淺析高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理存在的問題與對策

陳文惠　曾　旸

摘 要:高等學(xué)校的科研經(jīng)費(fèi)開支仍存在著一些問題,管理上存在漏洞。文章認(rèn)為,對科研經(jīng)費(fèi)的管理就是要達(dá)到共識,完善規(guī)章制度,進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)管理,使其發(fā)揮最大的效益。

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校 科研經(jīng)費(fèi)管理 問題 對策

中圖分類號:G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-087-02

隨著高等學(xué)校教學(xué)科研事業(yè)的發(fā)展,國家對高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的投入逐年增加,各個(gè)高等學(xué)校對科研工作的重視,科研的水平逐步提高,向校外申請科研經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目也越來越多,獲得校外科研經(jīng)費(fèi)的機(jī)會逐年增多,科研經(jīng)費(fèi)支出數(shù)額不斷擴(kuò)大。從廣東年鑒上獲悉:2006年廣東省獲得國家基礎(chǔ)研究經(jīng)費(fèi)2.2億元,2007年已達(dá)3.47億元。從我們汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院來看,2006年共獲各類科研項(xiàng)目174項(xiàng),獲院外科研課題經(jīng)費(fèi)586萬元;2007年,我院共獲得各類基金項(xiàng)目196項(xiàng),總經(jīng)費(fèi)628.69萬元。獲得的經(jīng)費(fèi)多,支出數(shù)增大,管理上存在的漏洞也暴露出來。因此,對其管理也就越需要規(guī)范和加強(qiáng)。

一、科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)

1.來源渠道的多樣性。高等學(xué)校的科研經(jīng)費(fèi)是指高等學(xué)校的科研、教學(xué)人員,通過向國家、省主管或有關(guān)部門申請某項(xiàng)科研課題項(xiàng)目而得到批準(zhǔn),或和校外的有關(guān)單位、企業(yè)進(jìn)行科研合作,或向國外有關(guān)的基金會申請的科研項(xiàng)目,或?qū)W校自籌資金撥給課題項(xiàng)目或配套而獲得的經(jīng)費(fèi)。一般為國家自然科學(xué)基金、省自然科學(xué)基金、省主管部門的科研經(jīng)費(fèi)(簡稱為縱向),還有國內(nèi)外一些組織或科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等的課題經(jīng)費(fèi)(簡稱橫向)或?qū)W校撥給、配套給課題組的科研經(jīng)費(fèi)。

2.以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理的方式。上述幾個(gè)方面的經(jīng)費(fèi),下達(dá)或撥付時(shí)均注明課題的名稱及負(fù)責(zé)人。在經(jīng)費(fèi)管理上,均以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理為主,其審批開支的權(quán)力也基本上由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所擁有。雖然科研課題的立項(xiàng)都曾做過詳細(xì)的預(yù)算,科研工作中的執(zhí)行及具體的操作仍是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌握。有些學(xué)?？蒲胁块T對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督和管理還比較薄弱。

3.完成任務(wù)的期限性。每個(gè)項(xiàng)目在申請書上均注明了完成的時(shí)間,所以期限性較強(qiáng)。

二、高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出中存在的問題

1.輕視經(jīng)費(fèi)預(yù)算。由于項(xiàng)目申請人考慮問題不周,或從未編制預(yù)算等原因,有的預(yù)算做的不到位,例如勞務(wù)費(fèi)未能如實(shí)反映,業(yè)務(wù)費(fèi)的比例問題等。未能較全面地考慮到科研工作所應(yīng)涉及的各個(gè)方面,而造成開支時(shí)與預(yù)算有相違的現(xiàn)象。

