新建本科院校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)研究

提要新建本科院校要通過合格評(píng)估,需要投入大量的建設(shè)資金。如何籌集建設(shè)資金、通過什么資金管理平臺(tái)提高資金管理效率,是新建本科院校亟待解決的問題。這里從新建本科院校迎評(píng)促建角度,按照合格評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),從建設(shè)資金需求分析入手,論述通過建設(shè)會(huì)計(jì)信息化,以提高建設(shè)資金管理效率的理由,并提出建設(shè)會(huì)計(jì)信息化的七個(gè)要領(lǐng)。

關(guān)鍵詞:教學(xué)評(píng)估;新建本科院校;會(huì)計(jì)信息化

基金項(xiàng)目:本文系2008年度廣西壯族自治區(qū)教育廳科研項(xiàng)目(200812LX283)的部分研究成果

中圖分類號(hào):F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

我國從2003年開始執(zhí)行的五年一輪的高校教學(xué)評(píng)估制度以來,高校按照評(píng)估工作方針,依據(jù)教育部的評(píng)估指標(biāo)體系和標(biāo)準(zhǔn)要求,轉(zhuǎn)變教育思想觀念,加大資金投入,改善辦學(xué)條件,深化教學(xué)改革,規(guī)范教學(xué)管理,學(xué)校教育教學(xué)發(fā)生了積極的變化,取得了顯著的成效。目前,還有100多所高校未接受評(píng)估,這些學(xué)?；旧暇切陆ū究圃盒?。這些高校開展本科教育教學(xué)的時(shí)間不長,辦學(xué)條件不足,要通過教育部的合格評(píng)估,需要投入大量的建設(shè)資金。因此,在教學(xué)評(píng)估背景下,研究如何建設(shè)會(huì)計(jì)信息化以加強(qiáng)對(duì)建設(shè)資金的管理,提高建設(shè)資金的管理效率有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新建本科院校建設(shè)資金需求分析

教育部《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案(試行)》中,對(duì)普通高?；巨k學(xué)條件指標(biāo)合格標(biāo)準(zhǔn)作了明確規(guī)定。對(duì)新建本科院校來說,由于新升本的原因和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,學(xué)校的基本建設(shè)主要是以行政教學(xué)樓、學(xué)生宿舍、圖書館等硬件性的物質(zhì)性條件為主。同時(shí),還要進(jìn)行隊(duì)伍要素、管理要素和文化要素等軟件性的非物質(zhì)性條件的建設(shè),以滿足國家對(duì)學(xué)校所要求的辦學(xué)條件的基本要求。

從實(shí)際情況看,多數(shù)新建本科院校需要通過建立新校區(qū)滿足基本辦學(xué)條件要求。以在南寧市新建一個(gè)規(guī)模為1萬名學(xué)生的財(cái)經(jīng)類新校區(qū)為例,按照教育部合格評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),最低需要5.79億元的建設(shè)資金,其測算依據(jù)如下:

生均教學(xué)行政用房和生均宿舍面積,按造價(jià)每平方米1,200元分別計(jì)1.1億元和0.78億元;生均教學(xué)科研儀器設(shè)備值,預(yù)計(jì)0.3億元;生均圖書,按每冊(cè)40元計(jì)0.4億元;生均占地面積,共需54萬m2,折合810畝,按每畝29萬元計(jì)2.35億元;百名學(xué)生配教學(xué)用計(jì)算機(jī)臺(tái)數(shù),按每臺(tái)4,000元,計(jì)0.04億元;百名學(xué)生配多媒體教室和語音實(shí)驗(yàn)室座位數(shù),計(jì)0.02億元;生均運(yùn)動(dòng)場地,估計(jì)0.2億元;其他項(xiàng)目(即不屬于教育部辦學(xué)條件指標(biāo),但作為新建校區(qū)所必須開支的項(xiàng)目),主要包括:建設(shè)單位管理費(fèi)、施工監(jiān)理費(fèi)、勘察設(shè)計(jì)費(fèi)等,預(yù)計(jì)0.2億元;水電增容費(fèi)、環(huán)境及景觀建設(shè)費(fèi)、學(xué)生宿舍配套家具、教學(xué)實(shí)驗(yàn)樓配套家具等配套費(fèi)用,預(yù)計(jì)0.4億元。以上共計(jì)5.78億元。如果考慮在實(shí)際建設(shè)過程中,還必須發(fā)生的其他項(xiàng)目,以及學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展因素,那么預(yù)計(jì)需要建設(shè)資金6～8億元。

如何籌集巨額的建設(shè)資金,是新建本科院校亟待解決的重大問題。同時(shí),籌集到巨額的建設(shè)資金之后,選擇

什么資金管理平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)資金的管理,提高資金管理效率,也是新建本科院校要研究的重要課題。

二、新建本科院校建設(shè)資金管理平臺(tái)的選擇

新建本科院校的建設(shè)和發(fā)展,需要大量的資金,而對(duì)資金的高效管理可以通過會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)加以實(shí)現(xiàn)。

