新形勢下高校圖書館與院系資料室合并探析

胡福文

摘要:本文在分析新形勢下高校圖書館與院系資料室分立的諸多弊端的基礎(chǔ)上提出了對二者進行合并的觀點,并指出了二者合并應(yīng)具備的基本條件和具體思路。

關(guān)鍵詞:高校圖書館;資料室;資源整合

中圖分類號:G258.6文獻標(biāo)志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)23—0162—02

高校院系資料室是隨著院系學(xué)科專業(yè)的設(shè)置而建立的,它和高校圖書館分立并存,共同構(gòu)成了高校的三大支柱之一。而今,隨著人類進入二十一世紀(jì)和信息時代的來臨,高校越來越重視圖書館的建設(shè),紛紛改建、擴建或新建圖書館,圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)水平不斷提高,相比之下,院系資料室的建設(shè)則顯得滯后。圖書館與院系資料室之間條塊分割、各自為政的傳統(tǒng)管理模式,已經(jīng)不能適應(yīng)高校教學(xué)和科研工作的需要。[1]在新的形勢下,高校圖書館和院系資料室的關(guān)系該如何處理,已影響到高校的進一步發(fā)展,不得不引起人們的重視和思考。對此,圖書館界有三種觀點:第一種,加強資料室的建設(shè);第二種,按大學(xué)科合并資料室,建立專業(yè)文獻信息中心;第三種,資料室與圖書館合并。[2]筆者對新形勢下高校圖書館與院系資料室合并做以初探,以求教與各位同仁。

1.高校圖書館與院系資料室分立的弊端

1.1管理體制方面的問題

根據(jù)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》的規(guī)定,高校圖書館是學(xué)校的文獻信息中心,實行校(院)長領(lǐng)導(dǎo)下的館長負責(zé)制。而院系資料室是院系的下屬機構(gòu),在機構(gòu)設(shè)置、人員編制、考核獎懲等行政管理方面歸屬各院系,只是在業(yè)務(wù)工作上接受圖書館的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。這種高校圖書館和院系資料室分設(shè)共存、院系資料室自成體系的管理體制,造成高校圖書館和院系資料室條塊分割,各自為政。[3]這必然造成高校圖書館和院系資料室業(yè)務(wù)管理脫節(jié),雖然二者近在咫尺,卻聯(lián)系不多。因此,各院系資料室名義上是接受圖書館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實際上,高校圖書館對院系資料室的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)是難以落到實處的。[4]

1.2經(jīng)費保障及使用方面的問題

近幾年,隨著我國高等教育從精英化教育向大眾化教育轉(zhuǎn)變,高校紛紛加大投資,建設(shè)新校區(qū),擴大辦學(xué)規(guī)模。為此,許多高校因欠銀行貸款而負債累累,不堪重負,情急之下,圖書購置方面的經(jīng)費就常常被擠占挪用,經(jīng)費保障就成問題了。由于學(xué)校經(jīng)費緊張及相關(guān)制度的不健全,為 “分一杯羹”,圖書館和資料室之間常常為經(jīng)費分配起紛爭,經(jīng)費的分配及使用沒有統(tǒng)一的規(guī)劃,難免造成文獻資源重復(fù)購置和經(jīng)費浪費現(xiàn)象,使原本緊張的經(jīng)費得不到充分利用。另外,即使有的高校已明確將院系文獻資源建設(shè)費劃歸各院系管理,雖然各院系也知道資料室建設(shè)的重要性,但由于各院系對資料室建設(shè)的重視程度不一樣,也難免出現(xiàn)有的院系將此經(jīng)費挪作他用,造成各院系資料室建設(shè)發(fā)展的不均衡。[5]

1.3資源共享方面的問題

在資源共享方面存在的主要問題有三。其一,如上文所述,傳統(tǒng)的高校圖書館和院系資料室的管理體制造成二者各自為政,相互之間聯(lián)系甚少,比較封閉、孤立,在文獻資源的采購上難以做到統(tǒng)籌、協(xié)調(diào),容易出現(xiàn)“大而全”、“小而全”的現(xiàn)象,必然造成高校圖書館和院系資料室在圖書資料采購上的重復(fù)購置和浪費。[6]其二,有些高校圖書館和院系資料室之間未聯(lián)網(wǎng),沒有建立聯(lián)合書目中心,讀者無法從網(wǎng)上檢索到院系資料室的藏書,資源共享缺乏網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。其三,由于條塊分割,管理分散,各院系資料室一般只為本院系師生服務(wù),不對其他院系開放,致使院系資料室的圖書資料利用率降低,難以做到資源共享。

