高校研究生檔案管理現(xiàn)代化探析

摘要:高校研究生檔案作為學(xué)校發(fā)展的真實記錄，是重要的信息資源，它在學(xué)校工作中起著的作用，是整個管理工作中的重要環(huán)節(jié)。如何做好高校檔案管理工作的改進非常必要，應(yīng)該加強檔案信息化建設(shè)和系統(tǒng)化管理以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞:研究生檔案管理;信息化建設(shè);系統(tǒng)化管理

中圖分類號:G643.6 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)16—0276—02

在我國高等教育事業(yè)發(fā)展中，研究生檔案材料作為高校學(xué)生檔案管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，在高校研究生教育建設(shè)與管理中具有重要的作用。現(xiàn)今大多數(shù)學(xué)校依據(jù)研究生教育的特殊過程，結(jié)合檔案管理的特點把研究生檔案分為學(xué)籍檔案和學(xué)位檔案。實踐證明這種歸類方法比較科學(xué)，有利于研究生檔案的搜集、整理與利用，可以方便地服務(wù)于研究生的教學(xué)與管理。雖然相比于以前，研究生檔案的管理有了一定的提高，但是結(jié)合目前我國研究生教育的蓬勃發(fā)展，研究生檔案的管理還需要進一步的加強，高校應(yīng)當針對研究生的教育環(huán)節(jié)序列和高校檔案管理的環(huán)節(jié)的次序，結(jié)合檔案管理科技水平裝備信息化的提高，從系統(tǒng)管理的角度，來加強高校研究生檔案管理的思考與探索。具體地說，可以從研究生學(xué)籍檔案與學(xué)位檔案管理兩個方面展開思索。

一、加強研究生學(xué)籍檔案的系統(tǒng)化管理

一般來說，高等學(xué)校中的研究生學(xué)籍檔案是學(xué)校對研究生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)與答理過程的具有保存價值的資料的收集與整理，這是研究生培養(yǎng)過程的重要的組成部分，對學(xué)籍檔案進行管理是高等學(xué)校研究產(chǎn)生教學(xué)與培養(yǎng)管理部門一項重要工作。目前，教育答理部門對學(xué)籍檔案的管理做了不少工作，但總體來看，研究生學(xué)籍檔案答理中還存在不少問題，比如，招生檔案管理不夠系統(tǒng)化，學(xué)籍變動申請和歸檔答理不能及時到位，考試成績的答理方式的落后繁瑣，教學(xué)實踐環(huán)節(jié)的管理不夠完善等等。

從研究生招生的類型看，研究生要比本科生復(fù)雜得多。高校的本科招生一般是在社會上進行的，從考試到錄取，都由地方政府的招生部門具體組織實施，高校只要參與自身招生計劃的完成既可以了，所以相對而言，在這一過程中產(chǎn)生的檔案材料較少。從招生情況發(fā)展看，研究生招生工作也一直不斷地在發(fā)展變化。我國剛恢復(fù)研究生制度，最初的只招收計劃內(nèi)研究生，而現(xiàn)在招生的規(guī)模、品種就復(fù)雜得多。有計劃內(nèi)與計劃外，有委托培養(yǎng)與定向培養(yǎng)，也有在職攻讀，有公費與自費等。研究生招生的具體工作，如報名、考試、錄取等工作，基本是在校內(nèi)完成的，各學(xué)校由于不同情況，其工作程序與具體手續(xù)均有不同的要求。由于研究生招生不僅涉及到許多部門的文件規(guī)定，也涉及到學(xué)校專門制訂的各項具體措施和要求，情況就比較復(fù)雜。所以在研究生招生過程中，就會產(chǎn)生許多需要保存的文件材料，因此對研究生招生過程中所產(chǎn)生的學(xué)籍檔案加強系統(tǒng)化地管理非常必要。

研究生學(xué)籍檔案作為研究生本人在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是伴隨其一生的人事檔案資料，應(yīng)該從人事檔案管理的高度來規(guī)范與加強和研究生學(xué)籍檔案管理，應(yīng)從其入學(xué)報到后的網(wǎng)上信息的錄入、研究生學(xué)籍變動情況和檔案資料的歸檔以及管理等方面加以思考。

