溝通藝術(shù)在高校教學(xué)秘書工作中的作用

王繼芳

摘要：溝通工作是教學(xué)秘書的重要職責(zé)，在教學(xué)秘書的工作中起著重要的作用，對(duì)此，本文從學(xué)校職能部門之間的溝通；與其他院系之間的溝通：與主管領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通；與院系教師的溝通；與學(xué)生的溝通五個(gè)方面展開了論述。

關(guān)鍵詞：溝通高校教學(xué)秘書工作作用

根據(jù)教育部2007年號(hào)文件《教育部關(guān)于進(jìn)一步深化本科教學(xué)改革全面提高教學(xué)質(zhì)量的若干意見》的相關(guān)精神，把發(fā)展高等教育的重點(diǎn)放在提高教學(xué)質(zhì)量上。教學(xué)管理工作在整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)中占據(jù)舉足輕重的地位，教學(xué)管理工作的好壞直接影響教學(xué)質(zhì)量的高低。教學(xué)秘書作為最基層的教學(xué)管理者，其工作的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是與各個(gè)層面之間的溝通，包括與教務(wù)處之間、學(xué)校各級(jí)行政部門之間、教學(xué)活動(dòng)中教師與教師之間、教師與學(xué)生之間等的溝通，可以說溝通藝術(shù)直接影響教學(xué)質(zhì)量。

美國(guó)著名管理學(xué)家理查德曾經(jīng)深有感觸地表示，溝通不良是管理低效的一個(gè)基本原因。所謂溝通就是人與人之間通過語(yǔ)言、文字、符號(hào)或其他的表達(dá)形式，進(jìn)行信息傳遞和交換的行為及過程。教學(xué)管理過程實(shí)際上是溝通的過程，是管理者與被管理者之間的雙向互動(dòng)。傳統(tǒng)教學(xué)活動(dòng)往往只注重決策、執(zhí)行、檢查三大系統(tǒng)，忽視溝通與反饋。實(shí)際上，教學(xué)質(zhì)量的保證過程是多層次、多環(huán)節(jié)、多組織的復(fù)雜管理活動(dòng)，溝通與反饋即是將各組織系統(tǒng)的各部分結(jié)合為整體的連接過程，也是將組織成員聯(lián)系在一起，最終實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)——保證教學(xué)質(zhì)量。

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，尤其是在學(xué)分制逐步取代學(xué)年制的過程中。對(duì)教學(xué)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。溝通是管理中最為重要的組成部分，只有與人良好地溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到必要的信息，才能獲得他人的鼎力相助。溝通工作成為教學(xué)秘書的重要職責(zé)，在教學(xué)秘書的工作中起著重要作用。

一、與學(xué)校職能部門之間的溝通

教學(xué)秘書需要經(jīng)常與學(xué)校教務(wù)處、學(xué)工部及各職能部門進(jìn)行聯(lián)系，更要經(jīng)常處理本院系教師和學(xué)生與職能部門有關(guān)教學(xué)的事宜。教學(xué)秘書工作“既參與政務(wù)，又管理事務(wù)”，前者具有很強(qiáng)的思想性和政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性。對(duì)于高校教學(xué)管理的秘書來說，必須充分認(rèn)識(shí)到事務(wù)工作中蘊(yùn)含著思想性，在具體事務(wù)中突出思想性，不忽視事務(wù)性，把握和理解好教學(xué)與行政之間的相互滲透、相互促進(jìn)的關(guān)系，才能把工作做好，使整個(gè)部門的職能得到較好的發(fā)揮。具體到與各職能部門的關(guān)系，既要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)上級(jí)部門的精神，又要傳達(dá)給基層相關(guān)人員，并及時(shí)反饋，才能把工作做好。這需要教學(xué)秘書較高的素質(zhì)，掌握一定的溝通藝術(shù)；還要做到在協(xié)調(diào)溝通中擺正自己的角色位置，做到“到位不越位，出謀不決策”，同時(shí)又處處以集體利益為重，自覺維護(hù)院系的形象和聲譽(yù)。

二、與其他院系之間的溝通

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革持續(xù)深入。教學(xué)管理向信息化方向發(fā)展，教學(xué)手段日益現(xiàn)代化，專業(yè)日趨精細(xì)化，高校內(nèi)部、院系之間的聯(lián)系日趨密切，很多教學(xué)工作不是一個(gè)院系就能獨(dú)立完成的。在教學(xué)資源的共享、復(fù)合型人才的培養(yǎng)、師資的調(diào)配、大型教學(xué)活動(dòng)的組織和科研實(shí)驗(yàn)等方面，需要教學(xué)秘書架起院系間溝通和協(xié)作的橋梁?；谶@樣的特點(diǎn)，教學(xué)秘書在教學(xué)管理活動(dòng)中應(yīng)主動(dòng)與其他院系搞好協(xié)作關(guān)系，加強(qiáng)與其他院系在教學(xué)、科研、競(jìng)賽等方面的互動(dòng)。教學(xué)秘書的工作具有相似性，內(nèi)容大致相同，通過與其他院系教學(xué)秘書的溝通。建立互幫互助、團(tuán)結(jié)協(xié)作的良好關(guān)系，從而有利于營(yíng)造教學(xué)秘書良好的工作氛圍，開創(chuàng)學(xué)院發(fā)展的新局面。

