高職商務(wù)文秘專業(yè)崗位能力定位及結(jié)構(gòu)分析

摘要:高職商務(wù)文秘專業(yè)是一個較新的專業(yè),它所對應(yīng)的旅游行業(yè)崗位群的能力結(jié)構(gòu)及水平呈動態(tài)復(fù)雜狀態(tài),正確實(shí)施該專業(yè)崗位能力的結(jié)構(gòu)安排與水平定位,需要將崗位所需要的核心能力與基本能力區(qū)分開來,還必須考慮到在不同類型企業(yè)中秘書崗位職責(zé)設(shè)定的影響因素及其他相關(guān)影響因素。

關(guān)鍵詞:高職;商務(wù)文秘;能力定位;結(jié)構(gòu)

高職教育強(qiáng)調(diào)以培養(yǎng)職業(yè)能力為主線來制定和實(shí)施專業(yè)人才培養(yǎng)方案,高職商務(wù)文秘專業(yè)由于興辦時間不太長,加上不同類型企業(yè)對該專業(yè)崗位職責(zé)的設(shè)定不同,對崗位能力結(jié)構(gòu)及能力要求也不盡相同,因此,學(xué)校與不少教師對該專業(yè)崗位能力結(jié)構(gòu)與定位也不太清楚。弄清楚該專業(yè)崗位能力結(jié)構(gòu)與水平要求,是高職教育確保該專業(yè)學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的重要前提,對此,筆者擬作一些較深入的分析。

商務(wù)文秘崗位能力內(nèi)涵及相關(guān)概念的區(qū)分

商務(wù)文秘崗位能力是指企業(yè)該類崗位實(shí)際需要的一組動手能力和思維能力,是企業(yè)秘書人員能勝任崗位工作的必要條件。支撐企業(yè)秘書人員崗位能力的是相應(yīng)的基礎(chǔ)知識、技能訓(xùn)練及實(shí)際動手經(jīng)驗(yàn)的積累以及包括工作態(tài)度在內(nèi)的綜合素質(zhì)。

欲正確把握商務(wù)文秘崗位能力內(nèi)涵,需要對幾個相關(guān)概念加以區(qū)分(首先要說明的是,以下區(qū)分方法與內(nèi)容也能相應(yīng)地用到其他專業(yè)類似的分析上,但為使商務(wù)秘書專業(yè)崗位能力結(jié)構(gòu)及水平要求設(shè)定合理化,運(yùn)用一般性區(qū)分方法是十分必要的)。第一,秘書基本能力不能等同于秘書崗位能力,如計算機(jī)基礎(chǔ)運(yùn)用能力、基本文字表達(dá)能力等,與秘書崗位能力相關(guān),但不可等同;此外,如學(xué)習(xí)能力、感悟能力、抽象思維能力等也不能等同于崗位能力。第二,文秘崗位技能不等于文秘崗位能力,崗位能力比崗位技能外延要寬,內(nèi)涵更豐富。崗位技能是崗位能力的部分外在性、策略性、經(jīng)驗(yàn)性的表現(xiàn),比如跨文化交際能力,如果交際對方是講不同語言的他國客商,秘書人員即使非常熟悉交際方式、策略禮儀,但如果沒有相應(yīng)的外語知識及口頭或書面表達(dá)能力,沒有對客人不同心理的快速反應(yīng)能力,交際技能就失去了基礎(chǔ),即使某些技能能派上用場,那也只不過是程式化的,機(jī)械僵硬的動作、語言或表情。第三,秘書基礎(chǔ)知識不等于崗位能力。比如,秘書人員學(xué)過商務(wù)寫作課,懂得許多商務(wù)寫作知識,但不一定能進(jìn)行各類商務(wù)應(yīng)用文書的寫作。第四,商務(wù)秘書基本素質(zhì)不等于崗位能力。這里的基本素質(zhì)是秘書實(shí)際具有的、在完成崗位各種具體工作任務(wù)時起指導(dǎo)或參與作用,但又不直接外化為工作行為及技巧策略的知識、意識、經(jīng)驗(yàn)等。例如,秘書非常注意對重要、敏感信息的保密,這是一種職業(yè)素質(zhì),不能認(rèn)為是崗位能力;又例如,秘書無論在什么場合,都要非常注意維護(hù)企業(yè)的榮譽(yù),這也是素質(zhì),而不是能力。第五,秘書個人超前具備的拓展能力或可持續(xù)發(fā)展能力不能等同于崗位能力。假設(shè)一個秘書人員電腦制圖水平極高,但企業(yè)在制圖方面有專業(yè)人員和崗位,那么,這一能力就不是秘書的崗位能力。