1、資金的傳統(tǒng)管理模式難以提高資金管理效率。當(dāng)前,高?；I集資金渠道趨于多樣化,包括財(cái)政撥款、教育收費(fèi)、銀行貸款、社會(huì)捐贈(zèng)、民間資本等,這就增加了學(xué)校財(cái)務(wù)管理的難度。在這種情況下,對(duì)于資金的管理,如果仍然使用傳統(tǒng)手工管理模式,必然導(dǎo)致資金管理信息分散、信息傳遞滯后、信息共享差等,造成資金管理效率低下,從而影響學(xué)?；窘ㄔO(shè)的進(jìn)度。為此,應(yīng)全面運(yùn)用信息化手段,推動(dòng)建設(shè)會(huì)計(jì)信息化,徹底改變手工會(huì)計(jì)工作中所存在的問題,實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)流-財(cái)務(wù)流-資金流-銀行”一體化的平臺(tái)整合,提高資金管理效率,更好地為學(xué)校軟硬件基本建設(shè)服務(wù)。

2、從國家信息化發(fā)展的戰(zhàn)略角度看,客觀上需要全面推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化工作。當(dāng)前,我國在社會(huì)信息化、信息資源開發(fā)利用、電子政務(wù)、綜合信息基礎(chǔ)設(shè)施、國民經(jīng)濟(jì)信息應(yīng)用能力等重點(diǎn)領(lǐng)域方面取得了重大進(jìn)展。隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷完善,現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益普及,會(huì)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)按照國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的要求,全面推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化建設(shè),以進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)工作水平。因此,新建本科院校應(yīng)該通過建設(shè)會(huì)計(jì)信息化,提高學(xué)校建設(shè)資金的管理效率。

3、會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)的建設(shè)需要借助財(cái)務(wù)軟件才能實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮它的功能和作用。近年來,在大力普及會(huì)計(jì)信息化的熱潮中,我國ERP得到了快速發(fā)展,ERP軟件產(chǎn)品日益成熟。以用友U8為例,他包括財(cái)務(wù)、購銷存、人力資源、生產(chǎn)制造等十大功能。各功能模塊相對(duì)獨(dú)立,分別具有完善和細(xì)致的功能,最大限度滿足用戶經(jīng)營和管理的整體需要。

新建本科院校,通過建立U8財(cái)務(wù)系統(tǒng)基本上可以滿足學(xué)校的財(cái)務(wù)核算和資金管理的要求。因?yàn)閷W(xué)校的資金運(yùn)動(dòng)主要以資金收支為主,利用U8財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的總賬、報(bào)表、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)可以及時(shí)、準(zhǔn)確地核算學(xué)校的資金收支業(yè)務(wù);而利用U8資金管理子系統(tǒng),能夠高效地管理學(xué)校的建設(shè)資金。

三、新建本科院校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方法

對(duì)新建本科院校來說,建設(shè)會(huì)計(jì)信息化是學(xué)校占領(lǐng)資金核算和管理制高點(diǎn)的有力工具,其建設(shè)要領(lǐng)包括以下方面:

1、充分認(rèn)識(shí)系統(tǒng)建設(shè)的重要意義。在信息網(wǎng)絡(luò)化普及加快,我國高等教育事業(yè)迅猛發(fā)展和教學(xué)評(píng)估背景下,會(huì)計(jì)信息化成為高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展的必然趨勢。高校建設(shè)和發(fā)展會(huì)計(jì)信息化,推進(jìn)了高校財(cái)務(wù)工作方式創(chuàng)新和財(cái)務(wù)管理模式創(chuàng)新,極大地提高了高校財(cái)務(wù)管理工作效率。其一,由于建設(shè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式是個(gè)全面變革過程,它的建設(shè)要求人們改變思想認(rèn)識(shí),需要在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行宣傳教育;其二,在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)后,需要對(duì)會(huì)計(jì)處理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造、優(yōu)化,這會(huì)涉及部分人的利益;其三,在系統(tǒng)建設(shè)過程中,需要相關(guān)部門間的相互配合和協(xié)調(diào)。因此,學(xué)校教育工作者,尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項(xiàng)工作,以協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的各種問題。

2、制定會(huì)計(jì)信息化規(guī)劃和方案。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的成敗,很大程度上取決于會(huì)計(jì)信息化總體規(guī)劃的制定。高校制定會(huì)計(jì)信息化總體規(guī)劃可以考慮以下幾方面:一是根據(jù)學(xué)校發(fā)展的總體目標(biāo),確定會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的總體工作目標(biāo);二是確定會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)工作的管理體制和組織機(jī)構(gòu),以利于領(lǐng)導(dǎo)和管理;三是確定會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的總體模塊結(jié)構(gòu);四是確定會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建立的途徑是開發(fā)會(huì)計(jì)軟件,還是購買商品化會(huì)計(jì)軟件;五是會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)軟硬件配置的原則性要求;六是會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的戰(zhàn)略實(shí)施步驟;七是人員的培訓(xùn)和配備;八是資金預(yù)算。

