論秘書部門的協(xié)調(diào)工作

張　芳

摘要：秘書部門作為黨政機(jī)關(guān)的綜合辦事部門，是承上啟下、溝通左右的橋梁和樞紐，具有十分重要的地位。該部門的一個(gè)主要特點(diǎn)就是承擔(dān)著大量的協(xié)調(diào)工作。協(xié)調(diào)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)效果，關(guān)系到單位工作的質(zhì)量和效率。因此，認(rèn)真研究協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)正確處理好各種關(guān)系，進(jìn)一步開創(chuàng)秘書工作的新局面，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：秘書部門；協(xié)調(diào)；一致性；綜合性

中圖分類號(hào)：F270.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198(2009)10-0060-01

1秘書部門協(xié)調(diào)工作的主要特點(diǎn)

(1)地位上的代表性。秘書部門是黨委的從屬機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)參謀服務(wù)，對(duì)外代表黨委處理日常工作。在工作方式上，接受領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)處理相關(guān)政務(wù)、事務(wù)。在未授權(quán)之前，秘書部門可以主動(dòng)反映有關(guān)情況，提出合理化建議。在明確授權(quán)后，秘書部門才按協(xié)調(diào)程序展開工作，并在工作中主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)階段性工作進(jìn)展。協(xié)調(diào)進(jìn)程中遇到的問題，提出進(jìn)一步建議，得出領(lǐng)導(dǎo)新的指示要求。秘書部門的地位從屬性決定了協(xié)調(diào)工作帶有一定的被動(dòng)性。但是如果一味地被動(dòng)，就是工作的嚴(yán)重失職，必須主動(dòng)做好協(xié)調(diào)工作。那就是在自己的職能范圍內(nèi)，超前研究新情況，把握新動(dòng)向，為領(lǐng)導(dǎo)提出前瞻性建議對(duì)策，把矛盾化解在萌芽狀態(tài)，把服務(wù)工作超前做好。想領(lǐng)導(dǎo)之所想。急領(lǐng)導(dǎo)之所急，爭取主動(dòng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

(2)根本利益的一致性。共產(chǎn)黨的宗旨就是全心全意為人民服務(wù)。秘書部門代表黨委行使協(xié)調(diào)職能與代表群眾或部門解決問題化解矛盾是一致的。尤其是“三個(gè)代表”重要思想的提出，為秘書部門搞好協(xié)調(diào)工作提供了巨大的精神動(dòng)力。為黨委服務(wù)與為廣大人民群眾、廣大基層部門服務(wù)是完全一致的，秘書部門沒有私利。

(3)協(xié)調(diào)內(nèi)容的多樣性。秘書部門為黨委服務(wù)主要體現(xiàn)在二個(gè)方面：政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)高參，就要發(fā)揮秘書部門善于鉆研問題，協(xié)調(diào)專業(yè)調(diào)研隊(duì)伍，發(fā)揮調(diào)研網(wǎng)絡(luò)等方面的積極性。形成大調(diào)研格局，群策群力，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。領(lǐng)導(dǎo)一旦決策之后。要協(xié)調(diào)各方面力量，付諸實(shí)施，并及時(shí)反饋情況。完善決策，推動(dòng)工作。

(4)協(xié)調(diào)工作的艱難性。秘書部門的工作是基礎(chǔ)性的工作。幕后努力多，臺(tái)前亮相少。協(xié)調(diào)多憑耐心、細(xì)致的疏導(dǎo)溝通，沒有什么硬手段。在具體實(shí)踐中，協(xié)調(diào)需要隨時(shí)準(zhǔn)備“碰釘子”、坐“冷板凳”。往往是一番苦心無人理解，還會(huì)引來誤會(huì)和埋怨，甚至引起領(lǐng)導(dǎo)的不信任，而陷于進(jìn)退兩難的境地。這就要求秘書人員要具備無私奉獻(xiàn)的價(jià)值觀念，樹立全心全意為人民服務(wù)的人生觀和價(jià)值觀，一身正氣，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，樂于默默奉獻(xiàn)。甘當(dāng)無名英雄。2秘書協(xié)調(diào)工作的原則

