論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部控制

呂宏敏

摘要:為保證企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其內(nèi)部控制能夠發(fā)揮預(yù)期的效果,這就要研究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)生了哪些變化,并在此基礎(chǔ)上提出如何構(gòu)建新環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。本文對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行全方位思考,作者認(rèn)為隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷普及,企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生較大變化,研究上述問(wèn)題具有緊迫性并具有重大理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì) 網(wǎng)絡(luò) 信息 內(nèi)部控制

一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的含義是,利用信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)和處理,完成會(huì)計(jì)核算的任務(wù),同時(shí)能夠提供為進(jìn)行會(huì)計(jì)管理、分析、決策用的輔助信息的系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)和傳統(tǒng)自動(dòng)化系統(tǒng),現(xiàn)在正朝著事件驅(qū)動(dòng)型系統(tǒng)的方向發(fā)展。前階段除對(duì)紙制文檔和手工操作的依賴程度有些差異外,本質(zhì)、結(jié)構(gòu)和過(guò)程并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的不同,二者都屬于功能驅(qū)動(dòng)型會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),都是“復(fù)式簿記之父”盧卡?帕喬利式的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。這種會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)本身存在嚴(yán)重的缺陷,具體表現(xiàn)在:

(一)非會(huì)計(jì)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)未被列入系統(tǒng),非會(huì)計(jì)信息未被全部采集;

(二)高度匯總的方式重復(fù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù),難以反映經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的本來(lái)面目;

(三)產(chǎn)生的信息單一,無(wú)法滿足信息用戶多樣化的信息需求;

(四)非實(shí)時(shí)處理導(dǎo)致信息滯后。

二、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制框架

2.1建立健全會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)并加強(qiáng)員工培訓(xùn)

(1)建立健全會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)

每個(gè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)原來(lái)的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,從而適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求,依照會(huì)計(jì)信息的不同形態(tài)可以把會(huì)計(jì)崗位劃分為會(huì)計(jì)核算組、管理組、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行組;同樣也可以按會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)將其劃分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、審核操作、軟件操作、審核記賬、電算審查、電算維護(hù)、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的實(shí)際規(guī)模相匹配,符合企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo),并且應(yīng)按精簡(jiǎn)合理的原則,對(duì)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,并進(jìn)行成本效益分析。

(2)加強(qiáng)員工培訓(xùn)

無(wú)論是在傳統(tǒng)環(huán)境還是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,會(huì)計(jì)信息內(nèi)部控制始終是離不開人的,因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高控制人員的素質(zhì),重視對(duì)人力資源的培訓(xùn)、審核和考評(píng)控制。企業(yè)應(yīng)及時(shí)溝通,上下一致,隨時(shí)把握相關(guān)人員的行為和思想動(dòng)機(jī),只有這樣才能做好內(nèi)控工作。除了領(lǐng)導(dǎo)本身以身作則以外,還應(yīng)做好下面的工作:進(jìn)行職業(yè)道德和業(yè)務(wù)培訓(xùn)(提高原會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和原計(jì)算機(jī)管理人員的會(huì)計(jì)知識(shí));及時(shí)掌握內(nèi)部控制人員思想行為狀況;定期考核,并且實(shí)行崗位輪換制,通過(guò)輪崗發(fā)現(xiàn)存在的舞弊行為。這樣才可以改善因網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)因授權(quán)方式的改變而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制

運(yùn)用信息資源來(lái)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制,當(dāng)前企業(yè)面臨的市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變,每個(gè)部門都面臨著許多外來(lái)或內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是分析和辨認(rèn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)所定目標(biāo)時(shí),可能發(fā)生的危險(xiǎn)并適時(shí)加以處理,管理層必須鑒別和管理這些相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),從而實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。

提高企業(yè)內(nèi)部控制效率和效果的關(guān)鍵是環(huán)境控制和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,隨著經(jīng)濟(jì)全球化,企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越發(fā)激烈,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷提高,其內(nèi)部控制的執(zhí)行也受到很大的影響,對(duì)于內(nèi)部控制的研究不可能脫離其賴以存在的環(huán)境和企業(yè)內(nèi)外部各種風(fēng)險(xiǎn)因素,應(yīng)當(dāng)從環(huán)境因素及其風(fēng)險(xiǎn)的成因入手,對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可能存在的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析和評(píng)估。

2.3利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)增強(qiáng)內(nèi)部控制

控制活動(dòng)是保證管理指令執(zhí)行的程序和政策,是針對(duì)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所涉及的風(fēng)險(xiǎn)而采取的必要的防范措施。除了職責(zé)分離以外,內(nèi)部控制活動(dòng)還包括批準(zhǔn)、審核、授權(quán)、確認(rèn)和復(fù)審等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部控制活動(dòng)包括績(jī)效評(píng)估、實(shí)物控制、信息處理和職責(zé)分工等,企業(yè)應(yīng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)立良好的控制活動(dòng),增強(qiáng)內(nèi)部控制系統(tǒng)的預(yù)防性功能。

(1)良好的控制活動(dòng)