三、與主管領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通

在一個(gè)院系中，有院長(zhǎng)、書記，還有分管教學(xué)的副院長(zhǎng)，由于各領(lǐng)導(dǎo)各自所處的職位不同、分管工作不同、觀察認(rèn)識(shí)問題的角度不同、思維方式不同，因此，經(jīng)常產(chǎn)生意見分歧的現(xiàn)象。這時(shí)，教學(xué)秘書就應(yīng)該充分發(fā)揮自己潤(rùn)滑劑的作用，從全局出發(fā)，以事業(yè)為重，對(duì)各領(lǐng)導(dǎo)要同等尊重、支持、配合、協(xié)助，主動(dòng)做好領(lǐng)導(dǎo)成員之間的通氣協(xié)調(diào)工作。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)要靠教學(xué)秘書的具體工作去實(shí)現(xiàn)，這里領(lǐng)導(dǎo)者同教學(xué)秘書的相互默契配合。職能互補(bǔ)顯得非常重要。在工作中出現(xiàn)的具體問題，秘書要主動(dòng)、及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，要始終與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切聯(lián)系。

四、與本院系教師的溝通

教師是教學(xué)活動(dòng)的主導(dǎo)和實(shí)現(xiàn)者，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的組織者和管理者。教學(xué)秘書與教師接觸頻繁，例如征訂教材，核對(duì)教學(xué)任務(wù)，督促及時(shí)上交教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、成績(jī)單等，核對(duì)教師工作量，期中教學(xué)檢查，安排調(diào)課、停課、補(bǔ)課、期末考試和監(jiān)考事宜等。而溝通則是解決管理與被管理之間矛盾的最好方法。教學(xué)秘書必須樹立“管理就是服務(wù)”理念，服務(wù)教師而不是管理教師，端正態(tài)度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解和支持，教學(xué)秘書的工作才能持續(xù)有效地開展。

五、與學(xué)生的溝通

教學(xué)秘書的工作就是為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，教學(xué)秘書要尊重老師，關(guān)心愛護(hù)學(xué)生；善于聽取老師的意見，做學(xué)生的知心朋友。熱情而及時(shí)地處理各種具體問題。學(xué)生是教學(xué)活動(dòng)的主體。要圍繞“一切為了學(xué)生，為了一切學(xué)生，為了學(xué)生的一切”的目標(biāo)，服務(wù)于學(xué)生。教學(xué)秘書的工作直接面對(duì)學(xué)生，如組織各類考試、補(bǔ)考、重修、調(diào)停課、學(xué)籍管理、成績(jī)管理等，每項(xiàng)工作都與學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，必須有高度的責(zé)任感。工作中要堅(jiān)持原則、公正嚴(yán)謹(jǐn)、為人師表、以身作則；既要嚴(yán)格管理，又要理解關(guān)心學(xué)生，與學(xué)生之間建立一座心靈溝通的橋梁。

因此，教學(xué)秘書要樹立牢固的“替師生著想，為教學(xué)服務(wù)”的觀念，堅(jiān)持“以人為本”的理念，通過溝通，協(xié)調(diào)學(xué)校、領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生的關(guān)系，全面地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生。

在處理上述各種關(guān)系的過程中，教學(xué)秘書要特別注意溝通方法：每學(xué)期舉辦學(xué)生座談會(huì)、師生見面會(huì)、教師座談會(huì)；跨院系的同一層次管理人員之間建立橫向溝通渠道。還要與時(shí)俱進(jìn)，廣開渠道，講究溝通的途徑和方法，例如采取網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)：手機(jī)短信、飛信、電子郵箱、BBS論壇、QQ群、校友錄等方式下達(dá)通知，并能及時(shí)得到反饋的信息等。

更要注重溝通的有效性，恰當(dāng)使用“明”溝通和“暗”溝通。所謂“明”溝通，就是利用各種會(huì)議形式和其他公共場(chǎng)合進(jìn)行協(xié)商對(duì)話，把問題擺到桌面上。當(dāng)面溝通解決，以達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一的目的；非常適合普通問題、牽扯人員較多的共性問題的溝通。所謂“暗”溝通，就是利用非正式場(chǎng)合進(jìn)行溝通，對(duì)矛盾比較尖銳、復(fù)雜、不宜公開協(xié)調(diào)的問題，暗中周旋?！鞍怠睖贤ㄖ饕强棵貢诎抵写┽樢€，協(xié)調(diào)關(guān)系，化解矛盾。“暗”溝通用得好，就能起到“明”溝通所起不到的作用。