研究生教育實行的是靈活的彈性學(xué)制，碩士生學(xué)制一般規(guī)定為二至五年，博士生學(xué)制一般為三至八年。學(xué)籍管理基本內(nèi)容包括研究生的入學(xué)報到與注冊、轉(zhuǎn)專業(yè)與更換導(dǎo)師、休學(xué)與復(fù)學(xué)、以至退學(xué)等，還包括研究生在校期間的學(xué)習(xí)成績的記錄。學(xué)籍變動的記錄材料細致地反映出研究產(chǎn)生學(xué)籍變動的具體過程，是最直接的學(xué)籍檔案的證明材料，其內(nèi)容包括該生在校期間學(xué)籍異動的各方面，準確地記錄和保存了研究生學(xué)籍變動過程的動態(tài)材料。所以，充實和完善研究產(chǎn)生的個人檔案資料內(nèi)容是教育答理部門進行學(xué)籍管理的一項重要的職責。

為方便教師和在校研究生為了科學(xué)研究而方便地了解到自已的專業(yè)基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)以及的選課情況和自已的考試成績，必須將學(xué)生個人信息和個人培養(yǎng)計劃在網(wǎng)上錄入管理和考試成績教。為此，管理部門可派專人負責將研究生的全部信息在計算機上登記清楚，為以后日常管理流程做好準備;同時要加強錄入的信息化答理，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)答理部門應(yīng)保證網(wǎng)絡(luò)渠道的暢通，為師生查詢信息提供方便。

在研究生個人檔案資料的歸檔管理也需要進一步完善。研究生的個人檔案中應(yīng)包含有個人登記表、培養(yǎng)計劃、教學(xué)實踐環(huán)節(jié)記錄、學(xué)籍異動、成績報告單、論文答辯情況表、專家對研究生論文評議書、授予學(xué)位審批表等書面材料，以及其在校學(xué)習(xí)期間的所有與學(xué)習(xí)成績等具有保存價值的材料，這些都需妥善保管，必須裝訂成冊交學(xué)校檔案館永久保存。

二、強化研究生學(xué)位檔案管理的現(xiàn)代化信息化

研究生學(xué)位檔案，主要是指研究生在申請、獲取研究生學(xué)科過程中形成的檔案文件，包括學(xué)位論文、學(xué)位論文答辯申批表、學(xué)位論文評議書、學(xué)位論文答辮決議、學(xué)位委員會通過決議等。一般而言，這些材料可以歸檔于研究生學(xué)籍檔案。但是，研究生檔案管理是一種綜合的、統(tǒng)一的體系，在分類上就有一個整體與個體的關(guān)系，學(xué)位檔案作為高層次人才培養(yǎng)過程的結(jié)晶與最終成就，它不僅反映了研究生個人的學(xué)習(xí)情況與教育經(jīng)歷，也反映了學(xué)儀整個研究生教育與管理的基本情況與成就。因此，將研究生學(xué)位檔案獨立出來，按所在院系與專業(yè)分門別類歸檔立卷，是非常必要的此外，從高等學(xué)校的教學(xué)總體結(jié)構(gòu)來看，研究生教育是在本科基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一種專門化教育，更重視學(xué)生自身科學(xué)研究能力的開發(fā)。因此，在攻讀研究生期間，教學(xué)與與科研的安排都特別強調(diào)取得學(xué)位過程中的研究成果。這些體現(xiàn)著學(xué)位水平的最終成果，對于研究生獲取學(xué)位有著重要的價值。因此，將研究生學(xué)位檔案單獨出來歸類，不僅有利于研究生檔案的管理，而且對于學(xué)校研究生教育的成就進行總結(jié)和利用，也有很大得益處。

從研究生學(xué)位檔案管理現(xiàn)狀來看，管理部門一般都把教育、管理和培養(yǎng)作為重要任務(wù)來抓，卻忽視了研究生檔案及其管理工作的重要性，所以學(xué)位檔案缺乏系統(tǒng)有效的管理制度;同時學(xué)位檔案管理手段陳舊，數(shù)字信息化程度低。雖然各高校已經(jīng)配備了計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是并沒有實現(xiàn)真正的檔案電子化管理。隨著我國研究生招生數(shù)量的增加，其檔案數(shù)量會隨之增多，質(zhì)量要求也會提高，僅靠檔案管理人員手工操作顯然已經(jīng)不合時宜，而且對檔案庫房的容量也會帶來新的挑戰(zhàn)，所以變革原有檔案管理模式，強化研究生學(xué)位檔案管理的系統(tǒng)性，強化其數(shù)字化信息化管理非常迫切。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，研究生教育信息系統(tǒng)在各高校已得到普遍應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上建立研究生學(xué)位檔案電子庫，對研究生信息資料從收集、整理、記錄、歸檔到存貯、檢索全過程實現(xiàn)數(shù)字化已成為可能。各高校可以以此為基礎(chǔ)，加強研究生學(xué)位檔案的開發(fā)和利用力度。加強檔案答理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，編制計算機答辯檔案程序和檢索查詢檔案程序，在檔案館搭建局域網(wǎng)，建立有數(shù)字查詢系統(tǒng)，當利用者一進入校園網(wǎng)就能更快捷、方便查閱到需要的資料。

