招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)多項(xiàng)目資源管理研究

摘要:文章對(duì)項(xiàng)目管理和多項(xiàng)目管理的概念進(jìn)行了界定,并分析了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行多項(xiàng)目資源管理的必要性,在此基礎(chǔ)上提出了招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)多項(xiàng)目管理中研究資源負(fù)荷和資源平衡的方法。

關(guān)鍵詞:招標(biāo)代理;多項(xiàng)目;資源管理;由果及因分析法

中圖分類號(hào):F284

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1009-2374(2009)19-0076-02

一、相關(guān)概念界定

(一)項(xiàng)目

根據(jù) PMI(Project Management Institute,美國項(xiàng)目管理學(xué)會(huì))的定義,項(xiàng)目是“為創(chuàng)造某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的暫時(shí)性努力”。 “創(chuàng)造某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)”是指項(xiàng)目都是具有特定的目標(biāo),而“暫時(shí)性”是指項(xiàng)目的工期是有一定限制,而不能是無限期的,都有一個(gè)明確的開始期和結(jié)束期。所以,項(xiàng)目的一般定義是:在一定條件下的、具有一定生命周期的、為了某一特定目標(biāo)而進(jìn)行的一次性工作。

(二)多項(xiàng)目管理

多項(xiàng)目管理是項(xiàng)目管理隨著企業(yè)越來越重視全局利益發(fā)展而來的項(xiàng)目管理方式,是一種現(xiàn)代競爭需求的結(jié)果,是企業(yè)項(xiàng)目管理的主要形式。一般來講,多項(xiàng)目管理集中在項(xiàng)目組合管理和項(xiàng)目群管理。項(xiàng)目組合是一個(gè)項(xiàng)目和/或項(xiàng)目群與其它項(xiàng)目/項(xiàng)目群劃分在一起的工作,以便于有效管理并滿足戰(zhàn)略商業(yè)目標(biāo)。這些組合中的項(xiàng)目或項(xiàng)目群并不一定相互關(guān)聯(lián)或者直接相關(guān)。項(xiàng)目群是一組相關(guān)的項(xiàng)目,綜合協(xié)調(diào)管理以獲得單獨(dú)管理所不能獲得的益處,項(xiàng)目群可以包括該群范圍之外的相關(guān)工作的部分。

二、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行多項(xiàng)目資源管理的必要性

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是依法設(shè)立、從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)服務(wù)的社會(huì)中介組織,在社會(huì)和環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展中,具有十分重要的作用。隨著人口的增加和聚集、城市多元化發(fā)展及人類生存空間的延展,使得建設(shè)工程項(xiàng)目急速啟動(dòng),重大建設(shè)工程也逐步加大力度。招標(biāo)項(xiàng)目的增加使得在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)經(jīng)常會(huì)遇到多個(gè)項(xiàng)目需要并行執(zhí)行的情況。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所做的項(xiàng)目類型越多,管理也就越復(fù)雜,因?yàn)殡S著項(xiàng)目類型和數(shù)量的增多,項(xiàng)目所涉及的范圍也越來越寬廣,內(nèi)容也越來越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況,管理這些日益復(fù)雜的項(xiàng)目,就需要有新的管理思想、方法和能力。

為了一些經(jīng)濟(jì)方面的原因和更有效的配置和使用企業(yè)的各類資源,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)通常會(huì)采用一種全新的項(xiàng)目管理方法——多項(xiàng)目管理。多項(xiàng)目管理是一種全新的項(xiàng)目管理方式,它是站在整個(gè)企業(yè)層面上,對(duì)現(xiàn)行組織中所有的項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃、組織、執(zhí)行與控制的項(xiàng)目管理方式。多項(xiàng)目管理和單項(xiàng)目管理的一個(gè)重要區(qū)別在于:單項(xiàng)目管理是在假定項(xiàng)目的各類資源都滿足的前提下進(jìn)行項(xiàng)目管理,考慮如何使項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種管理方式,它的思考方式是“由因索果”的綜合法;而多項(xiàng)目管理是考慮為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo),如何在各個(gè)項(xiàng)目中合理的分配和管理各種資源,它的思考方式是“由果及因”的分析法。

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是一組資源的集合體,機(jī)構(gòu)之間的競爭圍繞著資源的爭奪與利用來展開。一個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)地位,不僅取決于其所擁有資源的數(shù)量與質(zhì)量,而且取決于其對(duì)資源的利用效率。前者是機(jī)構(gòu)進(jìn)行日常經(jīng)營的必要條件,但它與機(jī)構(gòu)的市場(chǎng)地位不成正比,否則就不會(huì)出現(xiàn)以少搏多、以弱勝強(qiáng)的現(xiàn)象。而后者才是維持持久競爭優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵,是以弱勝強(qiáng)的真正原因,某些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可能沒有豐富的資源,但是如果掌握了提高資源利用效率的有效途徑,充分利用并挖掘好自己的資源,一樣可以以弱勝強(qiáng),達(dá)到目標(biāo)。

因此在項(xiàng)目前期如何合理選擇、配置資源,擬制出恰當(dāng)?shù)馁Y源計(jì)劃,在項(xiàng)目實(shí)施過程中如何合理調(diào)整項(xiàng)目優(yōu)先級(jí),以及用科學(xué)的手段平衡資源是解決多項(xiàng)目管理資源沖突的關(guān)鍵所在。

