淺談加強(qiáng)鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

閔曉麗

摘要：提出鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作目前存在的主要問題及加強(qiáng)鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案建議

鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作是推進(jìn)鐵路社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，真實(shí)地記錄了社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)從事社會保險(xiǎn)管理工作的過程，主要包括養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、失業(yè)保險(xiǎn)檔案和工傷保險(xiǎn)檔案，它在社會保險(xiǎn)各項(xiàng)工作中起著至關(guān)重要的作用，是參保職工今后享受社會保險(xiǎn)待遇時(shí)的有效依據(jù)，直接關(guān)系到參保職工的切身利益。

一、鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問題

鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作是從2006年開展起來的，起步晚，不規(guī)范，管理亂，存在諸多問題：

1、沒有健全明晰的社會保險(xiǎn)檔案管理工作機(jī)制。鐵路系統(tǒng)職工的社會保險(xiǎn)檔案管理工作主要落實(shí)在最基層的站段，由于從鐵道部到鐵路局、再到站段沒有一個統(tǒng)一的社會保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，在不同的鐵路局，一個鐵路局內(nèi)不同系統(tǒng)，甚至同一系統(tǒng)的不同站段，社會保險(xiǎn)管理工作分工五花八門，各不相同，有的站段將社會保險(xiǎn)工作中的養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等分割成幾大塊由不同的人員進(jìn)行兼管。多個人員不僅要做好本崗位大量工作同時(shí)又兼管社會保險(xiǎn)中的不同保險(xiǎn)，以至于各自為政，保險(xiǎn)信息不能共享，資源浪費(fèi)，工作重復(fù)，效率低下，最后是職工社會保險(xiǎn)檔案工作這項(xiàng)最繁索、最重要的工作互相推諉、元人管理。有的站段社會保險(xiǎn)工作由專門的人員進(jìn)行管理，這樣雖克服了多頭管理的缺點(diǎn)，但是在具體的工作中管理人員履職不到位，重視不夠，形成目前鐵路社會保險(xiǎn)檔案管理流于形式，應(yīng)付檢查，管理混亂。

2，缺乏適合鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)的專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。我專職從事社會保險(xiǎn)工作。是從廣安工務(wù)段和涪陵工務(wù)段兩個段合并后開始的，當(dāng)時(shí)我的第一件工作就是全面清理兩個段職工的社會保險(xiǎn)檔案，清理中我發(fā)現(xiàn)檔案室設(shè)備陳舊，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，職工的社會保險(xiǎn)檔案有的集中裝在一起，該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，分類、編目、排列完全沒有科學(xué)性，隨意性很大，檔案袋內(nèi)資料陳舊，久不維護(hù)和補(bǔ)充，部份職工的社會保險(xiǎn)檔案根本就沒建立。我決心認(rèn)真清理，規(guī)范管理，可是，當(dāng)我從上級發(fā)放的所有社會保險(xiǎn)文件中查找檔案管理方面的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，只搜索到2006年社保處發(fā)的一份關(guān)于建立職工社會保險(xiǎn)檔案的簡短通知，上面只簡單羅列了保險(xiǎn)檔案里裝資料的內(nèi)容，我無法參照標(biāo)準(zhǔn)，只有借鑒職工人事檔案管理的模式和以往工作經(jīng)驗(yàn)，想當(dāng)然地對職工保險(xiǎn)檔案進(jìn)行了簡單的清理、分類和完善，這不僅不科學(xué)規(guī)范，而且給以后檔案管理帶來很多隱患。鐵路是一個專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)。隨著當(dāng)今社會保險(xiǎn)改革的不斷深入，國家、省、市下發(fā)了許多文件，但至今鐵路尚無一份完整系統(tǒng)的適合鐵路行業(yè)特點(diǎn)的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成鐵路站段社會保險(xiǎn)檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范、亂七八糟，雜亂無序，以至于檔案資料嚴(yán)重流失。

3、檔案管理手段完全不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。鐵路大部份站段社會保險(xiǎn)檔案管理仍然采用的是手工操作、陳舊式管理，管理人員查找某個參保職工的檔案資料時(shí)，常常要翻閱很多檔案袋才能找到，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案里裝入的資料殘缺不全，不能連續(xù)動態(tài)地反映參保職工的各項(xiàng)保險(xiǎn)繳費(fèi)和參保情況，尤其是缺少調(diào)進(jìn)職工調(diào)入時(shí)的保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入資料。另外管理人員檔案業(yè)務(wù)知識貧乏，沒進(jìn)行專門培訓(xùn)，難以切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)和管理職責(zé)，他們只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子就行了，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案管理方面下功夫不夠，這種情況下檔案管理質(zhì)量自然上不去。更重要的是給奮斗在鐵路沿線上偏僻邊遠(yuǎn)、交通極不便利的小站上的職工查詢和了解自己社會保險(xiǎn)繳費(fèi)、變更、待遇支付信息帶來極大的不便，引起部份職工思想上有情緒，影響鐵路的安全生產(chǎn)，完全不適應(yīng)鐵路社會保險(xiǎn)事業(yè)日益發(fā)展的需要。

