淺議供熱工程檔案資料管理

溫燕萍　王　慶

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-0992(2009)10-084-02

摘要：本文寫(xiě)了供熱工程檔案資料的特點(diǎn)、分類及其在工程中的作用和管理意義，從明確各參與方責(zé)任、規(guī)范化收集整理和實(shí)行科學(xué)化管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員的指導(dǎo)等方面提出了加強(qiáng)檔案資料的管理措施，從而為整個(gè)工程項(xiàng)目管理提供保障。

關(guān)鍵詞：供熱工程；檔案資料；管理意義；管理措施

供熱工程檔案資料是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與工程進(jìn)度同步形成的，是從供熱工程立項(xiàng)開(kāi)始直到實(shí)施結(jié)束、竣工驗(yàn)收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計(jì)圖紙、圖表、計(jì)算資料、試驗(yàn)報(bào)告與試驗(yàn)資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱工程檔案資料是直接從科技領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)建設(shè)市場(chǎng)中產(chǎn)生的，屬于重要的科技信息資源，做好它的收錄、管理和使用，使檔案資料達(dá)到全面、完整、規(guī)范、通用，對(duì)于供熱系統(tǒng)設(shè)施的順利進(jìn)行和供熱設(shè)備將來(lái)的維修、改造等都有著十分重要的作用。

一、供熱工程檔案資料的特點(diǎn)

1.復(fù)雜性。供熱工程檔案資料的復(fù)雜性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

(1)形成文件材料的單位多樣性。我們知道供熱工程的實(shí)施會(huì)涉及到規(guī)劃單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、工程質(zhì)量監(jiān)理部門以及政府部門等多個(gè)單位。

(2)文件材料的來(lái)源多樣。主要有實(shí)施過(guò)程中直接形成的文件；對(duì)實(shí)施過(guò)程有直接或間接影響的法律、法規(guī)以及有關(guān)政策，政府有關(guān)部門和各級(jí)地方部門的有關(guān)規(guī)定或其他類似文件；與供熱工程有關(guān)的其他資料。

2.整體性。在一個(gè)供熱工程建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的文件材料是成套的、不可分割的一個(gè)整體，它完整的記錄了規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)管理的全過(guò)程。

除復(fù)雜性與整體性之外，供熱工程檔案資料還具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性、說(shuō)明性、應(yīng)用性和考查性。

二、供熱工程檔案資料的分類

我們可以依據(jù)供熱工程的性質(zhì)，用邏輯劃分的方法對(duì)其進(jìn)行分類。在供熱工程方面，有民用建筑的供熱、工業(yè)建筑的供熱、農(nóng)業(yè)建筑的供熱等。另外，由于項(xiàng)目形成的檔案資料很多，為了方便管理和查閱，可以對(duì)上述類目再進(jìn)行細(xì)分，如民用建筑又可分為住宅建筑、辦公建筑等，工業(yè)建筑又可分為重工業(yè)建筑、輕工業(yè)建筑等。

三、供熱工程檔案資料在工程中的作用

1.供熱工程檔案資料是進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的重要參考。建筑物使用期間，極有可能會(huì)遇到對(duì)供熱設(shè)施進(jìn)行改建、拆除或在其周邊進(jìn)行建設(shè)的情況。這就需要我們翻閱以前的工程資料，查看與該項(xiàng)目有關(guān)的文件，如果檔案資料完整齊全，那么在此基礎(chǔ)上我們進(jìn)行研究、判斷、決策，將有助于我們制定更好的新方案，達(dá)到事半功倍的效果。