三、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)多項(xiàng)目管理資源負(fù)荷

資源負(fù)荷是指在特定時(shí)段現(xiàn)有進(jìn)度計(jì)劃所需的個(gè)體資源的數(shù)量。這個(gè)方法有助于項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目所需的資源有一個(gè)總體的了解。項(xiàng)目經(jīng)理常使用直方圖來描述不同時(shí)段所需要的資源數(shù),直方圖對(duì)于確定人員需求和識(shí)別人員配置問題非常有幫助,圖1是某項(xiàng)目組的資源負(fù)荷直方圖:

資源負(fù)荷直方圖可以反映出某個(gè)項(xiàng)目組的資源是否已達(dá)超負(fù)荷狀態(tài)。資源超負(fù)荷是指在特定的時(shí)間分配給某項(xiàng)目組的資源超過它可用的資源。例如,在圖1所示的某項(xiàng)目組的資源負(fù)荷圖中,假設(shè)該項(xiàng)目組在 1 月至 3 月的實(shí)際可用資源數(shù)為 30,那么在 1 月～ 3 月這一時(shí)段中,分配給該項(xiàng)目組的資源是它可用資源的 300%,這就意味著,如果每天正常工作 8 小時(shí)的話,那么這個(gè)項(xiàng)目組的招標(biāo)工作人員必須一天連續(xù)工作 24 小時(shí)才能滿足人力資源計(jì)劃的要求。

資源超負(fù)荷就是一種資源沖突,而解決資源沖突的一種有效方法就是資源平衡。

四、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)多項(xiàng)目資源管理平衡

資源平衡優(yōu)化指在有限資源約束下,合理安排項(xiàng)目的各作業(yè),在既不超過資源限量又不破壞各作業(yè)的前后序關(guān)系的前提下尋求整個(gè)項(xiàng)目在各個(gè)時(shí)段內(nèi)資源的合理分配。

資源平衡是改變項(xiàng)目對(duì)資源需求狀況的有效方法,由于項(xiàng)目的某項(xiàng)任務(wù)總是可以在最早開始時(shí)間和最晚開始時(shí)間確定的范圍內(nèi)開始,所以,通過采用不同的分配方式,就可以達(dá)到較高的資源利用率和降低項(xiàng)目成本的支出?！肮て诠潭?資源均衡”的優(yōu)化過程就是在工期保持不變的條件下,調(diào)整工程進(jìn)度計(jì)劃,使項(xiàng)目資源需要量盡可能均衡的過程,也就是在整個(gè)工程工期內(nèi)不出現(xiàn)過高的高峰和過低的低谷,力求使各個(gè)時(shí)間段上的資源分配比較均衡,減少資源需求的波動(dòng)范圍,從而可以保證項(xiàng)目的質(zhì)量和減少大量的項(xiàng)目成本。

下面通過一個(gè)簡單的單項(xiàng)目資源平衡的例子來說明資源平衡的基本思想,圖2是某一個(gè)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖,從這個(gè)圖上我們可以看到該項(xiàng)目由四項(xiàng)作業(yè)所組成:分別是作業(yè) A、B、C、D,其中作業(yè) A 的工期 1 天,每天所消耗的資源數(shù)為 4,作業(yè)B 和作業(yè) C 的工期都為 1 天,每項(xiàng)工作每天所消耗的資源數(shù)都為 2,作業(yè) D 的工期為 2天,每天所消耗的資源數(shù)為 2。其中作業(yè) B、C、D 可以并行執(zhí)行。

通過簡單的計(jì)算,我們可以得到?jīng)]有進(jìn)行資源平衡之前的資源負(fù)荷直方圖,如圖3所示。圖4表示在作業(yè) C 延遲 1 天開始的情況下資源的使用情況。

從資源平衡前和資源平衡后的資源負(fù)荷圖中,我們看到資源平衡后的資源負(fù)荷圖比資源平衡前的資源負(fù)荷圖來得扁平;也就是說每一個(gè)資源已經(jīng)被安排在最適合的地方,這就是資源平衡的基本思想。

五、資源平衡的作用和意義

(一)如果資源的使用情況一般比較穩(wěn)定,那么它們需要的管理就較少

例如:對(duì)于一個(gè)工程項(xiàng)目招標(biāo)人原來說,一個(gè)月內(nèi)每天的工作時(shí)間為 8 小時(shí),但如果安排他前兩周每天工作 12 小時(shí),后兩周每天工作 6 小時(shí),那么管理起來就會(huì)有很多的問題。

(二)資源平衡使得項(xiàng)目經(jīng)理能使用其他昂貴的資源

例如項(xiàng)目經(jīng)理需要法律顧問的咨詢,那么如果他對(duì)這種專利法律咨詢的工作所需的資源進(jìn)行平衡的話,平衡的結(jié)果就是使項(xiàng)目只需要聘請(qǐng)一位兼職的法律顧問就能滿足項(xiàng)目組的需求了,而無需花費(fèi)更多的人力和精力。

(三)資源平衡可以降低項(xiàng)目的成本,節(jié)省各種所需資源的開支和花費(fèi)

通過資源平衡我們可以用最少的人力滿足我們項(xiàng)目上的需求,盡量減少出現(xiàn)某段時(shí)間人力不足,而另一段時(shí)間卻有人力過剩的情況發(fā)生。

(四)通過資源平衡還能增強(qiáng)公司內(nèi)員工的信心

每一個(gè)人都希望有一份穩(wěn)定的工作,這種穩(wěn)定的工作是指在每一周甚至是每一天都能有穩(wěn)定的工作量,讓他們能感覺到他們所在的公司有著持續(xù)的發(fā)展勢(shì)頭和潛力,而不會(huì)為自己的將來感到擔(dān)憂。

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作者簡介:楊振軍(1972-),男,天津薊縣人,北京北咨工程咨詢有限公司工程師,研究方向:項(xiàng)目管理。