談醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化

馬俊英

摘要:隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化各項(xiàng)事業(yè)的飛速發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化工作也更顯得重要而迫切。為此,首先要提高認(rèn)識(shí),更新概念;其次要搞好綜合治理;再次要加強(qiáng)軟硬件建設(shè);最后是要提高管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞:實(shí)現(xiàn) 檔案管理 工作 現(xiàn)代化

檔案工作的主要任務(wù)是延長檔案壽命,開發(fā)檔案信息資源,為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案是一種原生的信息資源,推進(jìn)檔案信息化對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的意義。為此,加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐是一項(xiàng)迫切而重要的任務(wù)。

一、提高認(rèn)識(shí)

(一)要提高對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化必要性的認(rèn)識(shí)

隨著科技的發(fā)展特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的科技時(shí)代的來臨,檔案管理現(xiàn)狀已不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。特別是政府網(wǎng)絡(luò)化的建立,更要求檔案管理部門加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐,以適應(yīng)社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求。

(二)要不斷更新觀念

一是牢固樹立服務(wù)觀念。隨著政府網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),檔案工作者應(yīng)解放思想,更新觀念,樹立對(duì)外開放的服務(wù)意識(shí),圍繞人們對(duì)知識(shí)、信息的需求,開發(fā)檔案信息資源,積極主動(dòng)地為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供真實(shí)可靠的服務(wù)。

二是不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)的觀念。檔案部門要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的要求,逐步改變傳統(tǒng)的檔案收集管理的模式,加強(qiáng)檔案的收集,建立動(dòng)態(tài)的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng),面向社會(huì)提供服務(wù)。

三是增強(qiáng)現(xiàn)代化管理觀念。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的處理手段有了質(zhì)的飛躍。因此,必須樹立強(qiáng)烈的檔案信息現(xiàn)代化意識(shí),加大信息的收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸諸環(huán)節(jié)的工作力度,以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作的需要。

二、綜合管理

(一)抓綜合管理

就是將各單位形成的各門類各中載體的檔案,作為一個(gè)整體實(shí)行統(tǒng)一的管理。這是有效地保護(hù)檔案,充分發(fā)揮檔案整體效益的重要措施,是檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的基礎(chǔ)。

(二)抓全程管理

主要內(nèi)容有三:歸檔規(guī)范化、分類科學(xué)化、利用制度化。因此,必須建立一整套的規(guī)范,克服工作中的隨意性和盲目性。在制定規(guī)范時(shí),一是要明確文件材料的歸檔范圍,讓有關(guān)單位做到心中有數(shù);二是加強(qiáng)指導(dǎo),及時(shí)反饋,避免不規(guī)范的歸檔材料產(chǎn)生;三是確保及時(shí)歸檔,對(duì)各類材料歸檔時(shí)間要作出具體規(guī)定。在整理分類上,要采用科學(xué)方法,將各種復(fù)雜的檔案材料進(jìn)行合理的分類。

(三)加快制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在檔案信息化建設(shè)中,信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

三、加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,必須要加強(qiáng)檔案管理工作的硬件建設(shè)。檔案部門一定要根據(jù)自身的應(yīng)用目的來選擇信息處理方法,既要考慮到平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)的先進(jìn)性與成熟性、經(jīng)濟(jì)性與可擴(kuò)充性、可靠性與安全性的原則,又要避免盲目地追求高新處理技術(shù),這樣就可收到事半功倍的效果。尤其要針對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)中,既懂檔案又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才非常缺乏的現(xiàn)狀,要加大人力培養(yǎng)力度,強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制和機(jī)制,有意識(shí)地挖掘和培養(yǎng)技術(shù)管理干部。只有擁有了這類人才,檔案管理的現(xiàn)代化才有希望。

在檔案信息化建設(shè)初期,許多部門對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)匱乏,認(rèn)為先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備就代表信息化的水平,從而花費(fèi)大量的資金購置了各種計(jì)算機(jī)設(shè)備。但由于應(yīng)用系統(tǒng)軟件開發(fā)嚴(yán)重滯后,幾年過去了,機(jī)器性能大打折扣,造成嚴(yán)重浪費(fèi)。對(duì)于檔案信息化建設(shè),我們應(yīng)該加快建設(shè)檔案基礎(chǔ)平臺(tái),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)軟件的開發(fā),同時(shí)建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫,提高檔案信息服務(wù)水平。應(yīng)加快建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享。

四、提高人員素質(zhì)

信息時(shí)代,以計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)的影響愈來愈大,對(duì)檔案工作管理人員的素質(zhì)提出了更新、更高的要求。

由于檔案工作長期處于一種半封閉狀態(tài),長期不變的工作模式、工作環(huán)境,使一些檔案管理工作人員觀念陳舊、思想保守、進(jìn)取精神不強(qiáng)。相當(dāng)一部分人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)與觀念上,其知識(shí)結(jié)構(gòu)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的要求,既不會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具,又缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí),這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。為此必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。主要途徑包括:

第一,重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案管理人員應(yīng)該是既懂得檔案管理,又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。

第二,重視檔案工作人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育,因此,各部門要積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班,提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平,并注重增強(qiáng)他們的檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力。在實(shí)施教育、培訓(xùn)時(shí),要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式,突出針對(duì)性和實(shí)用性。在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研,將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合,針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求,制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案,加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度,強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系,重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用,并適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)的課時(shí),傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能,使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用,進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域,更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

第三,合理地配置人才,優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)整合,充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì),形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響,以利于整體效能的發(fā)揮。在這一過程中,還應(yīng)注意事業(yè)留人、感情留人和適當(dāng)?shù)拇隽羧说膯栴}。只有在以人為本、抓住人才的條件下,檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化才能具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(作者單位:河北邯鄲市第二醫(yī)院)