以人為本,更新高校學(xué)生檔案管理理念

余文靜

[摘要]檔案工作是一項非常重要的工作。檔案雖然不是情報本身,卻是情報的載體,它在時間和空間上是積累和傳播情報的有效手段,是情報工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,在全國推行教育事業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理過程中,檔案工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來。

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)生檔案 管理

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分,是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實記錄,是學(xué)生家庭社會關(guān)系、狀況的主要原始材料,也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù),更是每個學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下,高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證,有著難以替代的作用。

學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進行整理、歸檔,提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。隨著我國高校改革的不斷深入,如何不斷提高高校學(xué)生檔案管理水平,使之更好的為學(xué)生服務(wù),成為當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作面臨的迫切問題。

一、健全收集與補充制度,不斷完善檔案內(nèi)容

目前多數(shù)高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容包括:學(xué)生名冊,新生登記表,新生錄檢表,學(xué)籍變更材料,各學(xué)期成績匯總表,所受獎懲材料,實習(xí)鑒定表,畢業(yè)登記表,領(lǐng)取畢業(yè)證書存根等。

1.建立高校學(xué)生信用檔案

要堅持建立健全收集與補充制度,凡能在不同的時間、不同的場合證明高校學(xué)生使用的材料都應(yīng)納入信用檔案的歸檔范圍。如:個人基本信息、個人誠信信息、在校期間國家助學(xué)貸款的還貸情況等。學(xué)生在校期間,每位學(xué)生都應(yīng)建立一份《誠信記錄》,學(xué)生如有失信行為,包括考試是否有作弊行為、勤工助學(xué)是否有不良表現(xiàn)、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關(guān)的記錄材料,學(xué)校都應(yīng)記錄在冊,并設(shè)定分值量化考核。對學(xué)生的誠譽事跡,也應(yīng)記錄下來,給予表彰獎勵。在管理中應(yīng)把學(xué)生信用檔案和其學(xué)籍檔案集中一起保管,然后再統(tǒng)一進行匯總、分類,為用人單位等社會有關(guān)方面了解大學(xué)生的信用和信譽狀況提供咨詢、評估服務(wù)。建立高校學(xué)生信用檔案是培養(yǎng)大學(xué)生誠信意識的一種途徑。也可以讓更多的用人單位了解學(xué)生情況,拓寬檔案信息的利用渠道,不僅要在評優(yōu)、獎懲及選干等方面發(fā)揮其作用,更要參加校外交流與合作,讓更多的用人單位了解學(xué)生情況,為學(xué)生就業(yè)提供擇優(yōu)錄用的機會。

2.建立貧困生個人檔案

現(xiàn)在高校的貧困生較多,特別是下崗職工子女、農(nóng)村貧困縣區(qū)子女,有的學(xué)生時刻面臨輟學(xué)的困境。面對這種情況,高校應(yīng)建立貧困生個人檔案,動員社會力量,盡學(xué)校最大努力,關(guān)心、幫助他們,確保他們順利完成學(xué)業(yè)。

3.建立畢業(yè)生跟蹤檔案

過去,人才的培養(yǎng)和就業(yè)完全靠政府計劃調(diào)節(jié),高校兩頭不問,只管教學(xué)。隨著社會的發(fā)展和各項制度的改革,特別是隨著這些年高校招生規(guī)模的不斷擴大,高校畢業(yè)生就業(yè)中的矛盾會越來越突出。對于高校來說,則必須適當(dāng)根據(jù)市場需求來培養(yǎng)人才。為了使高校更好地了解市場、適應(yīng)市場需求,我們必須進行社會調(diào)查、市場調(diào)查,而建立畢業(yè)生跟蹤檔案是一個很好的辦法。一是利用畢業(yè)生跟蹤檔案及時反饋信息,從而調(diào)整高校所設(shè)學(xué)科、專業(yè)和課程,改革教學(xué)內(nèi)容和方法,使學(xué)校的辦學(xué)目標、管理體制、運行機制緊跟經(jīng)濟、社會和教育市場的發(fā)展形勢;二是利用畢業(yè)生跟蹤檔案,請在社會上作出突出貢獻的優(yōu)秀畢業(yè)生回校傳經(jīng)送寶,把他們的信息、經(jīng)驗帶回學(xué)校,開闊在校學(xué)生眼界,為提高在校生的社會適應(yīng)能力和綜合競爭力打下基礎(chǔ)。

二、主動服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用

實踐證明,學(xué)生檔案能夠為正確總結(jié)過去的教學(xué)工作、不斷調(diào)整和充實教學(xué)內(nèi)容、完善考試評分標準、了解學(xué)生整體情況等提供客觀可靠的數(shù)據(jù)。在教育教學(xué)不斷深化的形勢下,運用學(xué)生檔案作為輔助或直接的教材來培養(yǎng)教育學(xué)生,能為教學(xué)工作提供幫助。

1.檔案管理者在工作中應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性,主動深入院系教學(xué)第一線了解存在的問題及檔案需求動向,認真當(dāng)好利用者的參謀,變被動服務(wù)為主動服務(wù)。如:將每年各學(xué)科的學(xué)生成績匯集成冊,提供給新教師,讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學(xué)科的過去幾年學(xué)生成績以及學(xué)生掌握知識的信息。平時將有用的信息有針對性地提供給各任課教師,以便讓年輕教師盡快了解學(xué)生,駕馭教材,以最快的速度適應(yīng)教學(xué)。對剛參加工作的輔導(dǎo)員來說,常常需要了解先前學(xué)生情況資料,以熟悉學(xué)生情況作為借鑒經(jīng)驗、制定班級發(fā)展計劃的參考。高校檔案管理部門應(yīng)主動匯總所管理學(xué)生受獎勵及處分情況、班級在學(xué)校所處的地位等信息,提供給輔導(dǎo)員,使輔導(dǎo)員了解他人管理學(xué)生的成功方法與經(jīng)驗,從而增強自己的工作才干。根據(jù)社會對人才的需求以及學(xué)校教學(xué)改革的進程,確定檔案工作重點。如:通過對各院系學(xué)生知識水平以及不同階段學(xué)習(xí)情況的有關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總,向領(lǐng)導(dǎo)提出調(diào)整考試標準方案的建議,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),發(fā)揮參謀和助手的作用。

2.我們可以利用學(xué)生檔案,積極探討對學(xué)生進行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學(xué)年國家獎學(xué)金、勵志獎學(xué)金、學(xué)校特等獎學(xué)金以及國家級“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”、省市級“三好學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子,每年新生入學(xué)發(fā)給每人一冊,利用學(xué)生中的先進典型來對廣大同學(xué)進行理想教育,讓同學(xué)們一入學(xué)就有學(xué)習(xí)的榜樣,就有一種責(zé)任感和緊迫感,利用身邊的榜樣來教育學(xué)生,容易讓同學(xué)們產(chǎn)生心靈的共鳴。

加強高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化手段,提高學(xué)生檔案管理的效率。

信息化是當(dāng)今世界和社會的大趨勢。機技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個信息化的時代,無論是從、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落,信息技術(shù)不斷顯示其獨特的魅力,成為社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。檔案信息電子化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。各高校應(yīng)大力推廣使用電腦等現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備,運用校園網(wǎng)進行學(xué)生檔案管理,實現(xiàn)信息資源共享,建立起完備的自動檢索調(diào)閱系統(tǒng),提高工作效率。