基于工作流的電力企業(yè)經(jīng)營管理

方　蕾　許建鳳

【摘 要】 文中從介紹工作流的概念入手,分析了引入工作流的必要性、典型的工作流介紹及工作流實(shí)例分析,在此基礎(chǔ)上,針對電力特點(diǎn),介紹了工作流在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用前景。企業(yè)信息管理系統(tǒng);生產(chǎn)管理系統(tǒng);供應(yīng)鏈(SCM)系統(tǒng);客戶關(guān)系管理(CRM);電子商務(wù);業(yè)務(wù)流程重組(BPR);建立以工作流管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的平臺,可以實(shí)現(xiàn)方便、快捷、靈活的系統(tǒng)集成。

【關(guān)鍵詞】 工作流;電力企業(yè);經(jīng)營管理

工作流管理聯(lián)盟對工作流的定義為,工作流是“業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動化”,其基本思想:正確的用戶,以正確的角色,在正確的時(shí)間,按正確的順序,對處于正確環(huán)節(jié)中的正確任務(wù)進(jìn)行正確的操作,并對業(yè)務(wù)全程進(jìn)行完全控制,實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程可控、在控的閉環(huán)管理。

經(jīng)營,是指電力企業(yè)為實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目標(biāo)所開展的一切經(jīng)濟(jì)活動,它包括企業(yè)產(chǎn)、供、銷的全部內(nèi)容。所謂經(jīng)營管理,就是對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動,進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。

電力企業(yè)經(jīng)營管理的工作重點(diǎn)是協(xié)調(diào)各種資源,保障設(shè)備的良好運(yùn)行狀態(tài),使發(fā)電能力自始至終滿足電網(wǎng)的需求,并將運(yùn)營、維修及能源消耗等方面的費(fèi)用盡可能地降低。完成上述任務(wù)涉及到多學(xué)科的交叉綜合,需要豐富的電力企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn),同時(shí)要用科學(xué)的理論及先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)管理自動化。計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)就是一種強(qiáng)有力的綜合自動化工具,它使企業(yè)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。系統(tǒng)對企業(yè)的自動化管理實(shí)質(zhì)上是用工作流技術(shù)監(jiān)督、控制和協(xié)調(diào)管理過程,并對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解,對信息流程,以及資源的利用和投入進(jìn)行預(yù)先跟蹤。詳細(xì)地分析和合理地組織工作流,對提高管理過程的效率起關(guān)鍵性作用,從而增加了電廠在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的競爭能力。工作流可以認(rèn)為是管理過程自動化的理論基礎(chǔ)。本文擬對工作流及工作流在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用進(jìn)行介紹,并對一個(gè)管理流程實(shí)例進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、引入工作流技術(shù)的必要性

電力企業(yè)許多基礎(chǔ)和關(guān)鍵性數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和管理是一個(gè)涉及多部門,需要多人協(xié)同工作的復(fù)雜的工作流程。如電力企業(yè)中常見的缺陷管理、停電申請、新設(shè)備投運(yùn)、工作票和操作票簽發(fā)等,這些數(shù)據(jù)只有在特定的工作環(huán)節(jié)中,依照預(yù)定的信息流向流轉(zhuǎn)完畢后才能成為真正合法的原始數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)為系統(tǒng)其它模塊共享。用戶希望MIS不僅能夠解決獨(dú)立環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)問題,而且能把這些環(huán)節(jié)串聯(lián)起來,使一個(gè)環(huán)節(jié)所做的工作能夠自動被下一個(gè)環(huán)節(jié)所利用。

應(yīng)用工作流技術(shù),可以為企業(yè)的經(jīng)營管理提供這些方面的支持:1、提供方便靈活的流程定義工具;2、按照既定的業(yè)務(wù)規(guī)則管理和監(jiān)督業(yè)務(wù)的運(yùn)行;3、及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)瓶頸,并進(jìn)行有效疏導(dǎo)或改善業(yè)務(wù)流程;4、提高工作效率,有效縮短業(yè)務(wù)處理周期;5、避免傳統(tǒng)處理方式中的隨意性造成業(yè)務(wù)流程混亂;6、減少或避免人為因素造成的原則性錯(cuò)誤及由此帶來的損失;7、增強(qiáng)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的協(xié)作能力,使業(yè)務(wù)運(yùn)做更加順暢;8、有利于業(yè)務(wù)的評估和業(yè)績考核;9、新員工可以迅速適應(yīng)本職工作;10、效率的業(yè)務(wù)處理有助于提高客戶服務(wù)水平和企業(yè)競爭能力;11、由于業(yè)務(wù)處理主要由業(yè)務(wù)人員自行處理,并且業(yè)務(wù)的管理由工作流服務(wù)器承擔(dān),各業(yè)務(wù)主管將從以前大量的事務(wù)中解放出來,將主要精力用于更重要的事情;12、為幫助企業(yè)適應(yīng)新形勢而進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組提供有效的分析手段和技術(shù)支持;13、與ERP的業(yè)務(wù)功能進(jìn)行有效地集成,使ERP的應(yīng)用具有更強(qiáng)的靈活性。

