淺析人事檔案管理工作

吳金桐　馬青艷

摘要：認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調(diào)動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務(wù)，促進經(jīng)濟社會的進步具有一定的積極意義，據(jù)此，介紹了人事檔案管理的管理模式、收集方法，分析了人事檔案存在的問題，預(yù)測了人事檔案改革的前景。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理模式；改革

中圖分類號：F241.2文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)12-0131-02

一、引言

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績等信息，使企業(yè)的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個人的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性。此外，人事檔案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一個重要組成部分，是人事工作的基本條件之一，人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位和個人的工作效率和質(zhì)量。認識新時期人事檔案管理的特點和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調(diào)動各類人員的工作積極性，全面完成單位和個人的各項目標任務(wù)，促進經(jīng)濟社會的進步具有一定的積極意義。

二、人事檔案的管理模式

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，人事檔案管理出現(xiàn)了新的模式，主要有內(nèi)向型封閉式和社會化開放式兩種。

1內(nèi)向型封閉式管理模式

此種模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理，主要供領(lǐng)導(dǎo)和組織部門利用，一般不對外開放。目前。黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在崗的國家公務(wù)員、教師、科研人員等人事檔案大多采用這種管理模式。該模式具有以下特點：

(1)有利于本單位人事檔案的收集和管理。由于人事檔案來源單一僅限于本機構(gòu)人員，可以較全面系統(tǒng)地收集。同時，由于本單位工作內(nèi)容大體相同，對人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標準，便于管理。(2)便于本單位領(lǐng)導(dǎo)及時利用人事檔案。由于本單位保管人事檔案，當領(lǐng)導(dǎo)需要了解有關(guān)人員的經(jīng)歷、成果等情況時，就能很快從本單位人事檔案機構(gòu)中查閱到。(3)有利于人事檔案的保密。議事檔案材料是組織部門在考察了解和使用人的過程中產(chǎn)生、形成的，它記載的有關(guān)內(nèi)容由組織部門統(tǒng)一掌握和利用，對人事檔案的保密具有較大作用。2社會化開放式管理模式1999年5月17日，中國政府上網(wǎng)工程主網(wǎng)站宣布正式開通，許多省級、縣級地方政府也相繼上網(wǎng)，這不僅有利于降低辦公費用，提高政府的工作效率和透明度，而且使公民能公開查閱行政機關(guān)的有關(guān)電子文件，積極參與決策。人事檔案開放式管理模式正是在這種環(huán)境下建立與發(fā)展起來的。這種模式與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化進程密切相關(guān)。它具有以下特點：

(1)人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。市場經(jīng)濟的發(fā)展，產(chǎn)生了許多經(jīng)濟組織形式，它們對人才的吸納、流動與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度等應(yīng)運而生，從而使人事管理變成了一種社會化活動。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說。在市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu)如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu)。這種機構(gòu)的職能不是管理本單位人事檔案，而是面向社會。其管理對象包括社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。(2)人事檔案的來源與內(nèi)容具有廣泛性和復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案來源單一，內(nèi)容也較簡單，而社會化的人事檔案管理機構(gòu)，其來源要廣泛得多，可來自社區(qū)范圍內(nèi)的各類人員。由于各類人員的身份不同，集中起來就顯得復(fù)雜，其檔案內(nèi)容自然是豐富多樣。(3)利用者對人事檔案的需求具有多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘管理人才、技術(shù)人才及選拔優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生就業(yè)，都不會忽略對人事檔案的利用。利用者類型及用途的多樣性，對人事檔案內(nèi)容、載體與傳遞方式等提出了多樣性要求，同時也使得人事檔案的利用不可能局限在單位組織部門的狹窄范圍內(nèi)，不僅組織部門需要，而且許多個人也需要。那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會被組織部門和個人查閱利用。由于人們的要求不一樣，在利用中呈現(xiàn)多樣性。(4)人事檔案管理方式和服務(wù)方式具有開放性。市場經(jīng)濟的發(fā)展，減弱了人事檔案神秘化的程度。同時，隨著信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案的管理和服務(wù)方式。當今，可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，從而使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流具有開放性。

三、人事檔案的收集方法

根據(jù)人事檔案形成、補充的特點和來源渠道，主要應(yīng)當采取以下幾種收集方法：

1定向收集。就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關(guān)的單位和部門收集。因為個人工作的現(xiàn)單位、原單位、上級主管部門(含職稱評定和科技成果評定、獎勵部門)可能形成有關(guān)人員的人事材料。為了做到不致遺漏，可根據(jù)有關(guān)人員的經(jīng)歷和社會活動變化情況，列出有關(guān)單位和部門的名單，逐一進行收集。

