論檔案信息化建設(shè)中的原則

劉 敏

摘要:以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為基本內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,為確保其建設(shè)的整體質(zhì)量與效率,必須遵循一定的原則,如循序漸進(jìn)原則、把握重點(diǎn)原則、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則、安全原則、協(xié)調(diào)發(fā)展原則、館際合作原則和人才保障原則等。

關(guān)鍵詞:檔案館 信息化 建設(shè) 原則

檔案信息化建設(shè),是檔案部門努力適應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢,根據(jù)社會對檔案信息資源的利用需求,通過運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將反映館藏內(nèi)容和形態(tài)特征的目錄信息以及部分重要和特別重要的館藏檔案主體信息進(jìn)行數(shù)字化處理,以數(shù)字化方式,方便快捷地為社會各界所利用的過程。這一過程既涉及大量檔案信息的著錄、部分檔案信息的整合等基礎(chǔ)性工作,也涉及按照不同信息的檢索利用等要求進(jìn)行一系列方便信息利用的系統(tǒng)功能開發(fā)工作,在人力、物力上必然會作很大的投入,是一項(xiàng)十分龐大的系統(tǒng)工程。因此,檔案信息化必須確立合理的建設(shè)方向,堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn),并應(yīng)遵循一定的原則。

一、循序漸進(jìn)原則

檔案館信息化既是一項(xiàng)工程浩大的工作,涉及面廣,又是一項(xiàng)技術(shù)和資金密集的系統(tǒng)工程,需要投入巨額經(jīng)費(fèi),因此檔案信息化之路并非一蹴而就,而是一個循序漸進(jìn)的過程,對這個過程的各個環(huán)節(jié)要進(jìn)行深入的分析研究、制定明確的目標(biāo)和科學(xué)的規(guī)劃是十分必要的,以減少盲目建設(shè)和重復(fù)建設(shè)。而檔案部門本身經(jīng)費(fèi)比較緊張,而檔案信息化建設(shè)要把有限的資金用在刀刃上,必須要在統(tǒng)籌規(guī)劃的原則下,一步一個臺階,由淺入深逐步建設(shè)。首先,要在國家、省局的統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)下,遵照統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一檔案檢索體系的“三個統(tǒng)一原則”,達(dá)到全市檔案部門間的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通、信息資源的共享。然后進(jìn)一步連接區(qū)域網(wǎng)和廣域網(wǎng),并利用建立chinanet數(shù)字通信網(wǎng)的機(jī)會,提供可以在檔案館、辦公室乃至家庭查閱的各種信息數(shù)據(jù)庫和訪問全球范圍內(nèi)的多種電子檔案信息資源的服務(wù)環(huán)境。

二、把握重點(diǎn)原則

檔案信息化的目的是為了提高檔案服務(wù)效率,方便用戶使用檔案。由于檔案館保管的檔案數(shù)量龐大,不由于不同的檔案信息的價值不同、開放利用的時限不同、保密程度不同,全面進(jìn)行數(shù)字化是不切實(shí)際的,既可能浪費(fèi)有限的資金又增加了工作量,如何選擇館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化是一項(xiàng)很難的工作。因此,不同檔案館應(yīng)針對本館現(xiàn)有的館藏基礎(chǔ)及其特點(diǎn)、館藏發(fā)展計(jì)劃以及信息服務(wù)的范圍、內(nèi)容形式和特點(diǎn)等因素,確定適當(dāng)范圍的數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目,將現(xiàn)有館藏有重點(diǎn)、有計(jì)劃、分階段地數(shù)字化。在數(shù)字化的過程中,既要考慮文化保存和傳播的功能,又要考慮到市場效益。具體而言,可以先將那些重要的、利用率高的文本文獻(xiàn)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息,也可以先將目錄或重要的文摘、提要、數(shù)據(jù)等信息化。當(dāng)前首先要進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案主要包括用戶迫切需要查閱的檔案,需求量大的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)和文化等類檔案,有特色的館藏檔案,館中永久收藏的且出于安全考慮不便隨時被取出供用戶翻閱的珍貴檔案等。

三、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則

制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),必須建立在統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上,如果采取不同的標(biāo)準(zhǔn),各自為政,就會出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生,給檔案管理部門、信息資源整合甚至數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)本身的可持續(xù)發(fā)展帶來很大的影響,無法實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享,而且,將造成巨大的資源浪費(fèi)。檔案數(shù)字化要首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn),其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是一個龐大復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)體系,包括網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)方面的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)上數(shù)據(jù)方面的標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)上信息管理與服務(wù)方面的規(guī)范等

