財產(chǎn)保險公司報賬制財務(wù)管理模式探討

任建斌　張軍鳳

【摘要】 財產(chǎn)保險公司對縣級支公司或營銷服務(wù)部一般采用報賬制的財務(wù)管理模式,實行報賬制的財產(chǎn)保險公司分支機構(gòu)在財務(wù)人員管理、資金管理、資產(chǎn)管理、輔助賬簿設(shè)置、稅金申報和會計資料的管理上都有其特殊性。做好以上各方面管理中的細節(jié)工作是發(fā)揮報賬制財務(wù)管理模式作用的關(guān)鍵所在。

【關(guān)鍵詞】 財產(chǎn)保險公司;報賬制;財務(wù)管理

對于報賬制的內(nèi)涵,筆者搜索了相關(guān)的資料,沒有找到明確的定義,敘述各不相同,歸納起來可這樣理解:報賬制是某些企事業(yè)單位為了加強財務(wù)管理,提高資金使用效率,對下級機構(gòu)在財務(wù)上實行統(tǒng)收統(tǒng)支的一種管理體制。具體表現(xiàn)為:實行報賬制的下級機構(gòu)不單獨設(shè)置財務(wù)賬套,所有會計資料都上交上級機構(gòu),納入上級機構(gòu)財務(wù)賬套核算,上級機構(gòu)在賬套中設(shè)明細會計科目或設(shè)部門對下級機構(gòu)進行會計核算。從以上對報賬制的描述可知,報賬制是一種高度集中的財務(wù)管理模式,這種財務(wù)管理模式對于保證資金安全、預(yù)防下級機構(gòu)財務(wù)風(fēng)險有著重要的作用。目前,國內(nèi)的金融保險業(yè)、郵政電信業(yè)、石化業(yè)、運輸業(yè)、煙草公司、部分行政事業(yè)單位等對其基層機構(gòu)或單位的財務(wù)管理中大都采用這種模式。

財產(chǎn)保險公司在縣級城市設(shè)有支公司或營銷服務(wù)部,在地級市設(shè)有分公司或中心支公司,分公司或中心支公司對于縣級城市的支公司或營銷服務(wù)部一般采用報賬制財務(wù)管理模式。各家財險公司在實際運用報賬制管理過程中的具體做法各不相同,對于報賬制的流程、方法,業(yè)內(nèi)也無統(tǒng)一的規(guī)定。如何做到既有利于分支機構(gòu)的生產(chǎn)經(jīng)營,又能保證財務(wù)管控的嚴格到位,在實際工作中并不是一件簡單的事情。筆者查閱了相關(guān)的資料,總結(jié)了永安財產(chǎn)保險股份有限公司蘇州中心支公司(下文簡稱“我公司”)在報賬制管理過程中的經(jīng)驗,歸納了財產(chǎn)保險公司在幾個重要財務(wù)管理方面采用報賬制管理模式中較為合理的做法,與大家一起探討。

一、實行報賬制分支機構(gòu)的財務(wù)人員的管理

實行報賬制分支機構(gòu)財務(wù)人員的管理,目前存在由實行報賬制機構(gòu)自主招聘管理、上級機構(gòu)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的模式以及由上級公司統(tǒng)一委派、集中管理模式等。由上級公司統(tǒng)一委派、集中管理模式就是上級機構(gòu)統(tǒng)一招聘財務(wù)人員進行培訓(xùn),委派到實行報賬制分支機構(gòu),并對委派的財務(wù)人員集中進行管理,委派財務(wù)人員的人事任免、工資待遇等集中在上級機構(gòu),所在分支機構(gòu)對其有建議撒換、部分考核權(quán)的一種人員管理制度。由于該管理制度更有利于上級機構(gòu)對其分支機構(gòu)的財務(wù)管控,筆者建議對實行報賬制分支機構(gòu)的財務(wù)人員管理采取此辦法,但要注意將委派財務(wù)人員的部分利益與委派單位相掛鉤,以調(diào)動其為所在單位做好服務(wù)的積極性。我公司是將委派人員年終獎與委派單位效益相掛鉤,在財務(wù)人員管理上總體效果良好。

