高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理的新問題

蔣業(yè)香

【摘 要】 本文剖析了高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理中存在的新問題以及產(chǎn)生這些問題的主要原因,提出了科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理創(chuàng)新的舉措,為改進(jìn)與加強(qiáng)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理提供了新的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】 高?？蒲? 財務(wù)管理; 問題與對策

隨著高?？蒲泄ぷ鞯牟粩嗉訌?qiáng),科研經(jīng)費(fèi)來源趨于多元化,經(jīng)費(fèi)數(shù)額也大幅上升,已成為高校資金的重要組成部分?？蒲薪?jīng)費(fèi)的財務(wù)管理是高?？蒲泄芾淼幕A(chǔ)工作,用活用好科研經(jīng)費(fèi)對高?？蒲泄ぷ鞯拈_展非常重要。但是,目前高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的財務(wù)管理中存在一些亟待解決的新問題。

一、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理的新問題

(一)科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理體制不夠嚴(yán)謹(jǐn)

1.科研經(jīng)費(fèi)成本核算缺位?？蒲谐杀緫?yīng)包括與科研活動有關(guān)的學(xué)校公共資源(如圖書館等)、水、電等的使用費(fèi),科研用房、儀器設(shè)備等的折舊費(fèi),科研人員的薪水、福利等的支出費(fèi)。多數(shù)高校在科研經(jīng)費(fèi)到賬后,只提取少量的管理費(fèi),有的甚至不提管理費(fèi)。原應(yīng)進(jìn)入科研成本的支出,往往是從教學(xué)事業(yè)費(fèi)中列支,這樣使多數(shù)科研人員誤以為科研經(jīng)費(fèi)全部屬于個人所有。

2.科研經(jīng)費(fèi)支出控制不嚴(yán)?？蒲许椖恐械牟唾M(fèi)、日用品支出、禮品支出占的比重較大,有的超過50%。科研報銷單據(jù)中所列的明細(xì)賬與實(shí)際情況不符,經(jīng)常出現(xiàn)種種違規(guī)現(xiàn)象,如發(fā)票開具時間與科研活動時間不一致,常把立項之前的舊發(fā)票拿來報銷;使用票據(jù)不規(guī)范,利用虛假發(fā)票套取科研經(jīng)費(fèi);有的編造假名單套取勞務(wù)費(fèi)。

(二)科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理制度不夠健全

1.對科研經(jīng)費(fèi)支出缺乏應(yīng)有的監(jiān)控。對這種特殊的專項資金,計財處難以對本校每年申報的科研項目的信息資料進(jìn)行收集整理,難以對科研課題經(jīng)費(fèi)支出的情況、結(jié)題成果推廣運(yùn)用的效益進(jìn)行分析,更談不上參與科研前期、中期、后期的管理工作,所以容易造成計財處與科技處“兩張皮”,經(jīng)常出現(xiàn)科研項目尚未結(jié)題,科研經(jīng)費(fèi)已用完的現(xiàn)象,而科技處對此又難以監(jiān)控。

2.對科研結(jié)余資金的處理缺乏規(guī)章。因諸多原因科研工作實(shí)際已經(jīng)終止,上級撥入的經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)了“掛空”現(xiàn)象。經(jīng)常出現(xiàn)將掛空經(jīng)費(fèi)挪作它用,甚至挪作私用。某些課題完成后,往往還有相當(dāng)多的結(jié)余資金。按照“結(jié)余留用”原則,便成了課題組的自有資金,使用的隨意性很大。由于缺乏明確的時間限制,常常出現(xiàn)“馬拉松”式的報銷問題。

(三)科研固定資產(chǎn)管理不夠規(guī)范

1.科研資產(chǎn)購置明顯不足。不少科研人員、院所部門領(lǐng)導(dǎo),缺乏可持續(xù)性科研眼光,往往將科研經(jīng)費(fèi)用于其他方面,預(yù)留購置資產(chǎn)嚴(yán)重不足。

2.科研資產(chǎn)流失比較嚴(yán)重。一方面,高校科研經(jīng)費(fèi)購置固定資產(chǎn)的管理,名義上存在著科技處、院所、計財處等齊抓共管,實(shí)際上共管缺位。購置后的科研儀器設(shè)備、圖書資料大部分由課題組保管使用,在科研人員工作調(diào)動時,缺乏嚴(yán)格的資產(chǎn)交接手續(xù),物隨人走。更有甚者,某些固定資產(chǎn)被化整為零,將國有資產(chǎn)拆分成材料開具發(fā)票。由于科技處與計財處缺乏規(guī)范、嚴(yán)格的監(jiān)督,從而造成學(xué)校國有資產(chǎn)的流失。另一方面,對專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、軟件等,學(xué)校管理的意識、措施較為薄弱,流失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3.科研資源共享非常低下?？蒲谢顒訉?shí)行專項經(jīng)費(fèi)管理,各個課題內(nèi)容不同,當(dāng)然圖書、設(shè)備購置也不相同;也有課題內(nèi)容相近,常常設(shè)備重復(fù)購置。由于分屬不同課題、不同部門,科研資源的共享性很差。

