借助網絡平臺實現(xiàn)固定資產信息的網絡化管理

萬海燕

【摘 要】 隨著高校辦學規(guī)模和水平的不斷擴大和提高,高校固定資產的投入快速增長。在新形勢下如何對高校固定資產進行合理配置、有效使用、確保其安全與完整,已成為一個重要課題。本文針對目前高校固定資產管理的現(xiàn)狀,提出借助網絡平臺建立全校固定資產信息管理網絡系統(tǒng),這是解決高校固定資產管理問題的關鍵所在。

【關鍵詞】 高校; 固定資產; 信息網絡化; 管理

高校固定資產是保證學校正常教學、科研、管理等工作順利進行的物質基礎,是衡量高校辦學綜合實力及其規(guī)模的重要標準。近年來,高校辦學規(guī)模日益擴大,“一校多區(qū)型”高校發(fā)展迅速,高校固定資產管理工作面臨著固定資產規(guī)模擴大、辦學層次提升、校區(qū)數量增加、學科布局調整等新情況、新問題,傳統(tǒng)的管理理念和手工、半手工操作的管理方式已經無法適應高校教育現(xiàn)代化的要求,借助網絡平臺,實現(xiàn)固定資產信息網絡化管理已是當務之急。

一、高校固定資產管理的現(xiàn)狀

(一)固定資產管理意識淡薄,缺乏統(tǒng)一協(xié)調的管理機制

目前,大多數高校在資產管理方面實行的是賬務分管的原則以及資產分類歸口管理的多頭管理模式。設備管理部門管理教學、科研設備;后勤部門管理土地、房屋、建筑物、一般設備;圖書館管理圖書、雜志;財務部門負責固定資產價值賬的核算。各資產管理部門、職能部門各有自己的資產管理系統(tǒng)。各職能部門分別由不同校領導分管,學校的固定資產管理缺乏統(tǒng)一領導,沒有一個綜合協(xié)調的部門對固定資產統(tǒng)籌負責。由于缺乏科學、有效的管理體制,固定資產管理松懈與無序,導致數據出現(xiàn)遺漏或重復申報時不易發(fā)現(xiàn)、數據分散、難以統(tǒng)一,有些資產被交叉管理或無人管理,甚至資產發(fā)生問題時有職能部門相互推諉的現(xiàn)象。

(二)固定資產利用率低下,缺乏統(tǒng)一、協(xié)調的調配使用機制

我國高校購置固定資產的經費主要來源于財政撥款,而政府撥款的無償性容易產生固定資產投入的盲目性,人們對固定資產缺乏成本效益觀念。在高校內部,各院系從方便使用等自己的利益出發(fā),追求小而全的模式,不愿共享,造成固定資產的重復購置。管理部門缺少從內部調劑或挖潛考慮的思路,加上高校的資產信息無法共享,沒有有效的資源共享機制和效益評估機制,往往使一校之內相同或相近功能和用途的儀器設備大量重復購置,特別是教學、科研用的大型精密儀器設備。在高新技術發(fā)展速度較快的情況下,儀器設備淘汰更新快,如果不提高早期使用率,就會造成隱形浪費,導致固定資產的利用率低下。

(三)固定資產信息反映滯后,缺乏規(guī)范的資產管理理念

高校固定資產種類繁多,分布廣泛,而且數量巨大。固定資產入賬、銷賬、調賬都是靠兼職的資產管理員申報給資產歸口管理部門人員中完成的。由于各使用部門的資產管理員都是兼職,再加上“一校多區(qū)型”的辦學特點,經常是集中一批到管理部門申報一次,導致學校的固定資產管理數據庫不能及時、準確地反映學校資產的總體狀況。兼職資產管理員素質參差不齊,提供的固定資產信息的準確性與完整性得不到保證。一次集中大量的數據錄入,容易發(fā)生信息錄入出錯,造成賬面信息與實物信息相差甚遠。很多資產的使用人和放置地點經常變動,資產歸口管理部門無法及時掌握資產變動的信息,隨著時間的推移,造成家底不清。

