淺析如何加強企業(yè)應(yīng)收賬款的管理

郝健英

摘 要:應(yīng)收賬款是企業(yè)營運資金管理的重要環(huán)節(jié),是企業(yè)極易失控的一部分資產(chǎn)。在激烈競爭的市場經(jīng)濟中,正確運用賒銷,加強應(yīng)收賬款的管理顯得非常重要。文章通過對企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問題及原因的分析,提出了加強企業(yè)應(yīng)收賬款管理的幾點措施。

關(guān)鍵詞:企業(yè) 應(yīng)收賬款 管理

中圖分類號:F275 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)08-165-01

應(yīng)收賬款,是企業(yè)因銷售產(chǎn)品、材料、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)而應(yīng)向購貨方、接收勞務(wù)的單位或個人收取的款項。形成應(yīng)收賬款的直接原因是賒銷,從企業(yè)自身原因分析,賒銷主要有兩個方面的動機:一是擴大銷售,增加利潤;二是減少庫存,降低成本。但是,企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額太大,又不能及時收回時,會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動,甚至將會導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)倒閉。

目前,我國企業(yè)應(yīng)收賬款總量逐年遞增,各企業(yè)在經(jīng)營過程中由于經(jīng)營方式的不同和對貨款回收管理力度的強弱,不同程度地存在著應(yīng)收賬款。有的企業(yè)全年應(yīng)收賬款余額較高,有的企業(yè)月平均應(yīng)收賬款余額占月平均銷售收入比例較大。其原因主要是由于許多企業(yè)沒有形成完整的應(yīng)收賬款管理制度,缺乏必要的內(nèi)部控制,存在著應(yīng)收賬款金額較大、賬齡較長而導(dǎo)致壞賬的風險,影響經(jīng)營效果,加重了企業(yè)的財務(wù)負擔。因此,加強應(yīng)收賬款的管理便具有了十分重大的意義。首先,它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運轉(zhuǎn)的重要保證。企業(yè)若放松管理,一味片面追求銷售額,其資金將會形成惡性循環(huán),影響正常的再生產(chǎn)活動。其次,它加速了貨幣的回籠,減少應(yīng)收賬款成本,提高應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率,最終使企業(yè)的效益和價值得到最大程度的提高,實際上就是追求最好的流動性和效益性。

針對應(yīng)收賬款管理中存在的問題,筆者認為可以從以下幾方面加強應(yīng)收賬款的管理:

一、強化信用管理,建立信用管理制度

1.建立客戶檔案,進行有效的信用評估和跟蹤記錄。從初識客戶到維護老客戶,業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進行交易。對客戶的審查內(nèi)容:人員素質(zhì),銷售業(yè)績,社會關(guān)系;地理位置,物流配送情況;從事本行業(yè)的時間,何時開始合作,有否合作經(jīng)歷;信用檔案,有無不良紀錄;為什么要合作,合作原因,合作動機,合作前景。

2.對客戶評定等級。A類客戶,回款2個月內(nèi);B類客戶,回款5個月內(nèi)(最好預(yù)付一部分貨款);C類客戶,回款8個月內(nèi)(必須預(yù)付一部分貨款);D類客戶,回款時間相當長,不可靠(必須貨款兩清)。

3.對合同進行審查。簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對,合同的每一項內(nèi)容,都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù),合同的簽訂必須經(jīng)過市場部經(jīng)理審核確認才可以蓋章。

二、建立良好的發(fā)貨對賬和收款制度

1.發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同進行核對;公司在銷售貨物后,就應(yīng)該啟動監(jiān)控程序,根據(jù)不同的信用等級實施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進行適度催收,同時注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤)。收賬策略如下:A類客戶,按常規(guī)合同;B類客戶,最好預(yù)付一部分貨款;C類客戶,必須預(yù)付一部分貨款;D類客戶,必須貨款兩清。

2.回款記錄,賬齡分析。財務(wù)要形成定期的對賬制度,每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目,形成定期的對賬制度,不能使管理脫節(jié),以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清;并且詳細記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進行賬齡分析。定期對賬可避免雙方財務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死賬現(xiàn)象,同時對賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書,而不是口頭承諾。

三、建立良好的欠款催收制度

1.欠款追收。對拖欠賬款的追收,要采用多種方法清討,催收賬款責任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負責制,再由大區(qū)經(jīng)理落實到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商,則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發(fā)生的應(yīng)收賬款,可按其賬齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè),應(yīng)采取訂立還款計劃,限期清欠,采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限,不能超過回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超過80天);如超過,即馬上采取行動追討。

2.總量控制,分級管理。財務(wù)部門負責應(yīng)收賬款的計劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收賬款的直接責任人,公司對銷售人員考核的最終焦點是收現(xiàn)指標。貨款回收期限前一周,電話通知或拜訪負責人,預(yù)知其結(jié)款日期,并在結(jié)款日按時前往拜訪。通常情況下,由主管、經(jīng)理等參與分析,及時對下屬申報的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。

四、加強對已拖欠款、呆賬及壞賬的管理

1.每一客戶會計年度終結(jié),必須取得欠款人對所欠款的書面確認。

2.任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起,逾期一年零六個月,一律報告公司總經(jīng)理,并通知公司法律顧問啟動催討程序。根據(jù)情況不同,建立三種不同程度的追討文件——預(yù)告、警告、律師函,視情況及時發(fā)出。

3.最后期限:要求客戶了解最后的期限以及其后果,讓客戶明確最后期限的含義。

4.要求協(xié)助:使用法律手段維護自己的利益,進行仲裁或訴訟。

5.對呆賬和壞賬的處理可以通過以下方式:給予折讓:即可以通過折讓方式降低客戶付款壓力,增加款項收回機率,減少損失;收回貨物;處理抵押品;尋求法律協(xié)助,訴訟保全。

五、加強對票據(jù)核算的管理

1.建立嚴格的資金管理制度。對客戶使用現(xiàn)金購買的一律由客戶自行交納現(xiàn)金進賬,對客戶用承兌匯票結(jié)算的,建立當日接收,當日填單,當日交資金部制度。

2.建立嚴格的交接制度。對業(yè)務(wù)人員交回的票據(jù)應(yīng)按發(fā)生日逐筆登記,并相互簽名予確認。對交到資金部的票據(jù)也要逐筆登記,連同匯票繳款單一并交付,并相互簽名確認。

3.建立備查制度。企業(yè)應(yīng)當設(shè)置應(yīng)收票據(jù)備查簿,對業(yè)務(wù)人員交回的承兌匯票逐筆登記匯票的種類、票號、出票日、票面金額、交易合同號和付款人、承兌人、背書人的單位名稱、到期日和退票情況等資料。同時將匯票復(fù)印件交會計人員留存制證。

4.建立統(tǒng)計及匯報制度。及時統(tǒng)計回款情況,了解資金動態(tài),及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,為確保資金計劃的完成提供可靠數(shù)據(jù)。

參考文獻:

1.范洪波.關(guān)于加強公司應(yīng)收賬款管理與控制的探討.鐵道財會.2004(2)

2.John.A.Tracy.如何從數(shù)字中擰出關(guān)鍵信息2006(6)

(作者單位:太原市煤氣化股份有限公司運銷分公司 山西太原 030024)

(責編:鄭釗)