(1)把握全局。秘書部門處于中樞地位，在一定意義上代表著領(lǐng)導(dǎo)行使各種職能。無論是參與服務(wù)，還是管理事物，都要心中有全局，保證協(xié)調(diào)工作忙而不亂，緊張有序。秘書要有大局意識(shí)，中心意識(shí)，一切圍繞領(lǐng)導(dǎo)中心轉(zhuǎn)，一言一行都要為中心服務(wù)。尤其是當(dāng)前形勢復(fù)雜，矛盾很多。只有把握全局，才能協(xié)調(diào)各種利益向一致的方向調(diào)整，否則顧此失彼，難以達(dá)到協(xié)調(diào)的預(yù)期效果。

(2)尊重事實(shí)。協(xié)調(diào)工作不能靠主觀臆斷。只有在充分掌握事實(shí)的基礎(chǔ)上，才能把握矛盾的重要方面，準(zhǔn)確找到協(xié)調(diào)工作的主攻點(diǎn)。現(xiàn)在世界豐富多彩，各種組織、各種矛盾交織一起，不作調(diào)查研究，很難弄清來龍去脈。協(xié)調(diào)起來也難以對(duì)癥下藥。因此，要摸清事實(shí)，尊重事實(shí)。把事實(shí)與原則結(jié)合，創(chuàng)造性開展協(xié)調(diào)工作。把各種矛盾融合起來，找到共同點(diǎn)，形成親和力，消除離心力。

(3)公道正派，一視同仁。公道正派，是做好協(xié)調(diào)工作的靈魂。在協(xié)調(diào)工作中，必須堅(jiān)持按照黨的政策、國家的法規(guī)辦事，做到以事實(shí)為依據(jù)，以規(guī)章制度為準(zhǔn)繩。不可人云亦云，感情用事，應(yīng)在實(shí)事求是的深入調(diào)查基礎(chǔ)上，確定協(xié)調(diào)的性質(zhì)，得出解決問題的辦法，得出結(jié)果意見。

(4)分層推進(jìn)。調(diào)協(xié)工作必須堅(jiān)持按程序辦事原則，先辦什么，后辦什么，應(yīng)有一定的程序規(guī)范。要明確輕重緩急。不能眉毛胡子一把抓。每一項(xiàng)工作必然存在著內(nèi)在聯(lián)系和前因后果。應(yīng)該由表及里、由外及內(nèi)，抓住重點(diǎn)層層深入，直至最終達(dá)到目的。

(5)講求時(shí)效。現(xiàn)在形勢發(fā)展很快，工作時(shí)效性越來越深。協(xié)調(diào)工作必須講究時(shí)效，要以雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)去抓協(xié)調(diào)工作，切忌推諉損兵拖拉。如果不講究時(shí)效，協(xié)調(diào)工作就會(huì)失去應(yīng)有的價(jià)值，嚴(yán)重的甚至?xí)碡?fù)面效應(yīng)，使矛盾激化、問題復(fù)雜化，使工作陷入被動(dòng)境地。

3秘書部門協(xié)調(diào)的重點(diǎn)

(1)對(duì)處理上下關(guān)系的綜合性協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)際工作中，既要與上級(jí)打交道。也要與下級(jí)打交道。領(lǐng)導(dǎo)者同上下級(jí)的關(guān)系狀態(tài)，直接影響工作成效。對(duì)這種的復(fù)雜的關(guān)系，必須全面優(yōu)化，不能顧此失彼。領(lǐng)導(dǎo)者若僅重視與上級(jí)的關(guān)系而忽視與下級(jí)的關(guān)系，或者僅重視與下級(jí)的關(guān)系而忽視與上級(jí)的關(guān)系，或兩者兩個(gè)方面的關(guān)系都存在問題，都會(huì)給工作帶來不同程度的損害。秘書部門既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)聯(lián)系，以要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入基層，與下級(jí)保持密切的聯(lián)系。發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。使上情、下情和領(lǐng)導(dǎo)者的決策管理緊密結(jié)合起來，保證領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)見效。從某種角度講，秘書部門在實(shí)際工作中協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)與上級(jí)和下級(jí)的聯(lián)系，本身就能促進(jìn)相互理解、相互配合，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的種種失調(diào)和誤解。