弄清楚了商務(wù)秘書崗位能力內(nèi)涵及其與其他相關(guān)概念的不同點(diǎn),可以準(zhǔn)確、合理地確定商務(wù)秘書崗位能力及其結(jié)構(gòu),并且可以為進(jìn)行相應(yīng)的能力水平定位奠定良好的基礎(chǔ)。

高職商務(wù)秘書崗位能力構(gòu)成與能力水平確定

高職商務(wù)秘書崗位能力及相應(yīng)水平的確定,首先要明確兩個“不同”,一是人才培養(yǎng)規(guī)格定位與其他教育主體不同。高職商務(wù)秘書專業(yè)既不同于本科院校的同類專業(yè),也不同于中專或職業(yè)高中的同類專業(yè),其人才培養(yǎng)的主旨是“理論夠用”且專業(yè)崗位動手能力極強(qiáng)的應(yīng)用型人才。二是不同類型企業(yè)對秘書崗位的職責(zé)設(shè)置及相應(yīng)能力的水平下限要求不同。

在大型國有企業(yè)中,秘書部門多被稱為“公司辦公室”或“集團(tuán)辦公室”,部門整體職責(zé)是圍繞企業(yè)決策和指揮層的組織、計劃、指揮、協(xié)調(diào)和控制職能展開的,它對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù),同時負(fù)責(zé)聯(lián)系和協(xié)調(diào)企業(yè)各職能部門的工作,負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、宣傳、公關(guān)事務(wù)等。因此,部門內(nèi)具體秘書崗位設(shè)置較多,如行政秘書、調(diào)研(文字)秘書、領(lǐng)導(dǎo)私人秘書、文員、信息檔案員等,而且還會在企業(yè)各職能部門如技術(shù)部、財務(wù)部、采購銷售部等設(shè)立秘書崗位。這類企業(yè)對秘書人員的崗位能力水平要求很高。中型(包括偏上、偏下規(guī)模)企業(yè)秘書崗位較少,秘書部門多被稱為“經(jīng)理辦公室”或“廠長辦公室”,職責(zé)與上述大型國有企業(yè)秘書部門的職能范圍基本相同,只是服務(wù)對象的數(shù)量減少而已。小型企業(yè)(目前主要是民營企業(yè))少數(shù)設(shè)有秘書部門,一般稱為“值班室”,多數(shù)則不設(shè)專門的秘書部門,而只設(shè)一個秘書崗位,此崗位人員有的被稱為“前臺”或“總經(jīng)理秘書”,有的則被稱為“經(jīng)理助理”等,這類秘書協(xié)助總經(jīng)理處理企業(yè)內(nèi)部、外部幾乎所有的事情,職責(zé)是“全能型”的,但崗位能力水平要求卻并不是特別高。根據(jù)不同類型企業(yè)對秘書崗位的設(shè)置及相應(yīng)崗位能力要求的巨大差異性,高職商務(wù)秘書專業(yè)崗位設(shè)置及能力要求很難整齊劃一,歸納出一個標(biāo)準(zhǔn)模式,只能根據(jù)所有類型的秘書崗位列出相應(yīng)的能力,然后再將這些能力劃分為基本能力和核心能力,再加上不同行業(yè)、專業(yè)(秘書專業(yè)以外的)的“第二專業(yè)”能力及秘書個人應(yīng)具備的拓展能力及可持續(xù)發(fā)展(縱向或橫向的)的職業(yè)能力,共同構(gòu)成一個較完整的企業(yè)秘書崗位能力定位及結(jié)構(gòu),具體如圖1所示:

1.基本崗位能力包括:(1)計算機(jī)基礎(chǔ)運(yùn)用能力;(2)基本文字與口頭表達(dá)溝通能力;(3)商務(wù)禮儀運(yùn)用能力及工作場合中的個人形象設(shè)計、保持能力;(4)基礎(chǔ)性外語運(yùn)用能力;(5)基本調(diào)研能力。