實行報賬制的財險公司分支機構(gòu)可根據(jù)其業(yè)務(wù)量的大小配備財務(wù)人員。年保費收入在1 000萬元以下的,一般配備一名出納,負責(zé)該機構(gòu)保費的收取,費用、賠款的支付,現(xiàn)金、銀行存款日記賬的登記,相關(guān)輔助賬的登記,與上級公司會計資料的傳遞,應(yīng)收保費管理,單證管理等與財務(wù)相關(guān)的工作。保費收入在1 000萬以上的機構(gòu)設(shè)置1到2名專職出納,1名以上專職或兼職會計核算人員。出納負責(zé)保費的收取,費用、賠款的支付,現(xiàn)金、銀行存款日記賬的登記;會計核算人員負責(zé)相關(guān)輔助賬的登記,應(yīng)收保費的管理,單證的管理,與上級公司會計資料的傳遞等。無論實行報賬制機構(gòu)財務(wù)人員是只配備1人還是若干人,財務(wù)印鑒均要分開保管,對財務(wù)專用章的使用要設(shè)置登記簿認真記錄印章使用情況,財務(wù)人員崗位職責(zé)的設(shè)置要遵循不相容崗位相分離的原則。當實行報賬制的機構(gòu)只設(shè)置一名財務(wù)人員時,上級會計機構(gòu)要承擔(dān)更多下級機構(gòu)的會計核算及會計監(jiān)督的職能。

二、實行報賬制分支機構(gòu)的資金管理

實行報賬制的財產(chǎn)保險公司分支機構(gòu)資金管理中最重要也最基本的原則就是收支兩條線、?？顚Ｓ?。實行報賬制的分支機構(gòu)的資金涉及到保費資金、費用資金、賠款資金,收支兩條線的原則就是指分支機構(gòu)收到的保費資金必須全額上劃到上級公司指定的賬戶,不得將收到的保費用于支付費用及賠款,所需費用及賠款資金必須由上級機構(gòu)全額撥付的資金管理原則;專款專用原則是對上級機構(gòu)撥付的資金必須按指定用途使用,即賠款資金與費用資金不得混用,指定用途的費用資金不得挪做他用。實行報賬制分支機構(gòu)如能嚴格按收支兩條線、?？顚Ｓ玫脑瓌t進行資金管理,就基本能保證資金的安全、有效使用。在資金管理方面實行報賬制的分支機構(gòu)還涉及到三個方面的問題:

(一)銀行賬戶的設(shè)置

規(guī)模較小(保費收入500萬以下)的機構(gòu)可不設(shè)置銀行賬戶,所收保費存入上級機構(gòu)收入賬戶或上級機構(gòu)在當?shù)亻_設(shè)的收入專戶,所需費用及賠款資金可采取先報后支或備用金制。先報后支的方法是指實行報賬制的分支機構(gòu)將相關(guān)費用報銷憑證及賠案資料經(jīng)相關(guān)審批人審批后直接從上級公司取得現(xiàn)金,然后再支付給費用報銷人或賠案權(quán)益人,涉及轉(zhuǎn)賬支付的由上級公司直接轉(zhuǎn)賬;備用金制即先領(lǐng)取一定數(shù)額的備用金,用于日常的費用及賠款支付,備用金使用完以后再到上級機構(gòu)報銷,補足備用金。備用金制存在占用資金、降低資金使用效率、易產(chǎn)生費用超支等問題,筆者不建議采用。

對于費用和賠款資金的管理無論是采用先報后支還是備用金制,都存在現(xiàn)金管理不符合要求,費用賠款支付時效性差等問題,因此只適合規(guī)模較小的機構(gòu)使用。規(guī)模較大的機構(gòu),或條件成熟的規(guī)模較小的機構(gòu)應(yīng)設(shè)置收入、費用、賠款銀行賬戶,分支機構(gòu)收到的保費及時存入收入賬戶,上級機構(gòu)根據(jù)該分支機構(gòu)核定可用費用限額、賠款計劃下?lián)苜M用、賠款資金到費用戶及賠款戶。為提高資金使用效率,減少在途資金數(shù)量,上下級機構(gòu)應(yīng)在相同銀行開設(shè)賬戶,以便資金能即時到達。有條件的企業(yè)對收入賬戶可與銀行簽定即時自動劃款協(xié)議,隨時將下級機構(gòu)收入戶資金劃轉(zhuǎn)到總公司指定賬戶,減少資金的周轉(zhuǎn)時間。

