制造業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的設(shè)計(jì)

譚貴連

[摘 要]本文依據(jù)國(guó)家財(cái)政部2006年2月最新頒布的《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》《中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師準(zhǔn)則》和相關(guān)法律法規(guī),具體研究制造業(yè)部分重要內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的設(shè)計(jì)。

[關(guān)鍵詞]制造業(yè) 內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度

所謂制造業(yè),是指直接從事工業(yè)生產(chǎn)、提供工業(yè)性作業(yè)或勞務(wù)的生產(chǎn)單位。制造業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的內(nèi)容主要包括:籌資業(yè)務(wù)、貨幣資金、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)、存貨業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、對(duì)外投資業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)、成本費(fèi)用業(yè)務(wù)、銷售與收款業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的內(nèi)部控制。以下將就比較重要環(huán)節(jié)的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度的設(shè)計(jì)進(jìn)行闡述。

一、貨幣資金的控制制度

(一)職務(wù)分離制度,出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過(guò)程。(二)崗位輪換制度,單位辦理貨幣資金業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員,并根據(jù)單位具體情況進(jìn)行崗位輪換。(三)授權(quán)批準(zhǔn)制度,單位應(yīng)對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人員對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人員辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。(四)貨幣資金預(yù)算制度,主要包括貨幣資金預(yù)算編制控制和貨幣資金預(yù)算批準(zhǔn)控制。(五)貨幣資金支付制度,單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)。貨幣資金支付業(yè)務(wù)程序分為:支付申請(qǐng)→支付審批→支付復(fù)核→辦理支付。(六)現(xiàn)金控制制度,單位應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)金庫(kù)存限額的管理,超過(guò)庫(kù)存限額的現(xiàn)金應(yīng)當(dāng)及時(shí)存入銀行。單位必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況確定本單位現(xiàn)金的開(kāi)支范圍。單位現(xiàn)金收入應(yīng)及時(shí)存入銀行,一般不得用于直接支付單位自身的支出。不得私設(shè)“小金庫(kù)”。(七)銀行存款控制制度,單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)銀行賬號(hào)的管理,并按照規(guī)定開(kāi)立賬戶,辦理存款、取款和結(jié)算業(yè)務(wù)。(八)票據(jù)控制制度,單位應(yīng)加強(qiáng)與貨幣資金相關(guān)的票據(jù)的管理,明確各種票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管、領(lǐng)用、背書(shū)轉(zhuǎn)讓及注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)登記簿進(jìn)行記錄,防止空白票據(jù)遺失和被盜情況的發(fā)生。(九)印章控制制度,單位應(yīng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。財(cái)務(wù)專用章有專人保管,個(gè)人印章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。

二、采購(gòu)與付款的控制制度

(一)職務(wù)分離制度,企業(yè)應(yīng)根據(jù)物資采購(gòu)管理的要求,建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。(二)授權(quán)批準(zhǔn)制度,企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人員對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施。(三)采購(gòu)申請(qǐng)制度,企業(yè)應(yīng)依據(jù)購(gòu)置物品或勞務(wù)等類型確定歸口管理部門(mén),授予相應(yīng)的申購(gòu)權(quán),并明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的申購(gòu)程序。(四)預(yù)算控制制度,對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目,具有申購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理申購(gòu)手續(xù);對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目,具有申購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)對(duì)需求部門(mén)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再行辦理申購(gòu)手續(xù)。(五)申購(gòu)審批制度,對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目,應(yīng)明確審批權(quán)限,由審批人員根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。(六)采購(gòu)與驗(yàn)收制度,企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度,對(duì)采購(gòu)方式的確定、供應(yīng)商選擇及驗(yàn)收程序等做出明確規(guī)定,確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。(七)付款控制制度,企業(yè)應(yīng)按照相關(guān)財(cái)政法規(guī)規(guī)定,辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。(八)監(jiān)督檢查控制制度,企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)與付款控制的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限,定期或不定期地進(jìn)行檢查。

三、存貨業(yè)務(wù)控制制度

(一)職務(wù)分離制度,企業(yè)應(yīng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理存貨業(yè)務(wù)