2.核心崗位能力包括:(1)商務(wù)文書撰擬與處理;(2)辦公自動化設(shè)備操作;(3)手寫與計算機(jī)速記;(4)辦公室日常事務(wù)辦理。包括郵件信函的處理和信函、電子郵件發(fā)出,辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項,通過電話及面對面口頭表達(dá)進(jìn)行上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通,來客接待與用戶、員工投訴處理,開具各種信函,印章使用,擬寫企業(yè)大事記,值班、差旅安排,辦公室環(huán)境維護(hù)和管理,辦公程序管理和時間管理等;(5)會議事務(wù)辦理。包括會前參與組織、策劃、準(zhǔn)備,會中服務(wù)、參與控制,會議結(jié)束后的善后工作,整理會議紀(jì)要,受權(quán)對外發(fā)布會議信息等;(6)會見會談事務(wù)辦理;(7)參與商務(wù)談判,進(jìn)行商務(wù)溝通;(8)企業(yè)信息和檔案工作辦理;(9)外語口頭、書面表達(dá)能力。對涉外商務(wù)秘書而言,這九項核心崗位能力是就該專業(yè)的總體要求而提出的,不言而喻,具體學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)校所在行業(yè)、地區(qū)、學(xué)生的文化基礎(chǔ)及其他具體情況進(jìn)行再篩選、再確定,一般而言,核心崗位能力不能少于四項。

3.崗位特色能力。這里包含兩個層面的特色能力。一是文秘專業(yè)能力加上“第二專業(yè)”的基本知識和能力,如北大方正軟件技術(shù)學(xué)院的文秘專業(yè),學(xué)生除了具備商務(wù)秘書的必要崗位能力外,還要具備一定的IT知識和基本技能,這種特色崗位能力是通過“復(fù)合式”培養(yǎng)得到的。二是學(xué)生在上述核心崗位某一方面的能力達(dá)到的水平,如出色的商務(wù)文書寫作水平,或又快又準(zhǔn)的速記水平等。學(xué)生具備了這一特色能力,即使在其他崗位能力方面水平一般,也會深受企業(yè)歡迎,也同樣具有很強(qiáng)的競爭優(yōu)勢。這種特色是學(xué)院在秘書專業(yè)建設(shè)中實(shí)行有所為、有所不為而形成的。

4.拓展能力及可持續(xù)發(fā)展能力。企業(yè)秘書崗位所承擔(dān)的崗位工作極為瑣碎,但對秘書人員企業(yè)管理能力的培養(yǎng)具有其他崗位不可比擬的優(yōu)勢,這就在很大程度上決定了企業(yè)秘書只要堅持在企業(yè)工作下去,就必定會以秘書崗位工作為起點(diǎn)和基礎(chǔ),沿著一定的職業(yè)生涯發(fā)展線路不斷向前發(fā)展,這是對個人、對企業(yè)和對社會都大有裨益的事情。秘書職業(yè)發(fā)展的方向因人、因企業(yè)而異,如行政崗位秘書可能向行政主管、辦公室主任、綜合管理部主任、行政廠長等職位發(fā)展;助理類崗位秘書可以發(fā)展成為總經(jīng)理秘書、總經(jīng)理助理;涉外商務(wù)秘書有可能發(fā)展成為企業(yè)駐海外某地的經(jīng)理等。因此,該專業(yè)崗位能力培養(yǎng)計劃中應(yīng)該考慮到學(xué)生的拓展能力及可持續(xù)發(fā)展能力,這類能力一般可通過設(shè)置選修課和安排引導(dǎo)學(xué)生到企業(yè)不同的管理性崗位實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)加以積累。具體能力包括:企業(yè)重大活動策劃及運(yùn)作能力,企業(yè)形象策劃能力,企業(yè)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)設(shè)計管理能力,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃及重要經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料撰寫能力,企業(yè)制度設(shè)計與實(shí)施管理能力,員工管理能力,企業(yè)與員工勞動關(guān)系管理與協(xié)調(diào)能力,企業(yè)流程設(shè)計與管理創(chuàng)新能力,企業(yè)對外公關(guān)能力,企業(yè)海外市場開拓談判與溝通能力,企業(yè)應(yīng)對外部單位與個人非合理起訴能力,企業(yè)與金融機(jī)構(gòu)、稅務(wù)、海關(guān)、工商管理等部門有關(guān)的業(yè)務(wù)管理溝通能力,等等。這些能力與企業(yè)秘書崗位工作都有一定的聯(lián)系,但不作為此崗位要求的核心能力或主要能力,專業(yè)培養(yǎng)計劃也不能要求學(xué)生一定要具備這些能力,更不可要求學(xué)生具備所有這些能力,而是要提供條件并引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自己的特點(diǎn)和職業(yè)發(fā)展設(shè)想,選擇其中的一項或幾項拓展自己學(xué)習(xí)和實(shí)訓(xùn)的范疇。

