會(huì)計(jì)信息化過程中舞弊的預(yù)防與治理

趙　明　侯景波

【摘要】 本文從會(huì)計(jì)電算化、信息化過程中的舞弊現(xiàn)象出發(fā), 對(duì)中外企業(yè)、上市公司在實(shí)行會(huì)計(jì)信息化發(fā)展和管理過程中,舞弊現(xiàn)象產(chǎn)生的原因進(jìn)行了深入的分析, 并從財(cái)務(wù)軟件的選取、提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作的認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督和外部主管部門監(jiān)督、建立健全規(guī)章制度,強(qiáng)化防范與控制能力和著力培養(yǎng)復(fù)合型的財(cái)會(huì)人才,加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德建設(shè)等方面提出了對(duì)會(huì)計(jì)信息化過程中舞弊的預(yù)防與治理措施。

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)信息化;會(huì)計(jì)造假;內(nèi)部控制;防治措施

以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和感測(cè)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的相繼問世及其在會(huì)計(jì)信息處理中的廣泛應(yīng)用,不僅減輕了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度,加快了會(huì)計(jì)信息的處理速度, 提高了會(huì)計(jì)信息的效益和質(zhì)量,更重要的是它拓寬了會(huì)計(jì)的研究領(lǐng)域、深化了會(huì)計(jì)理論探索的內(nèi)涵和外延,同時(shí),為會(huì)計(jì)實(shí)踐提供了有利條件,也為加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制提供了便利的方法。但是隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展,在中外企業(yè)、上市公司實(shí)行會(huì)計(jì)信息化的過程中,利用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)客觀存在的安全缺陷進(jìn)行的違紀(jì)、違法和犯罪活動(dòng)也有所增加,給企業(yè)和社會(huì)造成了嚴(yán)重的損失。信息化條件下財(cái)務(wù)造假與舞弊更具有隱蔽性和欺騙性,那么,如何有效地預(yù)防和治理就顯得尤為重要了。

一、會(huì)計(jì)信息化過程中的舞弊和主要作法

會(huì)計(jì)信息化過程中的舞弊是指某些人員為了達(dá)到個(gè)人或小團(tuán)體的目的,在使用和管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí),利用業(yè)務(wù)便利或者不按操作規(guī)程或未經(jīng)允許上機(jī)操作, 對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行破壞、惡意修改、偷竊等故意違反會(huì)計(jì)職業(yè)道德的行為。

會(huì)計(jì)信息化過程中的舞弊作法主要包括: 非法篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù), 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)之前或輸入過程中, 通過虛構(gòu)、修改、刪除會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等手段來達(dá)到舞弊目的;非法篡改財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)文件;非法修改、截留、銷毀輸出的財(cái)務(wù)報(bào)表;其他非法手段, 如冒名頂替、盜取密碼或利用網(wǎng)絡(luò)黑客程序非法進(jìn)入、拍照、拷貝、仿造或利用終端竊取會(huì)計(jì)信息等。

二、會(huì)計(jì)信息化過程中舞弊現(xiàn)象產(chǎn)生的原因分析

(一)財(cái)務(wù)軟件自身并不完善, 存在著一定的技術(shù)缺陷

由于各單位所使用的財(cái)務(wù)軟件開發(fā)方式不同,種類繁多,給會(huì)計(jì)信息化的舞弊行為創(chuàng)造了便利條件。就通用商品化會(huì)計(jì)軟件而言,目前市場(chǎng)上就有數(shù)百種之多,開發(fā)水平參差不齊,功能結(jié)構(gòu)和用法各不相同,其內(nèi)容設(shè)計(jì)和售后服務(wù)存在諸多問題。尤其是網(wǎng)上交易、網(wǎng)上會(huì)計(jì)還存在一些漏洞,容易造成會(huì)計(jì)信息外泄或財(cái)務(wù)系統(tǒng)遭到攻擊。有些單位自行開發(fā)或委托開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件在系統(tǒng)的安全性和保密性上更是存在很多不足和隱患,如:系統(tǒng)源程序缺少必要的加密措施,容易被修改和盜用;財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)功能不全,很多都缺乏完整的操作日志,權(quán)限混亂、責(zé)任不清等。

