淺析會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制

周 文

[摘要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)逐步被會(huì)計(jì)電算化所取代。會(huì)計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用,內(nèi)部管理問(wèn)題日益顯著,使會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制更加復(fù)雜化。本文對(duì)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制進(jìn)行介紹,并分析了內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其原因,在此基礎(chǔ)上以銷售行業(yè)為例從制度方面提出了相應(yīng)建議。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 制度 措施

一、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制

所謂的內(nèi)部控制,包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制兩個(gè)方面內(nèi)容。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式。財(cái)政部頒發(fā)的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范—基本規(guī)范(試行)》,并指出:“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施”。

二、目前,會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制還存在的問(wèn)題及其產(chǎn)生的原因

目前,雖然會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)已在許多企業(yè)中拖入使用,但其相應(yīng)的內(nèi)部控制還存在一些問(wèn)題,這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.由數(shù)據(jù)處理方式引發(fā)的一系列問(wèn)題。

會(huì)計(jì)電算化條件下,數(shù)據(jù)處理方式主要帶來(lái)三個(gè)方面的問(wèn)題。首先,一旦數(shù)據(jù)輸入操縱不當(dāng),就會(huì)引起明細(xì)賬,總賬乃至報(bào)表等一系列的錯(cuò)位,從而導(dǎo)致輸出信息的失真。其次,處理數(shù)據(jù)時(shí)責(zé)任高度集中于電算化軟件系統(tǒng),企業(yè)將面臨巨大的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。一旦系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)被人非法侵入修改或毀壞,由此造成的后果不堪設(shè)想,企業(yè)系統(tǒng)的安全性及穩(wěn)定性受到極大威脅,給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法估量的損失,系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也成為會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的主要風(fēng)險(xiǎn)。最后,數(shù)據(jù)輸入時(shí),職責(zé)高度集中,從而使一些不相容的職務(wù)沒(méi)有按規(guī)定分離。例如:有些會(huì)計(jì)人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入與輸出,同時(shí),又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的報(bào)送,這無(wú)疑增加了他們?cè)谖唇?jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的情況下直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)和程序進(jìn)行修改等操作的可能性,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性受到威脅。

2.計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)所帶來(lái)的安全問(wèn)題。

會(huì)計(jì)電算化的特殊性決定了其實(shí)施必須以計(jì)算機(jī)軟件及硬件系統(tǒng)的配套設(shè)施齊全情況下方可使用。而在目前,計(jì)算機(jī)維護(hù)人員和會(huì)計(jì)工作人員常常是相分離的,擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)維護(hù)的人員對(duì)會(huì)計(jì)工作不在行,而對(duì)懂得會(huì)計(jì)知識(shí)的工作人員又很少能自己處理計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,這就導(dǎo)致了,計(jì)算機(jī)維護(hù)人員與會(huì)計(jì)工作人員的不一致,而這種不一致性很容易引起企業(yè)內(nèi)部資料被非法刪改或外泄,對(duì)企業(yè)安全存在巨大挑戰(zhàn)。

3.會(huì)計(jì)資料的備份和保管不及時(shí)、不規(guī)范,導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。

在會(huì)計(jì)電算化法規(guī)中明確規(guī)定,單位應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份,并分人分處保管。但在實(shí)際工作中,有的單位并沒(méi)有真正落實(shí),也沒(méi)有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿,致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí),部分會(huì)計(jì)資料就會(huì)丟失,造成無(wú)法挽回的后果。

三、以摩托車銷售行業(yè)為例,從制度方面對(duì)完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制提出的建議

1.針對(duì)會(huì)計(jì)點(diǎn)算化數(shù)據(jù)輸入方式所帶來(lái)的問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)該完善日常操作管理制度。

日常操作管理主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用管理和上機(jī)操作管理。

在計(jì)算機(jī)使用管理方面,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,防止各種非指定人員操作計(jì)算機(jī),保證計(jì)算機(jī)內(nèi)的程序與數(shù)據(jù)的安全。

在上機(jī)操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定,操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的規(guī)定。會(huì)計(jì)人員需要在各項(xiàng)操作與各環(huán)節(jié)管理制度相對(duì)完善的情況下才可按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、記賬憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出種類信息、做好系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份等各項(xiàng)工作。同時(shí),還應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。