二、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理問題的主要原因

(一)項目爭取與經(jīng)費(fèi)管理相脫節(jié)

高校往往強(qiáng)調(diào)調(diào)動科研人員的積極性,全力爭取科研課題,而對正確使用科研經(jīng)費(fèi)促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)科研的意義缺乏足夠的認(rèn)識;對科研經(jīng)費(fèi)從根本上講是國家財產(chǎn),理應(yīng)遵守國家財經(jīng)紀(jì)律的要求缺乏足夠的重視,形成了“重爭取,輕管理”的潛規(guī)則。

(二)上級制度與高校管理相脫節(jié)

財政部、教育部尚未制定統(tǒng)一的高校科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理制度,目前科研經(jīng)費(fèi)管理和會計核算一般參照教育事業(yè)的財務(wù)制度,與科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)還不相適應(yīng)。部分高校針對科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)作了一些補(bǔ)充規(guī)定,但總體上管理制度不夠完善。由于缺乏有效、可操作的科研經(jīng)費(fèi)管理制度,財務(wù)人員在具體工作中往往做的是一筆糊涂賬。

(三)經(jīng)費(fèi)預(yù)算與實(shí)際需求相脫節(jié)

項目負(fù)責(zé)人普遍認(rèn)為編制預(yù)算的目的是申報項目,因此預(yù)算一般憑經(jīng)驗估計,很少去做科學(xué)性與合理性的研究,也不請相關(guān)的財務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然在經(jīng)費(fèi)到位后也不會嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。由于計財處對科研項目的運(yùn)作過程不熟悉,獲取的信息不對稱,也難以監(jiān)督科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況。實(shí)際上預(yù)算形同虛設(shè),缺乏應(yīng)有的制約力。

(四)成本核算與實(shí)際支出相脫節(jié)

目前科研經(jīng)費(fèi)管理中的“成本核算”,實(shí)際上是核算經(jīng)費(fèi)是否用完。至于將經(jīng)費(fèi)花在何處,是否花的與科研有關(guān),對此科技處一般不管,財務(wù)處也只有流水賬;通過對科研項目的投入與產(chǎn)出分析來評價科研經(jīng)費(fèi)使用的經(jīng)濟(jì)效益更是無從談起。結(jié)果是科研經(jīng)費(fèi)超范圍開支、不合理開支、私有化開支成了“人皆默認(rèn)”。

三、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)財務(wù)管理的主要對策

(一)財務(wù)管理的觀念創(chuàng)新

1.國家的財經(jīng)法規(guī)是高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理工作的指針。制度創(chuàng)新不能懸空進(jìn)行,需要正確和堅實(shí)的認(rèn)識指導(dǎo)。高校計財處應(yīng)與審計處、科技處密切配合,積極主動地在科研人員中大力宣傳《會計法》和教育部、財政部頒發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理的若干意見》等財經(jīng)法規(guī),使他們充分認(rèn)識到,只要是通過學(xué)?；?qū)W校授權(quán)的有關(guān)職能部門與往來協(xié)作單位簽署科研協(xié)議,并由學(xué)校提供必要條件的科研項目,其科研經(jīng)費(fèi)都應(yīng)歸屬學(xué)校。

2.高?？蒲薪?jīng)費(fèi)來源不同,均須納入學(xué)校計財處統(tǒng)一管理,確保?？顚Ｓ??？v向科研經(jīng)費(fèi)一般為財政撥款,屬國家預(yù)算資金,雖不具有創(chuàng)收作用,卻是促進(jìn)高校科研活動持續(xù)健康發(fā)展的支撐條件。橫向科研經(jīng)費(fèi)是學(xué)校通過提供技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓等項目所取得的社會投資?？v向、橫向科研經(jīng)費(fèi)共同構(gòu)成了學(xué)校經(jīng)費(fèi)的重要組成部分,必須由學(xué)校財務(wù)部門集中核算,?？顚Ｓ?。

3.加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的管理,提高資金的使用效益,是高校增強(qiáng)科研競爭力的基本保證。對此從高校領(lǐng)導(dǎo)到科技處、計財處、項目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)達(dá)成共識,采取措施切實(shí)加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的管理。分管財務(wù)、科研的校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對科研經(jīng)費(fèi)的管理和使用負(fù)總責(zé)。

(二)財務(wù)管理的制度創(chuàng)新

1.要探索新型有效的財務(wù)管理運(yùn)行機(jī)制。一般高校對于科研經(jīng)費(fèi)的財務(wù)管理,都由計財處負(fù)責(zé),而有些高校在科技處下設(shè)了專門性的財務(wù)室,負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的管理,工作人員由計財處派出。這樣,財務(wù)管理人員不僅較易掌握科研工作的基本情況,而且還能從立項開始,全程參與科研管理工作。

