淺談評估中的高職院校系級教學(xué)秘書工作

鄭麗紅　任瑞玲

[摘要]本文對高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估進(jìn)行簡介,分析新評估方案的特點(diǎn)。針對人才培養(yǎng)工作評估,對系級教學(xué)秘書提出新的要求,特別是系級教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力要求?；诖?本文提出相應(yīng)的措施為系級教學(xué)秘書更好地開展工作,從而推動(dòng)評估工作的順利進(jìn)行。

[關(guān)鍵詞]工作評估 教學(xué)秘書工作 措施

一、高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估新方案簡介

教育部下達(dá)了教高[2008]5號文件,頒發(fā)了新的《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》,新方案要求“2008年開始,各地原則上應(yīng)依據(jù)本評估方案開展獨(dú)立設(shè)置的高等職業(yè)院校評估工作?！备叩嚷殬I(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估按照“以服務(wù)為宗旨,以就業(yè)為導(dǎo)向,走產(chǎn)學(xué)結(jié)合發(fā)展道路”的辦學(xué)要求,堅(jiān)持“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的方針,切實(shí)落實(shí)《教育部關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見》(教高〔2006〕16號),保證高等職業(yè)教育基本教學(xué)質(zhì)量,促進(jìn)院校形成自我約束、自我發(fā)展的機(jī)制。開展高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估,旨在促進(jìn)高等職業(yè)院校加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè),深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合的人才培養(yǎng)模式;推動(dòng)教育行政部門完善對高等職業(yè)院校的宏觀管理,逐步形成以學(xué)校為核心、教育行政部門為引導(dǎo)、社會(huì)參與的教學(xué)質(zhì)量保障體系,促進(jìn)我國高等職業(yè)教育持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

和2004年6月的《高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估》相比,新方案除了在評估指導(dǎo)思想和評估目的上有了新的發(fā)展外,在評估原則、評估指標(biāo)體系、實(shí)施方法和評估結(jié)論上都有許多實(shí)質(zhì)性的特點(diǎn)。評估原則的特點(diǎn),是采用學(xué)校自評與專家評估相結(jié)合,靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相結(jié)合,全面了解與重點(diǎn)考察相結(jié)合和評價(jià)與引導(dǎo)相結(jié)合。評估指標(biāo)體系的特點(diǎn)是:采用績效評價(jià)模式,而不是“CIPP”模式;建立了“人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺”,改變了以往專家組進(jìn)校后才開始采集信息、核查數(shù)據(jù)的做法;突出人才培養(yǎng)工作的主要方面,把“領(lǐng)導(dǎo)作用、師資隊(duì)伍、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、特色專業(yè)建設(shè)、教學(xué)管理、社會(huì)評價(jià)”等七個(gè)方面列為主要評估指標(biāo);將新方案指標(biāo)體系的內(nèi)在邏輯設(shè)定為:由結(jié)果判定切入——深入探究成因——做出綜合評價(jià)。實(shí)施方法的特點(diǎn)是:實(shí)施方法可以簡稱為“平臺+考察”,即在對數(shù)據(jù)采集平臺提供的常態(tài)信息進(jìn)行充分分析的基礎(chǔ)上,組織有針對性的現(xiàn)場考察,考察的方法主要是深度訪談、專業(yè)剖析、說課、查閱資料、走訪等。評估結(jié)論的特點(diǎn)是:新方案的結(jié)論只分為“通過”與“暫緩?fù)ㄟ^”兩種,不分優(yōu)、良、合格、不合格等檔次。新的評估方案有突破、有創(chuàng)新,但也不可避免地存在不夠完善、不夠周密的地方,有待在實(shí)踐中不斷豐富與發(fā)展。

二、評估中的系級教學(xué)秘書工作情況

系級教學(xué)秘書工作,任務(wù)多而雜,工作范圍廣;因而對其素質(zhì)要求也相應(yīng)比較高。政治思想要過硬,心理素質(zhì)要穩(wěn),專業(yè)知識要精湛,等等;所以系級教學(xué)秘書應(yīng)具備多方面的工作能力。其實(shí),教學(xué)秘書真是個(gè)“能人”。并且,一旦高等職業(yè)院校進(jìn)入評估期,教學(xué)秘書工作任務(wù)更加繁重,如何做好教學(xué)秘書工作,是門很深的學(xué)問,需要方方面面的細(xì)致工作,才能完成院系二級分配的任務(wù)。

1.系級教學(xué)秘書的工作范圍

系級教學(xué)秘書工作接受院系二級的雙重領(lǐng)導(dǎo),一方面,要根據(jù)教務(wù)處的要求,對系教學(xué)工作進(jìn)行日常規(guī)范管理;另一方面,還要負(fù)責(zé)處理系辦公室的日常事務(wù)。

(1)綜合類。上級部門的文件接收和匯總,系級文件的整理和匯總,系章使用登記,教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行表,制定教學(xué)任務(wù)安排表,期初、期中教學(xué)檢查,教學(xué)文件下達(dá)及歸檔,教學(xué)情況通報(bào),教改教學(xué)會(huì)議記錄等。

(2)教師類。教師檔案,教師進(jìn)修培訓(xùn),教師獲獎(jiǎng)情況,教師職稱,教師論文發(fā)表,教師工作量統(tǒng)計(jì),教學(xué)工作手冊,教案,教師領(lǐng)課和領(lǐng)課統(tǒng)計(jì),教師各學(xué)期考試試卷收集等。