1.4提供服務(wù)方面的問題

院系資料室提供服務(wù)方面的問題主要表現(xiàn)在四個方面。一是時空條件受限。院系資料室的開放時間大多按行政坐班制執(zhí)行,開放時間太短;院系資料室開放需要院系提供場地,但由于辦公用房緊張和領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,院系資料室的場地常常受到擠占,難以保障。二是服務(wù)手段比較落后。許多院系資料室仍采用傳統(tǒng)的服務(wù)方式,圖書資料的采訪、編目、借閱等以手工操作為主。這種落后的技術(shù)和服務(wù)手段不利于文獻資源的充分利用,也難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代讀者的服務(wù)需求。[7]三是服務(wù)的水平較低。院系資料室一般只提供一次文獻的借閱服務(wù),很少進行二次、三次文獻的開發(fā),難以滿足讀者深層次的文獻信息需求。四是服務(wù)人員方面的問題。資料室管理員很少受過圖書情報專業(yè)方面的培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高,而且大多身兼數(shù)職,人少事雜,在時間和精力上難以滿足讀者的服務(wù)需求。

2.高校圖書館與院系資料室合并的條件

要克服以上高校圖書館與院系資料室分立的弊端,就需要對高校圖書館與院系資料室進行整合。筆者認為,最徹底、最有效的辦法就是撤銷院系資料室的建制,將院系資料室與圖書館合并,實行集中管理。為此,需具備以下條件:

2.1館舍條件

撤銷院系資料室的建制,將院系資料室與圖書館進行物理空間的合并,既可以節(jié)省院系的辦公場地,又便于實現(xiàn)集中管理和資源共享。這就要求圖書館要有較大的館舍面積和較多的閱覽座位,以適應(yīng)全校師生讀者來館集中借閱圖書資料的需求。要滿足這一條件,各高校可以根據(jù)自身的實際情況,采用兩種辦法解決:其一,如果學(xué)校的校園面積不大(比如,不超過3000畝),也沒有分校區(qū),各院系師生來館比較方便,學(xué)校只需要在校園中心位置改建、擴建或新建一個較大的圖書館就可以了。其二,如果學(xué)校的校園面積很大,或在其他較遠的地方設(shè)有分校區(qū),為方便各院系師生利用圖書館,學(xué)校除了設(shè)立一個較大的中心館外,還應(yīng)根據(jù)需要設(shè)立相應(yīng)的分館。

2.2思想條件

院系資料室作為學(xué)校文獻保障體系的組成部分,曾為院系及全校的學(xué)科及專業(yè)建設(shè)等做出了重要的貢獻,可謂功不可沒?，F(xiàn)在,要將其與圖書館合并,受慣性思維的影響,學(xué)校師生尤其是院系的領(lǐng)導(dǎo)在思想上一時是難以接受的。因此,在二者合并之前,要轉(zhuǎn)變學(xué)校師生尤其是院系領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念,形成共識。在這方面學(xué)校有許多工作要做,圖書館要當(dāng)好主角。

2.3體制條件

館舍條件是關(guān)于物的方面的,思想條件是關(guān)于人的方面的,而體制條件是關(guān)于制度方面的。所謂體制條件,就是要將不適應(yīng)圖書館和院系資料室資源共享的管理制度進行徹底轉(zhuǎn)變。也就是圖書館要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,將原來二者的分散管理變?yōu)榧泄芾?變原來的各自為政為統(tǒng)一協(xié)調(diào),從學(xué)校的制度層面上擁有原圖書館和原院系資料室的人事、經(jīng)費等行政管理權(quán)、業(yè)務(wù)管理權(quán)等。只有這些管理權(quán)限合二為一,圖書館和院系資料室才能從實質(zhì)上做到合二為一,融為一體。

3.新形勢下高校圖書館與院系資料室合并的思路

3.1撤銷建制

圖書館和院系資料室合并是學(xué)校管理體制改革的一件大事,是學(xué)校的一項重大決策。在“依法治?！钡漠?dāng)今時代,決策應(yīng)在科學(xué)論證的基礎(chǔ)上履行規(guī)范的程序,比如事前召開二者合并專家論證會、干部研討會、讀者座談會等廣泛聽取意見,在合并條件基本成熟,合并意見基本統(tǒng)一的情況下,最后由學(xué)校召開黨委會討論決定。

