企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐中存在的問題及對(duì)策

亢利紅　支明澤

摘 要:會(huì)計(jì)電算化的普及和網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)的運(yùn)用,給企業(yè)會(huì)計(jì)工作提出了新的問題和挑戰(zhàn)。文章結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)際,分析了會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過程中存在的問題,提出了解決企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過程中存在問題的基本對(duì)策。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化 應(yīng)用問題 對(duì)策研究

中圖分類號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)08-158-02

我國的會(huì)計(jì)電算化工作取得了長足的進(jìn)步,商品化、通用化的財(cái)務(wù)軟件得到了廣泛的應(yīng)用。許多會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)已經(jīng)走向?qū)I(yè)化、商品化、社會(huì)化的軌道。但由于財(cái)務(wù)工作本身的特點(diǎn),以及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等,一些先進(jìn)的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn),對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求,使得建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)變得刻不容緩。會(huì)計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,在發(fā)展過程中有許多工作要做,有許多問題要及時(shí)解決,否則將嚴(yán)重阻礙企業(yè)會(huì)計(jì)電算化向更高層次的發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中存在的主要問題

1.對(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的思想認(rèn)識(shí)不夠。會(huì)計(jì)電算化,是電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的簡稱,是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中,以提高財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。我國的會(huì)計(jì)電算化起步較晚,相當(dāng)一部分企業(yè)管理人員的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的重要性。多數(shù)單位會(huì)計(jì)電算化僅僅用于代替手工核算,是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站,對(duì)利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運(yùn)作效率認(rèn)識(shí)不足。

2.缺乏對(duì)傳統(tǒng)手工模式的改造,對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)置的調(diào)整不夠。手工模式下的突出弱點(diǎn)是管理效率低下、信息不能及時(shí)處理和反饋、處理流程重復(fù)等問題,一些企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化時(shí),沒有對(duì)手工系統(tǒng)進(jìn)行分析,這樣就不能減少中間環(huán)節(jié)、合并和調(diào)整簡單重復(fù)的業(yè)務(wù)流程,無法按照計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)重新規(guī)劃業(yè)務(wù)流程。不同的企業(yè)有不同的管理要求和運(yùn)行模式,但多數(shù)企業(yè)沒有針對(duì)自身的特點(diǎn)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)作個(gè)性化的調(diào)整和設(shè)置。在實(shí)際工作中只有兩方面結(jié)合起來,才能找到最佳的人機(jī)結(jié)合方式,以最小的成本、最低的投入實(shí)現(xiàn)最大的運(yùn)行效益。

3.財(cái)會(huì)專業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)欠缺。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用,對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。要求會(huì)計(jì)人員既要掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。一般會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富,但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很貧乏,難以勝任運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作,表現(xiàn)較為突出的是財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練,對(duì)軟件的認(rèn)識(shí)有局限性,對(duì)軟件運(yùn)用過程中出現(xiàn)的故障不能及時(shí)排除,導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。這個(gè)問題已經(jīng)成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的突出障礙。會(huì)計(jì)電算化,要求會(huì)計(jì)人員不斷提高自身素質(zhì),更新知識(shí)結(jié)構(gòu),有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營管理,以適應(yīng)會(huì)計(jì)工作進(jìn)一步發(fā)展的需要。

4.重視會(huì)計(jì)功能,忽視管理功能。長期以來,我國企業(yè)會(huì)計(jì)電算化還處于會(huì)計(jì)核算電算化的水平,或者說,現(xiàn)在僅僅實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化。完整意義的會(huì)計(jì)電算化應(yīng)該是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的全面電算化,管理會(huì)計(jì)在企業(yè)推廣困難的重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì),以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與成本管理會(huì)計(jì)的分離。但是,管理會(huì)計(jì)電算化是以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化為基礎(chǔ)的,因?yàn)樗鼈兊臄?shù)據(jù)同源,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化能為管理會(huì)計(jì)電算化提供所需的財(cái)會(huì)信息。企業(yè)應(yīng)在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上不失時(shí)機(jī)地推進(jìn)管理會(huì)計(jì)電算化,解決管理會(huì)計(jì)手工操作難的問題。會(huì)計(jì)電算化應(yīng)是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)結(jié)合后的電算化,這樣才能促進(jìn)管理會(huì)計(jì)在企業(yè)中的推廣應(yīng)用,真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)的核算職能、管理職能和控制職能。

5.會(huì)計(jì)軟件存在一定的缺陷。會(huì)計(jì)軟件的質(zhì)量是會(huì)計(jì)電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ),決定著電算化工作的深入程度,也關(guān)系到能否順利地做好“甩賬”工作。一些企業(yè)使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。安全性與保密性差,許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對(duì)操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任;數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便地從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為會(huì)計(jì)資料的真實(shí)可靠埋下了隱患。會(huì)計(jì)軟件通用性差,集成化程度低,很難形成整個(gè)企業(yè)管理信息的系統(tǒng)化。

