企業(yè)工程技術(shù)檔案管理

曾 紅

摘要:隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立,企業(yè)的檔案管理工作日益與企業(yè)營銷、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量活動休戚相關(guān)。因此文章指出必須系統(tǒng)和明確地對檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理,有依據(jù)地去完成任務(wù),減少走彎路,把損失降到最低。

關(guān)鍵詞:道路橋梁;企業(yè)工程;檔案管理

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)29-0015-02

一、道路與橋梁的建設(shè)工程檔案概念

1.道路與橋梁企業(yè)的建設(shè)工程檔案指:在道路與橋梁的工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄,也可簡稱工程檔案。

2.道路與橋梁企業(yè)建設(shè)工程文件主要包括:在道路與橋梁工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括圖紙會審,工程地質(zhì)勘察報告、工程測量定位記錄及復(fù)核單,開工報告與審批資料,單位、分部、分項工程劃分文件,施工組織設(shè)計,施工技術(shù)方案及特殊工序施工技術(shù)措施,技術(shù)交底書,施工總平面圖,設(shè)計變更與材料代用單,施工技術(shù)問題與質(zhì)量事故處置記錄,現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議紀(jì)要,設(shè)備、原材料、半成品合格證及各種檢驗、測試記錄,隱蔽工程記錄,工序交接記錄,施工日志,工程技術(shù)核對,預(yù)試車記錄,中間交接記錄,竣工報告與工程驗收書,竣工圖,工程回訪單,工程設(shè)計、預(yù)算、施工預(yù)算、工程決算,“四新”應(yīng)用鑒定資料及審定的各級工法,有關(guān)工程的照片、錄像帶、錄音帶、軟盤等各種媒體資料,工程所獲榮譽資料(獎杯、獎牌、證書或文件及其他載體),施工技術(shù)小結(jié)及工程總結(jié),其他需要收集整理的資料。

3.道路與橋梁的建設(shè)工程文件檔案資料保存形式的載體:紙張是最為基礎(chǔ)的形式;利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存;利用計算機、掃描儀的高端技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲,對工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲的方式。

二、電子計算機在檔案管理中的應(yīng)用

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來,信息技術(shù)給檔案管理帶來了一系列的挑戰(zhàn)與機遇,如何提高檔案管理與服務(wù)的效率、效益與效果,如何滿足人民群眾對于信息的需求,如何盡可能地實現(xiàn)檔案信息的價值,為社會服務(wù),如何整合現(xiàn)有的檔案資源,如何更有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,如何進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計來滿足各種功能需求等問題成為了世界各國檔案數(shù)字化建設(shè)共同關(guān)注的問題。

電子檔案管理的基本功能包括數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等。同時還要求系統(tǒng)必須具有良好的實用性、兼容性、完備性、擴展性和安全性,以確保數(shù)據(jù)的完整性、獨立性和有效性,并能夠保證用戶在最短的時間內(nèi)掌握系統(tǒng)的各項性能。數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備檔案目錄及原文信息的管理功能,即數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除,檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與選擇、文件格式、文件交換格式、數(shù)據(jù)項的設(shè)置原則、輸入/輸出方式等方面進(jìn)行了規(guī)定。對整理編目模塊所應(yīng)涵蓋的功能進(jìn)行了規(guī)定,其中包括:數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、打印輸出等。對整理編目模塊中的功能所應(yīng)達(dá)到的滿足用戶需求的程度進(jìn)行了描述。檢索查詢模塊應(yīng)具備對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多重途徑檢索查詢的基本功能,并具備借閱管理等輔助功能。在檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時間、主題詞,分類號等檢索項。還應(yīng)該根據(jù)用戶的需求設(shè)置文件編號、檔號等輔助檢索項。系統(tǒng)應(yīng)該提供多條件組合查詢以提高用戶的查全率與查準(zhǔn)率。檢索結(jié)果應(yīng)根據(jù)用戶需求包含索引目錄、全文、圖文聲像等。電子計算機系統(tǒng)包括用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等。

2004年,為了進(jìn)一步適應(yīng)國家信息化發(fā)展的需要,加快推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程,國家檔案局把檔案信息化及其與之相關(guān)的研究成果作為評獎工作的重點。國家檔案局的這一決策一方面是為了解決中國檔案機構(gòu)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于世界上其他國家的現(xiàn)狀,通過獎勵的方式迅速地提高檔案學(xué)界在此方面的研究水平。另一方面也是為了滿足廣大人民群眾、企事業(yè)單位對于檔案信息的需求,通過檔案信息的電子化加快信息的傳播速度、范圍以及利用效率。

