聲像檔案管理工作存在的漏洞和補救措施

王占寬

摘要：隨著社會進步，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人類文明程度的不斷升華，對于社會生活中發(fā)生的信息采集和記錄的方式更加高級，更能及時、準(zhǔn)確、形像、生動地保持歷史事件的原始性、真實性，而這種特殊載體形成的材料就是特殊載體檔案，現(xiàn)實生活中最突出表現(xiàn)為聲像檔案。

關(guān)鍵詞：聲像檔案管理漏洞補救

0 引言

怎樣做好聲像檔案管理，已經(jīng)做為整體檔案管理的一部分，越來越占有重要的位置。但是，就我院情況而言，聲像檔案管理并不理想，還存在很多漏洞，需要不斷的補充和完善。

1 存在漏洞分析

1.1 “軟肋”導(dǎo)致散亂，醫(yī)院有兩臺攝錄機，四部數(shù)碼相機。但是，長期以來沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，使用情況不容樂觀。兩臺攝錄機其中一臺已經(jīng)報損，沒有使用價值，另外一臺損壞之后，檢修幾次，仍然時好時壞，不能得心應(yīng)手，使很多寶貴的典型的手術(shù)資料、大型活動場面無法得以及時記錄，全靠數(shù)碼相機支撐，留下太多遺憾。而數(shù)碼相機又分別存放在辦公室、手術(shù)室、司法鑒定中心和信息科，各自為戰(zhàn)、相互缺乏溝通，沖鋒在前沿的急救中心卻沒有相機，以致于很多現(xiàn)場搶救資料成為一項空白。這是聲像設(shè)備管理使用的“軟肋”。

1.2 技術(shù)決定質(zhì)量。醫(yī)院所有掌管聲像設(shè)備的人員，沒有一個經(jīng)過正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，對設(shè)備的功能、性能、使用方法、故障處理幾乎是一無所知，僅限于說明書上介紹的使用方法。對于怎樣取景、怎樣選擇角度、怎樣捕捉瞬間畫面、怎樣進行文字鋪襯等，都處于低級的原始狀態(tài)，難以達到理想的效果，更不用說把精彩鏡頭向外界媒體推薦、擴大知名度起到應(yīng)有的宣傳作用。

1.3 管理混亂、保管不善造成部分聲像資料變質(zhì)、褪色、霉?fàn)€、甚至丟失。辦公室留存的是各種會議、參觀、典禮、義診、晚會等內(nèi)容，手術(shù)室留存的是各種典型的、特殊的、高難度、新技術(shù)、新項目等純醫(yī)療的資料，司法鑒定中心留存的更加單純，全部是委托申請鑒定人的傷情資料，無法嚴(yán)格的分門別類。管理混亂的直接后果是聲像資料的保管不善，誰采集的資料誰保存、科室之間缺乏溝通，所有資料不能得到充分利用，有的只是簡單的存入電腦，不出實物，過后即被遺忘，連瀏覽的機會都很少。因為不具備專門檔案的保存知識，再加上認(rèn)識不足、責(zé)任心不強、聲像資料隨手鎖進柜子、抽屜、裝進檔案袋，不懂得外界溫度、濕度、磁場、蛀蟲、清潔等因素，常常出現(xiàn)粘連、發(fā)黃、褪色、霉變、啃爛等等問題，難以保證原始聲像資料的準(zhǔn)確完整性。

1.4 保管條件有限，收集渠道不暢。主要表現(xiàn)在專門的檔案室工作方面，應(yīng)該說在行政辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案室負責(zé)全院檔案資料收集工作，所有科室、部門產(chǎn)生的檔案資料都必須無條件移交檔案室，但實際情況不然，檔案室面積有限、設(shè)備有限、人員有限、檔案員綜合素質(zhì)有限，使檔案資料的收集變得無足輕重。對聲像資料來說，各科都強調(diào)自己保存的重要性而忽略了醫(yī)院整體保存系統(tǒng)化管理的必要性，時常有不上交聲像資料情況出現(xiàn)，影響檔案室正常工作秩序。

1.5 電腦化檔案管理防毒意識不強，無法保證主程序檔案信息的安全性和完整性，容易在瀏覽或打開編程時被病毒侵蝕，造成數(shù)據(jù)紊亂，系統(tǒng)無法運行、陷于癱瘓。

2 加強對聲像檔案的管理

針對聲像檔案歸檔不完整、保管條件差、管理混亂的問題，已經(jīng)明顯影響了檔案的完整和聲像檔案的保管和利用，必須爭取有效的補救措施，加強聲像檔案管理刻不容緩。

2.1 加強培訓(xùn)、擴大范圍，即便不是送出去學(xué)習(xí)，也要請專家到醫(yī)院對擁有相機、攝錄機的人員進行專門培訓(xùn)，不僅會用，還要會排除簡單故障，處理突發(fā)情況，捕捉瞬間畫面、保證聲像資料保存的是最佳、最有意義的歷史鏡頭。急救中心盡快配備相機，及時取得最寶貴的現(xiàn)場搶救素材。

2.2 集中管理、隨時移交。為更方便、更有效地管理和利用，必須使各科室產(chǎn)生的全部聲像資料在最短時間與檔案室聯(lián)系，移交保存。對以前各科散亂存放的資料，徹底整理之后移交檔案室，錄入各自電腦的也要通過移動磁盤存在檔案室電腦上，重新編輯、統(tǒng)一管理，使聲像檔案在檔案室的管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

2.3 想方設(shè)法爭取辦公場地，申請增加必要的設(shè)備，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、專柜專管、專人負責(zé)、具備恒濕、恒溫、防磁等要求，以利聲像檔案的長期保存和利用。

2.4 加強計算機病毒的防控措施，制訂切實可行的應(yīng)急預(yù)策，謹(jǐn)防感染病毒，造成檔案材料遭到破壞，同時必須采用不間斷電源(UPS)，可以避免永久性硬件損壞或數(shù)據(jù)丟失或暫時的讀取錯誤。

2.5 提高認(rèn)識、落實制度。有檔案室專業(yè)人員組織相關(guān)科室和領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)《檔案法》，學(xué)習(xí)與聲像檔案有關(guān)的專業(yè)知識，讓他們明白并非那些文件、圖紙憑證、病歷才是檔案資料，每項活動中產(chǎn)生的每份照片、錄音、錄像等都可以形成聲像檔案，有的除了即時新聞價值外，對醫(yī)院來說還具備更深遠的意義，這就必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案意識，堅決杜絕只顧個人或科室方便私自保存的弊端，所有聲像資料統(tǒng)一移交檔案室統(tǒng)一編表保存，決不能使有價值的聲像檔案失控或流失，確保各項制度和保障措施落實到位。