非技術(shù)因素對高校教務(wù)信息化管理的影響及對策研究

肖　娜

摘 要 高校教務(wù)管理信息化對高校的教育改革、教務(wù)管理的質(zhì)量、水平和效率有著至關(guān)重要的意義,高校教務(wù)管理信息化系統(tǒng)的實施和運營過程中往往存在誤區(qū),忽略了非技術(shù)因素的影響,這直接影響了高校教務(wù)信息化管理的效果,甚至成敗。因此針對高校教務(wù)信息化管理中存在的非技術(shù)因素問題,對決策者的重視和參與、教學(xué)管理人員的素質(zhì)和意向、教育管理機制和流程變革、校園文化四個方面的非技術(shù)因素的影響進(jìn)行了研究和探討,并提出了相應(yīng)的解決建議。

關(guān)鍵字 教務(wù)管理 信息化 非技術(shù)因素

中圖分類號:G47 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

高等學(xué)校是培養(yǎng)肩負(fù)著振興中華、推進(jìn)社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步重任的高級專門技術(shù)人才的重要基地。高校的信息化應(yīng)用,尤其是教務(wù)管理的信息化應(yīng)用已經(jīng)逐漸成為教育現(xiàn)代化的重要的研究課題和手段,但高校教學(xué)管理的信息化過程并不是一帆風(fēng)順的,在應(yīng)用和實施的過程中遇到了一系列問題。筆者在研究和實際工作中發(fā)現(xiàn),高校教學(xué)管理信息化演變過程如同企業(yè)信息化管理的演變過程一樣,往往重視技術(shù)因素,而忽略非技術(shù)因素對教學(xué)管理信息化的影響,本文希望通過對教務(wù)信息化管理中的非技術(shù)因素進(jìn)行總結(jié)和提煉,并提出相關(guān)解決建議。

1 教務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

隨著教育地位的提高,教育責(zé)任的加大,教育內(nèi)涵和規(guī)模的擴大,建設(shè)和實施高校教學(xué)管理信息系統(tǒng),輔助日常事務(wù)處理,輔助教學(xué)的管理和調(diào)控,保證重大教育決策的準(zhǔn)確性已成為一種趨勢。

1.1 教務(wù)管理信息化有助于教育改革的執(zhí)行

隨著我國高等教育的發(fā)展,許多高校已經(jīng)實施了學(xué)分制,教務(wù)管理的對象由群體轉(zhuǎn)向個體,即由班級轉(zhuǎn)向單個學(xué)生,賦予了學(xué)生充分的選擇權(quán)、決定權(quán)和參與權(quán),突出了教務(wù)信息的多樣化、個性化、具體化和復(fù)雜化。教務(wù)管理的內(nèi)容不斷增加,難度也逐漸加大,若仍然維持原有的手工管理方式不變,必將會成為教育改革的障礙。面對新的形勢,高校必須進(jìn)行教務(wù)管理信息化建設(shè),更好地適應(yīng)教育改革的需要,抓住教育改革的機遇,加快發(fā)展。

1.2 教務(wù)管理信息化能夠有效提高教務(wù)管理的水平和質(zhì)量

教務(wù)管理的主要內(nèi)容就是對整個教學(xué)活動過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理,例如:學(xué)籍、課表、成績、考務(wù)等數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)的教務(wù)管理中,這些數(shù)據(jù)依靠教務(wù)管理人員手工處理,很容易出現(xiàn)內(nèi)容上的差錯,并且存在查詢、排課等方面及時性和準(zhǔn)確性較差等問題。而教務(wù)管理的信息化建設(shè)正好彌補了傳統(tǒng)方式的不足,通過建立高效靈活的管理信息系統(tǒng),不僅能提高教務(wù)管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和高效性,而且大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān),從而顯著地提高教務(wù)管理水平和質(zhì)量。

1.3 教務(wù)管理信息化有助于提高教務(wù)管理的規(guī)范化和效率

隨著高等教育教學(xué)改革的不斷深入,教務(wù)管理面臨的問題日益復(fù)雜,需要各部門之間進(jìn)行有效地配合,提高效率以及工作流程規(guī)劃化。教務(wù)管理的信息化進(jìn)程不斷加快,程度不斷提高,各部門、教學(xué)管理人員之間信息共享的程度也日益提高,對信息采集、處理、傳輸和存儲的規(guī)范化要也隨之提高,這有助于提高教務(wù)管理的規(guī)范化和效率。