在摩托車銷售行業(yè),應(yīng)收賬款制度方面的管理應(yīng)該做到:(1)經(jīng)銷商抵款時(shí),經(jīng)銷商向公司抵款視同付款,報(bào)告按:片區(qū)負(fù)責(zé)人-銷售部負(fù)責(zé)人-會(huì)計(jì)-財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人-總經(jīng)理的程序報(bào)批,超過(guò)權(quán)限報(bào)控股公司;同時(shí)各銷售部門辦理實(shí)物轉(zhuǎn)移手續(xù),涉及固定資產(chǎn)經(jīng)企管部簽字。(2)發(fā)出對(duì)賬函時(shí),國(guó)內(nèi):會(huì)計(jì)根據(jù)銷售月報(bào)及K3賬務(wù)編制應(yīng)收賬款對(duì)賬函(包括當(dāng)月有業(yè)務(wù)發(fā)生的,未發(fā)生業(yè)務(wù)但前期對(duì)賬有異議和六個(gè)月以上未發(fā)生業(yè)務(wù)仍欠款的),每月30日以前將當(dāng)月對(duì)賬函傳真給各經(jīng)銷商;出口:會(huì)計(jì)編制應(yīng)收賬款余額表與各業(yè)務(wù)員核對(duì),六個(gè)月以上未發(fā)生業(yè)務(wù)仍欠款的需經(jīng)銷商書面確認(rèn)。(3)匯總對(duì)賬函時(shí),國(guó)內(nèi):每月15日前各銷售人員將經(jīng)銷商有欠款余額的,對(duì)賬函原件寄回財(cái)務(wù)部;無(wú)欠款的,對(duì)賬函傳真回財(cái)務(wù)部;會(huì)計(jì)18日前將各經(jīng)銷商對(duì)賬結(jié)果匯總并提出處理意見(jiàn),報(bào)銷售部門和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人;書面資料裝訂成冊(cè)。出口:會(huì)計(jì)18日前將業(yè)務(wù)員簽字核對(duì)后的對(duì)賬函整理成冊(cè)備案。(4)調(diào)整賬務(wù)時(shí),會(huì)計(jì)根據(jù)回傳的對(duì)賬函,對(duì)有異議的地方-個(gè)月內(nèi)進(jìn)行核實(shí),核實(shí)清楚后按實(shí)際情況在次月調(diào)整處理并做相應(yīng)的賬務(wù)處理,同時(shí)通知經(jīng)銷商已經(jīng)調(diào)整;三個(gè)月以上雙方未達(dá)成一致,報(bào)部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)。(5)延期記錄時(shí),對(duì)已辦理延期付款銷售的經(jīng)銷商發(fā)生回款超時(shí)情況,會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)通知銷售部門人員,并報(bào)告銷售部門負(fù)責(zé)人;若再延后一個(gè)月內(nèi)仍不能收回欠款,銷售部門需將欠款經(jīng)銷商相應(yīng)資料和信息上報(bào)控股公司法規(guī)部;會(huì)計(jì)應(yīng)將其計(jì)入不良信用記錄。(6)報(bào)表方面,會(huì)計(jì)每日核算各銷售部門發(fā)車數(shù)量及金額,并根據(jù)當(dāng)日實(shí)際回款金額編制應(yīng)收賬款日?qǐng)?bào)表;月底根據(jù)當(dāng)月實(shí)際發(fā)車和回款情況編制月報(bào)表和延期回款記錄表;傳公司總經(jīng)理、各市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。應(yīng)付賬款應(yīng)做到:財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)崗位審核待檢單時(shí),須認(rèn)真檢查待檢單上面的內(nèi)容與物流系統(tǒng)是否一致,不符合規(guī)定的要求相關(guān)責(zé)任人即日進(jìn)行更正。

2.完善計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)的管理制度。

硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,出現(xiàn)硬件故障時(shí)的檢查修復(fù),以及在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后的調(diào)試等工作。軟件維護(hù)是指當(dāng)企業(yè)的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進(jìn)行的排除修復(fù)工作。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)的工作人員要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作,做到及時(shí)排除故障,確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在系統(tǒng)維護(hù)方面,一般由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人負(fù)責(zé)。同時(shí),需要特別作出規(guī)定,系統(tǒng)維護(hù)員可進(jìn)行維護(hù)工作但絕不可操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。

3.完善電算化會(huì)計(jì)檔案的管理制度。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),做好會(huì)計(jì)資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財(cái)務(wù)部門對(duì)于已輸出的磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)加貼外部標(biāo)簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復(fù)制,對(duì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外,企業(yè)應(yīng)認(rèn)真按照電算化法規(guī)中的規(guī)定,做到堅(jiān)持每天雙重備份,并分人分處保管,以防數(shù)據(jù)丟失,造成無(wú)法挽回的后果。就摩托車銷售行業(yè)的應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)保存而言,日常2個(gè)工作日內(nèi),月度關(guān)賬按盤存要求,以便盤存和掛賬正確取數(shù)。

隨著IT行業(yè)加速發(fā)展,電算化的運(yùn)用越來(lái)越普遍,對(duì)于會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制刻不容緩。只有嚴(yán)格按照電算化法規(guī)限制會(huì)計(jì)人員權(quán)限,規(guī)范工作要求,完善企業(yè)各環(huán)節(jié)的制度使企業(yè)每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循,才能逐步消除會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題,使電算化真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的職能。

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