使預(yù)算管理更有成效

楊　勇

摘 要:文章提出了使預(yù)算管理更有成效的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),對(duì)怎樣制定預(yù)算管理目標(biāo),怎樣應(yīng)對(duì)預(yù)算松弛,怎樣建立有效的預(yù)算監(jiān)控與考核表明了個(gè)人觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞:預(yù)算管理 預(yù)算目標(biāo) 預(yù)算松弛 預(yù)算監(jiān)控與考核

中圖分類(lèi)號(hào):F270.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)07-290-01

預(yù)算是傳統(tǒng)的使用最廣泛的管理控制手段,如何使這個(gè)手段更好地發(fā)揮作用,一直是管理控制研究的重點(diǎn)內(nèi)容。在當(dāng)今世界500強(qiáng)企業(yè)之中,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中控制的企業(yè)已達(dá)80%,而預(yù)算管理正是財(cái)務(wù)集中管理模式的重要組成部分。這也就是管理學(xué)中常說(shuō)的“事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制”。財(cái)務(wù)預(yù)算管理作為一種管理工具,在經(jīng)濟(jì)自由化、國(guó)際化的大背景下,其技術(shù)和方法能夠有效地延續(xù)、承接、協(xié)調(diào)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、工作計(jì)劃,能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行事前、事中、事后有效的管控,以支撐企業(yè)有序、持續(xù)地發(fā)展。同時(shí),預(yù)算管理又緊密地結(jié)合企業(yè)的績(jī)效管理,使其不僅在短期內(nèi)行之有效,完成企業(yè)的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算目標(biāo),更能夠長(zhǎng)期支撐企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,以牽引企業(yè)有序、持續(xù)、均衡地發(fā)展,因而預(yù)算管理常常被譽(yù)為“管理之母”,這足以見(jiàn)證預(yù)算在企業(yè)管理計(jì)劃工作中的重要性。預(yù)算管理為公司構(gòu)建了一個(gè)框架,為企業(yè)內(nèi)的每一名員工和各個(gè)部門(mén)都在這個(gè)框架下工作提供了指引,給個(gè)人和部門(mén)的未來(lái)作出標(biāo)準(zhǔn)化的日程安排。但是預(yù)算是有一定程序可依的,在公司最高決策層的預(yù)算編制方針和目標(biāo)利潤(rùn)指引下,預(yù)算管理委員會(huì)根據(jù)其提出預(yù)算期內(nèi)各分、子單位、部門(mén)的具體目標(biāo)。

一、預(yù)算管理目標(biāo)

預(yù)算目標(biāo)作為企業(yè)預(yù)算管理的起點(diǎn),是企業(yè)預(yù)算管理體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基石。預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),需要全體員工的共同努力,每一位員工都應(yīng)該負(fù)責(zé)公司的某一部分業(yè)務(wù)計(jì)劃與控制工作。在預(yù)算編制過(guò)程中,處于上級(jí)的高級(jí)管理人員與處于下級(jí)的管理人員以及基層員工的預(yù)算目標(biāo)往往是不一致的。最高管理當(dāng)局著眼于宏觀角度,強(qiáng)調(diào)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和可持續(xù)增長(zhǎng),注重企業(yè)整體價(jià)值的最大化,會(huì)根據(jù)整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)和資源配置情況對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和平衡;而中層管理人員和員工正出于個(gè)人的需求則傾向于維護(hù)本部門(mén)和個(gè)人的利益。這種高層管理者于中層管理者、基層員工之間的利益矛盾導(dǎo)致了中層管理者提出的預(yù)算建議和高層管理者最終確定的預(yù)算目標(biāo)不一致。

二、預(yù)算松弛

企業(yè)的預(yù)算管理中普遍存在“預(yù)算松弛”的問(wèn)題。預(yù)算松弛就是在預(yù)算編制過(guò)程中,由于企業(yè)各層級(jí)之間存在信息不對(duì)稱(chēng),在上級(jí)的預(yù)算強(qiáng)調(diào)下,預(yù)算執(zhí)行者為了完成預(yù)算目標(biāo)和使自己獲得最大利益,利用參與編制預(yù)算的機(jī)會(huì)蓄意將預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)放寬的一種現(xiàn)象。通常的做法是高估成本,低估收入。這樣,預(yù)算管理就容易失去有效性,制約企業(yè)發(fā)展。

影響預(yù)算松弛的主要因素。國(guó)內(nèi)外諸多經(jīng)濟(jì)學(xué)家,都對(duì)預(yù)算松弛有過(guò)深入的研究,如Williamson認(rèn)為,下屬管理人員會(huì)盡力地影響預(yù)算編制過(guò)程來(lái)獲得預(yù)算松弛,下屬通常采用低估收入和高估成本的策略在預(yù)算中注入松弛。Lukka《組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的預(yù)算偏執(zhí):理論框架和經(jīng)驗(yàn)依據(jù)》一文中闡明,高程度的預(yù)算參與會(huì)給下屬直接產(chǎn)生預(yù)算松弛的機(jī)會(huì)。然而,也有學(xué)者提出相反觀點(diǎn),預(yù)算參與會(huì)導(dǎo)致預(yù)算松弛下降,原因在于在編制預(yù)算過(guò)程中,下屬之間通過(guò)積極的交流,會(huì)使他們感到?jīng)]有需要在預(yù)算中注入松弛的壓力。因此,我們可以明確預(yù)算參與和預(yù)算松弛之間有密切的關(guān)系。

