醫(yī)院電子文檔的應(yīng)用與管理策略

摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的普及，在醫(yī)院中許多事務(wù)性工作都已實(shí)現(xiàn)完全或部分計(jì)算機(jī)管理，如何管理和利用好這些電子檔案是各醫(yī)院檔案部門需要面對(duì)的新課題。本文對(duì)醫(yī)院電子文檔的內(nèi)涵，來(lái)源以及如何管理和利用好醫(yī)院的電子檔案等提出一些管理措施。

關(guān)鍵詞:檔案管理;電子文件;醫(yī)院管理

中圖分類號(hào):G203 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)16—0184—02

一、關(guān)于電子文件

1.電子文件的內(nèi)涵電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):一是電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的限制;四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2.醫(yī)院檔案工作中的電子文件一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院電子文件主要來(lái)源于兩個(gè)方面:一是各職能部門自身創(chuàng)建的;二是從工作網(wǎng)絡(luò)上采集的，各職能部門自身創(chuàng)建的電子文件一經(jīng)生成，便由文件創(chuàng)建者直接采集下來(lái)。另一類電子文件，并非由職能部門直接創(chuàng)建，而是來(lái)源于該職能部門的工作網(wǎng)絡(luò)，這類電子文件一般是在部門間的業(yè)務(wù)交流、上下級(jí)機(jī)關(guān)的工作交流中產(chǎn)生的，它們流動(dòng)在網(wǎng)絡(luò)上，職能部門為了工作需要而將其采集下來(lái)。這些電

子文件主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子學(xué)籍卡和電子報(bào)告單等等。

二、電子文件對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的紙質(zhì)文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤、光盤等載體上，并在上面進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程、方法和原則，如以“件”為單位的文件材料歸檔制度。文件的整理歸檔工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書部門收集整理后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。如職工的學(xué)籍管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)每天都有可能因職工信息的變動(dòng)而進(jìn)行更改，如果按傳統(tǒng)紙質(zhì)文件整理方法，次年進(jìn)行歸檔的話，也就不能體現(xiàn)職工學(xué)籍信息變動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，由于電子文件的保價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化。原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、醫(yī)院檔案工作中電子文件的組織與管理

(一)選擇科學(xué)合理的電子文件歸檔方式和途徑

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，還會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。

1.借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各醫(yī)院計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線.建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如:DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

2.選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了單位的界限，趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作是開發(fā)集中統(tǒng)一信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。如某醫(yī)院計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立院內(nèi)行政信息管理系統(tǒng)，共分為醫(yī)療、教學(xué)、科研、人事管理等四個(gè)子系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存人光盤，定期歸檔。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯，并且要保存一式三份，一份提供利用，一份封存，一份異地保存。

(二)建立健全電子文件歸檔制度

1.電子文件歸檔立卷隊(duì)伍的建設(shè)紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員已經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理員為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，這就需要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

2.完善各部門分工合作的收集歸檔制度電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)考核電子文件歸檔工作。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3.實(shí)行電子文件“兩套制”歸檔程序。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、電子介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具。檔案部門應(yīng)在每一盒紙質(zhì)檔案的備考表和歸檔文件目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。目前由于磁、電子質(zhì)文件耐久留存的問(wèn)題尚未得以很好地解決，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的模式還將維持很長(zhǎng)時(shí)間。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，一旦電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件得到進(jìn)一步改進(jìn)，就可子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件得到進(jìn)一步改進(jìn)，就可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、電子介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法。而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、電子介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎論證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況報(bào)道類以及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。

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