論高校辦公室制度建設(shè)

郭亮亮　段鳴鳴

【摘要】 在分析辦公室制度建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出在辦公室正式制度的背后,潛藏著一種不以物質(zhì)形式存在,對(duì)辦公室又具有潛移默化作用的非正式制度。二者都對(duì)辦公室的工作效能和管理科學(xué)化水平均產(chǎn)生了一定影響。

【關(guān)鍵詞】 高校辦公室;制度建設(shè);正式制度;非正式制度

一、高校辦公室制度建設(shè)現(xiàn)狀

制度是“一系列被制定出來(lái)的規(guī)則,守法程序和行為的道德規(guī)范”。高校辦公室制度建設(shè)作為高校制度建設(shè)的一個(gè)重要組成部分,是高校貫徹落實(shí)依法治教、依法治校方略的必然要求和具體體現(xiàn),是高校辦公室提高工作效能、實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化的基本保障。

高校辦公室制度建設(shè)包括管理體制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行機(jī)制的選擇。高校辦公室管理體制的設(shè)計(jì)普遍參照政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等社會(huì)組織的管理模式,并與總體的社會(huì)運(yùn)行制度相一致,具有一定程度上的穩(wěn)固性和持續(xù)性,進(jìn)行調(diào)整的只是內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的增減和組織結(jié)構(gòu)的修正。高校辦公室制度建設(shè)主要指的是高校辦公室的運(yùn)行機(jī)制建設(shè)。

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的歷史實(shí)踐,高校辦公室在運(yùn)行機(jī)制建設(shè)上已經(jīng)積累了相當(dāng)多的經(jīng)驗(yàn),并形成了一系列的管理制度。這些管理制度以其文字外化的形式和正式發(fā)布的途徑為人們所熟知,并成為了高校辦公室工作人員認(rèn)真遵守和積極執(zhí)行的管理規(guī)定,它們主要以高校辦公室的主要職能和基本任務(wù)為參照,大致包括物品管理、出差管理、印信管理、會(huì)議管理、文書檔案管理、調(diào)查研究、安全保衛(wèi)、保密管理、車輛管理等方面的制度。近年來(lái),隨著管理科學(xué)的發(fā)展,高校辦公室又相繼建立和完善了崗位責(zé)任制度、服務(wù)承諾制度、限時(shí)辦結(jié)制度、首問責(zé)任制度、AB崗工作制度、否定報(bào)備制度等以提高工作效率為主要目的的管理制度。

對(duì)高校辦公室的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行建章立制,實(shí)行規(guī)范化管理是當(dāng)前高校辦公室制度建設(shè)的基本手段和普遍做法。這些制度從不同角度明確了高校辦公室的工作目標(biāo)、工作思路和工作流程,對(duì)于促進(jìn)辦公室工作人員做到有章可循、照章辦事,職責(zé)明確、提高效率,增強(qiáng)責(zé)任心、提高自覺性,保證工作質(zhì)量、減少工作差錯(cuò)等方面具有極其重要的意義和作用。就目前高校辦公室的制度建設(shè)而言,普遍重視和主要著力的往往是以文字形式存在的正式制度。

現(xiàn)實(shí)經(jīng)驗(yàn)不斷告訴我們,雖然高校辦公室的正式制度建設(shè)可能比較完善,不存在無(wú)章可循的局面,但是卻也存在一定程度的有章不循或者執(zhí)行不力的情況,這是高校辦公室制度建設(shè)面臨的另一種問題。如何使辦公室人員在工作中盡量減少以上問題,使辦公室的管理規(guī)章制度真正落到實(shí)處、取得實(shí)效,這其中涉及的,便是辦公室正式制度執(zhí)行的外在環(huán)境,以及這一外在環(huán)境對(duì)作為制度執(zhí)行者的辦公室工作人員的具體影響等問題。

二、易被忽視的非正式制度

非正式制度主要是“內(nèi)在的傳統(tǒng)和歷史沉淀”,指由倫理道德、傳統(tǒng)文化、風(fēng)俗習(xí)慣等人們?cè)陂L(zhǎng)期交往中自發(fā)形成并被無(wú)意識(shí)接受的行為規(guī)范。高校作為一種主要從事文化生產(chǎn)和文化傳承的組織,其自身歷史生成和現(xiàn)實(shí)延續(xù)的某些文化、傳統(tǒng)和習(xí)慣的作用會(huì)比一般的社會(huì)組織更加強(qiáng)大。其中最為典型的便是作為傳統(tǒng)和慣例存在的對(duì)學(xué)術(shù)權(quán)力的尊重,這種非正式制度已經(jīng)內(nèi)化為大學(xué)的精神氣質(zhì)之一,成為平衡大學(xué)行政權(quán)力、維護(hù)大學(xué)尊嚴(yán)的重要因素。高校辦公室作為高校的重要組成部分之一,不可避免地需要更加注重非正式制度的建設(shè)。

