網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)

郭懷智

摘要:互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為人們帶來了更新更全面的服務(wù),檔案管理工作也不例外。文章從服務(wù)手段和服務(wù)領(lǐng)域兩方面著手闡述了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作的創(chuàng)新服務(wù)。

關(guān)鍵詞:電子文件;檔案產(chǎn)業(yè);檔案信息

中圖分類號:F320 文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)29-0123-02

當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制,積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù),為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強各項事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

(一)建立檔案館(室)網(wǎng)頁,開展網(wǎng)上利用服務(wù)

隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)連上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。

目前,國內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù),已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用,實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫,以便于宣傳和利用。

(二)建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。

(三)電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。例如:為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文,檔案館(室)自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊連入網(wǎng)站的計算機,足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔,而不需跑到檔案館(室),也不必交任何光盤或軟盤。

(四)開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊,進行信息交流,回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服務(wù)。

(五)開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)

隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求,進一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護廣大人民群眾的根本利益,湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心,要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料,并要求各級檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作,搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

(一)信息服務(wù)的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜,越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

(二)興辦服務(wù)實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會的今天,從信息資源開發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構(gòu),還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息收集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā),檔案工作者應(yīng)當樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù);開發(fā)房地產(chǎn)信息,為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

(三)加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排,聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源,使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄,形成網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)資源共享,使各文獻部門充分挖掘資源潛力,實現(xiàn)文獻資源互補,提高館(室)藏資源利用率,避免不必要的重復(fù)和浪費,因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾,并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足社會多方面的需要。

(四)注重“反饋”,深層次開發(fā)檔案信息

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果,進行分析研究,可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如,產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后,能否適應(yīng)需要、哪些需要改進等,這是檢驗企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵,也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價。通過對產(chǎn)品質(zhì)量的反饋材料進行分析研究,在此基礎(chǔ)上,企業(yè)進行自我調(diào)節(jié),評判自身,檢查企業(yè)產(chǎn)品改進的目標是否已達到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。