四、安全原則

檔案信息化實(shí)施的主要內(nèi)容是大量館藏檔案信息的數(shù)字化存儲和利用,這決定了檔案信息化的安全顯得極其重要。信息網(wǎng)絡(luò)在帶來數(shù)據(jù)共享等優(yōu)越性的同時,也相應(yīng)地帶來檔案信息利用方面的安全隱患問題。例如,黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的傳播等常給計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行造成極大的破壞,因此,維護(hù)系統(tǒng)的安全是檔案館信息化實(shí)施時必須堅(jiān)持的重要原則。在實(shí)際操作過程中,防病毒、防黑客攻擊等措施的配置必須周全,系統(tǒng)安全性能檢測和防護(hù)制度必須建立,并切實(shí)得到實(shí)行,確保系統(tǒng)正常而穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。

系統(tǒng)的安全并不能保證系統(tǒng)內(nèi)檔案信息的安全,因?yàn)闄n案信息資源不同于其他信息資源,它包括各種不同的密級信息,有絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開等之分,在開放利用過程中必須遵守國家有關(guān)保密方面、知識產(chǎn)權(quán)方面的法律法規(guī),保證檔案信息化的有效進(jìn)行。由于檔案信息的機(jī)密程度不同,使用信息的對象也是有區(qū)別的,為此需要設(shè)置信息查閱利用的不同權(quán)限,防止信息失密。

堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)的安全性原則是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程,檔案界應(yīng)針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案信息管理服務(wù)的具體特點(diǎn),制定出切實(shí)、全面的安全管理制度,包括針對個人的安全責(zé)任制、針對信息安全的數(shù)據(jù)異地備份制、針對系統(tǒng)安全的定期安全檢測制、針對信息使用安全的操作制等,此外,還有工作人員安全意識確立、安全知識培訓(xùn)、安全責(zé)任承擔(dān)和安全失職處罰等相關(guān)制度,這些制度的確立為檔案信息化建設(shè)的安全性提供制度依據(jù)和管理保障。同時,充分利用不斷發(fā)展的安全維護(hù)技術(shù),建設(shè)起檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)體系,將相應(yīng)的安全威脅降低到可允許范圍。

五、協(xié)調(diào)發(fā)展原則

檔案信息化作為一項(xiàng)規(guī)模龐大的系統(tǒng)工程,雖然其重點(diǎn)工作在于檔案信息的加工、存儲、提取和系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用,但其他各環(huán)節(jié)的工作也不能忽視。在實(shí)施檔案信息化過程中必須貫徹協(xié)調(diào)發(fā)展的原則。包括幾個方面:

(一)同館藏檔案信息資源擴(kuò)充的相協(xié)調(diào)。檔案信息化,其功能和作用發(fā)揮的最根本因素,取決于它能夠給社會提供多少和什么樣的信息,這就同館藏檔案信息資源的數(shù)量和品種結(jié)構(gòu)有極其密切的關(guān)系。在實(shí)施信息化時,不能僅滿足已有的館藏,而必須考慮有針對性地豐富和擴(kuò)充館藏,采取措施盡可能地達(dá)到館藏檔案多門類、多品種,從而為檔案信息化的實(shí)施提供豐富的資源基礎(chǔ),避免檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)“營養(yǎng)不良”。

(二)同基礎(chǔ)工作相協(xié)調(diào)。在檔案信息化建設(shè)過程中,需要進(jìn)行大量基礎(chǔ)性工作,主要集中在各種館藏檔案信息的加工和集成,其中檔案信息的著錄和輸入是最基本、最主要的內(nèi)容,因此,在信息化實(shí)施過程中絕對不能忽視,防止因?yàn)榇罅恐浐洼斎氲然A(chǔ)性工作沒有及時完成而拖了整個信息化進(jìn)程的后腿。