(二)應(yīng)收保費的管理

應(yīng)收保費管理是財務(wù)保險公司財務(wù)管理中一個重要的內(nèi)容,涉及到收入的實現(xiàn)、保費資金收回的問題,屬資金管理的一個方面。對實行報賬制的分支機構(gòu)的應(yīng)收管理要實行嚴格的賬齡控制,并對不同的業(yè)務(wù)來源形成的應(yīng)收保費采取不同的管控辦法,總體思路是責(zé)任明確、賬齡合理。按保險單的業(yè)務(wù)來源分,應(yīng)收保費可分為代理業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收保費及直接業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收保費。對于代理業(yè)務(wù),應(yīng)將與代理人或代理機構(gòu)簽定的代理協(xié)議在上級公司備案,對代理業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收保費必須有代理人或代理機構(gòu)的書面確認材料,嚴格按代理協(xié)議規(guī)定的保費結(jié)算日期結(jié)算保費。對出現(xiàn)違反代理協(xié)議的代理人或代理公司要及時中斷與其的合作,并采取包括訴訟在內(nèi)的必要措施追回應(yīng)收保費。對于直接業(yè)務(wù),首先對未收到保費而發(fā)出的保單要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員辦理相關(guān)手續(xù),明確責(zé)任,應(yīng)收保費的賬齡出現(xiàn)異常時,要及時進行分析,對在應(yīng)收保費上有問題的業(yè)務(wù)人員要及時采取相關(guān)的處罰措施。

(三)有價單證的管理

實行報賬制機構(gòu)的有價單證尤其是手工單證等同于有效的保險合同,有價單證的管理基本等同于應(yīng)收保費的管理,也是資金管理的一部分。有價單證在信息系統(tǒng)中分庫存、在用、已用或作廢三種狀態(tài)。對庫存單證,上級機構(gòu)要定期盤點,保證賬實相符;在用單證中,對在用時間較長的(一般為三個月以上)必須全部收回,重新入庫,或到領(lǐng)用人、代理單位實地盤點,保證發(fā)出有價單證的安全;對已用單證,要將業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入情況與財務(wù)留存聯(lián)相核對,以防出現(xiàn)鴛鴦單等現(xiàn)象。要將財務(wù)留存聯(lián)全部上交上級機構(gòu)歸檔保存,作廢的單證要收回保單、發(fā)票正本及其他各聯(lián),與已用單證一起上交上級機構(gòu)歸檔保存。

三、實行報賬制機構(gòu)的資產(chǎn)管理

財產(chǎn)保險公司實行報賬制分支機構(gòu)的資產(chǎn)主要有固定資產(chǎn)與低值易耗品。實行報賬制機構(gòu)固定資產(chǎn)的購置、大的維修、處置、變賣等都必須報上級公司,由上級公司根據(jù)權(quán)限設(shè)定直接審批,或再報上一級公司審批后進行。實行報賬制的機構(gòu)不得自行購置及處置固定資產(chǎn),上級機構(gòu)定期對固定資產(chǎn)進行盤點,盤點中發(fā)現(xiàn)盤虧、盤盈的,由上級機構(gòu)在財務(wù)賬套中進行處理。實行報賬制分支機構(gòu)設(shè)置固定資產(chǎn)備查賬,定期與上級機構(gòu)固定資產(chǎn)卡片及明細賬進行核對,做到賬卡、賬賬、賬實相符。低值易耗品一般由分支機構(gòu)在其費用額度內(nèi)自行購置,分支機構(gòu)必須設(shè)置低值易耗品管理臺賬,并向上級公司備案,上級機構(gòu)對低值易耗品一般采用一次性或五五攤銷法,上級公司對實行報賬制機構(gòu)定期進行盤點,做到賬實一致。

四、實行報賬制機構(gòu)輔助臺賬的設(shè)置

實行報賬制機構(gòu)由于不設(shè)有財務(wù)賬套,所有財務(wù)管理數(shù)據(jù)必須通過建立相關(guān)輔助臺賬獲得,所以相關(guān)的輔助臺賬也較多,業(yè)務(wù)量統(tǒng)計及應(yīng)收管理方面的臺賬有:簽單保費臺賬、實收保費臺賬、應(yīng)收保費臺賬;單證管理方面的臺賬有:空白單證出入庫臺賬、有價單證核銷臺賬;資產(chǎn)管理方面的臺賬有:固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬;費用管理方面的臺賬有:費用明細臺賬;資金管理方面的臺賬有:賠款支出戶、費用戶、收入戶銀行存款日記賬。

