如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理

張華國(guó)

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而,會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門(mén)學(xué)問(wèn),需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會(huì)計(jì)檔案的定義和內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬薄。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管,而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室,各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員,但未接收會(huì)計(jì)檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案;還有個(gè)別單位由于檔案箱不足,將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中,放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

(二)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘,或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章,會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置,活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面,會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn),沒(méi)有移交清單,沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管,不僅查找非常困難,而且銷毀檔案也不及時(shí),造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多,無(wú)處存放。

三、會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施

(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定,明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位,單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范,在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年,期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。 裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中,必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬,活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出,已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”,與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘,由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào),分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。

(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管,但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管,不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén),其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人,應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起,會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn),會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定,嚴(yán)格審查后,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷,由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中,從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

(六)完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén),除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》,結(jié)合實(shí)際,制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí),交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù),并加蓋公章,清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份

(七)加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際,進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中,將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中,以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

參考文獻(xiàn):

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