(二)會(huì)計(jì)信息化過程中的內(nèi)部控制制度存在缺陷

一是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作認(rèn)識(shí)不足。很多單位領(lǐng)導(dǎo)也知道會(huì)計(jì)工作信息化的優(yōu)越性和必然性,但是對(duì)具體的信息化過程不甚了解,對(duì)會(huì)計(jì)信息化給單位財(cái)務(wù)工作帶來的新方式、新問題認(rèn)識(shí)不足,甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,會(huì)計(jì)信息化也是換湯不換藥,不加改革,還用以往的財(cái)務(wù)管理辦法和管理制度,結(jié)果使財(cái)務(wù)工作一團(tuán)混亂,漏洞頻出。二是缺乏有效地系統(tǒng)操作管理制度和系統(tǒng)維護(hù)管理制度。財(cái)會(huì)部門不能做到專機(jī)專用,財(cái)務(wù)人員不能正確操作計(jì)算機(jī),造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的破壞或丟失, 影響整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三是財(cái)務(wù)人員崗位分工不清, 沒有嚴(yán)格的授權(quán)制度。實(shí)行信息化后, 一些傳統(tǒng)的核對(duì)、計(jì)算、存儲(chǔ)等內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式均被計(jì)算機(jī)和程序所替代, 應(yīng)該及時(shí)調(diào)整,按照軟件的要求和單位需要,重新設(shè)置會(huì)計(jì)人員的崗位和權(quán)限,做到分工明確、權(quán)責(zé)清晰,否則就會(huì)給別有用心的人以可乘之機(jī)。由于內(nèi)部控制制度薄弱, 操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件, 篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù), 以達(dá)到舞弊目的。如總賬和明細(xì)賬都由計(jì)算機(jī)根據(jù)審核后的會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)登記和歸集, 取消了手工條件下兩者的核對(duì)工作等等。而不少單位沒有及時(shí)建立與之相配套的新的內(nèi)部控制制度對(duì)此加以約束。四是會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度不完善。信息技術(shù)條件下的會(huì)計(jì)檔案管理有其特殊方式,應(yīng)該建立完善地管理制度,采取新的保密措施。常見的會(huì)計(jì)信息備份不及時(shí),存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤和會(huì)計(jì)資料不能及時(shí)歸檔, 或已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整, 或沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息化檔案保管人員職責(zé)等, 都可能造成會(huì)計(jì)檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會(huì)計(jì)信息泄密。

(三)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)欠缺

會(huì)計(jì)電算化事業(yè)發(fā)展到今天,會(huì)計(jì)信息的獲取與傳遞大多以網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行,這要求財(cái)務(wù)人員既要掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí), 還要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)技術(shù)。而目前一般會(huì)計(jì)人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練, 對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足, 對(duì)財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障不能及時(shí)排除, 對(duì)違規(guī)行為不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、這些都為舞弊提供了便利。

(四)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管不力

單位內(nèi)部審計(jì)人員工作疏忽大意或?qū)ο到y(tǒng)了解不透, 不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件操作中存在的問題, 使會(huì)計(jì)工作中存在的隱患不能及時(shí)解決。尤其是上市公司或集團(tuán)公司,由于組織龐大、系統(tǒng)繁雜、會(huì)計(jì)信息來往頻繁,更容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。主要體現(xiàn)在審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化、信息化工作本身不是太了解, 對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行不熟悉, 或?qū)h(yuǎn)程審計(jì)等手段陌生,因此對(duì)出現(xiàn)的問題無法做出正確的職業(yè)判斷。

(五)財(cái)政、稅務(wù)機(jī)關(guān)等業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)管不力

目前看來,一些業(yè)務(wù)主管部門對(duì)會(huì)計(jì)信息化及其帶來的一系列問題缺乏有效的管理辦法。以稅務(wù)機(jī)關(guān)為例,只是利用現(xiàn)代化手段部分地實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上或遠(yuǎn)程報(bào)稅,卻沒有啟動(dòng)遠(yuǎn)程監(jiān)管或遠(yuǎn)程稽查,對(duì)網(wǎng)上交易、電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)存在的問題缺乏有效的管理辦法,對(duì)一些單位的舞弊行為不能做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)提醒和警告。

三、會(huì)計(jì)信息化過程中舞弊的防治措施

現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理、財(cái)務(wù)管理中廣泛應(yīng)用,給組織帶來更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),利用ERP系統(tǒng)或電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象必然會(huì)有所增加,甚至花樣翻新。雖然這些舞弊手段具有一定的隱蔽性且有較高的智能化, 但是只要我們采取正確的防治措施, 就可以起到提前預(yù)防和控制的作用。

(一)選擇適合自己?jiǎn)挝惶攸c(diǎn)的財(cái)務(wù)軟件

在購買財(cái)務(wù)軟件或管理軟件時(shí),結(jié)合本單位自身的特點(diǎn)和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定, 盡量購買市場(chǎng)上開發(fā)比較成熟的通用商品化軟件。 購買后, 應(yīng)先進(jìn)行一段時(shí)間的不間斷試用,尤其注意整個(gè)系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置、初始化設(shè)置、安全性和保密性等關(guān)鍵因素,進(jìn)行系統(tǒng)完善和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與商家聯(lián)系解決。