實行報賬制分支機構(gòu)的一般的輔助臺賬沒什么特別的要求,都是些流水賬或清單,但對于費用明細臺賬的設(shè)置有些講究。實行報賬制機構(gòu)日常經(jīng)營活動所需資金全部由上級公司通過費用形式下?lián)?因此,費用臺賬要能反映如下內(nèi)容:本期可用費用數(shù)額、本期上級公司實際撥付費用數(shù)額、本期實際使用費用數(shù)額及費用項目、上級應(yīng)撥未撥付費用數(shù)額、本機構(gòu)費用超支數(shù)額。同時,為了便于核對,應(yīng)形成勾稽關(guān)系,費用余額要與費用銀行存款及現(xiàn)金余額相一致。

我公司在實際工作中使用了20欄的多欄式賬簿,賬簿欄目名稱如表1。

表1中,借方反映上級機構(gòu)本期撥付及代付資金;貸方反映機構(gòu)實際支付費用及上級代付分攤的費用;余額反映費用資金的余額;可結(jié)費用反映該機構(gòu)當期可用費用限額;應(yīng)付款反映上級公司預(yù)撥費用或超費用限額下?lián)苜M用數(shù);費用各明細項可根據(jù)實際情況設(shè)置,如租賃費、水電費 、差旅費等;應(yīng)收款反映月底上級機構(gòu)應(yīng)撥付而未撥付的費用數(shù)額。賬簿各欄的勾稽關(guān)系為:期初余額+本期可結(jié)費用發(fā)生額+本期應(yīng)付款發(fā)生額-本期費用明細發(fā)生額-本期應(yīng)收款發(fā)生額=期末余額。期末余額等于費用賬戶銀行存款余額加費用現(xiàn)金余額。以上費用臺賬既能反映費用項目,又能反映上下級之間的費用劃撥關(guān)系,同時也體現(xiàn)了權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則。

五、實行報賬制機構(gòu)稅金的申報

財產(chǎn)保險公司主營業(yè)務(wù)主要涉及的稅種有營業(yè)稅金及附加、印花稅、個人所得稅、代征車船稅及企業(yè)所得稅。財產(chǎn)保險企業(yè)所得稅一般由總公司匯總繳納,從2008年起二級以下機構(gòu)不再需要在當?shù)剡M行申報,因此實行報賬制機構(gòu)的稅金主要涉及到地方稅種。由于實行報賬制機構(gòu)無財務(wù)賬套,為了稅金申報的準確,上級機構(gòu)在每月的納稅期內(nèi)應(yīng)根據(jù)賬務(wù)數(shù)據(jù),給各報賬制單位下發(fā)各機構(gòu)保費收入的數(shù)據(jù),做好個人所得稅及車船稅申報清單,下發(fā)給各機構(gòu),由各機構(gòu)到當?shù)囟悇?wù)機關(guān)申報。各機構(gòu)申報完后,根據(jù)申報表向上級機構(gòu)申請稅款,上級機構(gòu)于審核稅款申請后及時撥付稅款。每月終了前,各機構(gòu)將稅單交給上級機構(gòu)進行賬務(wù)處理。實行報賬制的機構(gòu)稅金的申報數(shù)據(jù)由上級機構(gòu)統(tǒng)一提供,這樣能保證申報數(shù)據(jù)的準確性。

六、實行報賬制機構(gòu)財務(wù)資料的管理

實行報賬制分支機構(gòu)的會計資料有兩種,一種是納入上級機構(gòu)賬套的會計資料,如費用報銷憑證、保單發(fā)票的財務(wù)聯(lián)、賠案資料等;另一種是由報賬機構(gòu)自行保管、備查的財務(wù)管理資料,如各種臺賬、費用結(jié)算清單等。第一種會計資料原件必須定期上交上級機構(gòu),上級公司核算人員要認真審核費用報銷憑證,核對原件與復(fù)印件,在復(fù)印件上注明“原件在XX公司”字樣并簽名,此復(fù)印件做為實行報賬制機構(gòu)登記費用明細臺賬的依據(jù)。同時,各機構(gòu)要對第二種財務(wù)資料認真整理,統(tǒng)一編號。未經(jīng)上級機構(gòu)同意,不得銷毀任何財務(wù)資料。

報賬制無疑是一種既能降低財務(wù)人員人力成本,又能起到提高財務(wù)管理效率目的的財務(wù)管理模式。要真正發(fā)揮報賬制這種管理模式的作用,在管理中做好以上幾方面的細節(jié)工作十分重要,報賬制財務(wù)管理是一系列財務(wù)管理規(guī)章制度的集合,財產(chǎn)保險公司應(yīng)根據(jù)自己經(jīng)營中的實際情況制定出相應(yīng)的規(guī)章制度,使報賬制財務(wù)管理模式更加完善?！?/p>

【主要參考文獻】

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