高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討

摘 要：隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案管理利用工作提出了新的要求。本文針對(duì)高校數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)問(wèn)題展開(kāi)分析探討。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 數(shù)字檔案館

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）08（b）-0252-01

管理與利用好高校檔案，既是服務(wù)高校各項(xiàng)中心工作的需要，也是發(fā)展檔案事業(yè)的需要。在信息社會(huì)發(fā)展日新月異的今天，做好高校檔案管理工作，數(shù)字檔案館建設(shè)問(wèn)題就顯得尤為迫切。

1 數(shù)字檔案館的含義

數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。主要通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理以及各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供信息集成、共享以及服務(wù)。

2 建設(shè)數(shù)字檔案館的意義

一個(gè)完善的數(shù)字檔案館不但能夠?qū)崿F(xiàn)各種數(shù)字檔案資料的永久保存，還能促進(jìn)檔案館管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，對(duì)于實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)拓展和檔案信息共享具有深遠(yuǎn)意義。此外，建立起一個(gè)完善的數(shù)字檔案管在信息資源累積、優(yōu)化以及多樣性等方面均能一定程度上滿足廣大社會(huì)群體對(duì)現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，這一偉大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)一定程度上體現(xiàn)了我國(guó)文化的繁榮發(fā)展。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要。目前不少檔案館系統(tǒng)基本上都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完善，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。

3.2 技術(shù)問(wèn)題

一個(gè)數(shù)字檔案館的成功建立關(guān)鍵在于依靠于現(xiàn)代化高新技術(shù)的信息采集，這是一項(xiàng)涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字檔案館涉及數(shù)字化技術(shù)、信息抽取技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)與分析處理技術(shù)、自然語(yǔ)言理解技術(shù)等等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。由上可見(jiàn)，要建立一個(gè)成功的數(shù)字檔案館，首先要考慮的是該數(shù)字檔案館的應(yīng)用背景，然后在基于此背景下，靈活運(yùn)用相關(guān)知識(shí)原來(lái)和方法，突破涉及到的各種技術(shù)問(wèn)題。

3.3 隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題

任何一個(gè)數(shù)字檔案館工作的正常運(yùn)行都離不開(kāi)一支知識(shí)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)備合理完善的隊(duì)伍。為了這支隊(duì)伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識(shí)、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊(duì)伍成為具備靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開(kāi)發(fā)檔案信息化項(xiàng)目和產(chǎn)品的隊(duì)伍。

4 高校數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)滿足的功能要求

4.1 收集功能要求

收集功能要求是指要求系統(tǒng)能夠做到從接收立檔單位的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)收集、識(shí)別和選取數(shù)據(jù)的過(guò)程。對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化、電子掃描系統(tǒng)的記錄過(guò)程以及內(nèi)容和屬性的編碼過(guò)程。一種是從數(shù)據(jù)源收集、識(shí)別和選取數(shù)據(jù)的過(guò)程。另一種是數(shù)字化、電子掃描系統(tǒng)的記錄過(guò)程以及內(nèi)容和屬性的編碼過(guò)程。

4.2 管理功能要求

管理功能要求是指要求數(shù)字檔案館系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)各類數(shù)字檔案信息的整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，保證數(shù)字檔案信息的有序化，并實(shí)施有效控制。

4.3 保存功能要求

保存功能也是數(shù)字檔案館基本功能之一，主要體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)信息資源、數(shù)字檔案長(zhǎng)久安全保存。實(shí)現(xiàn)保存功能應(yīng)考慮到策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，撿測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。

4.4 利用功能要求

實(shí)現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等等功能是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用功能的主要體現(xiàn)。

5 高校數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)

高校數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)應(yīng)考慮以下因素：對(duì)象、網(wǎng)絡(luò)、平臺(tái)，一個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)應(yīng)建立在不同對(duì)象和不同網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建，從而達(dá)到相應(yīng)層級(jí)數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù)目標(biāo)。

根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同對(duì)象所需的系統(tǒng)功能可建立與之相匹配的服務(wù)平臺(tái)，一方面可根據(jù)檔案館工作人員以及來(lái)館利用檔案的人員建立基于局域網(wǎng)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)；另一方面可建立服務(wù)于廣大社會(huì)群體進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。

5.1 基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)

局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)是指能夠具備數(shù)字檔案?jìng)饔?、交換、存儲(chǔ)、安全防護(hù)功能，同時(shí)滿足“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能的數(shù)字檔案基礎(chǔ)平臺(tái)，它向檔案館工作人員以及來(lái)館利用檔案的人員提供業(yè)務(wù)工作處理便利，此外局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)極大程度上促進(jìn)了檔案實(shí)體管理。

5.2 基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)

檔案館在公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)作用下能夠有效地實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會(huì)共享，在公眾網(wǎng)作用下，建立起能夠滿足廣大社會(huì)群體查閱信息資源的檔案網(wǎng)站窗口，同時(shí)搜集整理有效資源以滿足廣大社會(huì)群體查閱和利用。采取安全有效的安全措施能更好程度保障館際檔案信息的有效交流。

5.3 軟硬件設(shè)備配置

根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況選定與之相匹配的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件。為了保證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的更好運(yùn)行，我們應(yīng)著重考慮以下四方面：一是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)首先應(yīng)滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理的需求；二是操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件能夠很好地支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；三是具有足夠的開(kāi)放性和擴(kuò)展性，在將來(lái)系統(tǒng)升級(jí)、遷移過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)故障；四是包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)、數(shù)字化及其他配套設(shè)備在內(nèi)的所有涉及的設(shè)備均應(yīng)滿足要求。

6 高校數(shù)字檔案館保障體系建設(shè)

安全保障體系建設(shè)工作是高校數(shù)字檔案館建設(shè)中重要的一環(huán)，做好數(shù)字檔案館中數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全工作是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作?？蓮囊韵氯矫嬷謱?shí)現(xiàn)安全保障體系建設(shè)工作，一方面是：在配套相應(yīng)的軟硬件設(shè)施的同時(shí)按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求下，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法。另外一方面：嚴(yán)格制定并遵守健全的數(shù)字檔案館安全管理制度，做好在數(shù)字化加工、電子文件接收等過(guò)程中的安全保密管理工作，避免出現(xiàn)信息泄露。其次，制定針對(duì)有可能出現(xiàn)的特殊緊急情況處理措施。

7 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館建設(shè)是高校信息化建設(shè)工作中的重要工程，數(shù)字檔案館建立起來(lái)以后，可以便捷實(shí)現(xiàn)檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務(wù)高校與社會(huì)。

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