控制活動(dòng)目的在針對(duì)使企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)不能達(dá)成的風(fēng)險(xiǎn)而采取的必要行動(dòng),控制活動(dòng)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用到整個(gè)企業(yè)內(nèi)的所有階層,與各種職能部門包括核準(zhǔn)授權(quán)、復(fù)核營(yíng)業(yè)績(jī)效、驗(yàn)證調(diào)節(jié)、保障資產(chǎn)安全和職務(wù)分工等多種活動(dòng)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)控制活動(dòng)主要包含兩個(gè)要素:政策和程序。政策規(guī)定做什么,程序則使政策產(chǎn)生效果,政策是程序的基礎(chǔ),政策可以書面規(guī)定,也同樣可以只是一個(gè)口頭的指令,不管政策是否做成書面形式都應(yīng)該前后一貫地、徹底地執(zhí)行。

(2)有效利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

由于原始憑證的數(shù)字化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)可以用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)加以解決;由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)可以利用防火墻和防病毒技術(shù)加以阻止;由于授權(quán)方式的改變所造成的風(fēng)險(xiǎn)主要還依賴于員工素質(zhì)的培訓(xùn)和提高。

2.4加強(qiáng)信息交流與溝通

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與控制的過(guò)程中,需要按某種形式辨識(shí)同時(shí)取得來(lái)自企業(yè)內(nèi)部和外部的信息,并且在組織內(nèi)部進(jìn)行溝通,從而使員工清楚地獲取有關(guān)其控制責(zé)任的信息,履行其責(zé)任。

(1)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息交流

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他方面的信息溝通體系的建設(shè),從而保證組織中每個(gè)人都清楚知道自己所承擔(dān)的特定職務(wù),每位員工都了解內(nèi)部控制制度的相關(guān)方面,在控制制度中自己所扮演的角色,所擔(dān)負(fù)的責(zé)任,所負(fù)責(zé)的活動(dòng),這些方面如何生效,個(gè)體工作關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)等。員工要明確企業(yè)的需要,哪種行為是正確的,哪種行為是不對(duì)的,員工必須知道在其履行義務(wù)時(shí)如果有預(yù)料之外的事項(xiàng)發(fā)生,一定要注意該事項(xiàng)本身,另外還對(duì)該事項(xiàng)發(fā)生的原因進(jìn)行分析,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要有向下的、向上的、橫向的以及同外界的信息溝通。

(2)加強(qiáng)企業(yè)與外部關(guān)系人的信息交流與溝通

傳統(tǒng)的工業(yè)環(huán)境下的信息的取得和報(bào)表的提交都比較繁瑣,往往將會(huì)增加企業(yè)付出的成本。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下互聯(lián)網(wǎng)電子商務(wù)廣泛開展,企業(yè)與外界的溝通非常的方便,基本可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交流,對(duì)于許多業(yè)務(wù)的開展提供了良好的契機(jī),加速企業(yè)與供應(yīng)商和購(gòu)貨商以及國(guó)家相關(guān)部門的聯(lián)系。企業(yè)會(huì)計(jì)信息相關(guān)部門應(yīng)利用這些有利條件,加強(qiáng)與外部關(guān)系人的交流,從而為企業(yè)決策提供更豐富和更準(zhǔn)確的信息。

2.5加強(qiáng)監(jiān)督并定期評(píng)估

企業(yè)會(huì)計(jì)信息內(nèi)部控制是持續(xù)不斷的過(guò)程,這個(gè)過(guò)程要通過(guò)大量的制度及活動(dòng)實(shí)現(xiàn)。因此,要確保制度被真正有效地執(zhí)行,內(nèi)部控制保證能夠?qū)π虑闆r做出及時(shí)反應(yīng)等,內(nèi)部控制就必須被實(shí)時(shí)監(jiān)督。監(jiān)督是一種隨著時(shí)間的推移而評(píng)估制度執(zhí)行質(zhì)量檢查的過(guò)程。監(jiān)督可通過(guò)持續(xù)的監(jiān)督活動(dòng)來(lái)完成,也可以通過(guò)進(jìn)行單獨(dú)的評(píng)估來(lái)實(shí)現(xiàn),或兩者同時(shí)在內(nèi)部控制的監(jiān)督過(guò)程有所反應(yīng)。而在這個(gè)過(guò)程中內(nèi)部審計(jì)控制自我評(píng)估發(fā)揮著積極的作用。

(1)積極開展會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的事前審計(jì)

事前審查監(jiān)督可以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的完善與否、是否符合法律和各項(xiàng)規(guī)定等做出評(píng)價(jià),這樣才能保證系統(tǒng)運(yùn)行后的數(shù)據(jù)處理結(jié)果的真實(shí)性和正確性,從而控制和減少舞弊行為的發(fā)生。

(2)定期對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行審計(jì)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)會(huì)計(jì)信息的內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行審查評(píng)價(jià)。這是控制和減少舞弊行為發(fā)生最有效措施。通過(guò)檢查系統(tǒng)內(nèi)部控制的情況,對(duì)實(shí)際執(zhí)行狀況進(jìn)行分析,找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié),提出強(qiáng)化措施,督促相關(guān)單位完善其內(nèi)部控制系統(tǒng)。

(3)開展事后審計(jì)

事后審計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的合法合規(guī)性進(jìn)行及時(shí)全面的評(píng)價(jià),并對(duì)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性進(jìn)行審查,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,防止會(huì)計(jì)信息失真。當(dāng)新的業(yè)務(wù)和信息流程提出后,控制目標(biāo)應(yīng)保持穩(wěn)定,但具體控制措施一定要進(jìn)行改善,從而適應(yīng)新的環(huán)境?？偠灾?內(nèi)部控制程序不能限制新技術(shù)的使用。

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