加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)控制度的思考

趙立峰

【摘 要】傳統(tǒng)的手工記帳被計(jì)算機(jī)記賬替代后,極大地提高了會計(jì)的工作效率,財(cái)務(wù)核算及財(cái)務(wù)管理也隨之發(fā)生了巨大的變化。從而也對財(cái)務(wù)管理提出了新的課題,如何才能確保會計(jì)各崗位間的監(jiān)督和制約,保證會計(jì)資料的真實(shí)、完整、合法呢?那就必須隨著形勢的變化,建立健全和完善內(nèi)部控制制度,有針對性地加強(qiáng)管理和控制措施,適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要,符合新形勢下會計(jì)工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】會計(jì) 電算化 內(nèi)部控制

一、電算化內(nèi)部控制的必要性

1.操作無形化和存儲介質(zhì)無紙化的缺陷

在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,會計(jì)數(shù)據(jù)是手寫的文字、符號,直接記錄在紙上,直觀性較強(qiáng),不同的筆跡可作為控制的手段。會計(jì)人員之間的業(yè)務(wù)是通過相互交接完成的,因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系;而電算化信息系統(tǒng)中,各種業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成,只能通過對操作員身份的識別及授權(quán)控制來完成,都有別于手工會計(jì)信息系統(tǒng),手工會計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。此外,手工環(huán)境下,記錄在憑證、賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確,而在電算化環(huán)境下,由于會計(jì)記錄被存儲在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上,不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段,而且磁介質(zhì)很容易被改動,因此,如何防止數(shù)據(jù)被非法修改及如何盡可能避免利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行犯罪是電算化內(nèi)部控制必須解決的問題。

2.電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制削弱

手工會計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制,形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。實(shí)行電算化后,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡化,大部分處理由計(jì)算機(jī)完成,一些內(nèi)部牽制措施無法執(zhí)行,會計(jì)人員無法直接參與和控制,控制效率低,其審查、稽核機(jī)制被削弱。

3.電算化環(huán)境下會計(jì)工作質(zhì)量有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計(jì)人員本身的操作水平

手工會計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性,而在電算化會計(jì)信息系統(tǒng)中,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計(jì)工作陷入癱瘓;手工會計(jì)信息系統(tǒng)下,會計(jì)核算的質(zhì)量取決于會計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對會計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果,傳統(tǒng)會計(jì)在大量實(shí)踐的基礎(chǔ)上,積累了豐富經(jīng)驗(yàn)并形成了一整套完整的管理制度,而電算化系統(tǒng)中,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作,提高輸出會計(jì)信息質(zhì)量,電算化會計(jì)信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。

4.管理型會計(jì)軟件的發(fā)展對內(nèi)控制度提出了新的要求

管理型會計(jì)軟件的開發(fā)和應(yīng)用是會計(jì)電算化發(fā)展的必經(jīng)之路,其核心是實(shí)現(xiàn)管理會計(jì)電算化。管理型會計(jì)軟件較之傳統(tǒng)核算型會計(jì)軟件具有靈活性及自由度較大、個性突出的特點(diǎn),而限于電算化及內(nèi)部控制制度在我國的發(fā)展,在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化,企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上,總會存在沒有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒有觸及的真空,減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。

二、加強(qiáng)電算化內(nèi)控制度的措施

1.加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部制度建設(shè)

(1)職責(zé)明確。會計(jì)人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況,按照職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合理授權(quán)分工,確保處理業(yè)務(wù)過程中各崗位間的相互監(jiān)督和制約。(2)提高內(nèi)部會計(jì)人員的素質(zhì)。建立以提高網(wǎng)絡(luò)安全及高級程序語言方面的培訓(xùn),大力開展計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)。培養(yǎng)一批既懂財(cái)會業(yè)務(wù)、又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的有經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型專業(yè)內(nèi)部會計(jì)人員。

2.加強(qiáng)電算化程序操作控制

為了保證財(cái)務(wù)信息處理質(zhì)量,必須減少差錯和事故的產(chǎn)生,要制定必要的上機(jī)規(guī)定和操作程序,這是操作控制制度化的具體表現(xiàn)。上機(jī)規(guī)定主要是對計(jì)算機(jī)機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定,操作程序是對計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求。

3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

安全控制是非常重要的,因?yàn)樗怯?jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的外部環(huán)境,主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。人員安全是指操作人員的權(quán)限限制、密碼控制、操作日志記錄、以及禁止非電腦操作人員接觸電腦等;硬件安全是指電腦本身及其附屬設(shè)備的安全性,比如電腦硬盤的生命周期、單獨(dú)的安全供電系統(tǒng)、保護(hù)性設(shè)備的配備;軟件安全指財(cái)務(wù)軟件本身的安全性,以及對抗病毒、黑客攻擊的能力,包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份認(rèn)證和識別、入侵檢測等等。因此要加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制,保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行安全。

三、可能出現(xiàn)的問題及防范

1.針對計(jì)算機(jī)病毒的安全防范措施要到位

目前,計(jì)算機(jī)病毒很猖獗,其中有借以炫耀自己技術(shù)的病毒制作者,更多是受利益驅(qū)動的病毒制造者,不管出于何種目的,都會對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,也將造成極大的損失。雖然現(xiàn)在一般企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都安裝了各種不同的防毒殺毒軟件,但計(jì)算機(jī)病毒更新變異很快,常常讓人防不勝防,因此除了及時(shí)更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻,定期檢測、清除病毒外,還可以使會計(jì)電算化系統(tǒng)在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行,不并入互聯(lián)網(wǎng),這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時(shí),要加強(qiáng)對外來存儲盤的檢測,不亂拷貝存儲盤,不使用未經(jīng)檢測的存儲盤。在實(shí)際工作中,注意提高會計(jì)操作人員對計(jì)算機(jī)病毒的防范意識,提高計(jì)算機(jī)使用的安全意識,也是保證會計(jì)電算化安全運(yùn)行的有力措施。做好日常會計(jì)數(shù)據(jù)備份,并且雙備份,方可確保萬無一失。

2.管理型會計(jì)軟件的發(fā)展對內(nèi)控制度提出了新的要求

管理體制和管理水平的逐漸完善,對應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)數(shù)據(jù)提出了更高要求?，F(xiàn)在我們所使用的財(cái)務(wù)軟件就是一種全新的管理型會計(jì)軟件,它較之傳統(tǒng)核算型會計(jì)軟件具有涵蓋面廣、靈活性及自由度較大、個性突出的特點(diǎn),從而使電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化,我們在內(nèi)部控制的考慮和制定上,存在沒有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒有觸及的真空,從而減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。