4、鐵路職工保險(xiǎn)檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。鐵路系統(tǒng)對社會保險(xiǎn)檔案信息的開發(fā)利用及其歷史價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識，檔案管理沒有真正納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。職工的社保檔案不象人事檔案在職工調(diào)進(jìn)調(diào)出，退休時(shí)起著很重要的查證作用，有些站段某些職工退休了，該職工的社保檔案還沒建立，這并不影響管理人員的工作業(yè)績和待遇，參保職工也沒什么反響。檔案管理知識宣傳不到位，部份職工根本不知道自己還有社保檔案，更不知道還可以利用社保檔案維護(hù)自已的利益。經(jīng)費(fèi)上不投入，有些單位甚至沒有專門的檔案柜。從上到下都不重視社會保險(xiǎn)檔案管理，它的作用不大，可有可無，如果管理人員再身兼數(shù)職，工作又多，不斷更換，久而久之，職工社會保險(xiǎn)檔案就成了一堆爛攤子無人問津了。

二、加強(qiáng)鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

針對上述情況，應(yīng)該根據(jù)鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)和鐵路系統(tǒng)社會保險(xiǎn)工作的發(fā)展，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷改進(jìn)和完善鐵路社會保險(xiǎn)檔案工作。建議采取以下措施：

1、充分重視鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理工作。社會保險(xiǎn)檔案是社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展過程中積累的文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料的總和，它反映著社會保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展歷程，是研究社會保險(xiǎn)工作的重要工具，管好社會保險(xiǎn)檔案是社會保險(xiǎn)事業(yè)健康、順利發(fā)展的必然要求。如果檔案管理不當(dāng)，勢必給社會保險(xiǎn)工作造成影響，并直接損害職工切身利益，給今后工作帶來諸多困難。因此，各級社保部門應(yīng)本著對職工負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對歷史和未來負(fù)責(zé)，把管好用好檔案作為發(fā)展社會保險(xiǎn)事業(yè)，取信于社會及公民的大事來抓。積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險(xiǎn)檔案工作的重視與支持，加大人、財(cái)、物的投入，切實(shí)解決社會保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張、保管設(shè)備簡陋等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。同時(shí)加大宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，宣傳社會保險(xiǎn)檔案工作的重要性和相關(guān)的檔案法律法規(guī)，提高每一位鐵路職工的社會保險(xiǎn)檔案意識和檔案法制意識。

2、建立健全管理體制。根據(jù)鐵路社會保險(xiǎn)工作的特點(diǎn)和管理機(jī)制，社會保險(xiǎn)檔案工作必須堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，切實(shí)建立起有人管，有人抓的集中統(tǒng)一管理的社會保險(xiǎn)檔案工作機(jī)制。具體說，一是鐵道部、鐵路局、站段落實(shí)組織機(jī)構(gòu)和人員，成立社會保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，督促、檢查、協(xié)調(diào)解決工作中人、財(cái)、物等方面的實(shí)際問題；二是建立目標(biāo)責(zé)任制，把社會保險(xiǎn)檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任，列入本單位工作規(guī)劃進(jìn)行管理和考核，獎懲嚴(yán)明。三是把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格檢查和考核。以徹底改變檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險(xiǎn)檔案管理體系，充分發(fā)揮社會保險(xiǎn)檔案在構(gòu)建和諧社會中的作用，

3、制定適合鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理特點(diǎn)的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理辦法。有關(guān)部門盡快制定檔案管理準(zhǔn)則，針對社會保險(xiǎn)檔案

的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范。特別是社會保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍、保管期限的劃分和整理要詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格統(tǒng)一。由于社會保險(xiǎn)檔案的價(jià)值特征是以憑證價(jià)值，維護(hù)個人權(quán)益為主，其保管期限宜劃分為永久、長期和短期。參保登記管理方面的材料宜作為永久保管；參保人員信息管理、個人帳戶管理、醫(yī)療管理、審核認(rèn)定及待遇支出管理等方面的材料宜作為長期保管；個人帳戶稽核、清算及相關(guān)證明等材料宜作為短期保管。由于社會保險(xiǎn)檔案的動態(tài)性特征，參保職工的檔案宜以一個人頭為保管單位進(jìn)行整理。每一個保管單位的檔案按歸檔范圍將材料收集齊全，按材料形成時(shí)間的先后順序排列并編號，填寫歸檔文件目錄，然后放在一個袋或夾(盒)內(nèi)，不用裝訂，開口管理，以便隨時(shí)補(bǔ)充新資料，檔號依參保登記號進(jìn)行排列編目。電子檔案應(yīng)于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費(fèi)、支付、變更、清算等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，刻錄到光盤上，進(jìn)行歸檔管理。

4，加快鐵路職工社會保險(xiǎn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。建設(shè)統(tǒng)一的鐵路社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實(shí)現(xiàn)所有社會保險(xiǎn)繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保險(xiǎn)費(fèi)用的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社會保障號就可以查詢到自己的社保繳費(fèi)、個人帳戶、待遇享受等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互。實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此。鐵路社保部門要重視社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

5、定期開辦檔案管理知識培訓(xùn)班，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的鐵路社會保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理人員的系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理一個不容忽視的重要環(huán)節(jié)，它不僅可以提高檔案的管理層次，更重要的是便于信息開發(fā)與利用，有效推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮強(qiáng)《檔案管理》、中國農(nóng)業(yè)出版社，2006-6

[2]侯文若、孔涇源《社會保險(xiǎn)》(第二版)、中國人民大學(xué)出版社