論企業(yè)法律顧問的合同管理

季通銀

摘要合同管理是企業(yè)法律顧問工作的重點(diǎn)之一。相對(duì)而言,在眾多的合同分類中,防范性合同與救濟(jì)性合同之分,對(duì)于企業(yè)法律顧問的合同管理實(shí)務(wù)更具有意義。本文簡(jiǎn)要的分析了企業(yè)法律顧問應(yīng)處理好進(jìn)行這兩類合同管理時(shí)可能遇到的幾個(gè)關(guān)鍵關(guān)系,以期為企業(yè)管好合同,提高企業(yè)合同管理的水平與質(zhì)量有所助益。

關(guān)鍵詞企業(yè)法律顧問 合同管理 預(yù)防性合同 救濟(jì)性合同

中圖分類號(hào):C939文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-0592(2009)09-252-02

“企業(yè)法律顧問”本既可包括身為企業(yè)雇員、擔(dān)當(dāng)法律顧問職責(zé)的工作人員,又包括依法在律師事務(wù)所執(zhí)業(yè)、受托從事企業(yè)常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問工作的社會(huì)律師,但進(jìn)一步考察1997年國(guó)家經(jīng)貿(mào)委《企業(yè)法律顧問管理辦法》以及國(guó)務(wù)院國(guó)資委近年來(lái)發(fā)布的一系列規(guī)章,可以發(fā)現(xiàn),“企業(yè)法律顧問”似乎專指“企業(yè)內(nèi)部法律顧問”;其次,律師受聘從事企業(yè)法律顧問工作,并不對(duì)律師的身份有任何影響或產(chǎn)生一種新的律師種類。因此,本文就將所要探討的問題——“企業(yè)內(nèi)部法律顧問的合同管理”徑直表述為“企業(yè)法律顧問的合同管理”,應(yīng)該不會(huì)造成管理主體上的誤解。

一、企業(yè)合同管理的主要內(nèi)容與分類

(一)合同管理:一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容與管理方法

和國(guó)外相似,我國(guó)企業(yè)法律顧問同樣具有廣泛的職能,可歸納為:(1)決策參與;(2)合同管理;(3)公司設(shè)立和運(yùn)行中的法律事務(wù)管理;(4)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù);(5)訴訟管理,即運(yùn)用訴訟、仲裁、調(diào)解等手段解決已產(chǎn)生的涉及企業(yè)利益的爭(zhēng)議,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益;(6)聘請(qǐng)社會(huì)律師為企業(yè)服務(wù),并代表企業(yè)參與工作,行使聯(lián)絡(luò)、協(xié)助以及監(jiān)督職責(zé)。

合同管理無(wú)疑是上述工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,而此外的(3)至(6)項(xiàng)工作中,起草、審查、管理、監(jiān)督合同不僅不可避免,而且還是企業(yè)重要的管理手段或管理成果。因此,企業(yè)法律顧問的合同管理既是企業(yè)法律顧問本身的工作職責(zé),還是貫穿于企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)(生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人事、權(quán)利救濟(jì)等)的管理方法,在企業(yè)法律顧問工作中占據(jù)著十分重要的地位。

(二)企業(yè)合同管理的主要分類及內(nèi)容

我國(guó)合同法學(xué)上對(duì)合同有各種理論分類,如有名合同與無(wú)名合同、要式合同與非要式合同、格式合同與非格式合同、諾成合同與實(shí)踐合同等,這些分類在法學(xué)研究層面當(dāng)然各具理論價(jià)值,但從企業(yè)實(shí)務(wù)層面來(lái)說(shuō),主要考慮將合同管理中所涉各種合同進(jìn)行如下三類劃分:

1.業(yè)務(wù)合同、勞動(dòng)合同及其他合同

視企業(yè)所在行業(yè)或經(jīng)營(yíng)范圍的差異,合同涉及本企業(yè)商品或服務(wù)正常生產(chǎn)與銷售的,則為“業(yè)務(wù)合同”。

“勞動(dòng)合同”為本企業(yè)作為用人單位與勞動(dòng)者簽訂的以勞動(dòng)用工內(nèi)容為核心的各種合同。

除了上述兩類合同以外,以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的任何合同均可劃入“其他合同”之列。最常見的“其他合同”有銀行借款合同、保險(xiǎn)合同、建設(shè)工程合同,以及運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同等等,其范圍十分廣泛,難以也不必逐一羅列。