(二)提高組織領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息化工作的認(rèn)識(shí)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)該利用一切方法,向單位領(lǐng)導(dǎo)說明會(huì)計(jì)信息化給單位財(cái)務(wù)工作帶來的新方式、新途徑和新問題,以及這些問題的解決辦法和防治建議,讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施的情況做到心中有數(shù),積極調(diào)整管理模式和管理思路。

(三)建立健全規(guī)章制度,強(qiáng)化防范與控制能力

財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)電算化基本工作規(guī)范》中指出:“開展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要, 建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度?！边@就要求各單位在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的過程中,要針對(duì)專業(yè)特點(diǎn),不斷完善相關(guān)管理制度。既要有嚴(yán)格的授權(quán)控制,如通過對(duì)不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對(duì)上機(jī)操作和動(dòng)用系統(tǒng)資源加以控制,必須對(duì)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)人員操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限制, 不允許軟件開發(fā)人員有會(huì)計(jì)記賬、修改、出納等權(quán)限等;又要有完善的內(nèi)部牽制制度,如按內(nèi)部牽制原則實(shí)行職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等合理分工、明確責(zé)任、互相制約、互相監(jiān)督, 從而防止工作差錯(cuò)或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。

此外,制定有關(guān)的操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)管理制度和加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理等保證系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、信息完整準(zhǔn)確也是必不可少的。

(四)著力培養(yǎng)復(fù)合型的財(cái)會(huì)人才,加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德建設(shè)

會(huì)計(jì)信息化條件下,為了更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)的管理職能,全社會(huì)都應(yīng)著力培養(yǎng)精通現(xiàn)代信息技術(shù)的會(huì)計(jì)專業(yè)管理人才,即“會(huì)計(jì)——計(jì)算機(jī)——管理”型的復(fù)合型人才, 以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的順利發(fā)展。同時(shí),財(cái)會(huì)專業(yè)人才的職業(yè)道德建設(shè)仍需要進(jìn)一步加強(qiáng)。既要有良好的職業(yè)能力,也要有良好的職業(yè)操守,是對(duì)現(xiàn)代化會(huì)計(jì)人才的必然要求。

(五)加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督,尤其是內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督

加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督主要包括三個(gè)方面:一是對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的監(jiān)督,這要求審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化、信息化系統(tǒng)本身的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行核查、監(jiān)督, 并審核和評(píng)估其程序的合法合規(guī)性。二是審計(jì)監(jiān)督組織內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)密,第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn),完善內(nèi)部控制與牽制制度;三是要提高審計(jì)人員的職業(yè)素質(zhì), 加強(qiáng)對(duì)舞弊手法的甄別能力, 同時(shí)要加快審計(jì)電算化、信息化的研究、開發(fā)和應(yīng)用, 以加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)審計(jì)和全面監(jiān)管的要求。

(六)加強(qiáng)外部監(jiān)督

充分發(fā)揮財(cái)政、稅務(wù)機(jī)關(guān)等業(yè)務(wù)主管部門的監(jiān)督作用,建立持續(xù)有效的監(jiān)督管理辦法。例如稅務(wù)機(jī)關(guān)在要求企業(yè)遠(yuǎn)程報(bào)稅的同時(shí),啟動(dòng)遠(yuǎn)程稽查系統(tǒng),定期或不定期的對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行核查,這樣不但減少了上門檢查的次數(shù),也在不增加現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上,擴(kuò)大了核查范圍。對(duì)電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的管理也可以采用定期聯(lián)網(wǎng)檢查的辦法,做到及時(shí)掌握、及時(shí)提醒,防患于未然。

綜上所述可以看出, 保證電算化會(huì)計(jì)信息的安全性、正確性和可靠性, 使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的資源得到有效保護(hù)和運(yùn)用, 防止舞弊和犯罪行為或者出現(xiàn)無意的差錯(cuò),首先在于組織內(nèi)部要建立完備的會(huì)計(jì)信息化內(nèi)部控制制度, 授權(quán)制度和保密制度;其次是利用外部監(jiān)督的力量,輔助企業(yè)改善管理;最后是加強(qiáng)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的整體素質(zhì),認(rèn)真做好日常基礎(chǔ)工作,牢記職業(yè)道德。只要這樣,我們就不難走出一條安全、高效的會(huì)計(jì)信息化之路?！?/p>