的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。(二)授權(quán)批準(zhǔn)制度,應(yīng)對(duì)存貨業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人員對(duì)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求。(三)購(gòu)貨訂單制度,預(yù)先核對(duì)每份訂單編號(hào),檢查訂單上的授權(quán)簽字,復(fù)核訂單內(nèi)容,妥善保管訂單副本。(四)訂貨制度,大宗貨物招標(biāo)采購(gòu),簽訂合同;防止盲目進(jìn)貨。(五)驗(yàn)收制度,收貨部門(mén)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn);驗(yàn)貨后填制收貨報(bào)告單交購(gòu)貨和會(huì)計(jì)部門(mén)。(六)付款制度,會(huì)計(jì)部門(mén)收到收貨報(bào)告單后,要與合同核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤并經(jīng)會(huì)計(jì)主管審核后辦理貨款結(jié)算業(yè)務(wù)。(七)領(lǐng)退料制度,倉(cāng)庫(kù)審核領(lǐng)料單無(wú)誤后發(fā)料,對(duì)多余材料的處理也應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),以明確責(zé)任。(八)保管制度,應(yīng)建立的主要控制措施有點(diǎn)控制;對(duì)大類存貨重點(diǎn)抽查,年度決算前對(duì)存貨進(jìn)行全面的清查,保管安全控制;要有專人負(fù)責(zé)消防及其防火、防爆、防腐等安全保障工作。(九)會(huì)計(jì)核算制度,會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)設(shè)置實(shí)物總賬,同時(shí)分設(shè)明細(xì)賬,并與實(shí)物賬和倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的保管卡片定期核對(duì),做到賬賬、賬卡相符。同時(shí)對(duì)本期到貨的實(shí)物也應(yīng)與付款金額進(jìn)行核對(duì),保證存貨記錄準(zhǔn)確。

四、銷售與收款業(yè)務(wù)的控制制度

(一)職務(wù)分離制度,企業(yè)應(yīng)將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門(mén)(或崗位)分別設(shè)立。(二)授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人員對(duì)銷售與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人員的職責(zé)范圍和工作要求。(三)合同控制制度,企業(yè)要嚴(yán)格按照銷售合同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售,在銷售過(guò)程中必須簽訂規(guī)范的購(gòu)銷合同。合同必須由專人管理,并根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡分析清單,實(shí)時(shí)監(jiān)控合同執(zhí)行情況,重視貨款到期日的監(jiān)控工作。(四)發(fā)貨制度,銷售部門(mén)應(yīng)按照經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的銷售合同編制銷售計(jì)劃,向發(fā)貨部門(mén)下達(dá)銷售通知單,同時(shí)編制銷售發(fā)票通知單,并經(jīng)過(guò)審批后下達(dá)給財(cái)會(huì)部門(mén),由財(cái)會(huì)部門(mén)根據(jù)銷售發(fā)票通知單,向客戶開(kāi)出銷售發(fā)票。編制銷售發(fā)票通知單的人員與開(kāi)具銷售發(fā)票的人員應(yīng)相互分離。(五)銷貨退回制度,銷售退回必須經(jīng)過(guò)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物,應(yīng)經(jīng)過(guò)質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)清點(diǎn)后方可入庫(kù)。(六)會(huì)計(jì)記錄制度,企業(yè)應(yīng)在銷售與發(fā)貨各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄,填制相應(yīng)的憑證,建立完整的銷售登記制度,并加強(qiáng)銷售合同、銷售計(jì)劃銷售通知單、發(fā)運(yùn)貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證的核對(duì)工作。(七)收款制度,及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù),銷售收入及時(shí)入賬,不得賬外設(shè)賬,不得擅自坐支現(xiàn)金;銷售人員應(yīng)避免接觸銷售現(xiàn)款。(八)應(yīng)收賬款管理制度,應(yīng)充分了解和考慮客戶的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等情況,降低賬款回收風(fēng)險(xiǎn);加強(qiáng)丟賒銷業(yè)務(wù)的管理;建立賬齡分析和逾期應(yīng)收賬款的催收制度;定期與往來(lái)客戶通過(guò)函證等方式核對(duì)應(yīng)收票據(jù)。(十)監(jiān)督檢查制度,監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括:相關(guān)崗位及人員設(shè)置情況;授權(quán)批準(zhǔn)執(zhí)行情況;銷售管理情況;收款管理情況;銷售退回管理情況。

參考文獻(xiàn)

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