淺談如何把關(guān)房產(chǎn)檔案的查閱

武素華　馬祖梅　遲名迎

摘要:近年來,隨著社會法律制度的逐步建立與完善,群眾法制意識的逐漸增強(qiáng),市場化經(jīng)濟(jì)的逐步推進(jìn)深入,房產(chǎn)價(jià)值量的增大,涉及房地產(chǎn)相關(guān)的民事糾紛、行政糾紛、刑事案件也呈逐年增長趨勢,而此類糾紛的解決,一大部分要通過查閱房產(chǎn)檔案后,方可了解糾紛的相關(guān)情況,有利于解決糾紛。那么如何把握房產(chǎn)檔案查詢的問題就擺在我們的面前。有人認(rèn)為,房產(chǎn)檔案應(yīng)公開查閱;有人認(rèn)為,房產(chǎn)檔案公開查閱會涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)保密、侵犯個(gè)人隱私權(quán)問題,容易導(dǎo)致民事訴訟,給房產(chǎn)管理部門帶來不必要的麻煩。怎樣才能解決上述矛盾,對房產(chǎn)檔案的查詢把好關(guān)?

關(guān)鍵詞:房產(chǎn)檔案 查閱

0 引言

筆者認(rèn)為:是否公開查詢,不能簡單地一言而概之,而應(yīng)該是有限度的,既不能完全公開查閱,又不能給與太多的限制,而是有一定規(guī)范要求條件下的允許查閱。

1 從社會發(fā)展,經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要出發(fā),房產(chǎn)檔案資料應(yīng)當(dāng)予以查閱

1.1 房產(chǎn)檔案資料是解決房產(chǎn)糾紛有效的原始依據(jù) 只要是涉及房屋糾紛,不論是民事、行政糾紛還是刑事案件,法院在受理這類案件時(shí),除依據(jù)是否取得合法權(quán)屬證件外,還要對房產(chǎn)行政部門登記材料進(jìn)行審查,這時(shí),檔案中的原始資料就成為最具有權(quán)威性的依據(jù)。不論是法官也好,代理律師也好,都需要檔案管理部門提供幫助,無論是本人的,還是涉及到他人的相關(guān)材料,都應(yīng)及時(shí)提取出來,以便在庭審時(shí)出示。按照審判原則“誰主張,誰舉證”,當(dāng)事人必須取得第一手資料才能提供合法證據(jù),而房產(chǎn)管理部門出具的證據(jù)是合法有效的證據(jù)來源渠道。如果不允許查閱,許多民事案件將無法受理。從保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益角度看,在履行一定手續(xù)后,是應(yīng)該允許查閱相關(guān)房產(chǎn)檔案的。另一方面,當(dāng)事人在進(jìn)行權(quán)屬登記時(shí),已經(jīng)把自己的相關(guān)證據(jù)提交給了權(quán)屬登記部門,當(dāng)自己的合法權(quán)益受到損害或威脅時(shí),完全有理由提出要求,由行政管理部門再次提供原始資料,為產(chǎn)權(quán)人提供相關(guān)的法律服務(wù),房產(chǎn)檔案資料應(yīng)是“取之于民,用之于民”。再次,某些特殊案件,由檢查機(jī)關(guān)、紀(jì)檢委立案,涉及干部貪污受賄,非法占有房產(chǎn)等方面的問題,也必須從產(chǎn)權(quán)歸屬方面取得證據(jù)才能定論,如果不允許查閱,就無法核實(shí)定論。因此,從黨風(fēng)廉政建設(shè)、刑事案件的偵破取證角度考慮,房產(chǎn)檔案應(yīng)該允許有特定職能的部門查閱。

1.2 房產(chǎn)檔案資料是舊城改造、開發(fā)企業(yè)投資決策的基本依據(jù),應(yīng)該為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù) 近些年,我國大部分城市都進(jìn)行了大規(guī)模的城市改造,特別是一些老城市的老城區(qū),急需拆除低矮破舊的舊樓房、平房,一方面改善市民的居住條件,另一方面是改變城市容貌。在這項(xiàng)工作中,每運(yùn)作每一個(gè)項(xiàng)目時(shí),都必須進(jìn)行調(diào)查,摸清拆遷范圍內(nèi)的房產(chǎn)底數(shù),以便進(jìn)行成本核算,再進(jìn)行方案設(shè)計(jì)。這時(shí)就必須到房產(chǎn)檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查,同時(shí)辦理拆遷凍結(jié)手續(xù),如果不允許查閱相關(guān)房產(chǎn)檔案資料,開發(fā)商也好,政府也好,根本無法進(jìn)行投資預(yù)算,舊城改造則舉步維艱。從為經(jīng)濟(jì)建設(shè)保駕護(hù)航角度分析,對于此類檔案應(yīng)當(dāng)予以查詢。

2 查閱房產(chǎn)檔案資料應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定

建設(shè)部于2006年10月8日發(fā)布,自2007年1月1日起實(shí)行的《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》規(guī)定,房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息,單位和個(gè)人可以公開查詢。但原始登記憑證只能由房屋權(quán)利人或者其委托人、房屋繼承人、受贈人和受遺贈人可以查詢;國家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門、證券監(jiān)管部門、公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)以及仲裁事項(xiàng)、訴訟案件的當(dāng)事人可以查詢與其事項(xiàng)、訴訟案件直接相關(guān)的原始登記憑證;另外涉及國家安全、軍事等需要保密的房屋權(quán)屬登記信息,須經(jīng)國家安全、軍事等機(jī)關(guān)同意后方可查詢。