2 教務(wù)管理信息化過程中的誤區(qū)和非技術(shù)因素影響

在相當(dāng)長的一段時間里,一提到管理信息系統(tǒng),大多數(shù)人首先想到的是這是技術(shù),需要信息技術(shù)人員編寫相應(yīng)程序,使用的人會用計算機就可以了。這種想法導(dǎo)致對管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識停留在重技術(shù)、輕管理,重視系統(tǒng)的開發(fā)而不注重系統(tǒng)的維護(hù),注重系統(tǒng)的功能,而不注重組織行為和管理流程等非技術(shù)因素,這也使得目前高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)處在技術(shù)牽引管理的局面。毋庸置疑,教務(wù)管理信息系統(tǒng)是以技術(shù)為核心的,但信息化管理是運用現(xiàn)代化技術(shù)提高管理水平和管理效率的,是以管理為基礎(chǔ)的,是管理的手段和工具,本身并不能替代管理,并且需要管理、觀念的變革以配合,信息化和管理相互影響,相互作用,才能達(dá)到最終的目的。在管理界流傳著一句話:“上ERP(企業(yè)資源計劃,企業(yè)信息化管理的一種)是找死,不上ERP是等死”,就道出了人們面對信息化的矛盾心情。信息化代表著發(fā)展方向,同時在實行信息化過程中往往又達(dá)不到相應(yīng)的效果,同樣的問題也出現(xiàn)在高校教務(wù)管理信息化的建設(shè)過程中。問題的關(guān)鍵在于,人們在關(guān)注技術(shù)因素即高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的“硬件”的同時,卻沒有對非技術(shù)因素即高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的“軟件”給予足夠的重視。

非技術(shù)因素是高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的“軟件”,主要包括決策者的重視和參與、教學(xué)管理人員的素質(zhì)和意向、教育管理機制和流程變革、校園文化等。

2.1 決策者的重視和參與

經(jīng)驗和實踐證明,決策者的重視和參與是高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)成功建立的首要條件。建立高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及面極廣,它的建立和運用可能涉及到某些業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度,甚至組織機構(gòu)的調(diào)整和改變。不管是技術(shù)因素涉及的資金、設(shè)備問題,還是非技術(shù)因素涉及的人、管理、制度、機制、流程、觀念等方面的問題,教務(wù)管理部門是無法進(jìn)行解決的,只有學(xué)校決策者才能解決。

2.2 教學(xué)管理人員的素質(zhì)和意向

教學(xué)管理人員是教務(wù)信息化系統(tǒng)的主要參與人員和管理人員,其素質(zhì)和意向直接影響著教務(wù)管理信息化系統(tǒng)的成敗。教學(xué)管理人員往往已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式,要其改變工作模式和方法,短期內(nèi)可能會遇到一定得阻力,其意向不愿意改變,或者素質(zhì)使其不能很好的應(yīng)用信息化管理的手段和技術(shù),可能會導(dǎo)致信息化系統(tǒng)實施的不流暢,這種不流暢反過來又會影響教學(xué)管理人員的意向,久而久之可能形成惡性循環(huán)。另外,有些管理人員可能對信息化要求過高,希望信息化完全替代其工作,或者馬上省心省力,由于現(xiàn)實條件的限制,當(dāng)他的期望落空時,容易產(chǎn)生失望情緒,對信息管理持不信任態(tài)度,從而影響了教學(xué)信息化管理的建設(shè)進(jìn)程。

2.3 教育管理機制和流程

教育管理機制和流程是教務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ),教務(wù)管理信息化系統(tǒng)是依附在教務(wù)管理體質(zhì)和流程之上的,兩者相互影響,很多高?，F(xiàn)有的教務(wù)管理體制和流程是在“人治”基礎(chǔ)之上的,沒有實現(xiàn)科學(xué)管理,因此就缺乏信息化管理的基礎(chǔ),由于教務(wù)信息化建設(shè)的日益深入,新的技術(shù)手段不斷被引入,如果沒有一套與之相適應(yīng)的管理機制來規(guī)范各層次參與人員的行為和動作,實現(xiàn)各管理環(huán)節(jié)的合理分工,就會造成管理的不規(guī)范和無序。