(2)對(duì)內(nèi)外關(guān)系的綜合性協(xié)調(diào)。秘書部門是對(duì)外溝通的門戶和窗口，在了解內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)與外部環(huán)境變化方面有特殊的優(yōu)勢，能夠及時(shí)了解到外部公眾、往來單位對(duì)本機(jī)關(guān)、本組織系統(tǒng)的反映和意見。在此基礎(chǔ)上，秘書根據(jù)內(nèi)外各方面的情況，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者提出有關(guān)建議，就可以在優(yōu)化內(nèi)外關(guān)系方面，發(fā)揮綜合性參謀作用。秘書部門在接待來客、處理內(nèi)外往來文書，處理信訪、收集外部環(huán)境信息等工作實(shí)踐中，能夠促進(jìn)自身較全面地了解外部環(huán)境變化以及外部公眾對(duì)本組織系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和意見，加上秘書處于領(lǐng)導(dǎo)者身邊，對(duì)組織的狀態(tài)也有較透徹的了解。因此，所提出的有關(guān)協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的建議，就會(huì)比較切實(shí)，具有針對(duì)性。

(3)協(xié)調(diào)各種利益的綜合參謀。在組織管理和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，必須面對(duì)各種利益關(guān)系。秘書部門廣泛的職能活動(dòng)和內(nèi)外交往，特別是在信息、信訪、調(diào)研、督查等方面工作中能夠比較全面具體地各種利益需求和顯現(xiàn)或隱現(xiàn)的利益失調(diào)與沖突，而且對(duì)組織整體利益、長遠(yuǎn)利益、根本利益的理解和把握比較準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，秘書針對(duì)各種利益失調(diào)和利益主體之間的矛盾問題，提出的對(duì)策建議，就具有綜合協(xié)調(diào)作用，其綜合性協(xié)調(diào)的價(jià)值較高。

4做好協(xié)調(diào)工作的方法

(1)立足全局想事情，搞協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)工作實(shí)際是在單位大局的前提下，各部門之間的利益和工作分配、安排。其根本目標(biāo)就是維護(hù)整體的團(tuán)結(jié)和統(tǒng)一。因此，協(xié)調(diào)工作只能在全局觀念的支配下，使各方的認(rèn)識(shí)、利益和力量達(dá)到平衡。不能違背協(xié)調(diào)的總原則去另搞一套。如果各自為政，各行其是，就會(huì)使整體利益受到損害，協(xié)調(diào)工作也就失去了應(yīng)有的意義。

(2)增強(qiáng)協(xié)調(diào)工作的主動(dòng)性。首先，要統(tǒng)籌計(jì)劃，超前準(zhǔn)備。把領(lǐng)導(dǎo)在一段時(shí)間內(nèi)的活動(dòng)列出一個(gè)整體計(jì)劃考慮。先協(xié)調(diào)什么，后協(xié)調(diào)什么，涉及到哪些單位，哪些環(huán)節(jié)，都要做到清清楚楚，心中有數(shù)。同時(shí)，對(duì)協(xié)調(diào)過程中可能出現(xiàn)的困難和問題也需要有充分的準(zhǔn)備。其次，要主動(dòng)跟蹤督促。由于協(xié)調(diào)進(jìn)程中情況是不斷變化的，這就要求秘書人員要有較高的責(zé)任心和扎實(shí)的工作作風(fēng)，及時(shí)掌握情況，跟蹤督促，才能使協(xié)調(diào)工作順利進(jìn)行。

(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握協(xié)調(diào)藝術(shù)。新形勢、新任務(wù)層出不窮，不學(xué)習(xí)就跟不上時(shí)代步伐，就會(huì)喪失協(xié)調(diào)能力。搞好秘書部門的協(xié)調(diào)工作，必須具有堅(jiān)實(shí)的馬克思列寧主義基本理論和豐富的專業(yè)知識(shí)。

通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐，協(xié)調(diào)工作要達(dá)到這樣一種境界：政務(wù)要嚴(yán)謹(jǐn)，事務(wù)要周到，左右要溝通，上下講實(shí)效，內(nèi)部要團(tuán)結(jié)，外部造環(huán)境，形成一種團(tuán)結(jié)，拼搏進(jìn)取。高效的工作氛圍。