2.開支隨意性較大。高等學(xué)校的知名度,很大一部分取決于學(xué)校的辦學(xué)特色與科研的成果。在高等學(xué)校各項(xiàng)評估等指標(biāo)壓力下,高等學(xué)校十分重視科研的成果,其中課題的中標(biāo)也是一個(gè)重要的指標(biāo),因此各個(gè)高等學(xué)校對科研項(xiàng)目都給予大力支持。作為資金管理的財(cái)務(wù)部門,為順利完成學(xué)校的中心任務(wù),同樣也應(yīng)給科研工作大力支持。一些科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,認(rèn)為課題的經(jīng)費(fèi)是自己辛辛苦苦申請得到的,科研經(jīng)費(fèi)就是自己腰包里的錢,只是寄放在財(cái)務(wù)管理部門而已。由此產(chǎn)生“我的經(jīng)費(fèi)我做主”的觀念,輕視學(xué)校財(cái)務(wù)的規(guī)章制度,使開支存在著隨意性。例如,某校就出現(xiàn)了一次要報(bào)銷上千元出租車費(fèi),但理由并不充分;有的牛奶粉、個(gè)人手機(jī)充值費(fèi)等也要報(bào)銷,理由同樣不充分等等。在開支經(jīng)費(fèi)與財(cái)務(wù)管理人員發(fā)生矛盾并被拒絕時(shí),認(rèn)為財(cái)務(wù)部門是在阻撓他們,管理過嚴(yán),影響他們的科研工作,抱怨財(cái)務(wù)部門對科研的支持力度不夠。因此,改變科研課題負(fù)責(zé)人的科研經(jīng)費(fèi)管理觀念是一個(gè)重要的問題。

3.結(jié)題未能較好、如實(shí)地結(jié)賬。在規(guī)定的期限內(nèi),科研課題負(fù)責(zé)人都急于結(jié)題而忽視結(jié)賬,目前普遍存在著結(jié)題未能如實(shí)結(jié)賬的現(xiàn)象。其主要原因是在科研工作中課題負(fù)責(zé)人往往先使用學(xué)校配套的課題經(jīng)費(fèi)或預(yù)算費(fèi)用有的做得偏大,造成項(xiàng)目完成后,經(jīng)費(fèi)仍有較大結(jié)余。因此,在臨近結(jié)題時(shí),突擊開支、虛增大支出數(shù),減少結(jié)余數(shù)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。但是也應(yīng)該看到,由于科研課題負(fù)責(zé)人都是碩士生導(dǎo)師或博士生導(dǎo)師,均有研究生協(xié)作實(shí)驗(yàn),課題雖已結(jié)束,但研究生尚未畢業(yè),項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的開支還有延續(xù)性,這也是一個(gè)因素。從總體看,科研課題負(fù)責(zé)人存在著重課題立項(xiàng),輕經(jīng)費(fèi)預(yù)算;重科研進(jìn)展,輕經(jīng)費(fèi)使用;重結(jié)題成果,輕經(jīng)費(fèi)決算的“三重三輕”現(xiàn)象。

4.勞務(wù)費(fèi)與協(xié)作費(fèi)支出不規(guī)范。在科研項(xiàng)目的實(shí)施階段,由于參與者多是研究生,還有本單位或外單位的工作人員協(xié)助,因此會發(fā)放酬金。課題負(fù)責(zé)人在“我的經(jīng)費(fèi),我做主”的觀念作用下,常出現(xiàn)名目繁多、次數(shù)多的勞務(wù)費(fèi)、加班費(fèi)或獎(jiǎng)勵(lì)金等。并有發(fā)給不屬于課題組的工作人員,甚至出現(xiàn)由一人代全部人員簽名的現(xiàn)象。有時(shí)更無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),難以控制及規(guī)范。在匯往外單位的協(xié)作費(fèi),雖與協(xié)作單位所簽合同中提到勞務(wù)費(fèi)的事項(xiàng),但無法得知具體的使用情況,因此無法對匯出資金進(jìn)行監(jiān)控。如果對方的單位管理不嚴(yán),極容易出現(xiàn)資金通過其他的辦法,變相流入個(gè)人腰包的現(xiàn)象。

5.業(yè)務(wù)接待費(fèi)和交流費(fèi)偏大。有的科研課題經(jīng)費(fèi),如果對其一年期間的開支情況進(jìn)行檢查,就會發(fā)現(xiàn),業(yè)務(wù)接待費(fèi)和交流費(fèi)的支出偏大,這是否合理必要,仍值得思考。

三、支持科研工作,加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理

對校外經(jīng)費(fèi)的管理,主要是更新觀念,完善規(guī)章制度,規(guī)范管理,從而提高科研管理部門、課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理人員的認(rèn)識與管理水平。經(jīng)過這幾年的努力,我院主要是從以下幾個(gè)方面做起,取得了較好的效果。

