工程招標代理的信息管理與具體運用探討

李冬

摘要：在工程招標代理中，充分利用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)收益水平的不斷提升，于是本文探討了工程招標代理的信息管理及具體的運用。

關(guān)鍵詞：工程；招標代理；信息管理；運用

中圖分類號：TU723.3-39文獻標識碼：A文章編號：1674-3024（2017）01-24-02

前言

招標投標機制是資源配置市場化的產(chǎn)物，工程招標代理機構(gòu)是招投標體系的重要組成部分，提升工程招標代理信息化水平對企業(yè)的發(fā)展大有好處。

1.工程招標代理存在的弊端概述

在經(jīng)濟水平不斷提高的背景下，我國城鎮(zhèn)化進程的不斷推進，工程招標代理行業(yè)近年來已經(jīng)得到了快速的發(fā)展。與過去相比，我國工程招標代理機構(gòu)的數(shù)量不斷增多，工程招標代理體系日益壯大，隨著相關(guān)制度的不斷完善，我國的工程招標代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實際的運營過程中，工程招標代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標代理行業(yè)的健康發(fā)展。一方面，受到各類工程招標代理的管理制度約束的影響，工程招標代理中存在的一些流程比較復雜，所需的時間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項目中，工程招標代理這種形式難以得到有效的推廣與應用，普及率比較低。另一方面，工程招標代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低，因此，不同的工程招標代理機構(gòu)在技術(shù)水平、財務狀態(tài)、硬件設(shè)施等方面存在著很大的差異。另外，相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也存在一定的差異，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時有發(fā)生。

2.工程招標代理信息管理的意義

招標代理活動的本質(zhì)是獲取和處理信息，促進交易并降低交易成本。招標代理機構(gòu)作為一個提供專業(yè)化服務的中介機構(gòu)組織，無論從降低自身運營成本、謀求價格競爭優(yōu)勢，還是從提升服務層次、拓展服務領(lǐng)域、提高公信力的角度出發(fā)，掌握和利用現(xiàn)代信息技術(shù)，已經(jīng)成為必修之課?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)日臻成熟和信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，必然推動招標投標電子化和網(wǎng)絡(luò)化。使用數(shù)據(jù)電文代替紙張，能突破時間和空間限制，從而顯著提高效率和降低交易成本，并促進招標代理機構(gòu)的業(yè)務發(fā)展和管理提升。招標采購的電子化已是大勢所趨，招標代理機構(gòu)必須未雨綢繆、搶奪先機，主動擁抱變革，做工程招標代理機構(gòu)的領(lǐng)跑者。深耕細作地策劃招標方案，編寫嚴密與完整的合同專用條款，編制充分反映工程設(shè)計意圖的技術(shù)標準和要求，制定符合項目特點的評標細則，提升服務層次，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、超值的招標代理服務。

3.工程招標代理信息管理的需求

目前在我接觸過的工程招標代理工程中，信息管理滲透在每一個環(huán)節(jié)中。業(yè)務流程可以將信息管理利用工作劃分為三個階段：第一個階段是工程招標代理的前期階段，主要依靠信息管理技術(shù)來實現(xiàn)采集工作。工程招標的主要對象是市場。面對市場需要建立完善的招標信息體系，這也是建筑市場信息中的一個重要內(nèi)容。第二個階段是工程招標代理的進行階段，主要是對價格的信息進行采集。招標代理機構(gòu)獲得代理項目后應該對相關(guān)范圍的事宜進行承擔工作，并且要編制好招標文件和招標的所需信息。第三個階段是在工程代理招標的后期階段，這個階段主要是信息的反饋。工程招標代理工作要掌握著詳細的工程項目細信息，同時也需要恰當?shù)姆绞綄@些信息加以利用。工程招標代理工程可以獲得大量的反饋信息，以此作為信息資源，并借此不斷補充和更新現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，從而提升工程招標代理工作的質(zhì)量和水平。

