淺談施工項(xiàng)目管理中的商務(wù)溝通

王　輝

摘要：當(dāng)前建筑業(yè)是典型的基于項(xiàng)目的行業(yè)，項(xiàng)目管理的基本思想在建筑業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用。本文借鑒商務(wù)溝通機(jī)制在企業(yè)理論的應(yīng)用思路，把組織看做一個(gè)信息系統(tǒng)，商務(wù)溝通機(jī)制就是用于分析組織內(nèi)部的信息結(jié)構(gòu)和由此產(chǎn)生的激勵(lì)問(wèn)題，反映了組織的內(nèi)部特征。本文為此具體探討了施工項(xiàng)目管理中的商務(wù)溝通內(nèi)容與措施。

關(guān)鍵詞：建筑施工項(xiàng)目管理商務(wù)溝通

項(xiàng)目是一種經(jīng)濟(jì)組織，是一種資源配置的方式，項(xiàng)目管理中的有效溝通對(duì)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)成果有巨大的影響。在團(tuán)隊(duì)理論看來(lái)，有效的溝通活動(dòng)取決于項(xiàng)目?jī)?nèi)的信息分配方式，信息是影響決策的重要因素，其處理的方式對(duì)決策效果有直接的影響。但是項(xiàng)目管理的商務(wù)溝通在不同的主導(dǎo)模式有著不同的特點(diǎn)。本文將以新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)的基本理論為工具，研究項(xiàng)目管理中的商務(wù)溝通。

一、施工項(xiàng)目管理中的商務(wù)溝通

1、項(xiàng)目商務(wù)溝通的定義

商務(wù)溝通是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作，要取得一個(gè)項(xiàng)目的成功，溝通具有重要作用。溝通可使矛盾著的各個(gè)方面居于統(tǒng)一體中，解決它們的界面問(wèn)題，解決它們之間的不一致和矛盾，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行過(guò)程順利。在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，存在著各式各樣的溝通工作，如：項(xiàng)目目標(biāo)因素之間的溝通；項(xiàng)目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的溝通；各專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的溝通等。通過(guò)溝通，不但可以解決各種協(xié)調(diào)的問(wèn)題，而且還可以解決各參加者心理和行為的障礙和爭(zhēng)執(zhí)。在項(xiàng)目管理中，雖然在項(xiàng)目管理工作中計(jì)劃管理是龍頭，但如果該計(jì)劃沒(méi)有進(jìn)行事前的良好溝通，在詳細(xì)的計(jì)劃也只是項(xiàng)目管理者的一廂情愿，不能得到廣大管理者和執(zhí)行者的大力支持，不具備良好的可操作性和實(shí)施性，最終可能會(huì)因?yàn)闊o(wú)法進(jìn)行良好的溝通協(xié)調(diào)而使計(jì)劃夭折。可以說(shuō)管理離不開(kāi)溝通協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)滲透于管理工作的方方面面。

2、項(xiàng)目商務(wù)溝通的困難

由于項(xiàng)目組織和項(xiàng)目組織行為的特殊性，使得在現(xiàn)代工程項(xiàng)目中溝通十分困難。盡管有現(xiàn)代化的通訊工具和信息收集、存儲(chǔ)和處理工具，減少了溝通技術(shù)上的和時(shí)間上的障礙，使得信息溝通非常方便和快捷，但仍存在著很多困難：(1)現(xiàn)代工程項(xiàng)目規(guī)模大，參加單位多，造成每個(gè)參加者溝通面大，各人都存在著復(fù)雜聯(lián)系，需要復(fù)雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。(2)現(xiàn)代工程項(xiàng)目技術(shù)的復(fù)雜、新工藝的使用、專(zhuān)業(yè)化和社會(huì)化的分工。以及項(xiàng)目管理的綜合性和人們的專(zhuān)業(yè)化分工的矛盾增加了交流和溝通難度。特別是項(xiàng)目經(jīng)理和各職能部門(mén)之間經(jīng)常難以做到協(xié)調(diào)配合。(3)由于各參加者有不同的利益、動(dòng)機(jī)和興趣，則有不同的出發(fā)點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目有不同的期望和要求，對(duì)目標(biāo)和目的性的認(rèn)識(shí)不同，則項(xiàng)目目標(biāo)與他們的關(guān)聯(lián)性各不相同，造成行為動(dòng)機(jī)的不一致。作為項(xiàng)目管理者在溝通的過(guò)程中他不僅應(yīng)強(qiáng)調(diào)總目標(biāo)，而且要照顧各方面的利益，使各方面都滿意。這就有很大的難度。

3、項(xiàng)目商務(wù)溝通的主要內(nèi)容

1)項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主的溝通

業(yè)主代表項(xiàng)目的所有者，對(duì)項(xiàng)目具有特殊的權(quán)利，而項(xiàng)目經(jīng)理為業(yè)主主管項(xiàng)目，必須服從業(yè)主的決策、指令和對(duì)工程項(xiàng)目的干預(yù)，項(xiàng)目經(jīng)理的最重要的職責(zé)是保證業(yè)主滿意。要取得項(xiàng)目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。