2.4 校園文化

文化使人愿意向一個方向努力和以統(tǒng)一的方式努力,校園文化雖然是一種看不見摸不著的東西,但當(dāng)師生樂于接受并遵循時,會使他們產(chǎn)生強烈的歸屬感,并愿意奉獻(xiàn)、具有責(zé)任心和發(fā)揮創(chuàng)造力。教務(wù)信息化的建設(shè)過程不僅是學(xué)校決策層和教學(xué)管理人員的事情,需要學(xué)校全體教師和學(xué)生的共同參與,如果教師和學(xué)生不配合,不參與,那么教務(wù)信息化系統(tǒng)失去有效地信息來源,或者會出現(xiàn)錯誤的信息來源,這將給教務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程造成極大的困擾。

這些非技術(shù)因素對高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程和效果具有至關(guān)重要的影響。非技術(shù)因素處理得好,就會加快信息系統(tǒng)的建設(shè)步伐,提高信息管理的效益和效率,反之,則可能變成一種方向不一致的力,甚至阻力,阻礙信息系統(tǒng)的建設(shè),甚至導(dǎo)致整個系統(tǒng)的失敗。

3高校教務(wù)信息化系統(tǒng)的非技術(shù)因素解決對策

3.1 改變觀念

首先從觀念上,改變認(rèn)識,要充分認(rèn)識到教務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程不但是技術(shù)的過程,更是管理理念、管理文化、管理制度和流程改變的過程,需要包括學(xué)校決策層,教學(xué)管理人員、技術(shù)人員和全體師生的共同參與和協(xié)作。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)管理部門要大力宣傳學(xué)習(xí)計算機技術(shù)的重要性和迫切性,肯定教務(wù)管理信息化在教學(xué)管理現(xiàn)代化的作用和意義。使他們意識到在信息化時代,不掌握計算機技術(shù)將落后于教育改革和發(fā)展的潮流,從而解除他們的畏難情緒。

3.2 加強以人為本,教學(xué)管理系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)要為使用者服務(wù)

要加強宣傳和信息反饋的力度,讓廣大師生熟悉系統(tǒng)的操作規(guī)程,及時了解他們在使用過程中遇到的問題及提出意見和建議。要站在使用者的角度上對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析解決,及時對系統(tǒng)加以改進(jìn)和完善,提高系統(tǒng)的實用性和易用性。

3.3 學(xué)校決策層的支持

學(xué)校決策層支持指的是決策層管理者對信息系統(tǒng)功能重要性的理解和對信息系統(tǒng)活動的參與程度。決策層支持有助于信息管理活動,包括: 談判、信息系統(tǒng)技術(shù)、項目管理以及相關(guān)的活動。只有決策層的支持, 才有助于解決教務(wù)管理系統(tǒng)在建設(shè)過程中的沖突、共同參與、協(xié)作、變革等一系列問題。

加強信息化教學(xué)管理人才隊伍的建設(shè),提升教學(xué)管理隊伍的整體注重高素質(zhì)信息化教學(xué)管理人才的引進(jìn),但更重要的是著重培養(yǎng)現(xiàn)有教學(xué)管理人員對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力,培養(yǎng)其對教學(xué)管理信息化系統(tǒng)的理解,增強其管理流程的認(rèn)知,提高其獲取、分析和處理信息的能力。只有這樣,才能構(gòu)建具有高素養(yǎng)和實踐能力的教學(xué)管理隊伍。

3.4 建立有效的管理體制,完善配套管理制度

要建立以教學(xué)管理部門為主導(dǎo),學(xué)校各部門之間密切分工配合的管理體制,對信息化教學(xué)管理各環(huán)節(jié)實施有效監(jiān)控,要完善信息化教學(xué)管理配套規(guī)章制度,明確教學(xué)管理各流程的分工及操作規(guī)范。另外,還應(yīng)針對某些可能出現(xiàn)問題的管理環(huán)節(jié)制定應(yīng)急機制和防范措施,做到科學(xué)管理,嚴(yán)密實施。

3.5 加強培訓(xùn)和宣傳引導(dǎo),建設(shè)校園文化

信息化系統(tǒng)的實施需要加強各方面的相應(yīng)的培訓(xùn)和宣傳,引導(dǎo)包括各級教職員工和學(xué)生全員積極參與進(jìn)來,同時營造一個平等、團結(jié)、尊重的組織環(huán)境,突出創(chuàng)新的重要地位,不斷推動組織和教職工持續(xù)學(xué)習(xí)的能力,進(jìn)行有效的知識和信息溝通和共享,強化團隊合作意識,促進(jìn)團隊協(xié)作行為,形成有利于信息化發(fā)展的文化土壤。

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