淺論檔案信息化及檔案信息化建設(shè)

霍 琳

[摘要]在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求,到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設(shè)

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則

1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說,特色就是優(yōu)勢,特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí),要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。

檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。

1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進(jìn)行。同時(shí),也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì),在較長的時(shí)期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路,是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求

1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和 機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行,是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費(fèi)用。因此,在信息化實(shí)施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下,一定要審時(shí)度勢,深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性,將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢,盡可能避免資源的浪費(fèi)。

2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說,獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅(jiān)持協(xié)作的原則,加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。

3.實(shí)用性。檔案信息化建設(shè)不僅在量,更在于質(zhì),在檔案信息化建設(shè)中,檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理,更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化,在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求,使自己的信息具備“惟一性”,從而讓利用者面對龐大的信息體系,而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址;根據(jù)利用者的需求,將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息,有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體,為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

4.人才儲備。由于 檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化,文檔處理的一體化,電子檔案保存的技術(shù)化,開發(fā)利用形式的多樣化,使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法,這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了,才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向,才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。