2)項(xiàng)目管理者與承包商的溝通

承包商必須接受項(xiàng)目管理者的領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，項(xiàng)目管理者應(yīng)讓各承包商理解總目標(biāo)、階段目標(biāo)以及各自的目標(biāo)、項(xiàng)目的實(shí)施方案、各自的工作任務(wù)及職責(zé)等，應(yīng)向他們解釋清楚，作詳細(xì)說(shuō)明，增加項(xiàng)目的透明度。

3)項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部的溝通

項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目經(jīng)理部是項(xiàng)目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心。通常項(xiàng)目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作，而是由項(xiàng)目經(jīng)理部中的職能人員具體實(shí)施控制，則項(xiàng)目經(jīng)理和職能人員之間及各職能人員之間就有界面和協(xié)調(diào)。他們之間應(yīng)有良好的工作關(guān)系，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常協(xié)調(diào)。

二、加強(qiáng)施工項(xiàng)目管理中的商務(wù)溝通措施

1、積極使用協(xié)商解決法

在大目標(biāo)和共同利益一致的前提下。項(xiàng)目管理中的雙方或者幾方的分歧屬非對(duì)抗性或暫時(shí)性的情況時(shí)，采用此法是比較好的。在沖突發(fā)生之后，由雙方各派代表，本著協(xié)商的原則。要求雙方顧全大局、求同存異、互讓互諒、互相做出積極的讓步，以促使沖突得以解決。協(xié)商的實(shí)施包括確定協(xié)商的時(shí)間、地點(diǎn)和進(jìn)度。首先，雙方應(yīng)確定協(xié)商何時(shí)開(kāi)始，并注意到對(duì)方何時(shí)準(zhǔn)備好進(jìn)行協(xié)商，為了使協(xié)商結(jié)果有益于項(xiàng)目的建設(shè)，雙方應(yīng)當(dāng)及時(shí)實(shí)施并完成協(xié)商。其次，雙方應(yīng)選擇協(xié)商的地點(diǎn)，包括避免干擾、獲得心理上的優(yōu)勢(shì)以及可以使用的人員、裝備及服務(wù)等因素。最后，雙方應(yīng)確定協(xié)商的速度。即使一方?jīng)]有迫使另一方接受一個(gè)限期，由于協(xié)商結(jié)果帶有時(shí)間性而需要迅速結(jié)束協(xié)商。

2、合理使用權(quán)威解決法

當(dāng)雙方的沖突經(jīng)過(guò)溝通和談判都不能解決時(shí)，這時(shí)則由上級(jí)主管部門(mén)做出裁決，通過(guò)組織程序迫使沖突雙方接受上級(jí)提出的解決方案。這種權(quán)威解決法主要是采取強(qiáng)制手段解決沖突，因此，這種方法往往不能從根本上解決問(wèn)題。一般情況下不宜采取這種方法。但在某些特殊情況下，為了不失時(shí)機(jī)地完成某項(xiàng)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)者必須當(dāng)機(jī)立斷，應(yīng)用自己的權(quán)威及時(shí)地解決沖突。

3、慎重使用訴訟解決法

當(dāng)矛盾沖突上升到激烈的時(shí)候，沖突雙方可以通過(guò)法律訴訟的方法來(lái)解決沖突。在沖突中處于弱勢(shì)地位的一方往往會(huì)首先拿起法律的武器。在建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)踐中，由于各參與方之間的利益相互糾纏得很深，很多時(shí)候，在沖突中處于弱勢(shì)地位的承包商或監(jiān)理單位在面對(duì)業(yè)主時(shí)。考慮到以后業(yè)務(wù)的進(jìn)展或下一個(gè)項(xiàng)目的延續(xù)，往往會(huì)先行妥協(xié)，此時(shí)，沖突的雙方不致于鬧到要法庭上見(jiàn)的地步。

4、完善信息化溝通措施

在當(dāng)前商務(wù)溝通中。我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效的溝通管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)今最新的網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的溝通效率，加強(qiáng)企業(yè)管理的智能化。信息傳遞要貫徹多快好省的原則。所謂多，是就數(shù)量而言，即在單位時(shí)間內(nèi)傳遞的信息數(shù)量要多；快是就速度而言，即信息傳遞要迅速及時(shí)，一條很有價(jià)值的信息，如果傳遞速度過(guò)慢，就可能變得毫無(wú)價(jià)值；好是就質(zhì)量而言，即要消除信息傳遞中的種種干擾，保持信息的真實(shí)性；省是就效益而言，要求在較短的時(shí)間內(nèi)，化較少的費(fèi)用，傳遞盡可能多的信息。在信息傳遞的過(guò)程中，這幾方面相互聯(lián)系，相互制約，我們?cè)趹?yīng)用過(guò)程中需要全面的加以協(xié)調(diào)?，F(xiàn)代企業(yè)管理方式下的溝通協(xié)調(diào)管理工作，必須要有大量的信息數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行支持，以保證溝通工作能順利開(kāi)展。