2.涉外合同與非涉外合同

以本企業(yè)作為合同當(dāng)事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如對(duì)方當(dāng)事人為境外主體、合同客體在境外,或者合同內(nèi)容與境外有關(guān)的,則為“涉外合同”。它們同樣可以納入上述涉外業(yè)務(wù)合同、涉外勞動(dòng)合同及其他涉外合同三項(xiàng)分類當(dāng)中。

與涉外合同相對(duì)應(yīng),不含涉外因素的合同,無(wú)論是業(yè)務(wù)合同、勞務(wù)合同還是其他合同,均為“非涉外合同”。

3.防范性合同與救濟(jì)性合同

從訂立合同的根本原因來(lái)看,企業(yè)的各種合同僅為兩類,一類是為了便于事后有約可循、操作規(guī)范、減少或避免爭(zhēng)議、防范合同風(fēng)險(xiǎn)而訂立的,另一類則是爭(zhēng)議已經(jīng)發(fā)生、為解決爭(zhēng)議而達(dá)成的各類協(xié)議。前者稱之為“防范性(或規(guī)范性)合同”,后者則為“救濟(jì)性合同”。

二、企業(yè)法律顧問在防范性合同管理中的主要工作

(一)完善合同管理制度與制定常用格式合同,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率

凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。合同管理也應(yīng)重在防范,即企業(yè)法律顧問應(yīng)該擔(dān)當(dāng)防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的“防火員”,而不該只在風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)產(chǎn)生后充當(dāng)“滅火員”。不過,企業(yè)涉及的合同份數(shù)眾多、種類復(fù)雜,法律顧問人手有限,往往又難以事事參與、件件過問、款款親為、字字把關(guān)。

為了解決這一管理效率上的矛盾,首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始,為企業(yè)建立或完善合同管理規(guī)章制度,發(fā)揮制度的作用與“批發(fā)性管理”的效率。相關(guān)管理制度包括:(1)交易對(duì)象審查制度。從合同相對(duì)主體究竟如何開始,弄清交易相對(duì)方的身份、狀況、資信等基本信息,做到不談、不訂連交易對(duì)象基本狀況都沒有搞清楚的糊涂合同;(2)高水準(zhǔn)格式合同使用制度。對(duì)于常用、非重大的書面業(yè)務(wù)合同,區(qū)別其性質(zhì)與種類,由企業(yè)法律顧問會(huì)同外聘社會(huì)律師制定比較規(guī)范的合同格式,供業(yè)務(wù)、勞資管理等人員在工作中經(jīng)常使用;(3)合同條款及法律講解、培訓(xùn)制度。定期為業(yè)務(wù)、勞資管理人員講解條款、研讀法律,讓他們?cè)谔岣吆贤杉帮L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的同時(shí),能夠真正理解有關(guān)條款的具體含義及利害關(guān)系,避免不知其所以然的機(jī)械套用;(4)合同簽訂前的最終把關(guān)制度;(5)已簽合同的企業(yè)法律顧問留存?zhèn)浒钢贫?(6)履行過程中風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)或極有可能出現(xiàn)時(shí),對(duì)企業(yè)法律顧問的第一時(shí)間報(bào)告或通報(bào)制度。

(二)對(duì)于重大、復(fù)雜的業(yè)務(wù)合同,企業(yè)法律顧問必須從各個(gè)環(huán)節(jié)真正參與其中,必要時(shí)與單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問律師協(xié)同管理

標(biāo)的較大、法務(wù)復(fù)雜、事關(guān)企業(yè)重大利益的合同,從一開始洽談時(shí)就應(yīng)該有企業(yè)法律顧問的全程參與,以便在交易對(duì)象、交易標(biāo)的、結(jié)算方式、品質(zhì)保證、合同擔(dān)保、爭(zhēng)議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴(yán)把關(guān),在合同簽訂、履行、協(xié)商等各個(gè)環(huán)節(jié),為企業(yè)爭(zhēng)取進(jìn)了能多的合法權(quán)益。