二、典型工作流介紹

文檔(包括圖片、動畫、映像等)的傳送是信息管理中主要手段之一,在電力企業(yè)管理中,文檔管理主要存在以下工作流程。

1、外部協(xié)調(diào)

(1)收文管理流:負(fù)責(zé)描述上級來文(包括通知、批復(fù)、計(jì)劃、便函、簡報(bào)等),以及外單位來文的流轉(zhuǎn)過程。

(2)發(fā)文管理流(外部發(fā)文):負(fù)責(zé)描述對外公文(請示、報(bào)告、申請)的擬稿、審核簽發(fā)等流轉(zhuǎn)過程。

(3)信訪管理流:負(fù)責(zé)描述來人訪問、來信或上級轉(zhuǎn)信的流轉(zhuǎn)過程。

2、縱向協(xié)調(diào)

(1)發(fā)文管理流(內(nèi)部發(fā)文):負(fù)責(zé)描述內(nèi)部公文的擬稿、審核等流轉(zhuǎn)過程。

(2)計(jì)劃管理流:負(fù)責(zé)描述各分場、科室計(jì)劃的制定、審批等流轉(zhuǎn)過程。

(3)安全管理流:負(fù)責(zé)描述違章、缺陷的登記、解決等流轉(zhuǎn)過程。

3、橫向協(xié)調(diào)

(1)檔案管理流:負(fù)責(zé)描述各類文檔的歸檔登記、借閱審批等流轉(zhuǎn)過程。

(2)會議管理流:負(fù)責(zé)描述會議通知、會議紀(jì)要等流轉(zhuǎn)過程。

(3)設(shè)備管理流:主要描述設(shè)備的日常管理工作,包括設(shè)備的申領(lǐng)、審批等流轉(zhuǎn)過程。

(4)燃料管理流:負(fù)責(zé)描述燃料的驗(yàn)收、核對、化驗(yàn)等流轉(zhuǎn)過程。

由此可見,電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中存在著多種工作流,這些流程的集合構(gòu)成了企業(yè)管理的核心內(nèi)容。通過對這些流程的分析建模,實(shí)現(xiàn)各自的自動化就可以實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理的自動化目標(biāo)。

三、工作流實(shí)例分析

下面以其中較簡單的工程設(shè)計(jì)書審批流程為倒來說明基于工作流的開發(fā)要求。

一個(gè)工程設(shè)計(jì)書首先由工程主辦單位進(jìn)行設(shè)計(jì),經(jīng)過生技部門、審計(jì)部門、計(jì)劃部門、總工程師、分管副局長層層審批。其中從審計(jì)部門開始的每環(huán)節(jié)都可以回退到生技環(huán)節(jié),由生技環(huán)節(jié)再向前一環(huán)節(jié)回退。在整個(gè)流程結(jié)束后,按照有關(guān)規(guī)則自動編制工程編號,并分發(fā)給流程中各環(huán)節(jié)。

從工作流管理系統(tǒng)的分類來看,這里采用的工作流管理系統(tǒng)屬于協(xié)作型工作流系統(tǒng)。對其要求為:首先要具有開放性的系統(tǒng)結(jié)構(gòu),如基于Internet/Intranet的體系結(jié)構(gòu)。開放性的開發(fā)技術(shù),如JAVA、JSP開發(fā)技術(shù)。支持多種web服務(wù)器。開放性的接口技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的進(jìn)步擴(kuò)展以及與第二方應(yīng)用的集成。其次,能夠提供圖形化的流程定制工具和豐富的工作流處理功能,能夠快捷地生成各種工作流流程,保證工程設(shè)計(jì)書能夠及剛、準(zhǔn)確地在企業(yè)各個(gè)部門得到流轉(zhuǎn)。最后在業(yè)務(wù)層面上,要使企業(yè)管理部門能夠?qū)α鞒讨械拿恳徊竭M(jìn)行監(jiān)控。以加強(qiáng)內(nèi)部考核。

