以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，提高辦公室工作效率

李　偉　于瑞永

摘 要:文章分析了高校后勤辦公室的工作特點(diǎn),著重闡述了如何提高后勤辦公室工作效率的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞:辦公室 工作特點(diǎn) 工作效率

中圖分類號:C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-100-01

十七大報(bào)告對于科學(xué)發(fā)展觀作了最全面、最深刻、最鮮明的闡述,隨著高校后勤社會化改革的不斷深化,高校后勤的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。1993年1月,我校膳食處改為飲食中心,將計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下完全靠行政撥款辦伙的機(jī)制逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樽载?fù)盈虧、獨(dú)立核算的模擬企業(yè)運(yùn)行機(jī)制。在這種形勢下,中心辦公室的任務(wù)越來越繁重。辦公室作為飲食中心對外服務(wù)的窗口,要用科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo),發(fā)揮好承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐作用和服務(wù)職能,使各項(xiàng)工作走上科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的道路,進(jìn)一步提高辦公效率顯得尤為重要。

一、辦公室的工作特點(diǎn)

1.工作繁雜,綜合性強(qiáng)。后勤部門的辦公室工作具有工作繁雜、綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)。辦公室事多,辦公室工作涉及到人事、工會、檔案資料及行政事務(wù)性工作,而且有很多工作是臨時(shí)性、突發(fā)性的,千頭萬緒、包羅萬象,瑣碎零散的事應(yīng)接不暇,都要處理解決。因此,有人認(rèn)為辦公室工作就是打雜。其實(shí)不然,辦公室與各科室、各食堂的溝通協(xié)調(diào),承上啟下,溝通內(nèi)外,事無巨細(xì)都要參與,責(zé)任重大,綜合性強(qiáng)。

2.綜合協(xié)調(diào),服務(wù)性強(qiáng)。后勤部門辦公室工作的突出特點(diǎn)是綜合協(xié)調(diào),服務(wù)性強(qiáng)。辦公室每天處理的工作雖不是單位的工作重點(diǎn),但都是圍繞著中心工作展開的,辦公室為保障各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成,綜合協(xié)調(diào),為各科室各部門服務(wù),為食堂服務(wù),為師生員工服務(wù),是辦公室的基本職責(zé)。辦公室下轄資料室,資料室除對紙質(zhì)資料的收集,還應(yīng)該是中心信息的集散地,對各式各類信息進(jìn)行篩選匯總,以便于為中心各科室、各食堂提供服務(wù)真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、以人為本,提高辦公室工作效率

1.加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高辦公室工作人員的思想政治素質(zhì)。高效的管理活動是通過工作人員完成的,辦公室工作人員的素質(zhì)直接決定了工作效率的高低。以人為本、不斷提高工作人員的思想政治素質(zhì)是提高辦公室工作效率的前提。辦公室工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策,提高政治敏銳性,講政治、顧大局,深入食堂基層,同后勤社會化改革發(fā)展的實(shí)際情況相結(jié)合,具備較高的思想覺悟和政策水平,并積極轉(zhuǎn)變思想觀念,由被動服務(wù)型轉(zhuǎn)為主動服務(wù)型,積極高效地完成溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的職能作用。

2.從某種意義上來說,后勤辦公室人員的知識面的廣度決定了其工作能力的高低。辦公室的工作涉及人事、工會、檔案資料等多個層面,工作人員對于文秘、管理、經(jīng)濟(jì)、法律、檔案等方面的知識都要有所掌握,對于國家相關(guān)法律也要及時(shí)了解,對于中心的政策、管理制度要準(zhǔn)確把握,這樣處理問題才會游刃有余,凸顯原則性。

3.辦公室人員應(yīng)具備四個能力。辦公室人員應(yīng)具備管理能力、解決問題的能力、創(chuàng)新能力和處理突發(fā)事件的能力。傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理雖然可操作性較強(qiáng),有利于處理固定的程序化的日常事務(wù),但往往不能適應(yīng)形勢變化,這就要求辦公室人員要有管理能力,加強(qiáng)科學(xué)化管理,提高解決問題的能力和創(chuàng)新能力,對于工作中出現(xiàn)的突發(fā)情況,要冷靜面對,協(xié)調(diào)處理,增強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力。這四個能力的建設(shè)對于提高辦公室工作效率有著極其重要的作用。

4.用心做事是對辦公室人員的必然要求。辦公室工作看似瑣碎,如果不認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)就會造成“明天開會”的工作失誤,因此辦公室人員處理任何事情都要留心、用心,分清事情的輕重緩急,認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn),確保工作有條不紊,忙而不亂,提高工作效率。