3.2人員安排

在撤銷院系資料室的建制,將其與圖書館進行合并后,圖書館已具有統(tǒng)一的人事管理權(quán)。圖書館應(yīng)將二者的人力資源進行整合,統(tǒng)一規(guī)劃,對原院系資料室的人員進行合理安排。第一,妥善安排,平穩(wěn)過渡。對于原院系資料室的專職資料員,圖書館應(yīng)無條件接收;對于兼職的,應(yīng)尊重其個人意愿和選擇,并與院系協(xié)商安排。第二,公平競爭,雙向選擇。合并后的圖書館的崗位應(yīng)公開透明,崗位的應(yīng)聘條件要在考慮歷史、立足現(xiàn)實與面向未來之間取得平衡,保證原院系資料員平等參與競聘,實行雙向選擇,做到人盡其才,用其所長。第三,及時培訓(xùn),提高技能。由于原院系資料員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊,且整體上與圖書館員有一定差距,因此,為保證圖書館工作穩(wěn)步向前,合并后,圖書館應(yīng)有計劃、有步驟地對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),幫助其盡快提高業(yè)務(wù)技能。

3.3資料整合

由于資源共享、功能增強、服務(wù)提升是二者合并的根本目的,因此,合并后,圖書館應(yīng)將二者原有的文獻資源進行整合,統(tǒng)一規(guī)劃,重新構(gòu)建合理的學(xué)校文獻保障體系。筆者認為,這里需要注意的是:其一,做好查重工作,保證文獻資源不重復(fù)采購;其二,保持原院系特有的文獻資料采購的穩(wěn)定性和連續(xù)性,以保持和增強原院系資料室的情報功能;其三,根據(jù)各院系學(xué)科、專業(yè)建設(shè)的實際和遠期規(guī)劃,適時調(diào)整文獻資源建設(shè)的布局;最后,搞好文獻資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的書目數(shù)據(jù)庫,方便全校讀者網(wǎng)上檢索和共同利用原院系資料室的文獻資源。[8]

3.4經(jīng)費整合

院系資料室和圖書館合并后,圖書館對二者的經(jīng)費應(yīng)進行整合。這里的經(jīng)費既包括行政管理開支,也包含文獻資源購置費。特別是文獻資源購置費,圖書館應(yīng)科學(xué)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。首先,要根據(jù)全校學(xué)科、專業(yè)建設(shè)的長遠規(guī)劃來分配經(jīng)費,向重點或特色學(xué)科、專業(yè)傾斜,做到統(tǒng)籌兼顧、重點突出,不能搞一刀切;其次,與資料整合相適應(yīng),不浪費經(jīng)費進行重復(fù)采購;再者,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的強大的功能,逐年增加碩博士論文網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等電子資源的購置比例;最后,在二次、三次文獻的開發(fā)上要增加投入,增強圖書館的情報功能,努力滿足各院系對圖書館的情報服務(wù)需求。

3.5場地整合

所謂場地整合,就是指,院系資料室和圖書館合并后,為便于集中管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、規(guī)范服務(wù),各院系資料室的場地仍由各院系管理,留作他用。如上所述,圖書館可以通過改建、擴建或新建等途徑建一個較大的中心館,通過科學(xué)布局保留并增強圖書館對院系的情報服務(wù)功能,不再內(nèi)部單獨設(shè)置一個個院系的資料室。當(dāng)然,如果一個中心館不能滿足使用需求,可以再建一個或多個分館,通過總館分館的管理模式來解決。

參考文獻:

[1]果青.王祖艾.構(gòu)建軍隊院校圖書館與系資料室文獻信息資源保障模式[J].圖書館服務(wù)均等化與資源共享,2008,(10):486-488.

[2]鄭偉青.淺論高校圖書館與系部資料室的一體化管理[J].科教文匯,2007,(7):108.

[3]張秀丹,張國慧.高校圖書館與系資料室文獻資源的一體化建設(shè).科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2006,(22):23-24.

[4]李化祥.高校圖書館與院系資料室資源整合研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2008,(10):54-55.

[5]江文芬.高校圖書館與院系資料室一體化管理的實踐[J].圖書館工作與研究,2008,(5):92-94.

[6]高燕.共建共享──高校圖書館與院系資料室資源整合的思考[J].湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008,(1):89-91.

[7]陳秀華.略論高校圖書館與院系資料室的共建共享[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊,2008,(5):156-158.

[8]董燕平.試論高校圖書館與院系資料室的協(xié)調(diào)發(fā)展.河南科技,2008,(2):20-21.

(責(zé)任編輯/彭巍)