四、在電力企業(yè)應(yīng)用前景

工作流技術(shù)在電力企業(yè)中具有廣闊的用前景,工作流技術(shù)可以在以下的一些應(yīng)用領(lǐng)域得到應(yīng)用并發(fā)揮重要作用。

1、企業(yè)信息管理系統(tǒng)

在企業(yè)內(nèi)部,各類信息管理系統(tǒng)的流程處理系統(tǒng)都是工作流的應(yīng)用范疇,通過工作流系統(tǒng),企業(yè)的業(yè)務(wù)流程將得到極大的自動化,企業(yè)的運(yùn)行效率將得到很大的提高。

(1)生產(chǎn)管理系統(tǒng):電力生產(chǎn)管理系統(tǒng)中的缺陷管理、工作票、操作票、征訂單、停役申請、固定資產(chǎn)管理等存在大量的流程,通過使用工作流技術(shù)可以使這些流程規(guī)范化,并有機(jī)的結(jié)合起來。

(2)供應(yīng)鏈(SCM)系統(tǒng):通過使用工作流,把電力企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和外部業(yè)務(wù)流程(供應(yīng)商)有機(jī)的整合在一起,使得電力企業(yè)在計(jì)劃、生產(chǎn)和銷售上成為有機(jī)的結(jié)合在一起。

(3)客戶關(guān)系管理(CRM):CRM是現(xiàn)代企業(yè)最重視的一個(gè)系統(tǒng),通過CRM把電力企業(yè)與客戶聯(lián)系了起來,工作流在這一領(lǐng)域的運(yùn)用,將極大地改善客戶服務(wù)的質(zhì)量,為客戶提供即時(shí)地個(gè)性化的服務(wù)。

2、電子商務(wù)

電子商務(wù)是深化電力體制改革、改善電力營銷體系、降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提高企業(yè)市場競爭力的必由之路,是企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)主要目標(biāo)。

在B2C的應(yīng)用中,大量的用戶通過網(wǎng)站上網(wǎng)請求服務(wù)(如申請安裝一戶一表等)、支付費(fèi)用,電力企業(yè)為了謀取更大的利潤,提供更好的個(gè)性服務(wù)和內(nèi)部業(yè)務(wù)更好地配臺,需要對不同種類的大量用戶需求用不同種類流程,及時(shí)作出響應(yīng),工作流系統(tǒng)滿足了這種需要及時(shí)處理大量個(gè)性化用戶的需求。

在B2B應(yīng)用中(如電力設(shè)備采購等),通過工作流把企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程有機(jī)地集成起來,使得企業(yè)與企業(yè)之間的業(yè)務(wù)往來暢通無阻,并在企業(yè)內(nèi)部得到及時(shí)有效的處理,做到零庫存,按需生產(chǎn)和服務(wù)。不同企業(yè)有不同情況,這種業(yè)務(wù)流程千差萬別,這恰是工作流的用武之地,能夠快速地開發(fā)具有很大靈活性的應(yīng)用系統(tǒng)。

3、業(yè)務(wù)流程重組(BPR)

BPR強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)、對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計(jì),工作流作為業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)類核心產(chǎn)品,為業(yè)務(wù)流程重組提供信息管理基礎(chǔ)。

4、企業(yè)應(yīng)用集成

建立以工作流管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的平臺,可以實(shí)現(xiàn)方便、快捷、靈活的系統(tǒng)集成。

五、結(jié)語

實(shí)踐證明,采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化,減少失誤與重復(fù)勞動,縮短辦理周期,提供過程優(yōu)化的依據(jù),從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。此外,通過工作流還可以改進(jìn)管理。因?yàn)楫?dāng)業(yè)務(wù)按既定流程進(jìn)行時(shí),可以得到進(jìn)一步關(guān)于管理的信息,可以知道每一個(gè)步驟的效率,可以知道業(yè)務(wù)瓶頸在那里,也提供了那些環(huán)節(jié)可以得到進(jìn)一步改進(jìn)等信息。

當(dāng)然,自動化的實(shí)現(xiàn)還要求人的積極參與和有效規(guī)范的管理模式,這對于人員素質(zhì)和現(xiàn)代企業(yè)管理提出了新的挑戰(zhàn)。

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【作者簡介】

方蕾(1976-)女,碩士,浙江工業(yè)大學(xué)之江學(xué)院信息工程分院實(shí)驗(yàn)師.