會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方案是建設(shè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的具體實(shí)施計(jì)劃和步驟,它是根據(jù)會(huì)計(jì)信息化總體規(guī)劃的要求,針對(duì)當(dāng)前的建設(shè)任務(wù)所作的具有很強(qiáng)操作性的建設(shè)計(jì)劃。制定建設(shè)方案應(yīng)重點(diǎn)考慮:(一)前期準(zhǔn)備工作,主要包括系統(tǒng)崗位設(shè)置及其分工、業(yè)務(wù)流程和組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)化和重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和規(guī)劃等;(二)系統(tǒng)建設(shè)資金的來源和預(yù)算;(三)計(jì)算機(jī)軟硬件的配置。硬件配置要充分考慮新技術(shù)和新設(shè)備與學(xué)校資金投入等因素之間的關(guān)系,結(jié)合學(xué)校發(fā)展目標(biāo)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展潮流選擇網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)。而系統(tǒng)軟件的選擇應(yīng)該分別從兼容性、處理能力、安全保密措施以及性能價(jià)格比等技術(shù)指標(biāo)加以論證;(四)會(huì)計(jì)軟件平臺(tái)的選擇。會(huì)計(jì)軟件一般可以通過開發(fā)和購買商品化會(huì)計(jì)軟件兩種途徑取得,由于開發(fā)會(huì)計(jì)軟件的周期長、費(fèi)用高、維護(hù)相對(duì)困難,加上我國目前會(huì)計(jì)軟件商品化市場日益成熟,因此購買通用的商品化會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建立的普遍途徑;(五)業(yè)務(wù)與系統(tǒng)操作培訓(xùn)。主要是對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建立所涉及的人員,按不同層次和不同程度分別對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件具體功能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

3、嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)計(jì)劃。實(shí)踐證明,會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵是會(huì)計(jì)信息化建設(shè)方案的執(zhí)行力度。因此,各相關(guān)的責(zé)任人,要嚴(yán)格執(zhí)行系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃,把每一個(gè)項(xiàng)目工作切實(shí)落實(shí)到實(shí)處。

4、建立執(zhí)行系統(tǒng)運(yùn)行管理制度。制定和嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)信息化管理制度,是會(huì)計(jì)信息化工作順利進(jìn)行的重要保障。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)運(yùn)行管理制度包括會(huì)計(jì)信息化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)信息化操作管理制度、計(jì)算機(jī)設(shè)備管理及使用制度、系統(tǒng)技術(shù)檔案管理制度、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理及會(huì)計(jì)檔案管理制度、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行的安全管理、系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)管理、系統(tǒng)運(yùn)行的維護(hù)管理、系統(tǒng)運(yùn)行評(píng)價(jià)管理等。

5、積極開展系統(tǒng)試運(yùn)行工作。為保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,一般需要傳統(tǒng)手工系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間。在系統(tǒng)試運(yùn)行期間,要注意比較和分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)和指標(biāo),為系統(tǒng)正式運(yùn)行作準(zhǔn)備。

6、正式運(yùn)行會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)。經(jīng)過系統(tǒng)試運(yùn)行階段,充分論證系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定,以及系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)的正確性,將系統(tǒng)轉(zhuǎn)入正式運(yùn)行,從而實(shí)現(xiàn)甩賬。

7、控制實(shí)施會(huì)計(jì)信息化風(fēng)險(xiǎn)。從企業(yè)角度看,由于企業(yè)活動(dòng)涉及供產(chǎn)銷業(yè)務(wù),企業(yè)建立會(huì)計(jì)信息化所涉及的內(nèi)容龐大,實(shí)施周期長,難度大,因此相應(yīng)的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)也很大,其風(fēng)險(xiǎn)主要有系統(tǒng)轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)、軟件風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和環(huán)境控制風(fēng)險(xiǎn)等。與企業(yè)不同,由于新建本科院校的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)單一,主要是以資金的收付為主,因此新建本科院校建立會(huì)計(jì)信息化一般主要涉及財(cái)務(wù)系統(tǒng)。所以,新建本科院校實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的風(fēng)險(xiǎn)要遠(yuǎn)小于企業(yè),其風(fēng)險(xiǎn)主要有軟件風(fēng)險(xiǎn)和環(huán)境控制風(fēng)險(xiǎn)。軟件風(fēng)險(xiǎn)主要是所選擇的會(huì)計(jì)軟件不適合高校實(shí)際情況所帶來的風(fēng)險(xiǎn),而環(huán)境控制風(fēng)險(xiǎn)是系統(tǒng)所處的環(huán)境而帶來的風(fēng)險(xiǎn),如不合理的組織結(jié)構(gòu)、不明確的職責(zé)權(quán)限、不協(xié)調(diào)的業(yè)務(wù)部門工作、缺失或失效的管理制度、不合要求的計(jì)算機(jī)硬件和自然環(huán)境等。相比而言,環(huán)境控制風(fēng)險(xiǎn)的可能性更大,高校應(yīng)重點(diǎn)根據(jù)這些環(huán)境因素,制定并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度和措施,以規(guī)避環(huán)境控制風(fēng)險(xiǎn)。

(作者單位:廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院)

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