明確了該專業(yè)崗位能力定位及內(nèi)在結(jié)構(gòu),即哪些是該專業(yè)的核心能力,哪些是基礎(chǔ)能力及其他相關(guān)能力,對于消除誤區(qū),科學(xué)、合理地進(jìn)行專業(yè)崗位能力的定位與設(shè)置十分重要。

商務(wù)秘書崗位能力定位應(yīng)注重與擴(kuò)展性影響因素的整合

要真正實(shí)現(xiàn)商務(wù)秘書專業(yè)崗位能力的科學(xué)定位,除了要弄清楚不同企業(yè)對該專業(yè)崗位能力的不同要求外,還必須注重與以下幾方面擴(kuò)展性影響因素進(jìn)行整合,以進(jìn)一步清除科學(xué)定位的障礙,增加科學(xué)定位的合力。

與行業(yè)因素整合不同的行業(yè)對秘書崗位能力的要求盡管存在很多一致的方面,但也有較明顯的行業(yè)特征,如電子制造行業(yè)絕不同于生物產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè),了解或懂得行業(yè)知識,可以有效地消除秘書人員因不了解企業(yè)業(yè)務(wù)知識而產(chǎn)生的與企業(yè)的距離感和對崗位工作的陌生感,避免許多因不懂企業(yè)業(yè)務(wù)而產(chǎn)生的工作上的錯誤,大大縮短到企業(yè)后了解企業(yè)業(yè)務(wù)及相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)與要求的時間。因此,學(xué)校要注重依靠行業(yè)辦文秘專業(yè),并應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)設(shè)置文秘崗位能力及要求。

與企業(yè)因素整合具有不同所有制、不同國別和地區(qū)、不同規(guī)模、處于不同產(chǎn)業(yè)中的聯(lián)合體及具有不同內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的企業(yè),對秘書崗位的設(shè)置及相應(yīng)職責(zé)與能力的要求也不盡相同,甚至?xí)泻艽蟛顒e。企業(yè)允許秘書人員職業(yè)發(fā)展的路徑也不相同,所以,商務(wù)秘書專業(yè)崗位能力定位必須充分考慮到不同企業(yè)的實(shí)際要求,包括企業(yè)的共性要求,并應(yīng)在專業(yè)教學(xué)過程中充分依托企業(yè),合理利用一切可以利用的企業(yè)資源培養(yǎng)秘書相應(yīng)的崗位能力,對于秘書人才需要較集中的行業(yè)或企業(yè),可以實(shí)行“訂單”培養(yǎng),這樣就可以做到根據(jù)不同行業(yè)、企業(yè)的需求確定秘書崗位能力并進(jìn)行有針對性的教育培養(yǎng)。

與學(xué)生個人因素整合學(xué)生的文化基礎(chǔ)不同,興趣不同,性格不同,職業(yè)發(fā)展志向不同,所處地區(qū)企業(yè)群體的構(gòu)成不同,秘書崗位能力中的特色崗位能力及拓展能力、可持續(xù)發(fā)展能力培養(yǎng)要充分考慮學(xué)生的具體情況,不能脫離學(xué)生的實(shí)際而一廂情愿地設(shè)置或不設(shè)置某些崗位能力。

與職業(yè)考證因素整合秘書國家職業(yè)資格考證屬于國家行為,考試內(nèi)容具有權(quán)威性、標(biāo)準(zhǔn)性、兼顧性等特點(diǎn),學(xué)生獲得一定級別的秘書職業(yè)資格證書后,企業(yè)對學(xué)生(上崗前和上崗后)的評價級別提升,使用的有效區(qū)域范圍擴(kuò)大,所以各地高職院校商務(wù)秘書專業(yè)在崗位能力定位時,要盡量兼顧與國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對接,以利學(xué)生達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn),提高考證通過率。

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作者簡介:

肖傳亮(1957—),男,廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)學(xué)副教授,研究方向?yàn)槠髽I(yè)管理。