下屬在預(yù)算編制過(guò)程中,也會(huì)由于信息不對(duì)稱(chēng)和上下屬之間是否相互信任而影響預(yù)算松弛。Dunk《信息不對(duì)稱(chēng)和預(yù)算參與對(duì)預(yù)算松弛的影響》一文中闡明,企業(yè)的局部信息的交流對(duì)切實(shí)的履行預(yù)算目標(biāo)產(chǎn)生積極影響。在所有情況下,下屬都需要高程度的預(yù)算參與才能使他們有機(jī)會(huì)制造預(yù)算松弛;當(dāng)參與程度比較低時(shí),不論信息對(duì)稱(chēng)與否和預(yù)算程度的高低,下屬在預(yù)算中注入松弛的期望都會(huì)受到限制。

三、預(yù)算監(jiān)控與考核管理

當(dāng)公司的各項(xiàng)預(yù)算均編制完成并獲得批準(zhǔn)之后,對(duì)于各項(xiàng)目的資金支出要嚴(yán)格審查,確定該項(xiàng)資金的支出是屬于預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)、預(yù)算內(nèi)超額事項(xiàng)、預(yù)算外事項(xiàng)。避免由于期中的預(yù)算監(jiān)控不力,導(dǎo)致預(yù)算期末的預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際目標(biāo)存在較大差異。

預(yù)算考核是衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果,實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)管理的手段之一。并且預(yù)算考核是預(yù)算監(jiān)控的方法之一,是保障預(yù)算執(zhí)行力的重要手段。否則會(huì)出現(xiàn)預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行“兩張皮”的現(xiàn)象,預(yù)算執(zhí)行力就難以保障。

1.適當(dāng)?shù)念A(yù)算管理目標(biāo)的制定。公司中層管理者在提出預(yù)算目標(biāo)建議時(shí),考慮增加自己和下屬的報(bào)酬、保護(hù)自己的信譽(yù)和工作自主權(quán)、充分運(yùn)用投資和成本使其提出的預(yù)算目標(biāo)較為容易實(shí)現(xiàn);認(rèn)為難度大的預(yù)算目標(biāo)是對(duì)個(gè)人能力的挑戰(zhàn),提高自己部門(mén)在組織內(nèi)部獲得資源的競(jìng)爭(zhēng)力將導(dǎo)致其提出的預(yù)算目標(biāo)較難實(shí)現(xiàn)。

2.公司高層管理者在確定預(yù)算目標(biāo)難度時(shí),考慮將決策權(quán)適當(dāng)?shù)叵路沤o內(nèi)部單位,減少對(duì)內(nèi)部單位的干預(yù)將導(dǎo)致其確定的預(yù)算目標(biāo)難度較低。

四、預(yù)算松弛的對(duì)策

1.由于預(yù)算松弛普遍存在,而且預(yù)算松弛的產(chǎn)生必然要求下屬管理人員參與預(yù)算制定,尤其是上司采用通過(guò)預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)機(jī)制時(shí),下屬往往會(huì)利用或盡力獲得參與預(yù)算制定的機(jī)會(huì),并充分利用比上司擁有更多的信息優(yōu)勢(shì),所以制造預(yù)算松弛不是沒(méi)有可能,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)預(yù)算的審查,包括更加詳細(xì)的說(shuō)明和測(cè)算依據(jù)。

2.當(dāng)預(yù)算參與、信息不對(duì)稱(chēng)程度都高時(shí),預(yù)算松弛程度也會(huì)高,反之亦然。所以,應(yīng)該加強(qiáng)與下屬單位的溝通,努力把預(yù)算管理轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)全員的自覺(jué)行動(dòng),減少信息不對(duì)稱(chēng)引發(fā)的預(yù)算松弛的情況發(fā)生。

五、建立有效的預(yù)算監(jiān)控與考核

1.預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)的提前完成,按照預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)控制流程對(duì)待;

2.針對(duì)是超預(yù)算事項(xiàng),期初預(yù)算已納入預(yù)算方案,但在實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)行中實(shí)際發(fā)生數(shù)超出預(yù)算額度,可以根據(jù)預(yù)算管理的重點(diǎn)和方向,分別進(jìn)行個(gè)項(xiàng)和總額控制。

3.對(duì)在期初的年度預(yù)算案中沒(méi)有編制,而在實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行中確有發(fā)生的事項(xiàng),一律按照預(yù)算外事項(xiàng)控制流程,嚴(yán)格進(jìn)行審查與審批。

4.預(yù)算考核的政策和依據(jù)由預(yù)算管理委員會(huì)確定,加強(qiáng)考核力度,提高考核的科學(xué)性,可以保障預(yù)算目標(biāo)的落實(shí)。預(yù)算考核采取以月或季度、半年或年度為周期?？己说囊罁?jù)是預(yù)算差異分析的結(jié)果。通過(guò)差異分析,可以剔除可控因素的影響,找出與工作績(jī)效相關(guān)的差異因素,從而使考核趨于公平。

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(作者單位:中石化大榭島油庫(kù) 浙江寧波 315000)

(責(zé)編:呂尚)