會(huì)計(jì)電算化初始化應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

姚桂云

摘要:帳務(wù)處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置。在建帳之前,會(huì)計(jì)科目還沒(méi)有設(shè)立,前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入,所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設(shè)定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;初始化

1 數(shù)據(jù)收集

系統(tǒng)初始化需要收集手工帳中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額,如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工帳中整理出各級(jí)科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額,避免遺漏,以保證初始化時(shí)輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。

2 編碼設(shè)置

帳務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼,在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建帳時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入帳務(wù)系統(tǒng),建立帳務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化帳務(wù)系統(tǒng)中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外,還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數(shù)段,每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總帳科目,第二段表示二級(jí)明細(xì)科目,第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題:

2.1 系統(tǒng)性

財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總帳科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總帳科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定,設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外,可按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定,以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

2.2 一義性

要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目,既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目,但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目,則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目。

2.3 簡(jiǎn)潔性

在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下,力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

2.4 可擴(kuò)展性

會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定,其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建帳實(shí)現(xiàn),而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求?？値た颇烤幋a長(zhǎng)度由所選會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位,而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的,以二級(jí)明細(xì)科目為例,總帳科目為其上級(jí)科目,銀行存款、應(yīng)收帳款、銷售收入、管理費(fèi)用等總帳科目都有二級(jí)明細(xì)科目,銀行存款通常以開戶銀行及帳號(hào)為明細(xì)科目,少則二三個(gè),多則二三十個(gè),銷售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè),兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級(jí)科目的需求,而應(yīng)收帳款等往來(lái)科目通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目,明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大,少則幾十個(gè),多則成百上千,兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求,要增至三位甚至更長(zhǎng),由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼,其他總帳科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí),其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響,與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾,可將明細(xì)科目先分類,按分類設(shè)置二級(jí)科目,然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目,如應(yīng)收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區(qū)分類,設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目,然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算,目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立,自成體系,項(xiàng)目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收帳款等往來(lái)科目相關(guān),不影響其他科目的代碼設(shè)定,與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān),非常便于擴(kuò)充。如選用了輔助核算功能,在科目代碼設(shè)置之后,還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱。如果單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),特別是貨幣資金涉及外幣,在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì)計(jì)軟件中提供了復(fù)幣核算的功能,在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統(tǒng),這些資料包括:外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。

3 數(shù)據(jù)輸入

完成上一步工作后,即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。帳務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可,上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用,除需要輸入啟用月份余額外,還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額,這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù),如不輸入累計(jì)發(fā)生額,由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性,在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額,系統(tǒng)將無(wú)法提供正確的數(shù)據(jù)。在實(shí)際操作中大部分會(huì)計(jì)軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法,即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額,期初余額和各上級(jí)科目的年初余額、累計(jì)發(fā)生額、期初余額則由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總。如果設(shè)立了輔助核算項(xiàng)目,各輔助核算項(xiàng)目的年初余額和累計(jì)發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后,計(jì)算機(jī)能檢測(cè)余額是否平衡。在確認(rèn)各項(xiàng)余額輸入無(wú)誤后,即可結(jié)束建帳,固化余額,避免以后對(duì)初始余額的錯(cuò)誤修改。

4 記帳憑證類型最好只設(shè)一種通用格式

查帳是會(huì)計(jì)人員日常工作的一個(gè)重要部分,在手工操作時(shí)用分類記帳憑證來(lái)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),分別裝訂整理記帳憑證,以便于憑證的管理和方便查帳。會(huì)計(jì)人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證,也可根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)定憑證類型。應(yīng)當(dāng)指出的是,記帳憑證分類不是一個(gè)必選項(xiàng)目,可以只用一種通用記帳憑證格式,即轉(zhuǎn)帳憑證。事實(shí)上,電算化后,查帳完全能通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)快速實(shí)現(xiàn),計(jì)算機(jī)的最顯著的特點(diǎn)就是速度快,恰好彌補(bǔ)了手工查帳的缺陷。再者,設(shè)置了憑證類型,增加了一個(gè)輸入項(xiàng)目,會(huì)影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨(dú)立編號(hào),憑證整理保管更為煩瑣。會(huì)計(jì)軟件提供記帳憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會(huì)計(jì)人員手工記帳時(shí)的習(xí)慣。所以,電算化后,無(wú)須理會(huì)記帳憑證類型設(shè)置項(xiàng)。

5 初始化工作應(yīng)注意的其他問(wèn)題

完成以上操作后,即可進(jìn)入日常的帳務(wù)處理,如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統(tǒng)初始化時(shí)還應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題:

5.1 新增操作員要注意自行輸入密碼

系統(tǒng)會(huì)預(yù)設(shè)一個(gè)操作員,通常取名為SYSTEM或MANAGER之類,這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)管理員,正式啟用系統(tǒng)時(shí)應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員,并加上密碼。如需要上機(jī)操作的會(huì)計(jì)不只一個(gè),則應(yīng)增加操作員,并為每個(gè)用戶確定相應(yīng)的權(quán)限,新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入,以便分清責(zé)任。

5.2 要注意充分利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證功能

自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證設(shè)置雖不是一個(gè)必選項(xiàng),但利用自動(dòng)轉(zhuǎn)帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中,常有固定對(duì)應(yīng)關(guān)系的記帳憑證,且其數(shù)據(jù)來(lái)源于已輸入系統(tǒng)的記帳憑證。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目,在月末所有收入、成本費(fèi)用憑證輸入、登記入帳后,須匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤(rùn)一類的科目,自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉(zhuǎn)帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數(shù)設(shè)置,包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目,以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額),注意轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個(gè),但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個(gè)。

5.3 設(shè)置報(bào)表時(shí)應(yīng)注意根據(jù)用戶手冊(cè)中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式

會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié),在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用會(huì)計(jì)報(bào)表,但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外,單位一定還需要其他報(bào)表,這些報(bào)表是無(wú)法預(yù)置的,需要用戶自已完成設(shè)置。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成,其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù),一類是固定的表項(xiàng)目,另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式從帳簿、其他報(bào)表中取來(lái),隨帳簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。取數(shù)公式的格式在不同公司的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品各不相同,必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。

6 結(jié)語(yǔ)

總之,帳務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)很重要的工作,對(duì)計(jì)算機(jī)操作不夠熟練的會(huì)計(jì)人員在系統(tǒng)初始化時(shí)尤其應(yīng)當(dāng)注意以上問(wèn)題,把握初始化的關(guān)鍵,高質(zhì)量地做好初始化工作,這樣才能最大限度地發(fā)揮帳務(wù)處理軟件的作用。