淺析計(jì)算機(jī)技術(shù)在縣級醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

向玉蓉

摘要:醫(yī)院檔案是縣級醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的醫(yī)療業(yè)務(wù)和人事管理、后勤服務(wù)的重要資料來源。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是各級醫(yī)院所要面對的新任務(wù)、新課題。現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理逐漸趨向于計(jì)算機(jī)化。本文分析了目前縣級醫(yī)院檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的重要性,檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的基本途徑和方法。

關(guān)鍵詞:檔案管理 縣級醫(yī)院 計(jì)算機(jī)技術(shù) 途徑

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)在在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,各種傳統(tǒng)的工作方式和生活方式都受到前所未有的沖擊。在此新形勢面前,作為縣級醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理工作正面臨一場劃時(shí)代的必然變革。

然而,當(dāng)前縣級醫(yī)院的檔案管理工作,人工操作的工作方式居多,計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用較其他領(lǐng)域仍顯得滯后。目前,隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步,縣級醫(yī)院的檔案信息量不斷增多和檔案信息載體的也日益多樣化,檔案利用更是越來越頻繁。傳統(tǒng)的管理模式和工作方式已越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,因此,縣級醫(yī)院檔案管理中增加計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用,顯得愈來愈重要。

一、縣級醫(yī)院檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的必要性

1.1、縣級醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀,迫切需要提升管理的計(jì)算機(jī)化。近年來,縣級醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化方面雖然做了一些工作,取得了一定成效,但總體來看,現(xiàn)代化程度并不高,計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的普及程度不高,有些單位仍處于比較落后狀態(tài)。主要是管理意識(shí),設(shè)備和技術(shù)方法比較落后,基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況,檔案管理和利用水平較低。解決上述問題的唯一辦法,就是不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備,從手工勞動(dòng)中解脫出來,提高工作效率,完全實(shí)現(xiàn)縣級醫(yī)院檔案管理的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平,從根本上提高檔案管理和利用效率。

1.2、醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展,迫切需要提升檔案管理的科技含量。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化,縣級醫(yī)院的發(fā)展正沐浴著改革的春風(fēng),日新月異。一是檔案的管理的計(jì)算機(jī)化,可以增進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才,而人事工作是做人的工作,只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料,才能合理使用人才,充分發(fā)揮人才的作用,才能確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。二是檔案按管理的計(jì)算機(jī)化,可以提升行政效能建設(shè)步伐和工作效率。眾所周知,檔案管理的計(jì)算機(jī)會(huì)化,將大大提高自身的工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時(shí)可以延長檔案壽命。三是檔案管理的計(jì)算機(jī)化,可以提升檔案管理人員的操作技能。提高效率,檔案管理人員就可以從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來,以充分的精力學(xué)習(xí)研究新的科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí),進(jìn)一步提高科學(xué)管理水平,促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、推進(jìn)縣級醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化的基本途徑

檔案管理的現(xiàn)代化,其核心是管理手段的計(jì)算機(jī)化和保護(hù)技術(shù)的科技化。實(shí)現(xiàn)這兩化,主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備,以及攝像、照相、光盤等新型采集和管理設(shè)備。要加快檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè),從自己多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)中得出,主要要做好以下幾方面的工作。

2.1、更新觀念,領(lǐng)導(dǎo)高度重視。電子計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院檔案信息管理中,關(guān)鍵在院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門主管的積極參與,尤其是在縣級醫(yī)院經(jīng)費(fèi)緊張的前提下,尤其需要領(lǐng)導(dǎo)者思想認(rèn)識(shí)的提高。一個(gè)部門如果沒有一名知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管業(yè)務(wù)工作,檔案管理現(xiàn)代化就是一句空話。尤其是醫(yī)院在檔案管理工作上,要指定專門的主管領(lǐng)導(dǎo),重點(diǎn)抓現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理,在經(jīng)費(fèi)上舍得投入,設(shè)施、設(shè)備上增加,舍得努力把檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要內(nèi)容。只有這樣,才能在縣級醫(yī)院逐步構(gòu)建起檔案信息平臺(tái),提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2、培養(yǎng)人才,配備操作熟手。從目前我院檔案工作人員來看,大部分檔案工作人員都是身兼多職,專職較少,大家對檔案管理知識(shí)比較淺薄,這對檔案管理現(xiàn)代化工作的開展十分不利。要改變這種狀況,簡捷的辦法就是改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu),補(bǔ)充專職人員,適應(yīng)新的檔案管理工作需要,對有發(fā)展前途的年輕同志,加大檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),在短期內(nèi)完成全員上崗培訓(xùn)。要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo),爭取政府和上級部門的支持,加大投入,吸引、培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才,做好人才儲(chǔ)備工作,打好檔案管理工作基礎(chǔ),使醫(yī)院檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階,為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.3、增添設(shè)施,配備好軟硬件。要加快檔案信息化的建設(shè),就要舍得投入財(cái)力,配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件,實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案方便使用者及時(shí)查找、閱讀,既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力,加快了工作效率。同時(shí),利用微機(jī)管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡單,也增加了其保密度。微機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛,由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、主題等目錄,有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng),無論是對醫(yī)院本身查找資料,還是對其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確。所以,縣級醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā),創(chuàng)造條件,力爭全用電子計(jì)算機(jī)管理工具,連成一體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

2.4、創(chuàng)新意識(shí),提高管理水平。一個(gè)縣級醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng),必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者,否則現(xiàn)代化檔案管理無法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中,不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng),還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。醫(yī)院檔案管理,不是各門類檔案簡單集中保管,而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程,是檔案工作人員面臨的新的課題。這就要求檔案工作人員要不斷發(fā)奮工作,刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù),全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

2.5、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),提高管理質(zhì)量。檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置,還包括管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要做到醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依,在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟,從初步收集、整理到最后歸檔、存人微機(jī),都要做到條理清晰、目的明確,保證檔案完整,避免漏失檔案的記載內(nèi)容,系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。編制多種檢索工具是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息的重要手段。從而提高檔案信息利用率,更好地為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)的公眾服務(wù),要多角度層次地為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。

總之,縣級醫(yī)院的檔案管理事關(guān)全縣人民群眾身體健康和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐,以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理不斷提高的要求。

(四川平昌縣人民醫(yī)院)