三、道路與橋梁企業(yè)的檔案管理

1.檔案管理的內(nèi)容。公路橋梁工程質(zhì)量的文件和報告,使用的材料的檢測的評定的資料。安全和事故的報告,證明和領(lǐng)導(dǎo)的審批等。施工中遇到的情況,處理辦法和質(zhì)量的檢查等,對道路與橋梁的質(zhì)量的影響的分析。施工的原始記錄也是非常重要的,它包括路基的工程、路面工程、加固工程、橋梁工程、擋土和排水及它們的質(zhì)量評定。由于工程的復(fù)雜性,所以每個步驟都必須有證可查,有記錄可找,工程也是種嚴(yán)密的事情,它的質(zhì)量直接關(guān)系到廣大的人民群眾的利益,關(guān)系到人民群眾的生命和財產(chǎn)的安全。只有有合理和嚴(yán)密的資料,工程才能有條不紊地進(jìn)行。

2.管理職責(zé)。從以往來看,公路橋梁建設(shè)工程的資料管理混亂,規(guī)劃、設(shè)計、預(yù)算、招標(biāo)、合同、竣工、驗收、結(jié)算、決算等過程資料不齊全。作為工程技術(shù)人員,要求相應(yīng)的人員必須對工程資料進(jìn)行嚴(yán)格的管理。

道路與橋梁等的設(shè)計、預(yù)算等資料統(tǒng)一由專門的工作人員整理完整,把它們裝訂后一式二份,一份自留,一份又上級檢查復(fù)核,復(fù)核后再進(jìn)行審核,加蓋公章后到領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審定?，F(xiàn)場施工員須根據(jù)以下各方相關(guān)責(zé)任,督促相關(guān)人員做好各期工程資料,按規(guī)定時限收集整理。

建設(shè)工程檔案的管理涉及建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對于一個建設(shè)工程而言:設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向場基建科受項目工程師委派的現(xiàn)場施工員移交,施工員匯總整理。建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等部門將本部門在工程建設(shè)建設(shè)中形成的文件向場檔案管理機構(gòu)移交。

道路與橋梁的工程各參建單位填寫的建設(shè)工程檔案應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等為依據(jù)。工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時收集、整理,并應(yīng)按專業(yè)歸類,認(rèn)真書寫,字跡清楚,項目齊全、準(zhǔn)確、真實,無未了事項。工程檔案資料應(yīng)分級管理,建設(shè)工程項目各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負(fù)責(zé)審核,各相關(guān)單位檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的收集、整理工作對工程檔案資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰,情節(jié)嚴(yán)重的,應(yīng)依法追究法律責(zé)任。

3.管理作用。在道路與橋梁等項目部各部門為各自職能范圍內(nèi)的資料管理對口責(zé)任部門,負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔,由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交。當(dāng)前由于各級領(lǐng)導(dǎo)的重視為檔案管理的發(fā)展提供了極好平臺,但是必須看到,檔案管理信息化不是工程項目而已,它是相對工程管理不斷創(chuàng)新的過程,由于檔案管理工作的特殊性,檔案管理仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。

道路與橋梁工程設(shè)計施工資料的管理體制、管理方式不同,難于實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性,項目檔案管理體系比較復(fù)雜,分散管理應(yīng)是其突出特點。與時俱進(jìn),觀念創(chuàng)新。在推進(jìn)現(xiàn)代化的建設(shè)中,采用工程技術(shù)引發(fā)的工作方式、文件資料和檔案的管理方法變化將會層出不窮,必須創(chuàng)新才能解決這些問題。工程上的一些問題,可能有關(guān)部門都不具備解決它的職能,這就特別需要職能創(chuàng)新。我們應(yīng)有可能通過分析、研究,從拓展業(yè)務(wù)工作的范圍出發(fā),主動承擔(dān)起,可以在企業(yè)有關(guān)主管部門協(xié)調(diào)下,被賦予新的職能。所以,對檔案的管理也是工程不可缺少的一部分。要適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)濟(jì)秩序的需要,要樹立現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的思想,要認(rèn)識到技術(shù)檔案是企業(yè)的重要資源,是管理決策的基礎(chǔ),是企業(yè)管理的有效工具。把工程技術(shù)檔案管理好,有利于經(jīng)營決策,如借鑒施工過的施工組織設(shè)計,可快速參與新的類似工程的投標(biāo)競爭;有利于整合生產(chǎn)要素,降低工程成本,如參考已往的項目管理經(jīng)驗和工程總結(jié),結(jié)合新的工程實際實現(xiàn)管理不斷創(chuàng)新;有利于技術(shù)創(chuàng)新、提高工程和服務(wù)質(zhì)量,如便捷地采用過去的“四新”資料,在即將開工的工程中實施持續(xù)改進(jìn);有利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,如利用可追溯的各種技術(shù)文件、質(zhì)量記錄去應(yīng)對工程質(zhì)量事故、糾紛、索賠。

四、總結(jié)

道路與橋梁檔案的管理是一種合理的有效的工程管理的行為,它的出現(xiàn)能保證道路與橋梁企業(yè)對其工程的施工方式和態(tài)度,面對復(fù)雜的建設(shè)工程問題,我們必須加強對工程的每個步驟都非常清楚和透明,有良好的檔案管理就有好的工作進(jìn)度,也有良好的監(jiān)督和核查的作用,對未來工程的修復(fù)作用也是很重要的。