2.要制定完備的科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理制度。科研經(jīng)費(fèi)的來源渠道較多,基礎(chǔ)學(xué)科和應(yīng)用學(xué)科、人文社會科學(xué)和自然科學(xué)在經(jīng)費(fèi)使用方面也有很大差異,因此,要針對學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的不同類型,分別制定完備的科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理辦法,明確規(guī)定不同性質(zhì)科研經(jīng)費(fèi)的使用原則、開支范圍、審批手續(xù)等,對其中的人員經(jīng)費(fèi)、評審費(fèi)、管理費(fèi)、餐費(fèi)、禮品費(fèi)等都應(yīng)作出嚴(yán)格規(guī)定,使得管理工作有法可依。

3.要建立科學(xué)的科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)核算體系。為了避免科研經(jīng)費(fèi)和國有資產(chǎn)的浪費(fèi)與流失,應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行科研經(jīng)費(fèi)的“全成本核算”。

4.要推行科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)數(shù)據(jù)的分析通報制度。建立會計核算網(wǎng)絡(luò),向包括科研人員在內(nèi)的有關(guān)人員動態(tài)、及時地反映每一科研項目的撥款進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)使用與結(jié)余情況;對于數(shù)額巨大的重要項目,也應(yīng)分階段地及時進(jìn)行財務(wù)分析,以保證科研工作的順利進(jìn)行。

(三)財務(wù)管理的手段創(chuàng)新

針對科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理的特點(diǎn)與需求,財務(wù)人員可以與信息技術(shù)人員合作,共同開發(fā)科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理信息系統(tǒng),對科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)信息進(jìn)行動態(tài)查詢、統(tǒng)計、分析和管理,實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理由結(jié)果控制轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制,由被動式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮焦芾怼?/p>

建議具體采用如下科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理程序進(jìn)行控制,如圖1 所示。某高校取得一個橫向項目80萬元,經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求資料費(fèi)9萬元以內(nèi)、差旅費(fèi)7萬元以內(nèi)、測試加工費(fèi)在8萬元左右、人員經(jīng)費(fèi)8萬元以內(nèi)、設(shè)備費(fèi)控制在27萬元左右、材料費(fèi)12萬元左右、鑒定費(fèi)5萬元以內(nèi)、其它費(fèi)用為4萬元以內(nèi)。

第一,根據(jù)到款金額設(shè)立科研項目代碼XXXXX,同時輸入控制程序使其在該項目代碼XXXXX下,分科目報銷總額為:資料費(fèi)9萬元、差旅費(fèi)7萬元、測試加工費(fèi)8萬元、人員費(fèi)用8萬元、設(shè)備費(fèi)27萬元、材料費(fèi)12萬元、鑒定費(fèi)5萬元、其它費(fèi)用4萬元。

第二,日常工作時以原始憑證辦理報銷業(yè)務(wù)。當(dāng)該項目所報銷的資料費(fèi)總額超過9萬元時,計算機(jī)系統(tǒng)會提示費(fèi)用已用完,自動停止;未超過時則自動通過。其余費(fèi)用科目運(yùn)行過程與結(jié)果同上。

第三,項目完成結(jié)題時,按照真實(shí)的財務(wù)數(shù)據(jù)編制財務(wù)報表,其數(shù)據(jù)基本與經(jīng)費(fèi)使用計劃一致。

第四,依據(jù)財務(wù)報表提供的數(shù)據(jù)對項目進(jìn)行成本分析和技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析,得出真實(shí)有用的數(shù)據(jù),為今后的科研經(jīng)費(fèi)管理提供可信的參考。

由此可見,啟用科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理信息系統(tǒng)受益明顯:一是可以實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理的全程控制。在項目初始化時,就將經(jīng)費(fèi)細(xì)分為資料費(fèi)、差旅費(fèi)、測試費(fèi)、材料費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)、評審費(fèi)等費(fèi)用。在使用中如出現(xiàn)個別科目費(fèi)用超支,系統(tǒng)會作出相應(yīng)的提示。這就能保證科研經(jīng)費(fèi)按照申請計劃使用,實(shí)現(xiàn)了事前控制;進(jìn)而在系統(tǒng)運(yùn)行中再根據(jù)實(shí)際情況的變化微調(diào)各科目具體支出指標(biāo),也就實(shí)現(xiàn)了事中控制;在項目完成時通過系統(tǒng)迅速做出財務(wù)報表,并進(jìn)行相關(guān)財務(wù)指標(biāo)分析,為今后的科研經(jīng)費(fèi)申請?zhí)峁┝擞幸娴呢攧?wù)信息,為科研管理決策提供了可靠的依據(jù),這就實(shí)現(xiàn)了事后控制。二是可以將財務(wù)專用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成科研人員能理解的語言和數(shù)據(jù),將預(yù)算執(zhí)行情況及時反饋給科研人員,實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理信息的有效共享。三是可以為財務(wù)部門和科研人員之間搭建起實(shí)時溝通的橋梁,為實(shí)施新的科研經(jīng)費(fèi)管理理念提供一個有效工具。●

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