(3)教材類。教材征訂,教材征訂修改表,教研室領(lǐng)取教材統(tǒng)計(jì)等。

(4)學(xué)生類。課程表,調(diào)課表,班級課程匯總表,新生名單和成績單,學(xué)生考勤用表等。

(5)專業(yè)類。新專業(yè)申報(bào)表,教學(xué)和考試大綱,人才培養(yǎng)方案的修訂,精品專業(yè)和精品課程的申報(bào),教學(xué)團(tuán)隊(duì)的申報(bào)等。

(6)考試類。考試安排表,學(xué)生期末成績登記,補(bǔ)考重修統(tǒng)計(jì)登錄,學(xué)生英語四六級考試成績,計(jì)算機(jī)等級考試等。

(7)學(xué)籍類。學(xué)生學(xué)籍管理,學(xué)籍異動(dòng)材料,學(xué)籍處理統(tǒng)計(jì),學(xué)籍檔案,學(xué)生獲獎(jiǎng)材料,學(xué)生處分材料,畢業(yè)生資格審查,畢業(yè)生電子學(xué)籍等。

(8)畢業(yè)生類。畢業(yè)生申報(bào)表,畢業(yè)重修試卷和成績,畢業(yè)生實(shí)習(xí)成績,畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查,畢業(yè)生證書發(fā)放等。

2.系級教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

(1)政治思想品德。目前,很多高校招聘教學(xué)秘書時(shí),一般要求是黨員,具有一定的道理。沒有一定的政治理論,會(huì)出亂子,系級教學(xué)秘書能夠接觸到各個(gè)階層,能夠觀察到變化,是上級領(lǐng)導(dǎo)的眼睛。

(2)心理素質(zhì)。只有良好穩(wěn)定的心理素質(zhì),才能運(yùn)籌帷幄,處事不亂,才能忍耐各種心理壓力。要加強(qiáng)情緒修養(yǎng),學(xué)會(huì)自覺制怒,擺脫苦惱,消釋牢騷的方法,克服不良情緒對工作的消極影響。

(3)專業(yè)知識。因?yàn)橐龊帽鞠档臉I(yè)務(wù)工作,最好是本系專業(yè)出身。這樣,能對本系的課程設(shè)置安排會(huì)更妥善。另外,現(xiàn)在是信息化時(shí)代,必須很熟練地操作計(jì)算機(jī)。

3.系級教學(xué)秘書的能力要求

(1)協(xié)調(diào)與溝通能力。主要是同院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院各部門、本系教師、本系學(xué)生溝通和協(xié)調(diào)。

(2)檔案處理能力。能夠很好地保存原始資料,分門別類。

(3)信息處理的能力。信息處理,是指能夠根據(jù)收集到的信息提煉出處理問題的最好方法,比如,統(tǒng)籌法;還能在信息處理中分清主次、輕重、緩急;能夠很好地利用電腦進(jìn)行處理信息,靈活運(yùn)用表格的作用。

(4)人際關(guān)系的處理能力。建立良好的人際關(guān)系,讓人際關(guān)系為我所用。建立良好的人際關(guān)系有助于提高處理業(yè)務(wù)的效率。

三、評估中提高系級教學(xué)秘書工作的措施

首先,系級教學(xué)秘書感覺一個(gè)字“忙”,系級教學(xué)秘書要接受學(xué)院教務(wù)處和系主任的領(lǐng)導(dǎo),又要為師生服務(wù),為教師的授課和本系學(xué)生學(xué)習(xí)服務(wù)。第二個(gè)字“雜”,事情五花八門,面面俱到。第三個(gè)字“重”,評估一到,教學(xué)秘書的任務(wù)更加繁重。系級教學(xué)秘書在繁重的工作壓力下,自身需要加倍的工作外,更需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和系領(lǐng)導(dǎo)的人文關(guān)懷和實(shí)際幫助。

1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和系領(lǐng)導(dǎo)的重視

首先,是學(xué)院和系領(lǐng)導(dǎo)要正視和認(rèn)可系級教學(xué)秘書工作的繁重,沒有學(xué)院和系領(lǐng)導(dǎo)的支持,教學(xué)秘書難于開展工作。其次,學(xué)院和系領(lǐng)導(dǎo)還要有一定的激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性和熱情。

2.教學(xué)管理制度化

學(xué)院在教學(xué)管理方面,更多采用信息化管理,提高效率。

3.提高教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)

專業(yè)知識不好,很難說能做好系級教學(xué)秘書工作。

4.提高教學(xué)秘書的管理水平

加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn),教他們?nèi)绾胃霉ぷ鳌?/p>

5.給予政策導(dǎo)向

進(jìn)行合理的教學(xué)秘書人員流動(dòng),教學(xué)秘書可以作為專業(yè)的儲(chǔ)備人才,在新專業(yè)上馬之后,可以先安排教學(xué)秘書向教師方向轉(zhuǎn)變。

6.做好教學(xué)秘書的心理工作

教育教學(xué)秘書要熱愛這份工作,讓他們保持良好的工作狀態(tài),多給他們參觀機(jī)會(huì),讓他們自我調(diào)整放松。當(dāng)然,教學(xué)秘書在工作中必須學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心態(tài),克服不良情緒。

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