4.工程招標代理信息管理的法流程

信息的管理是工程招標代理工作當中的重要組成部分，這與整個工程招標代理流程具有十分緊密的聯(lián)系。目前的工程招標代理的信息收集管理主要包括以下幾個階段：（1）招標項目的整體招標策劃階段。根據(jù)標的物的具體技術(shù)、經(jīng)濟特點、管理特征和功能、規(guī)模、質(zhì)量、價格、進度、服務等各項目標，分析市場情況和競爭格局，確定招標項目實施條件、目標、范圍、進度、保證措施等核心要求的綜合性方案，是招標項目操作執(zhí)行的依據(jù)和指導；（2）招標項目操作執(zhí)行階段。是根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)和標準、規(guī)范，依招標項目整體策劃開展各項招標工作，包括招標文件編制、招標公告發(fā)布、招標文件發(fā)出和澄清答疑，投標文件接受，開標和評標組織，中標單位確定，中標通知書發(fā)出等一系列招標業(yè)務的操作和執(zhí)行：（3）招標項目評價管理階段。在具體招標完成后，分析成功或失敗原因以及工作中存在的不足，對原有招標管控和管理流程進行改進和優(yōu)化，并總結(jié)經(jīng)驗和知識。招標代理機構(gòu)通過上述招標過程收集、整理形成企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫，并加以具體運用。

5.工程招標代理信息管理的運用 5.1信息管理要求

工程代理招標工作應用流程離不開信息的管理工作，其中包含了對項目的策劃、公告以及相關(guān)對應文件的編制與審查工作，在此期間要從網(wǎng)上對表述預訂并完成下載，對相關(guān)項目的招標工作完成答疑，對整套的資料總結(jié)歸檔。工程招標代理過程主要是由信息管理來實現(xiàn)，要做到報表的及時查詢以及相關(guān)內(nèi)容的及時審核，根據(jù)具體的分類情況，將委托人的選擇項目以及屬性進行多條件的分類歸置，讓工程招標代理的相關(guān)人員根據(jù)自身的職責來對項目跟蹤。

5.2檔案資料管理

在工程招標代理中，為了保護資料的完整性與準確性，還應當加強對招標資料檔案的信息管理，以便于對項目的資料進行查詢與調(diào)用。在實際的信息管理過程中，應當根據(jù)每個工程招標代理的具體情況，實現(xiàn)不同層次的檔案信息管理。對于資料齊全的項目，應當盡可能的實現(xiàn)全部資料歸檔。而對于資料欠缺的項目，應當實現(xiàn)動態(tài)催交的功能。

5.3數(shù)據(jù)庫的運用

在工程招標代理的信息管理過程中，應當建立業(yè)務數(shù)據(jù)庫。具體包括：（1）工程招標代理行業(yè)信息庫；（2）投標企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫：（3）工程項目信息數(shù)據(jù)庫；（4）評委專家?guī)臁Ｔ诮I(yè)務數(shù)據(jù)庫的過程中，應當做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作，以實現(xiàn)動態(tài)掌握招標代理的內(nèi)、外部信息。

5.4數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計

在工程招標代理工作中通過對相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)的匯總來分析模塊應具備的分類情況，根據(jù)不同條件來查詢不同業(yè)務數(shù)據(jù)的具體功能，同時要滿足公司在會議協(xié)調(diào)方面、會議調(diào)度方面、部門業(yè)務統(tǒng)計方面以及資質(zhì)上報方面的需求，工程招標代理工作中的信息管理建設(shè)需要滿足以上需求的準確、統(tǒng)一。

5.5輔助系統(tǒng)構(gòu)建

工程招標代理中的輔助系統(tǒng)應該根據(jù)公司所發(fā)布的招標文件范本，達到自動生成招標文件的效果。同時輔助系統(tǒng)要滿足查詢、登記等需求，對開標文件、開標表格進行下載，并且完成初步審查、電子清標和報價對比的輔助功能建設(shè)。根據(jù)公司所發(fā)布的評標報告模板，自覺生成相關(guān)的評標報告書；根據(jù)工程招標文件可以自動生成通知書、以及招標結(jié)果通知書以及保證金的收取記錄。

5.6構(gòu)建造價模塊

在工程招標代理中要構(gòu)建的模塊基本行包含了額定金額和與之相關(guān)的人工價格、機械設(shè)備的各種報價信息、以及工程的造價定額。定額主要體現(xiàn)的是消耗定額和補充定額以及相關(guān)的定額揭示。配套文件主要包含的是國家和地方對費用的規(guī)定情況、稅收額度等相關(guān)的經(jīng)驗。人工價格包含的是不同種類、不同技術(shù)、不同等級的勞動力在市場上的價格跌漲情況，以及相關(guān)的物價指數(shù)。其價格可以和供應價、工地價、零售價以及批發(fā)價等形式實現(xiàn)，機械的價格主要是各類機械在市場上的租賃價格。

6.結(jié)語

總體來說，工程招標代理是我國市場經(jīng)濟走向規(guī)范化的重要手段，加強工程招標代理中信息管理的運用，能最大限度的提高工作效率及降低成本。