考慮到專業(yè)知識(shí)、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等方面可能存在的局限,可會(huì)同單位外聘的常年或?qū)ｍ?xiàng)法律顧問律師進(jìn)行合同協(xié)同管理,以真正幫助企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)企業(yè)最大的合法權(quán)益。

(三)注意合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡(luò)等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作

對(duì)于與合同相關(guān)的票據(jù)、文書、往來(lái)業(yè)務(wù)資料認(rèn)真收集,妥善保管;對(duì)于未能順利履行、可能發(fā)生糾紛的合同,相關(guān)往來(lái)文書必須由企業(yè)法律顧問起草與經(jīng)企業(yè)法律顧問修改發(fā)出,避免業(yè)務(wù)人員因不諳法律而可能造成的被動(dòng)局面;同時(shí),又為其后的救濟(jì)性合同管理留下證據(jù)、打好基礎(chǔ)。

三、企業(yè)法律顧問在救濟(jì)性合同管理中的主要工作

由于現(xiàn)實(shí)世界及企業(yè)運(yùn)作環(huán)境的復(fù)雜性,再周密的防范性合同管理措施也不可能絕對(duì)不出意外,從而訴訟風(fēng)險(xiǎn)的控制或訴訟管理在所難免。這就需要企業(yè)法律顧問做好救濟(jì)性合同管理工作。

(一)出現(xiàn)糾紛后,進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解解決問題可能性的判斷,并與業(yè)務(wù)人員一道,做好糾紛解決工作

合同履行過程完全順順利利、當(dāng)事人之間毫無(wú)不同意見可能只是一種理想狀態(tài)。利益的不同與沖突使得合同履行過程中(及履行后)的不同看法、爭(zhēng)議并不少見。如果爭(zhēng)議不可避免,且爭(zhēng)議明顯具備法律性質(zhì),則企業(yè)法律顧問就不能置身事外,而應(yīng)根據(jù)爭(zhēng)議的具體情況,如爭(zhēng)議產(chǎn)生的原因、涉及企業(yè)利益的大小、對(duì)方態(tài)度與要求等等進(jìn)行綜合判斷,看是否具備協(xié)商、調(diào)解解決問題的可能性;并與業(yè)務(wù)人員一道,訂好解決糾紛的各類具體協(xié)議并參與、監(jiān)督這種救濟(jì)性協(xié)議或合同的實(shí)際履行情況,實(shí)現(xiàn)妥善解決糾紛的合同管理目標(biāo)。

(二)訴訟、仲裁難免時(shí),應(yīng)積極準(zhǔn)備并及時(shí)進(jìn)入司法或準(zhǔn)司法程序

如果不具備協(xié)商或調(diào)解的可能,或者協(xié)商、調(diào)解久無(wú)效果,以及發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重危害本企業(yè)合法權(quán)益的事件,如侵犯本企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)(包括商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、專有技術(shù)等)與商業(yè)秘密,挪用、侵占企業(yè)財(cái)產(chǎn),商業(yè)賄賂,不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等,則應(yīng)積極收集、準(zhǔn)備證據(jù)材料,向企業(yè)權(quán)力決策層書面建議進(jìn)入訴訟、仲裁等司法或準(zhǔn)司法程序。

(三)選對(duì)、用好律師

鑒于社會(huì)律師在訴訟方面相對(duì)廣泛的業(yè)務(wù)范圍(如刑事訴訟領(lǐng)域)與相對(duì)豐富的水平與經(jīng)驗(yàn),企業(yè)法律顧問不可能、也沒有必要將企業(yè)一切法律事務(wù)包攬?jiān)谏?而應(yīng)在社會(huì)律師的選擇、配合、監(jiān)督方面,代表本企業(yè)做好相應(yīng)的工作,如根據(jù)案件性質(zhì)選擇有經(jīng)驗(yàn)的律師并簽好委托代理合同(這本身也就是一項(xiàng)合同管理工作);會(huì)同社會(huì)律師一同做好案件代理;在案件代理過程中共同參與(共同代理、認(rèn)真旁聽、提供及留存證據(jù)、訴訟文書),以便及時(shí)了解案情進(jìn)展,確保代理律師最大限度地維護(hù)本企業(yè)合法權(quán)益。