1.更新觀念。校外的科研資金同樣是國家資金。在科研工作會上,科研部門及財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人多次強(qiáng)調(diào):無論從校外任何渠道得到的資金,只要匯入我校的賬戶,都屬于國家的資金,財(cái)務(wù)部門就應(yīng)納入監(jiān)管,按照國家規(guī)定的有關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。作為財(cái)務(wù)部門更應(yīng)經(jīng)常與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通,說明財(cái)務(wù)制度的有關(guān)規(guī)定和執(zhí)行財(cái)務(wù)制度的重要性、必要性,并把相關(guān)的制度放在學(xué)院的網(wǎng)頁上,讓科研人員便于查詢、了解,以便執(zhí)行?？蒲兄鞴懿块T,不僅要發(fā)揮管理職能的作用,還須以身作則,自己的課題經(jīng)費(fèi)開支均按財(cái)務(wù)制度辦理。對在開支審批中,一視同仁,不遷就遮掩,發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,并結(jié)合科研工作的實(shí)際情況和特點(diǎn)制定合理、完善的規(guī)章制度。作為高等學(xué)校的財(cái)務(wù)部門,工作的重點(diǎn)是為教學(xué)科研“做好服務(wù)、管好錢”?！白龊梅?wù)”是為教學(xué)科研人員創(chuàng)造良好的財(cái)務(wù)條件和環(huán)境,使之在經(jīng)費(fèi)使用上方便快捷,使他們的時(shí)間和精力集中于科研工作;“管好錢”是使有限的資金用在刀刃上,充分利用資源,多出成果。所以,二者是統(tǒng)一的。而在具體的財(cái)務(wù)管理中,在為教學(xué)科研服務(wù)的同時(shí),要善于管理、敢于管理、敢于堅(jiān)持財(cái)務(wù)制度,這兩者并不矛盾。應(yīng)注意控制好科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出中的勞務(wù)費(fèi)、交流費(fèi)等的比例,加強(qiáng)與課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和科研管理人員交流,不斷完善服務(wù)和管理。

2.編制完整的預(yù)算。課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的預(yù)算編制時(shí),科研管理部門人員要進(jìn)行指導(dǎo)或召開演示會,同時(shí)財(cái)務(wù)部門協(xié)助課題組負(fù)責(zé)人編制預(yù)算,盡可能把預(yù)算做到位。并在項(xiàng)目研究目標(biāo)、重大技術(shù)路線或主要研究內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,以及不可抵抗的因素造成意外損失,從而對資助經(jīng)費(fèi)預(yù)算造成較大影響時(shí),及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人講解和強(qiáng)調(diào),必須按程序報(bào)基金委等上級項(xiàng)目主管部門批準(zhǔn)。否則,不能隨便變動(dòng)預(yù)算。

3.進(jìn)一步完善管理制度。無規(guī)矩不成方圓,對高等學(xué)?？蒲薪?jīng)費(fèi)的管理,重要的一環(huán),是進(jìn)一步完善管理制度,把未能規(guī)范的問題進(jìn)行規(guī)范,堵住漏洞,形成有法可依、有章可循。近年來,根據(jù)國家部委等對科研經(jīng)費(fèi)管理的有關(guān)文件、相關(guān)部門的規(guī)定及學(xué)院的具體情況,我院先后出臺了《醫(yī)學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)管理和科教管理獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定》及《醫(yī)學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)中的勞務(wù)費(fèi)、接待費(fèi)管理的補(bǔ)充規(guī)定》等制度。從總體上對科研經(jīng)費(fèi)的支出管理作出詳細(xì)的規(guī)定,對原來薄弱環(huán)節(jié)比較全面地進(jìn)行了補(bǔ)充和完善,具體如下:

(1)經(jīng)費(fèi)管理的原則及細(xì)則。從制度上,確定“課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)”科研經(jīng)費(fèi)管理的總原則,并對經(jīng)費(fèi)分配比例、管理模式、開支詳細(xì)事項(xiàng):實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)、儀器設(shè)備費(fèi)、實(shí)驗(yàn)室改造費(fèi)、協(xié)作費(fèi)、合作費(fèi)、管理費(fèi)、標(biāo)本費(fèi)、臨時(shí)工費(fèi)用、國際合作與交流費(fèi)、勞務(wù)費(fèi),以及審批權(quán)限等,作出了明確的規(guī)定與說明。