二、高校固定資產信息網絡化管理的內涵

固定資產信息網絡化管理就是應用計算機及網絡技術,建立全校固定資產管理信息網絡系統(tǒng),對固定資產從計劃、購置、驗收、使用、調配到毀損報廢整個壽命周期實行實時控制和動態(tài)控制,全面掌握固定資產的存量、結構、效用和狀態(tài),實現(xiàn)資產管理與預算管理相結合、資產管理與財務管理相結合、實物管理與價值管理相結合的固定資產管理機制。固定資產信息網絡化管理的實現(xiàn)將有利于健全管理制度,明確管理責任;有利于減少重復投資,重復建設,降低固定資產的流失;有利于提高資金的利用率,提高固定資產的使用效能,甚至提高工作人員的工作技能。

三、實現(xiàn)高校固定資產信息網絡化管理的成效

(一)數據規(guī)范

“統(tǒng)一系統(tǒng)、分級管理、一單到底”的管理,嚴格控制了固定資產從原始數據錄入、資產變動管理、資產處置管理的流程。固定資產信息錄入必須按要求規(guī)范填寫,否則不能進入到下一步操作——提交歸口管理部門和財務部門管理審核。由設備管理員親自錄入資產信息,責任明確,提高了資產信息的準確性、完整性、及時性,增強了設備管理員的責任感,提高了管理水平。統(tǒng)一的數據庫避免了數據的重復錄入,保證了數據的唯一性。

(二)責任明確

固定資產信息網絡化管理是多層次的管理,具有很強的透明度的信息系統(tǒng)上清楚地記載著每筆資產從申購、采購、驗收、記賬到付款的每個環(huán)節(jié),且明確了各個環(huán)節(jié)的責任人,如資產的采購人、領用人、制單人、使用狀況、存放地點等相關信息。一旦出錯就能查出癥結所在,明確了責任,增強了部門負責人和管理人員的責任意識。固定資產信息網絡化管理的實現(xiàn)將保證人人都管物、物物有人管,每位教職工都對所使用的資產承擔責任,確保了固定資產的安全、完整。

(三)資源共享

在網絡環(huán)境下,財務部門、資產管理部門與各保管使用部門之間的信息交流變得更便捷、通暢,固定資產數據實現(xiàn)了實時管理和共享。讓學校的每位教職工都能隨時從網絡中查詢學校固定資產的使用狀況、構成比例等信息,對資產的管理進行有效的監(jiān)督。這樣,有利于打破固定資產的所有權和使用權合為一體的現(xiàn)象,有利于固定資產的合理流動,減少固定資產重復購置、大量閑置、使用效率低下等情況的發(fā)生,也為校領導和管理部門做決策提供了客觀、準確、實時的依據。

(四)提高效率

實現(xiàn)固定資產信息網絡化管理,多用戶可通過校園網同時登陸,進行固定資產信息操作,改變了過去集中在學期末或年末到歸口管理部門辦理資產報增、變更、報廢等登記做賬的現(xiàn)象。所購物資到位后,各部門資產管理員可以在網頁上直接進行操作,并由系統(tǒng)自動生成相關單據,確保了資產信息的實時性,減少了工作環(huán)節(jié),縮短了工作周期,也減輕了資產歸口管理部門人員的工作量。通過信息網絡化管理,財務部門與資產部門可以進行實時對賬,有利于減少實物賬與財務價值賬的差異,免去了年底對成堆數據進行核對的麻煩。

四、構建高校固定資產信息網絡化管理體系

建立和健全固定資產各項管理制度是實現(xiàn)固定資產管理規(guī)范化、流程化、網絡化的前提,其核心是嚴格控制管理過程中的每一個環(huán)節(jié),規(guī)范固定資產管理的整個流程。根據學校教學、科研、管理等工作的需要,建立和完善固定資產的申購、審批、購置、驗收、賬務處理、使用與維修、借用與報廢、損壞與丟失賠償等各個環(huán)節(jié)的制度,形成資產管理制度體系。通過建立固定資產網絡平臺,實現(xiàn)固定資產管理部門與財務部門和各使用部門的對接,對所有固定資產實行全程動態(tài)管理和實時監(jiān)控。下面介紹基于信息網絡化的固定資產管理工作流程:

(一)申請

各使用部門根據學校發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設置、學校建設、科研工作及行政管理等需要,合理編報本部門的年度固定資產申請計劃,并提供詳細的品名、規(guī)格、型號、產地、廠商、數量、功能用途、資金預算等信息。各部門通過校園網平臺向資產管理部門提交固定資產采購申請。

(二)審批

資產管理部門通過資產信息管理系統(tǒng)查詢申請部門同類設備的使用情況和全校是否有滿足要求的閑置設備,匯總初審后報主管校領導審核,資產管理部門匯總主管校領導對計劃的審核意見后,根據輕重緩急制訂采購計劃,并傳送給各使用部門。

(三)購置

資產管理部門根據校內預算分配方案,明細采購計劃,嚴格按照相關的招標采購管理規(guī)定組織采購。

(四)驗收登記

商品到達指定地點后,由資產管理部門依據學校規(guī)定組織或指定專人負責,辦理驗收手續(xù)并填寫接貨驗收單或驗收報告。資產管理部門授權使用部門指定的專職管理員在固定資產信息管理平臺上根據發(fā)票和接貨驗收單或驗收報告真實、準確、完整地將購入的固定資產信息逐項錄入,并上傳固定資產卡片信息。

(五)賬務管理

資產管理部門根據審批后的采購計劃進行審核,審核通過后,保存信息,形成固定資產編號及驗收單號。專職管理員打印出固定資產標簽及簽字處空白的固定資產驗收建賬單。

(六)付款

資產管理部門采購人員攜帶簽字發(fā)票及固定資產驗收建賬單等到財務部門辦理付款手續(xù),會計人員審核發(fā)票和固定資產驗收單等票據,準確無誤后,通過國庫集中支付平臺付款,制證時在備注欄內錄入固定資產驗收建賬單號,以便與資產管理部門進行實時對賬。

(七)維修

資產管理部門每年擬定學校專項維修經費額度,組織編報固定資產年度維修計劃,經主管校長批準后組織實施。處于質保期內的固定資產由使用人直接聯(lián)系廠家維修。對已過保修期的固定資產的維修可采取分類外包給專業(yè)的設備維修公司的方式,以減少固定資產的維修費用并延長固定資產的使用壽命。單臺(件)維修費在1 000元以上或批量維修費在5 000元以上,或10萬元以上的大型、精密資產,由使用部門填寫“固定資產報廢申請單”,通過固定資產信息管理平臺報資產管理部門審批。

(八)調撥

各使用部門對閑置、多余、積壓、淘汰的固定資產和人員調動引起的資產變動應及時進行調劑、調撥,由專職管理員填寫“調撥審批單”,上傳資產管理部門批準后,及時進行賬務處理,保證賬物相符。

(九)報廢

固定資產的報廢先由使用部門提交報廢申請,資產管理部門按國家的有關規(guī)定,嚴格履行鑒定及審批手續(xù),報廢單價在5萬元以下的固定資產,由使用部門組織鑒定,并填寫“固定資產報廢審批表”,報主管部門批準;報廢單價在5萬元以上的固定資產,管理部門須組織專家組進行技術鑒定,由使用部門填寫“報廢審批表”和“固定資產報廢技術鑒定表”報主管校長批準,填制“固定資產報廢單”,辦理資產注銷手續(xù)。

五、結束語

高校實行固定資產信息網絡化管理,可以進一步理順資產管理部門的職能關系,明確管理責任,建立新型的固定資產管理機制,確保固定資產安全與完整,全面掌握固定資產的存量、結構、效用和狀態(tài),實現(xiàn)固定資產資源的優(yōu)化組合和合理配置,使固定資產管理工作呈現(xiàn)高效率、現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展態(tài)勢?！?/p>

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