2.供熱工程檔案資料是工程項(xiàng)目質(zhì)量的全面反映。供熱工程檔案資料是一種重要的信息資源，它包括供熱系統(tǒng)的設(shè)計(jì)熱負(fù)荷計(jì)算、集中供熱系統(tǒng)及其水力計(jì)算、供熱系統(tǒng)水力工況分析計(jì)算和調(diào)節(jié)控制、熱水供暖系統(tǒng)運(yùn)行調(diào)節(jié)實(shí)行量化管理的節(jié)能技術(shù)、供熱系統(tǒng)的各種熱源形式及主要設(shè)備、供熱管網(wǎng)的敷設(shè)與應(yīng)力計(jì)算等方面的文件資料、計(jì)算資料、圖紙、照片等。它是解決經(jīng)濟(jì)糾紛、工程供熱質(zhì)量事故的重要參考依據(jù)。有了工程檔案資料，我們可以找出哪些地方做的不足，還可以分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因，有針對(duì)性的進(jìn)行糾正，以減少損失。

3.供熱工程檔案資料能有效的提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。供熱工程檔案資料真實(shí)的反映了供熱系統(tǒng)方面建設(shè)的全過(guò)程，在建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題以及工程各方面的要求如設(shè)計(jì)要求、施工要求、設(shè)備質(zhì)量要求等這些被都清楚的記載在資料中，參與方在其負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)做得好與不好，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)很容易被判別出來(lái)。另一方面，資料的記載也會(huì)給各參與方施加一定的壓力，這將有助于工程質(zhì)量的保證與提高，具有非常重要的意義。

四、供熱工程檔案資料的有效管理措施

我們知道工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從該項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)、到施工、驗(yàn)收，檔案一直都處于變動(dòng)的狀態(tài)，直到驗(yàn)收之后，才能穩(wěn)定。正因?yàn)槿绱?，檔案資料的管理才有一定的難度，為了使工程資料的管理更有效，現(xiàn)提出以下管理措施：

(一)明確工程項(xiàng)目各參與方責(zé)任。供熱工程的建設(shè)是一個(gè)多主體參加的復(fù)雜項(xiàng)目，涉及到許多單位，我們應(yīng)明確各個(gè)單位應(yīng)盡的義務(wù)與職責(zé)。

1.建設(shè)單位。建設(shè)單位作為項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)方，必須向有關(guān)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與供熱工程有關(guān)的文件和檔案，并保證這些文件和檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全除此之外，建設(shè)單位還應(yīng)到施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)參與供熱工程建設(shè)的人員宣傳工程檔案資料的重要性，提高他們自覺(jué)保護(hù)資料的意識(shí)。

2.設(shè)計(jì)單位。要根據(jù)設(shè)計(jì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)提交施工圖紙和文件，每份圖紙上還應(yīng)注明圖號(hào)、設(shè)計(jì)人及審核人，還應(yīng)向建設(shè)單位提交整套的設(shè)計(jì)文件目錄。

3.施工單位。準(zhǔn)確的填寫(xiě)施工表格的各項(xiàng)內(nèi)容，并保證其真實(shí)性。并且要及時(shí)的移交竣工圖及其他工程檔案資料，對(duì)其準(zhǔn)確性要負(fù)責(zé)。

4.監(jiān)理單位。監(jiān)督施工單位做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，對(duì)所有的文件資料都要進(jìn)行認(rèn)真的審查，把好質(zhì)量關(guān)。可以說(shuō)監(jiān)理單位在供熱工程檔案資料的編制、核實(shí)過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。

5.檔案資料管理人員。我們知道管理人員負(fù)責(zé)全方面的工作，既包括文件的管理方針、程序、標(biāo)準(zhǔn)，又包括檔案資料系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施等工作。此外，還要協(xié)調(diào)好項(xiàng)目各參與方之間的資料管理工作。

(二)對(duì)供熱工程檔案資料進(jìn)行規(guī)范化收集、整理及使用。供熱工程檔案資料應(yīng)隨基本建設(shè)工程的進(jìn)程及時(shí)收集、及時(shí)整理，并按有關(guān)檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行立卷，使其能準(zhǔn)確、客觀地反映供熱工程自立項(xiàng)起到竣工驗(yàn)收結(jié)束的整個(gè)過(guò)程的真實(shí)情況。