(2)對經(jīng)費(fèi)開支的勞務(wù)費(fèi)、業(yè)務(wù)接待費(fèi)、進(jìn)一步做出明細(xì)的補(bǔ)充規(guī)定。補(bǔ)充規(guī)定:明確了課題勞務(wù)費(fèi)支付的項(xiàng)目范疇、相關(guān)人員、開支標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放的程序,并規(guī)定支付給直接參加課題工作的研究生或博士后的報(bào)酬,每人每月為最高500元。同時(shí)制定了對于業(yè)務(wù)接待費(fèi)的支出程序,在指標(biāo)控制上與勞務(wù)費(fèi)合并,確定兩項(xiàng)支出數(shù)的上限分別為:面上項(xiàng)目占總收入的15%,重大、重點(diǎn)項(xiàng)目為10%。在核算上由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)控制指標(biāo)。對嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律作出了一些規(guī)定。對報(bào)銷勞務(wù)費(fèi)弄虛作假者,將取消該次的全部報(bào)銷金額,以后不得報(bào)銷勞務(wù)費(fèi),并視該次報(bào)銷金額的大小,按有關(guān)的財(cái)務(wù)法規(guī)給予處罰。

4.加強(qiáng)檢查與督促。

(1)制度的落實(shí)。再好的制度如執(zhí)行不力,也形同虛設(shè),或在執(zhí)行中走了樣。因此如何貫徹落實(shí),是課題負(fù)責(zé)人、科研管理部門、財(cái)務(wù)部門的共同責(zé)任。為此,財(cái)務(wù)部門在平日的工作中,嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真細(xì)致核算,常與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門溝通,并編制《財(cái)務(wù)報(bào)賬與常見問題解答》,印成小冊發(fā)給教科研人員,使他們熟悉、了解、執(zhí)行財(cái)務(wù)制度。審計(jì)部門把事后審核改為凡購買物資在2000元以上的,在報(bào)銷前審核,以利提前發(fā)現(xiàn)問題,并在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)糾正?？蒲兄鞴懿块T的負(fù)責(zé)人率先以身作則,在執(zhí)行制度上起帶頭作用。通過講解財(cái)務(wù)制度及與教學(xué)科研人員的溝通,使科研課題負(fù)責(zé)人加深了對制度的理解,并積極配合財(cái)務(wù)管理。同時(shí)在可能的情況下,科研課題配備了專門負(fù)責(zé)報(bào)賬的人員,在落實(shí)與規(guī)范化上有了進(jìn)一步的提高。

(2)在日常的開支時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。財(cái)務(wù)部門在日常的科研經(jīng)費(fèi)支出中,多注意以前曾出現(xiàn)的問題進(jìn)行把關(guān)。例如;原始票據(jù)的要素是否齊備,會議費(fèi)有無會議通知,購買材料有無明細(xì)、測試費(fèi)有無結(jié)果等。在核算上注意每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)核算,確保每個(gè)項(xiàng)目收支賬目清晰?？蒲胁块T為支持科研工作和方便報(bào)銷,把項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的審批權(quán)限從原來的每筆2000元提高到每筆為5000元,并對課題的開支情況納入定期檢查的內(nèi)容。

(3)如實(shí)結(jié)題。財(cái)務(wù)與科研主管部門十分重視和強(qiáng)調(diào)如實(shí)結(jié)題,要求課題組如實(shí)反映收支情況,上報(bào)開支的決算要與賬面數(shù)額相符,確保做到實(shí)事求是。否則,不予結(jié)題?？蒲胁块T也在中期檢查時(shí),注意提醒科研課題負(fù)責(zé)人,控制好科研工作與經(jīng)費(fèi)開支的進(jìn)度。

對校外科研經(jīng)費(fèi)管理達(dá)到共識,規(guī)范了有關(guān)的制度建設(shè),提高了工作的效率,落實(shí)了責(zé)任制,既減少了扯皮,又方便了開支。這對課題負(fù)責(zé)人集中精力、潛心研究是一個(gè)較大的支持和幫助。在學(xué)院各種政策的大力指引下,通過科研人員的努力,我院雖是一個(gè)只有在校生2000名規(guī)模的學(xué)院,但近年的科研水平與成果都得到長足的發(fā)展。2007年我院共獲得各類基金項(xiàng)目196項(xiàng),SCI收錄論文74篇。2008年共獲得各類基金項(xiàng)目175項(xiàng),SCI收錄論文95篇。2008年10月16-17日,國家基金委審計(jì)我院兩個(gè)科研項(xiàng)目,對我院良好的科研氛圍和高度的科研積極性及科研管理的水平,給予了充分的肯定。

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(作者單位:汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院 廣東汕頭 515041)

(責(zé)編:若佳)