5.創(chuàng)建和諧愉快的工作氛圍, 使人的積極性、主動性充分發(fā)揮。從心理學(xué)的角度分析,人在獲得了生活基本條件的需要之后, 就產(chǎn)生了更高層次的需要,即對社會的需要,也就是社會對于人社會價(jià)值的承認(rèn)。每個人都希望個人的努力和付出能得到社會認(rèn)可,實(shí)現(xiàn)作為一個人的價(jià)值。辦公室也是一個小“社會”,每一工作人員都有責(zé)任共同營造一種團(tuán)結(jié)和睦的工作氛圍,互相關(guān)心、支持,減少矛盾的產(chǎn)生,雖然各個崗位職責(zé)不同,但在工作需要的時(shí)候, 要互相“補(bǔ)臺”,防止工作中出現(xiàn)“漏球”的現(xiàn)象,彼此之間多一份理解與支持, 減少工作失誤率。

三、規(guī)范工作程序,實(shí)行辦公室目標(biāo)管理

隨著后勤社會化改革的發(fā)展,飲食中心開始實(shí)行事業(yè)單位模擬企業(yè)化運(yùn)行。2001年,中心就引入了ISO9001國際質(zhì)量管理體系認(rèn)證,按照質(zhì)量管理體系的要求規(guī)范工作程序和目標(biāo)管理是一種科學(xué)、高效的管理辦法。按照科學(xué)發(fā)展觀的要求,在遵守國家法律、各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上,結(jié)合辦公室工作實(shí)際,細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度,使辦公室各項(xiàng)工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、流程化,避免經(jīng)驗(yàn)管理,建立和完善適合于辦公室工作特點(diǎn)的日常工作制度,使各項(xiàng)工作都能有章可循,逐步建立明晰的流程圖,以減少工作失誤,提高工作效率。

在實(shí)施目標(biāo)管理中,首先要使辦公室工作人員的意志和行動統(tǒng)一在總體目標(biāo)之下,形成共同行動的基礎(chǔ),同時(shí),辦公室每項(xiàng)工作由一人負(fù)責(zé)為主,其他人員積極配合,團(tuán)結(jié)協(xié)作,達(dá)到人少同樣增效的目的。實(shí)行目標(biāo)管理,能夠開發(fā)辦公室每個工作人員的潛在能力,充分發(fā)揮其主動性和創(chuàng)造性,進(jìn)一步促進(jìn)工作質(zhì)量和辦事效率的提高。

四、增強(qiáng)效率意識,堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展,提高辦公室工作效率

隨著高校后勤社會化改革的不斷深化,后勤辦公室各項(xiàng)工作更趨繁雜化,適應(yīng)工作節(jié)奏、提高工作效率的前提是要增強(qiáng)效率意識,樹立良好的服務(wù)理念,從被動服務(wù)型轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)型。增強(qiáng)效率意識,一是要有創(chuàng)新意識,逐步改進(jìn)工作方法,眾所周知,辦公室的工作多數(shù)處于被動狀態(tài),這樣就要求辦公室人員善于在被動工作中主動發(fā)現(xiàn)問題解決問題,從而及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),在以后的工作中遇到類似問題處理起來就會游刃有余。二是緊緊圍繞辦公室上下溝通、左右協(xié)調(diào)的職能,工作到位而不越位,增強(qiáng)時(shí)間觀念,注重超前意識?！坝惺戮娃k、快事急辦”,遇事不拖、不等、不靠,處理問題要有前瞻性,要發(fā)揮出積極性、主動性和創(chuàng)造性,在處理具體問題時(shí)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn),在對待發(fā)展問題上大膽創(chuàng)新,這樣才能不斷提高辦公室工作效率。

五、加強(qiáng)辦公自動化建設(shè),實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化,是提高工作效率的重要保障

當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展, 為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公提供了便利的技術(shù)支撐?，F(xiàn)代化辦公模式在提高工作效率的同時(shí),也能達(dá)到省人、省時(shí)、省力的目的,不斷完善的網(wǎng)上辦公系統(tǒng),能夠提高辦公室與各部門、各基層單位的信息溝通速度,有效發(fā)揮辦公室上下溝通、左右協(xié)調(diào)的職能作用。

總之,提高工作效率是一個系統(tǒng)工程,需要我們在實(shí)踐中不斷思考和探索,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),更需要全體辦公室人員通力合作,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),不斷提高辦公室工作效率,為后勤事業(yè)的又好又快發(fā)展做好服務(wù)保障工作。

(作者單位:清華大學(xué)飲食服務(wù)中心 北京 100084)(責(zé)編:賈偉)