具體來說。各高?？梢猿浞掷眯@內(nèi)計算機基本普及，校園網(wǎng)覆蓋強，教師和學(xué)生可方便、快捷上網(wǎng)查詢的有利條件，在學(xué)校圖書館的網(wǎng)上建立學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開放查閱。國家教育部門應(yīng)當進一步加大投資力度，建設(shè)的高校學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，讓加入位論文全文數(shù)據(jù)庫的高校首先建設(shè)好本校的學(xué)位論文數(shù)抓庫，提供開放接待。這樣各高校可以借助這一平臺的建立，實現(xiàn)國內(nèi)高校之間學(xué)位論文資源的共建共享。還要注意到，研究生學(xué)位檔案中的優(yōu)秀論文往往體現(xiàn)著某一領(lǐng)域具有創(chuàng)造性的研究成就，因此，學(xué)位檔案管理中就存在著一個嚴格的保護意識和法律產(chǎn)權(quán)意識。為了情報信息的安全性，學(xué)位檔案管理必須嚴格管理制度，統(tǒng)一管理，提高保密意識和法律意識。要對論文采用版權(quán)保護技術(shù)，根據(jù)知識產(chǎn)權(quán)保護法及論文系統(tǒng)的安全措施來限定用戶合法查詢、閱讀學(xué)位論文。

在研究生學(xué)位檔案管理過程中，隨著校園局域網(wǎng)和辦公自動化的廣泛應(yīng)用，還應(yīng)當加大投入力度建立研究生數(shù)據(jù)庫，并與校園網(wǎng)連接?？梢葬槍Σ煌那闆r，分別給予研究生個人，導(dǎo)師，任課教師，用人單位和普通瀏覽者查看相應(yīng)部分檔案信息不同的瀏覽權(quán)限，并建立相應(yīng)的功能模塊。由此以來，不僅可以查看研究生培養(yǎng)質(zhì)量，為專業(yè)評估提供參考依據(jù);還可以為研究生教育的發(fā)展提供參考資料，為研究高等教育提供豐富的檔案材料保障。比如近年來，國家教育部們要求將研究生學(xué)歷證書上網(wǎng)，供用人的單位進行網(wǎng)上查詢，讓用人單位全面了解畢業(yè)生信息，既滿足了市場需求，又杜絕了假文憑的現(xiàn)象，這是研究生學(xué)位檔案管理改革的一大舉措，也是學(xué)位檔案管理革新和開發(fā)利用取得成效的典型事例。為了進一步推進這項工作的順利實施，研究生學(xué)位檔案管理部門還可以進一步將研究生學(xué)位檔案中的主要內(nèi)容，比如課程學(xué)習(xí)情況、實踐活動環(huán)節(jié)記錄、學(xué)位論文以及取得的學(xué)術(shù)成果等，與研究生的畢業(yè)證書與學(xué)位證書鏈接，實現(xiàn)開放查詢，為社會及用人單位提供便捷而系統(tǒng)的人才信息。這樣用人單位不僅可以辨別其畢業(yè)證書的真?zhèn)?，通過系統(tǒng)查詢還可以了解研究生在學(xué)期間的整個學(xué)習(xí)經(jīng)歷、研究領(lǐng)域及研究能力，為用人單位全面考察和選拔、聘任優(yōu)秀人才的提供依據(jù)，使研究生學(xué)位檔案更好的服務(wù)于社會。這樣可以增進社會對學(xué)校的了解，還可以逐漸的提高高校研究生檔案現(xiàn)代化信息化管理的程度。

當然，以上是為了研究的方便，將研究生檔案分為學(xué)籍檔案和學(xué)位檔案兩大類來具體分析，而在實際的研究生檔案的搜集、整理與利用過程中，這兩方面密不可分，彼此聯(lián)系。所以，在具體的工作過程中，對于研究生的學(xué)籍檔案和學(xué)位檔案都應(yīng)當加強系統(tǒng)化管理以及現(xiàn)代化信息化管理。

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