2按時收集。由于人事檔案的形成具有持續(xù)性的特點，其收集工作必須堅持經(jīng)?；?。所謂按時收集，包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時收集，是根據(jù)形成人事檔案的時間特點和掌握的信息，及時向有關(guān)部門進行收集。定期收集，是根據(jù)本單位工作的實際情況，確定每個季度或每半年與有關(guān)部門聯(lián)系，收集在一定階段內(nèi)形成的人事材料。不定期收集，就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發(fā)，不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、相互補充，在實際工作中應(yīng)當靈活掌握，使收集工作能夠持續(xù)有效地開展。

3追蹤收集。這種方法是根據(jù)人事檔案內(nèi)容的需要，沿著人事檔案在清理、核對中發(fā)現(xiàn)的問題和線索進行的收集，它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法，在具體工作中也可根據(jù)不同情況采取其他一些方法，比如，對于人事檔案管理基礎(chǔ)差、存在問題較多的單位，就需要集中一定的時間，集中人力，廣泛動員，突擊進行收集工作；對于人事檔案管理較好，制度健全、內(nèi)部分工責任明確的單位，有關(guān)部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構(gòu)移交歸檔，就簡化了收集的方法和形式?？傊耸聶n案收集工作應(yīng)當立足單位實際，尊重其形成規(guī)律，以收集齊全、完整，能夠適應(yīng)人事管理工作的需要為原則，積極主動地為人事管理工作服務(wù)。

四、人事檔案管理存在的問題

1時代的變遷，利用目的的轉(zhuǎn)移，人事檔案利用率下降。

在那個偏激的年代里，人事檔案可主宰一個人的政治前途，人事檔案讓人望而生畏。隨著中國社會主義建設(shè)的重點轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設(shè)上，人們關(guān)心政治的少了，人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了，更嚴重的是在選拔任用干部、聘用人上，某些領(lǐng)導(dǎo)不看該同志的人事檔案，而是憑主觀感覺好壞下結(jié)論。在人員流動上，有些單位特別是個體、外資企業(yè)錄用人員只需一個學(xué)歷證明，本人填一份個人履歷表即可確定是否錄用，把人事檔案看成是可有可無之物。

2人事檔案材料內(nèi)容中存在片面、不真實等問題。政治歷史材料多，業(yè)績、專業(yè)特點材料少，鑒定考核材料中成績多是千篇一律贊揚術(shù)語，缺點是千人一面的希望之詞。為了某一時期的個人需要，人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學(xué)歷記載前后不一，不尊重事實的情況，某些領(lǐng)導(dǎo)干部檔案也存在此類現(xiàn)象，流動人員檔案中這類情況更為嚴重。

3人事檔案信息開發(fā)利用程度低，未發(fā)揮應(yīng)有作用?，F(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料，落實政策和工資調(diào)資方面的。真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

4人事檔案管理落后、管理水平低。目前，不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無專人整理，沒有經(jīng)過嚴格鑒定，材料是否真實無人監(jiān)督，造成人事檔案中“假貨”泛濫成災(zāi)。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。

五、人事檔案管理的改革前景

改革人事檔案管理，首先應(yīng)該創(chuàng)新激勵機制，提高管理人員的基本素質(zhì)，改進檔案提供利用的方式，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。打破傳統(tǒng)的被動收集為主動參與、主動服務(wù)，由傳統(tǒng)的檔案實體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬判畔⒐芾碚?，?chuàng)造性地開展工作。樹立主動服務(wù)的意識。在市場經(jīng)濟的浪潮中，人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度，隨著信息技術(shù)的不斷提高，計算機網(wǎng)絡(luò)化管理將應(yīng)用于人事檔案的管理和服務(wù)。特別是企事業(yè)單位的人事檔案，應(yīng)該逐步將不屬于保密和個人隱私的內(nèi)容，例如，業(yè)績、專長、愛好等內(nèi)容采用計算機網(wǎng)絡(luò)管理，便于查找，使人事檔案管理部門直接與外界人才信息交流，為人才的合理流動提供第一手資料。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)加強與流動人員及其所在工作單位的聯(lián)系，不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容，加強檔案的完整性、安全性。

綜上所述，兩種模式在市場經(jīng)濟的運作中各有利弊，雖然服務(wù)的主體不同，但服務(wù)的準則與目的相同。開放式的人事檔案管理作為傳統(tǒng)人事檔案管理的補充，在一定時期內(nèi)。兩種模式將并存發(fā)展，共同為人力資源提供擴展的空間。隨著知識經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場人才流動的數(shù)最與質(zhì)量的逐步增強，未來的人事檔案管理模式將更加完善。

責任編輯陳風(fēng)雪