二、解決會(huì)計(jì)電算化實(shí)施過程中存在問題的有效對(duì)策

1.更新認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念。會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革,是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上看,會(huì)計(jì)電算化只不過是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中,減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高和知識(shí)結(jié)構(gòu)的改變、會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提升,節(jié)省會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力,轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能,推動(dòng)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步,提高整個(gè)會(huì)計(jì)專業(yè)水平,大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,將使會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)的方方面面發(fā)生前所未有的深刻變化。

2.運(yùn)用科學(xué)的理論和方法做好系統(tǒng)實(shí)施工作。在確定系統(tǒng)目標(biāo)與規(guī)模的基礎(chǔ)上,編制實(shí)施策略和方案,制定具體規(guī)劃、實(shí)施步驟與進(jìn)度安排、實(shí)施機(jī)構(gòu)的設(shè)置、實(shí)施各階段的任務(wù)、實(shí)施經(jīng)費(fèi)預(yù)算等等。對(duì)手工模式下的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化,制定解決方案,對(duì)各個(gè)處理環(huán)節(jié)的功能、數(shù)據(jù)處理特點(diǎn)、權(quán)限和職責(zé)做出規(guī)劃,從而提高實(shí)施的成功率,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的功能。

3.培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才,以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求。會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)會(huì)人員不僅要掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能,還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識(shí),才能根據(jù)本單位的自身特點(diǎn),利用會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢,為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。要積極推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程,就必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度,提高會(huì)計(jì)人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。在培訓(xùn)的內(nèi)容上要切合實(shí)際工作的需要,及時(shí)更新培訓(xùn)內(nèi)容,完善會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn),培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化骨干力量;建立良好的培訓(xùn)機(jī)制,落實(shí)培訓(xùn)效果;造就一大批既精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù),又專長于財(cái)務(wù)管理知識(shí),能夠熟練地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析,滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息需求的復(fù)合型人才,為促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展打下良好的基石。在各單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的過程中,更應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),注意培養(yǎng)“會(huì)計(jì)—計(jì)算機(jī)—管理”型的復(fù)合型人才,使他們能夠掌握國際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化,推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí),使他們能夠維護(hù)財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行,熟練掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),成為復(fù)合型人才,為本單位建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

4.改善和提高會(huì)計(jì)軟件功能,向財(cái)務(wù)管理方面過渡。要真正發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢,為企業(yè)管理服務(wù),必須將其納入管理信息系統(tǒng),開發(fā)會(huì)計(jì)軟件功能,增加具有管理型功能的模塊。與物資供應(yīng)、產(chǎn)成品銷售、庫存管理、勞資管理等管理業(yè)務(wù)子系統(tǒng)對(duì)接,并最終成為整個(gè)企業(yè)管理的內(nèi)核,建立計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)指標(biāo)分析系統(tǒng),為決策層提供決策和評(píng)價(jià)依據(jù)。

5.做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作。會(huì)計(jì)電算化工作是一種無紙化工作,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤上,因此企業(yè)所發(fā)生的新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過電算化賬務(wù)處理后,應(yīng)堅(jiān)持當(dāng)天備份,且要雙重備份,并分處、分人保管。在實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣,機(jī)器一旦出現(xiàn)故障,部分賬務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。二是不少操作者對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查,一旦發(fā)生問題就無法進(jìn)行補(bǔ)救。為了更有效地做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,必須根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作:(1)會(huì)計(jì)電算化檔案的收集。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份,存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。(2)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理與保存。由于會(huì)計(jì)電算化檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案信息丟失。

6.企業(yè)必須改進(jìn)自身系統(tǒng)功能和提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù),迎接電子商務(wù)時(shí)代的到來。加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性,建立健全內(nèi)部控制,在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)構(gòu),涉及計(jì)算機(jī)機(jī)密文件時(shí)應(yīng)登錄用戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果,修改文件和數(shù)據(jù)登錄備查等。系統(tǒng)應(yīng)有自動(dòng)識(shí)別有效的終端入口,當(dāng)有非法用戶企圖登錄或錯(cuò)誤口令超限額使用時(shí),系統(tǒng)應(yīng)鎖定終端,凍結(jié)此用戶標(biāo)識(shí),記錄有關(guān)情況,并立即報(bào)警。應(yīng)采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證等,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。應(yīng)建立一致的會(huì)計(jì)電算化協(xié)議,由相關(guān)的上級(jí)組織部門協(xié)調(diào)各單位情況,提供一個(gè)適應(yīng)大多數(shù)單位情況的會(huì)計(jì)電算化程序,各單位遵照?qǐng)?zhí)行,使各單位有共同的會(huì)計(jì)核算工作方式。

(作者單位:山西省環(huán)境保護(hù)基金有限公司 山西太原 030024,山西財(cái)經(jīng)大學(xué)環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院 山西太原 030006)

(責(zé)編:鄭釗)