四、企業(yè)法律顧問合同管理中應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系

任何一種管理都離不開人際關(guān)系的協(xié)調(diào),企業(yè)法律顧問的合同管理也不例外。特別是因自身具企業(yè)員工身份、難免受到企業(yè)科層制帶來(lái)的種種負(fù)面制約時(shí),如何處理好一些關(guān)鍵關(guān)系,就成為影響合同管理質(zhì)量的重要因素。

(一)與權(quán)力決策層之間的關(guān)系

相對(duì)于企業(yè)權(quán)力決策層而言,企業(yè)法律顧問,即便居企業(yè)總法律顧問之位,也永遠(yuǎn)是副手,且難免參謀咨詢色彩,在對(duì)法律負(fù)責(zé)的獨(dú)立性與對(duì)上司負(fù)責(zé)的依附性之間,永遠(yuǎn)存在著矛盾。特別是企業(yè)權(quán)利決策層人員存在專業(yè)局限、唯我獨(dú)尊作風(fēng)甚至私心雜念時(shí),企業(yè)法律顧問人員要真正為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在法律方面當(dāng)好參謀和助手,做到法務(wù)工作“到位不越位”,認(rèn)真完成《企業(yè)法律顧問管理辦法》所規(guī)定的“對(duì)企業(yè)違反法律、法規(guī)的行為,提出糾正意見和建議”、“促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)管理和依法維護(hù)自身合法權(quán)益”的法定職責(zé),還真不是一件很容易的事情。

為了真正對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)法律負(fù)責(zé),企業(yè)法律顧問人員在進(jìn)行合同管理時(shí),應(yīng)當(dāng)恪守職業(yè)道德,在認(rèn)真吃透法律、真正理清企業(yè)利害關(guān)系的基礎(chǔ)上,不放棄起碼應(yīng)當(dāng)具備的獨(dú)立性要求,對(duì)在合同條款的合法性上據(jù)法力爭(zhēng),在合同條款的有利性上耐性建議與解釋,爭(zhēng)取得到權(quán)利決策層人員的理解與支持。

(二)與業(yè)務(wù)部門等內(nèi)部人員之間的關(guān)系

企業(yè)良好的合同管理制度是處理好企業(yè)法律顧問與業(yè)務(wù)等部門關(guān)系的基礎(chǔ),而這種關(guān)系的理順,反過來(lái)又會(huì)促進(jìn)企業(yè)的合同管理工作。因此,企業(yè)法律顧問對(duì)合同管理制度的制定與完善,既是合同管理制度本身的要求,也是處理好與其他部門人員關(guān)系的首要保證。為了避免業(yè)務(wù)人員因自身業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)而容易產(chǎn)生的對(duì)法律顧問的偏見,企業(yè)法律顧問在具備良好的法律素養(yǎng)的同時(shí),也應(yīng)不斷學(xué)習(xí),掌握企業(yè)所在行業(yè)、經(jīng)營(yíng)管理方面的基本知識(shí)與技能,提高合同管理的含金量,實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)部門等內(nèi)部人員之間的有效溝通與認(rèn)同。

(三)與外聘律師之間的關(guān)系

外聘社會(huì)律師永遠(yuǎn)是企業(yè)法律顧問的積極補(bǔ)充與法律事務(wù)后盾,特別是涉及疑難復(fù)雜合同管理以及救濟(jì)性合同管理時(shí),情形更是如此。企業(yè)法律顧問要善于為企業(yè)選擇、利用好外聘律師,并從其身上學(xué)到更多的東西;在憑職業(yè)良知確信自身意見正確、但企業(yè)權(quán)利決策層人員不能認(rèn)同時(shí),可以借助企業(yè)外聘的社會(huì)律師的法律業(yè)務(wù)水準(zhǔn),印證自己顧問意見的正確性,并通過外聘法律顧問律師的意見影響決策層人員的看法,以真正維護(hù)企業(yè)的最大利益;同時(shí),也應(yīng)堅(jiān)持自己是代表企業(yè)的立場(chǎng),不因迷信外聘律師而人云亦云,更不放棄對(duì)外聘律師應(yīng)有的監(jiān)督。

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