IT監(jiān)理的管理重點(diǎn)

風(fēng)險(xiǎn)指的是在未來的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能對系統(tǒng)實(shí)施有負(fù)面影響的事件或狀況。風(fēng)險(xiǎn)是系統(tǒng)實(shí)施過程中不可避免的因素。如果風(fēng)險(xiǎn)沒有得到很好的處理，可能會(huì)變成問題，將會(huì)對項(xiàng)目產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響。

本文關(guān)鍵字 it風(fēng)險(xiǎn)評估 IT管理 問題管理 企業(yè)it治理 2009年第9期

風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)指的是在未來的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能對系統(tǒng)實(shí)施有負(fù)面影響的事件或狀況。風(fēng)險(xiǎn)是系統(tǒng)實(shí)施過程中不可避免的因素。如果風(fēng)險(xiǎn)沒有得到很好的處理，可能會(huì)變成問題，將會(huì)對項(xiàng)目產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響。

在風(fēng)險(xiǎn)管理中，主要工作是對風(fēng)險(xiǎn)的識別以及制定針對風(fēng)險(xiǎn)的處理流程。

根據(jù)AMT 多年的系統(tǒng)實(shí)施監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，我們將實(shí)施中可能碰到的風(fēng)險(xiǎn)分為:人員、數(shù)據(jù)、流程、技術(shù)四個(gè)方面。人員是ERP 實(shí)施的核心因素，大部分項(xiàng)目的失敗是因?yàn)槿?，而不是產(chǎn)品本身，而項(xiàng)目過程中主要的人員風(fēng)險(xiǎn)有熱情無法持續(xù)、業(yè)務(wù)人員不支持、人員溝通不足、角色轉(zhuǎn)變不適應(yīng)等。數(shù)據(jù)是ERP 運(yùn)行的基礎(chǔ)，有關(guān)數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)主要有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足、標(biāo)準(zhǔn)不一、質(zhì)量低下、無法及時(shí)傳遞等。流程是ERP的運(yùn)行基石，只有流程得到優(yōu)化和持續(xù)改進(jìn)，才有可能獲得實(shí)施成功。與流程有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)主要有模塊無法協(xié)同、與現(xiàn)有管理模式不匹配、缺乏持續(xù)改進(jìn)機(jī)制等。技術(shù)是ERP 系統(tǒng)運(yùn)行載體的基礎(chǔ)，而與技術(shù)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)主要有操作界面繁瑣、系統(tǒng)運(yùn)行效率低下、穩(wěn)定性差、軟硬件不匹配等。

相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)處理流程主要有風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等四個(gè)主要環(huán)節(jié)構(gòu)成。

問題管理

問題是指會(huì)影響進(jìn)度超過2 天以上的觀點(diǎn)、任務(wù)。一般包括:超過原來設(shè)定的系統(tǒng)范圍的觀點(diǎn)與任務(wù);需要超過計(jì)劃的時(shí)間與人力資源，可能會(huì)造成系統(tǒng)實(shí)施拖延的點(diǎn)與任務(wù);一些來自外部的干擾因素，如果不排除這些干擾，可能會(huì)影響系統(tǒng)實(shí)施按時(shí)按質(zhì)完成的事項(xiàng)。

在系統(tǒng)實(shí)施過程中，問題對于系統(tǒng)實(shí)施會(huì)有一定的影響，需要制定明確的流程來處理系統(tǒng)實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。

根據(jù)AMT 的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)實(shí)施過程中的問題通常分為以下五類:預(yù)算、進(jìn)度、開發(fā)、功能、項(xiàng)目管理與運(yùn)作等。對不同的問題進(jìn)行分級，能夠提高問題的處理效率，減少系統(tǒng)實(shí)施延誤的可能性。在AMT 監(jiān)理方法論中，一般把系統(tǒng)實(shí)施中出現(xiàn)的問題分為高、中、低三類。

變更管理的對象是系統(tǒng)的實(shí)施內(nèi)容，是指在系統(tǒng)實(shí)施過程中對已確定的范圍、人員、時(shí)間或成本的重大調(diào)整或偏離時(shí)進(jìn)行的管理工作。在系統(tǒng)實(shí)施過程中出現(xiàn)有關(guān)內(nèi)容的變更應(yīng)由系統(tǒng)實(shí)施的項(xiàng)目小組(包括XX 公司、A M T以及實(shí)施方)共同討論后決定，并必須以書面的形式向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組提出。在書面申請中，應(yīng)詳細(xì)注明項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容變更的原因、內(nèi)容以及由此導(dǎo)致的后果。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)是否接受系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)容的變更，其結(jié)果也應(yīng)由書面形式呈現(xiàn)。

由于變更而引起的爭議，應(yīng)當(dāng)在合同和有關(guān)文檔的框架內(nèi)進(jìn)行解決。一般的變更管理流程主要涉及

變更申請、變更分析、變更審批和變更記錄與監(jiān)控等四個(gè)主要環(huán)節(jié)。

知識轉(zhuǎn)移

知識轉(zhuǎn)移發(fā)生在整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施過程中，需要XX 公司的相關(guān)人員全程參與，輔以一定的培訓(xùn)，就可以將系統(tǒng)知識、操作知識等內(nèi)容轉(zhuǎn)移給XX 公司的員工，幫助XX公司快速掌握系統(tǒng)操作和配置的關(guān)鍵點(diǎn)。

這里所提及的知識轉(zhuǎn)移主要是有形知識的轉(zhuǎn)移。在ERP 系統(tǒng)建設(shè)過程中，知識主要有兩種形式:第一是有形知識， 包括各種交付文檔特別是完備的系統(tǒng)操作和配置說明文檔;第二種是無形知識，包括先進(jìn)管理理念的傳遞、客戶方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解決問題能力的提高等。顯然無形知識更為重要，它貫穿于項(xiàng)目的全過程，不斷以培訓(xùn)、討論、文檔等多種形式展現(xiàn)。

知識轉(zhuǎn)移是一個(gè)互動(dòng)的過程，需要實(shí)施方、監(jiān)理方以及XX 公司的人員一起努力。為了更好地完成知識轉(zhuǎn)移，AMT 會(huì)在監(jiān)理過程中對知識轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行評估，涉及參與知識轉(zhuǎn)移的全體人員，并及時(shí)提出調(diào)整意見。只有做好知識轉(zhuǎn)移工作，XX 公司才能在短時(shí)間內(nèi)迅速擁有系統(tǒng)操作和運(yùn)維的能力，減少從系統(tǒng)上線到系統(tǒng)全面支撐業(yè)務(wù)運(yùn)作的過渡時(shí)間。