1.供熱工程檔案資料的收集。收集資料是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，收集資料要具有準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性，我們應(yīng)做好各項(xiàng)文件資料、竣工圖紙、更改記錄等方面的收集。在收集資料時(shí)，要進(jìn)行核查取舍，刪除重復(fù)的部分，如發(fā)現(xiàn)記錄有出入，必須找相關(guān)負(fù)責(zé)人問(wèn)明情況。我們要保證工程各個(gè)階段的手續(xù)齊全。

2.供熱工程檔案資料的整理。資料的整理工作非常重要，主要包括兩方面的工作：一是對(duì)資料進(jìn)行分類，二是對(duì)資料進(jìn)行編目。就分類工作而言，如果按照工程項(xiàng)目的建設(shè)類型分，我們可以把它分為民用建筑、工業(yè)建筑、農(nóng)業(yè)建筑的供熱等，如果按照供熱工程的建設(shè)過(guò)程分，我們可以把它分為設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段。采用此種方法，可以將相應(yīng)的資料放在相應(yīng)的位置，便于我們以后的查閱工作。就編目工作而言，我們要對(duì)各個(gè)資料進(jìn)行編號(hào)、排序。在工程竣工、文件收集齊全后，以卡片的形式對(duì)工程的情況及工程進(jìn)展過(guò)程加以著錄。供熱工程檔案資料的整理步驟為：收集、整理、核查、取舍、編寫(xiě)、初審、終審、歸檔成卷。對(duì)于整理工程檔案資料的排序，我們最好以時(shí)間為序，即按照工程前期、工程施工期、試生產(chǎn)期、交付使用期和正常運(yùn)營(yíng)期進(jìn)行排列。

3.供熱工程檔案資料的使用。在使用工程檔案資料時(shí)，我們應(yīng)注意資料的保護(hù)，使用之后一定要放回原位置。并且在使用過(guò)程中，不能隨便在資料上進(jìn)行涂改劃線，要保證資料的完整與準(zhǔn)確。

(三)將供熱工程檔案資料的質(zhì)量監(jiān)控納入監(jiān)理制度之中。監(jiān)理單位不僅要對(duì)施工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督與檢查，還要對(duì)文件資料進(jìn)行檢查。如果我們能把文件、檔案質(zhì)量監(jiān)控納入監(jiān)理制度，并把文件資料作為整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的一部分來(lái)進(jìn)行監(jiān)控，就可以大大促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案質(zhì)量的提高。

(四)實(shí)行科學(xué)化、信息化管理。為了使供熱工程的檔案資料能進(jìn)行有序的管理，保證資料的準(zhǔn)確性以及順利歸檔，建設(shè)單位在項(xiàng)目開(kāi)始前就應(yīng)建立合理科學(xué)的資料管理制度與措施。檔案管理部門要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目各個(gè)階段的所有檔案，并對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的有關(guān)參與方如設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位所提交的文件資料進(jìn)行檢查核實(shí)，對(duì)他們的工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。整個(gè)管理過(guò)程是極其復(fù)雜的，無(wú)論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)帶來(lái)不小的麻煩。為了提高效率和準(zhǔn)確度，建立檔案網(wǎng)絡(luò)就顯得非常重要。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以使過(guò)程簡(jiǎn)單化，也可以使過(guò)程有規(guī)律可循，更重要的是管理工作會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

(五)加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)與指導(dǎo)。供熱工程檔案資料的管理是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，管理人員要有較高的意識(shí)和供熱工程方面的專業(yè)知識(shí)。針對(duì)檔案管理人員水平低的問(wèn)題，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的指導(dǎo)、培訓(xùn)，這樣有助于了解工程的變動(dòng)，掌握工程的所有文件資料，能夠確保資料收集的完整和準(zhǔn)確。

除以上管理措施之外，我們還應(yīng)大力宣傳工程檔案資料管理的重要性，提高各參與方的意識(shí)。并且，還要充分調(diào)動(dòng)有關(guān)參與方的積極性，只有他們主動(dòng)的對(duì)資料加以記錄、整理、提交，我們才能夠更有效的做好下面的工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄭龍武.保證城市集中供熱系統(tǒng)質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題[J].科技信息