電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題研究

劉玉敏

摘要:內(nèi)部控制關系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整,關系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性,本文從計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā),發(fā)展控制為出發(fā)點,詳細論述了電算化會計的日?？刂啤?/p>

關鍵詞:內(nèi)部控制;系統(tǒng)管理控制;會計電算化

1 強化電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制勢在必行

計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境 企業(yè)使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動。

電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統(tǒng)中,原先的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類文件、現(xiàn)在儲存在磁性介質(zhì)上,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主,控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度 隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,因此,電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復雜,而且還要有各種控制的計算機技術手段。

2 電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制要體現(xiàn)在工作的全過程

系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制。計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。

①授權(quán)和領導認可。認可和授權(quán),計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大,對企業(yè)整體管理目標的影響也比較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的改革,是牽一發(fā)動全身的重大舉措,因此必需得到授權(quán)和領導認可。

②符合標準和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規(guī)范。其中包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。

③人員培訓。計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間,在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓,不僅應包括系統(tǒng)的操作培訓,還應包括對運行流程,內(nèi)部控制等多方面的培訓。

④系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用,替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng),必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,采取有效的控制手段,作好各項轉(zhuǎn)換的準備工作,企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換購買自行開發(fā)相關系統(tǒng)后,應運行一段時間,以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。運行的時間一般至少為三個月。

⑤程序修改控制。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化,可能導致使用中的軟件進行修改,對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制,計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

管理控制 管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構(gòu)的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

①組織機構(gòu)設置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后,應對原有的組織機構(gòu)進行適當?shù)恼{(diào)整,以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)劃分,也可以按會計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構(gòu)的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模和企業(yè)總體經(jīng)營目標,并且應按精簡、合理的原則對組織機構(gòu)的設置進行成本效益分配。

②職責劃分。內(nèi)部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務,都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。

③上機管理。企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的,企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。

④檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔,企業(yè)應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。

⑤設備管理。對于用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備,應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好,保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環(huán)境的控制,如防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

日?？刂啤Ｈ粘？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會計系統(tǒng)運行過程中的經(jīng)常性控制。日?？刂瓢ń?jīng)濟業(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。

①業(yè)務發(fā)生控制。業(yè)務發(fā)生控制又稱“程序檢查”,主要目的是采用相應的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。

②數(shù)據(jù)輸入控制。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非?？?如果輸入的數(shù)據(jù)不準確,處理結(jié)果就會出現(xiàn)差錯,在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù),一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此,企業(yè)應該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。

③數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全,可靠。

④數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。

⑤數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應檢查輸出數(shù)(上接第90頁)

據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致,輸出數(shù)據(jù)是否完整,輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。

⑥數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當?shù)貎Υ?便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)應當對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號,文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應作好登記,計算機會計系統(tǒng)應具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。