作為與高校辦公室正式制度相對(duì)應(yīng)的一種制度形式,非正式制度具有表面潛隱、內(nèi)在活躍,難以形成和不易變化,零碎而非系統(tǒng)等特點(diǎn)。它通過(guò)辦公室及其工作人員長(zhǎng)時(shí)期在管理模式、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范、工作方法、生活方式、風(fēng)氣習(xí)慣等方面累積而成的一些習(xí)以為常和不自覺的認(rèn)識(shí)和行為之中得以體現(xiàn)。如計(jì)劃管理、分類管理、方案管理等工作模式是高校辦公室長(zhǎng)期磨合和探索出來(lái)的對(duì)有關(guān)事務(wù)的行之有效的處理形式和方法,一般沒有通過(guò)文字等形式進(jìn)行正式規(guī)定和再次確認(rèn),就是一種非正式制度。在處理一些經(jīng)常性工作或者很久沒有出現(xiàn)的工作情況時(shí),人們普遍喜歡沿用過(guò)去的做法,當(dāng)這一做法被反復(fù)運(yùn)用并一直延續(xù)時(shí),便容易成為一種工作習(xí)慣或者傳統(tǒng),這也成為了辦公室的一種非正式制度。

非正式制度是與辦公室工作相伴而生的一種行為規(guī)范,一經(jīng)產(chǎn)生便會(huì)反過(guò)來(lái)對(duì)辦公室工作產(chǎn)生全面而持久的影響。它們往往以語(yǔ)言的、非語(yǔ)言的、象喻的、隱喻的等辦公室工作人員耳濡目染的潛在形式,對(duì)他們產(chǎn)生一種經(jīng)常性的、潛移默化的作用,使他們時(shí)刻處于一種強(qiáng)烈的氛圍感染之中,并在不知不覺中接受陶冶和感化。與正式制度相比,非正式制度在辦公室中形成了一種隱性的氣場(chǎng),營(yíng)造了一種彼此默契的氛圍,成為辦公室成員之間一種不成文的心理契約和心理暗示,并通過(guò)時(shí)間的累積不斷得到強(qiáng)化。在這個(gè)過(guò)程中,由于非正式制度鮮活的現(xiàn)實(shí)和對(duì)于辦公室工作人員持續(xù)的影響,使得非正式制度在某種程度上比正式制度更具影響力,更加容易塑造辦公室工作人員的性格,影響他們的精神面貌和工作狀態(tài),成為他們直觀認(rèn)識(shí)辦公室、如何具體執(zhí)行辦公室正式制度的重要原因。

三、構(gòu)建更趨完善、有效的辦公室制度

對(duì)于高校辦公室來(lái)說(shuō),制度建設(shè)并非只是正式制度的建設(shè),還包括非正式制度的建設(shè)。高校辦公室應(yīng)在堅(jiān)持合法性、科學(xué)性、全局性、系統(tǒng)性等制度建設(shè)的基本原則的基礎(chǔ)上,對(duì)正式制度和非正式制度一并予以重視,通過(guò)對(duì)兩種制度形式仔細(xì)梳理,全局規(guī)劃,精心培育,積極創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)正式制度、非正式制度相輔相成、互相促進(jìn),以制度建設(shè)推動(dòng)管理創(chuàng)新,提高工作效能和管理科學(xué)化水平。構(gòu)建更趨完善、有效的辦公室制度,還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面的問題:

(1)解決好制度建設(shè)與人本管理的問題。制度設(shè)計(jì)應(yīng)堅(jiān)持以人為本的理念,以制度建設(shè)促進(jìn)人本管理。人本管理包括了解工作人員的內(nèi)在需求,主動(dòng)改善工作人員的工作生活條件,激發(fā)工作人員的高層次需求,努力使每個(gè)工作人員達(dá)到自我管理和自我實(shí)現(xiàn)等內(nèi)容。就是要通過(guò)制度建設(shè)營(yíng)造民主、自由、平等的工作氛圍,不斷提高辦公室工作人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,充分發(fā)揮工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性,增強(qiáng)辦公室工作人員對(duì)辦公室的認(rèn)同感和歸屬感,對(duì)參與的各項(xiàng)工作充滿責(zé)任感和使命感,提高辦公室工作人員的凝聚力和戰(zhàn)斗力。

(2)解決好制度建設(shè)與文化建設(shè)的問題。應(yīng)將制度建設(shè)納入更為寬廣和深厚的辦公室文化建設(shè)之中進(jìn)行思考,使辦公室制度建設(shè)融入辦公室文化建設(shè),成為辦公室文化建設(shè)包含的物質(zhì)文化、制度文化、精神文化三種文化形態(tài)中的一種,并從其他兩種辦公室文化形態(tài)中獲得支持和配合。高校辦公室要充分利用自身的文化優(yōu)勢(shì),積極發(fā)揮文化對(duì)人的塑造功能,營(yíng)造優(yōu)秀的辦公室文化,對(duì)外樹立創(chuàng)新、高效、和諧的辦公室形象,對(duì)內(nèi)創(chuàng)造一種分工明確、團(tuán)結(jié)協(xié)作、集思廣益、奮發(fā)向上的工作氛圍。

(3)解決好制度建設(shè)與制度執(zhí)行的問題。制度建設(shè)的目的就是為了制度能夠得到切實(shí)執(zhí)行,取得實(shí)效。正式制度制定以后,高校辦公室除了應(yīng)該讓辦公室工作人員熟悉制度、掌握制度規(guī)定的工作流程和工作方法以外,還應(yīng)該從非正式制度、辦公室文化等方面入手,以領(lǐng)導(dǎo)以身作則、率先垂范,工作人員耳濡目染、潛移默化等手段,使制度逐漸內(nèi)化為辦公室及其工作人員共同的理想信念、價(jià)值觀念和行為準(zhǔn)則,真正解決辦公室有章可循,有章必循,照章辦事,穩(wěn)步運(yùn)行等問題,實(shí)現(xiàn)辦公室制度化建設(shè)的目的。

參考文獻(xiàn)

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