(三)同信息技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用相協(xié)調(diào)。檔案信息化是檔案信息管理與不斷發(fā)展著的信息技術(shù)的結(jié)合,因此,其規(guī)劃建設(shè)必須立足于信息技術(shù)的現(xiàn)狀與發(fā)展,與信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢相協(xié)調(diào)。檔案信息化建設(shè)的技術(shù)難點(diǎn)在于信息技術(shù)的綜合應(yīng)用,包括各種系統(tǒng)軟件的開發(fā)、硬件配置的集成、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建等,其中最重要的是能夠?qū)崿F(xiàn)多功能的系統(tǒng)軟件的開發(fā)和應(yīng)用。由于信息技術(shù)的發(fā)展是日新月異,我們追求的最新技術(shù)的應(yīng)用只能是相對性的,因此,在實(shí)施信息化過程中,必須切實(shí)貫徹同信息技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用相協(xié)調(diào)發(fā)展原則。在設(shè)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的體系結(jié)構(gòu)、選擇網(wǎng)絡(luò)的軟硬件環(huán)境、確定相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時,一方面,盡可能采用已成熟的信息技術(shù)及其成果,確保其可行性與可靠性;另一方面,考慮信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢,使檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在技術(shù)上具有先進(jìn)性、前瞻性和可擴(kuò)展性。

六、館際合作原則

網(wǎng)絡(luò)時代的檔案館不是一座信息孤島,而是由網(wǎng)絡(luò)連接起來的信息體系的一部分,所以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案館比以往更需要加強(qiáng)館際合作,如果檔案館以本館為中心單獨(dú)進(jìn)行信息化建設(shè),那將耗費(fèi)比以往更多的人力、財力和物力,同時也就違背了信息資源共享的最終目的,也違背了信息化建設(shè)的初衷。檔案館應(yīng)該加強(qiáng)館際之間的聯(lián)系和交流,通過分工,開發(fā)出各自有特色的豐富實(shí)用的檔案信息數(shù)據(jù)庫,提供給計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),這樣,一方面網(wǎng)絡(luò)上具備了各館的特色檔案,最大限度地提供給用戶全面、系統(tǒng)、優(yōu)化的檔案信息,同時,避免了重復(fù)勞動。提供利用時,檔案館除了向用戶提供本館館藏外,還可傳遞、檢索、下載其他豐富的網(wǎng)上信息資源,延伸擴(kuò)大本館館藏,滿足許多用戶的同時共享,也可通過為用戶提供網(wǎng)址的辦法,為用戶作信息向?qū)?在法律許可的條件下實(shí)現(xiàn)更大范圍的資源共享。

七、人才保障原則

檔案信息化的組織實(shí)施、操作、使用等全部是通過人來實(shí)現(xiàn)的,人才是保證檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行和成功的關(guān)鍵。從當(dāng)今檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況看,大多數(shù)檔案部門急需的是既懂現(xiàn)代檔案管理基本知識,深諳計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)知識,又能獨(dú)自開發(fā)、使用、維護(hù)檔案管理軟件,進(jìn)行檔案信息的編輯、存儲、檢索、利用等工作的實(shí)用操作人才。而目前大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,只局限于計(jì)算機(jī)的基本操作,不能進(jìn)一步深化檔案管理工作中的某些具體細(xì)節(jié),因此,檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng),一是引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專門人才,但由于機(jī)構(gòu)改革,精兵簡政,加之檔案部門的具體情況,這些專門人才引進(jìn)難,留住也難,而且要在檔案信息化建設(shè)上發(fā)揮作用,有所建樹也需要時日,因此,引進(jìn)這類人才要慎重,除了專業(yè)知識水平較高外,還要熱愛檔案事業(yè),甘于寂寞,樂于奉獻(xiàn)。二是加強(qiáng)現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍的自身學(xué)習(xí),這是重要的,引進(jìn)專業(yè)人員畢竟有限,而檔案信息化建設(shè)的許多基礎(chǔ)工作需要大量人員去做,現(xiàn)實(shí)可行的做法是通過加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍掌握現(xiàn)代技術(shù)的整體水平,使他們在具備檔案專業(yè)知識的同時,擁有數(shù)字信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等,由此可以收到事半功倍的效果。另一方面,要改革用人制度,建立起留住人才的機(jī)制,從根本上保障檔案信息化所需人才的問題。

參考文獻(xiàn):

[1] 馬長林等.檔案館信息化建設(shè)探論[M].上海:上海社會科學(xué)院出版社,2006年

[2] 張照余.論檔案信息化建設(shè)的基本原則[J].浙江檔案,2003(1)

[3] 卞咸杰.檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)遵循的原則[J].檔案時空,2006(12)

劉敏(河南大學(xué)科研處,河南開封,475001)