查詢房屋權(quán)屬登記信息,應(yīng)填寫《房屋權(quán)屬登記信息查詢申請表》,明確房屋坐落(室號、部位)或權(quán)屬證書編號,以及需要查詢的事項(xiàng),并出具查詢?nèi)说纳矸葑C明或單位法人資格證明。還應(yīng)當(dāng)分別按照規(guī)定提交相關(guān)證明文件。

3 如何處理公開與保密的關(guān)系

利用與保密的關(guān)系問題,在利用工作中表現(xiàn)最為突出,應(yīng)盡可能處理好。保存檔案的目的就是為了利用。因此,從原則上講沒有什么檔案是不能利用的。但是,檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料,而且部分檔案還是黨和國家的機(jī)密,我國憲法第13條規(guī)定:“國家保護(hù)公民的合法的收入、儲蓄、房屋和其他合法財(cái)產(chǎn)的所有權(quán)。國家依照法律規(guī)定保護(hù)公民的私有財(cái)產(chǎn)的繼承權(quán)”,因此,房屋產(chǎn)權(quán)檔案作為一個(gè)特殊的專門檔案有其自身固有的保密性,因而在開展公開查詢的工作時(shí),片面強(qiáng)調(diào)保密忽視利用不對,片面強(qiáng)調(diào)利用,不注意保密也不對。利用與保密,從根本上說,二者是一致的,都是為了合理發(fā)揮房屋產(chǎn)權(quán)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。保密的目的,也是為了更好的利用。在房屋產(chǎn)權(quán)檔案的公開查詢工作中,由于利用者來自不同的部門,素質(zhì)參差不齊,各自的利用目的不同,如若管理不善,容易造成檔案內(nèi)容的泄密和失密,侵犯了產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益,給單位和個(gè)人造成無法估量的損失,因而,在開展房屋產(chǎn)權(quán)檔案的公開查詢工作中,應(yīng)處理好公開與保密的關(guān)系,做好房屋產(chǎn)權(quán)檔案公開查詢的加密工作,以防造成檔案的泄密和失密。

4 檔案工作者在提供房屋產(chǎn)權(quán)檔案公開查詢工作中怎樣演好自己的角色

4.1 加強(qiáng)法制學(xué)習(xí),認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《中華人民共和國檔案法》,《中華人民共和國房地產(chǎn)管理法》、《中華人民共和國保密法》、《房屋登記管理辦法》、《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī),依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),加大執(zhí)法力度,建立和完善以法律為基礎(chǔ)與本單位具體情況相結(jié)合的、切實(shí)可行的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的管理和利用制度。通過“望”、“問”、“查”了解利用者的真實(shí)意圖,既要作好檔案的利用工作,又要防止檔案的泄密和失密,以維護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。

4.2 利用現(xiàn)代化手段,建立信息網(wǎng)絡(luò),發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)群體的優(yōu)勢,建立起信息中心,實(shí)現(xiàn)資源共享,拓寬工作渠道,打開工作局面,方便利用者。

4.3 加強(qiáng)自身素質(zhì),提高工作人員的文化知識與專業(yè)知識,培養(yǎng)自身的分析、識別能力。嚴(yán)格手續(xù)、嚴(yán)格把關(guān)。

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案不同于其他檔案,是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的檔案,它涉及了產(chǎn)權(quán)、測繪、抵押、法律、建筑等多種學(xué)科,做好這項(xiàng)工作,檔案工作者首先具有良好的職業(yè)道德,不僅愛業(yè)敬業(yè),更要勤業(yè),愛業(yè)敬業(yè)勤業(yè)是做好房屋產(chǎn)權(quán)檔案工作的基礎(chǔ)。第二,既要有熟悉的檔案專業(yè)基本知識和技能,又要有法律、測繪等相關(guān)學(xué)科、邊緣學(xué)科的專業(yè)知識,密切與產(chǎn)權(quán)部門、交易部門、測繪部門等業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系,做到“嘴勤”——多問,“眼勤”——多看,“腦勤”——多思考,向業(yè)務(wù)科室學(xué)習(xí),檔案工作者應(yīng)成為“多面手”從而適應(yīng)和滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。第三,要有相關(guān)的房地產(chǎn)管理基礎(chǔ)知識,熟悉和掌握本單位管理工作的任務(wù),既要“知己”,熟悉“家底”,做到心中有數(shù),又要“知彼”,介紹“家底”,了解利用者的需求,抓住利用者的心理,根據(jù)利用者的需要,不斷改變服務(wù)方式,迅速而準(zhǔn)確地為利用者提供利用線索,提高查全率與查準(zhǔn)率,促進(jìn)利用工作的發(fā)展。第四,加強(qiáng)知識更新,強(qiáng)化自身素質(zhì),熟悉和掌握現(xiàn)代化管理知識,掌握高科技手段,用現(xiàn)代科技知識來武裝自己,改變過去的經(jīng)驗(yàn)型管理方式,實(shí)現(xiàn)向科技型管理方式轉(zhuǎn)變勢在必行。

總之,房產(chǎn)檔案的查閱,應(yīng)視情況,區(qū)別對待。法人房產(chǎn)檔案與私人房產(chǎn)檔案查閱大同小異,同樣應(yīng)遵循上述原則,盡量為社會提供廣泛的信息服務(wù)。把死檔案用活,使房產(chǎn)檔案在管理基礎(chǔ)上,進(jìn)行開發(fā)利用,使之產(chǎn)生廣泛的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。