J].南通職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2003(6):19～20

[3]黃水平:會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下后悔性操作方法分析[J].中國管理信息化，2007(12):17～19